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摘 要:科研院所采购过程成本及质量问题一直较为突出,本文从加强市场信息管理、采购产品供应商的选择及控制、集中采购、信息化采购系统应用等方面进行分析,对新形势下科研院所如何降低采购成本和加强质量控制进行了探讨,具有较好的可操作性和借鉴作用。
关键词:科研院所 采购过程 成本 质量 控制
中图分类号:F249 文献标识码:A 文章编号:1674-098X(2012)01(a)-0198-02
科研院所大多行业特殊,研制阶段的型号产品选用器材特殊,通常都是单件、小批量且研制周期较长的产品,且相当一部分为短线紧缺物资,采购难度大。由于研制产品技术复杂而且每个产品的性能、结构都不尽相同,因此在其最终定型之前,涉及到各种材料、机电产品、电子元器件的型号、质量要求、外形尺寸等也不可能一成不变,很难像大批量流水线生产的产品那样采用相对稳定的方式控制其采购成本,质量问题也较为突出,因此科研院所必须采取一系列办法和措施控制采购成本,提高采购产品质量,以提升企业的竞争能力。
1 提高采购人员的综合素质,加强市场信息管理
每一家单位,不论它是生产商、批发商还是零售商,都会从外部供应商手中购买原材料,获取服务,取得物料供应以支持自己企业的运作。企业对采购运作的日益重视使采购运作逐渐成为企业的一个战略性活动。
采购产品成本及质量的控制,不只要求采购人员要密切注意价格变动规律,还要求对市场有充分地了解。从物资管理转向或扩展到信息管理,从实有资源的管理转向虚拟资源的运用,这是现代物流管理的新趋势。随着我国经济日益融入国际市场,新技术、新材料的大量运用,产品更新换代的周期明显缩短,这些新趋势、新特点,要求采购人员不仅要深入市场,根据市场规律加强采购质量管理,更要积极主动地开展市场信息的收集、整理和运用以控制采购成本。市场信息管理必须结合企业发展实际,如及时收集市场短缺产品或停产产品信息并在企业内部网上发布,提醒设计人员避免选用;介绍和推广专业产品设计的新趋势、新理念;大力推广使用质量可靠、性能优良的产品;了解市场物资储备的新动向及供货来源等。
在市场信息管理方面,我所目前做了以下工作:(1)结合市场发展的趋势与我所的特点,选择专业厂商开展技术讲座,开拓设计人员的设计思路,引导产品选型,畅通供应渠道。(2)结合市场供应的特点和趋势,总结本单位元器件、原材料的使用情况,编制《优选目录清单》作为设计人员选型的依据,保证采购产品质量。(3)促进设计人员与生产厂(供应商)技术人员的技术交流,共同解决科研生产过程中的技术问题。(4)积极开展质量信息、价格信息、供货信息的收集,有效规避采购产品带来的质量风险。
实践证明,这些工作都是十分有效的。在产品设计选型时,我们提供性价比较高、质量稳定可靠的产品,使得采购行为由原来的被动行为转变成一种主动行为。
2 采购产品供应商的选择及比价机制的建立
在供应商的开发流程中,首先要对特定的分类市场进行竞争分析。要了解谁是市场的领导者,市场的发展趋势是怎样的,各大供应商在市场中的定位是怎样的,从而对潜在供应商有一个大概的了解。我所目前早已实行比价采购机制,在同等质量的情况下选择价格更优的合格供方,因此对供应商做初步的筛选是个很重要的过程,除了供应商提供的资质证明外,还可在同行中了解其质量保证能力及信誉度,必要时可实地考察。
供应商选择步骤一般为:确定合作伙伴选择目标→确定合作伙伴评价标准→成立评价
小组→初选供应商→优化选择供应商。
供应商的开发和管理是整个采购体系质量控制的核心,供应商开发的基本准则是“Q、C、D、S”原则,也就是质量、成本、交付与服务并重的原则。具体表现在:
(1)供应商的可靠性:首先要确认供应商是否有稳定有效的质量保证体系,是否具有生产所需的设备和工艺能力,货源是否稳定,供货是否及时,价格是否合理,还有技术水平、优势所在等。包括交货质量、价格、运输情况、交货期、信誉等。供应商供应的产品直接影响企业最终产品的质量。因此必须把供应商的质量保证作为一项可靠性措施。
(2)供应商的服务:是否有良好的售后服务队伍,也是选择供应商的标准之一。采购产品在使用过程中,出现问题必然会影响进度,服务响应时间快,有助于提高效率。
(3)供应商的管理:对供应商的管理必须采用动态的管理体系。对经过初选、考核、评定认可的合格供应商应建立供应商质量档案。实行“挂号就诊”式的检验,包括供方提供产品的使用情况、质量状况、供方能力和业绩的评价记录等,使评估建立在数据的基础上,可信度更高。对合格供方应实行分类管理,同时成立供方评价小组,对供方的考核每年可进行一到二次。根据评定标准合格的予以保留,质量、业绩有缺陷的实行淘汰。
(4)进口产品合格供方的评估:进口产品生产厂家往往无法完全按照上述评估指标体系来评价,一般也很难全面准确地收集其质量体系的运行情况以及其产品价格、技术服务、供货情况等信息。我所目前的作法主要有:①把供应商(代理商)也纳入供方评价机制,且与生产厂家必须有对应关系,对供应商(代理商)的评价主要包括:供应渠道是否稳定、供货产品质量是否可靠、售后服务是否有保障、抵御风险的能力如何等。②要求供应商(代理商)寻找专业的质量检测机构对进口产品进行检测,提高供应商(代理商)对进口产品质量的鉴别能力,杜绝假冒伪劣产品流入科研生产中去。③大力推进进口产品的国产化替代,从根本上解决进口产品在供货各环节出现的质量问题以及进度风险。
3 集中采购——采购规模优势更大化
要做到集中采购,听起来容易做起来难。这项工作往往不单单靠单位采购部门就可以完成,需要各研发部门和生产部门的大力协助与配合,做到按一定时间节点把采购计划阶段性的进行汇总。
数量就是力量,就是谈判过程中基本的原理。买方的采购量是买方在谈判中的最大优势,但具体如何合理运用这个优势,却取决于不同的采购战略。分散采购的各单位由于批量小,在谈判时处于弱势地位。造成所采购的原材料、部件等价格偏高。对于BOM(构成最终产品的直接物料),特别是对大型OEM/CEM厂商来说,其采购批量上的优势是显而易见的。
至于MRO(Maintenance repair&operations)物料(主要包括电子/电气零件、各种手动/电动工具、防静电产品、生产过程中的消耗品、生产设备上的零配件及办公用品等,与构成最终产品的BOM不同,MRO物料通常是一些低值易耗的商品,其种类繁杂而且采购量有限,做为科研院所的产品研发阶段,往往就是以MRO物料居多,品种多而数量极少。如果对于MRO物料仍然采取了分散采购,则是自己削减自己的优势。这种情况下可以将同类商品,甚至不同类的商品进行合并采购,从而提升谈判的力量。试想,如果某个科研院所有近千项物料年采购量在百元左右的商品,如果单独采购各项产品,将没有一项可获得采购优势,而且因为要与数百个不同的供应商交易,所造成的采购成本也是相当大的,但如果能将这零星的采购集中在相对固定的有限的供应商处,该科研院所就是年采购量相对大的客户,没有一个供应商会忽视该客户的存在。
对单一物料的制造商而言,单一客户的采购量未必很大,虽然他们具有成本优势,但其提供给买方的未必就是最好的价格。相比之下,通过服务灵活的综合性代理商进行采购时,在买方较多的零星采购前提下,往往能获得特别的折扣。供应商通过大批量的商品进出,实现薄利多销的目的,而当客户有其他的需求时,他们往往也会成为首选供应商,这实际上是一个双赢的局面。集中采购在采购过程中实施主动成本控制,不仅满足了采购需求,而且降低了采购成本,提高了采购过程的可追溯性,加强了采购产品的质量控制能力。
4 通过信息化采购系统的运用来降低采购成本和加强质量控制
数据产生在企业经济活动的各个环节,通过信息化采购系统,解决企业对数据的准确及时传递和有效收集的问题,是企业进行内部管理和外部协作的数据来源基础,也是连接企业供应链的上下环节数据传递的纽带。没有基本的数据流,企业的采购、生产、管理和控制一定是模糊、混乱的,没有数据依据。优化采购流程,规范采购行为及其相关数据的统一整合,并做到按照采购人员的愿望以各种形式再现出来成为必然。
我所以往科研生产所需器材、设备、仪器的采购供应与管理等工作模式是:各种票据满天飞,查询统计全凭手工,准确率得不到保证,费时费力令人苦不堪言。从2006年开始,我所一直把物流系统信息化作为一项重点创新工作组织专班全力攻关和推进,最终确定用金蝶K3系统作为我所开展信息化工作的软件,根据我所的具体业务需求改进了软件,制定了详细的实施方案。从此我所摆脱了手工操作,告别 “烂笔头和满桌纸条”的窘境,只需按下鼠标和键盘就可以获取所有产品的明细。通过产品的编码,你可以准确将它和供货商对号入座,在产品出现质量问题时,便于追溯供应商责任和数据查证,根据产品的型号,你可以获取任一时间的市场价格和采购价格。各基层单位无论需要哪方面信息,无论是元器件、机电产品,还是金属材料,只要轻击键盘,系统将快捷准确地汇总出报表,为科研人员对数据进行科学分析提供了便利。同时,查询方便,通过系统对每月每季度各项目的汇总、比对从而避免了错订、漏订、少订和重复订购等现象出现,既确保了我所科研生产进度,又降低了采购质量成本。2008年我所财务及各二级库在物流系统上正式联网,将财务报帐、采购管理、仓库管理形成一个资金流和物流的一体化应用系统。信息化采购系统使整个采购程序准确、及时,交互的操作,减少了重复记录所带来的时间和成本上的支出。便于日常追溯、检查,可及时发现问题进行整改,提高了采购全过程质量控制能力。
我所财务报帐、采购管理、仓库管理所形成的资金流和物流一体化应用系统通过在实践中检验,不仅实用而且高效,实现了“日常工作数量化”的目的,为展开数据统计、查询、报表分析从而为进行科学采购、确定合理库存打下了基础。通过科学透明的监控手段,可明确看到价格,确保进货质量,并且可以准确地为各项成本核算、效益核算提供数据基础,把大量的人力资源从繁锁的事务性工作中解放出来,从而有效的降低采购成本,提高了采购过程质量控制能力,向现代化企业迈进奠定了基础。
关键词:科研院所 采购过程 成本 质量 控制
中图分类号:F249 文献标识码:A 文章编号:1674-098X(2012)01(a)-0198-02
科研院所大多行业特殊,研制阶段的型号产品选用器材特殊,通常都是单件、小批量且研制周期较长的产品,且相当一部分为短线紧缺物资,采购难度大。由于研制产品技术复杂而且每个产品的性能、结构都不尽相同,因此在其最终定型之前,涉及到各种材料、机电产品、电子元器件的型号、质量要求、外形尺寸等也不可能一成不变,很难像大批量流水线生产的产品那样采用相对稳定的方式控制其采购成本,质量问题也较为突出,因此科研院所必须采取一系列办法和措施控制采购成本,提高采购产品质量,以提升企业的竞争能力。
1 提高采购人员的综合素质,加强市场信息管理
每一家单位,不论它是生产商、批发商还是零售商,都会从外部供应商手中购买原材料,获取服务,取得物料供应以支持自己企业的运作。企业对采购运作的日益重视使采购运作逐渐成为企业的一个战略性活动。
采购产品成本及质量的控制,不只要求采购人员要密切注意价格变动规律,还要求对市场有充分地了解。从物资管理转向或扩展到信息管理,从实有资源的管理转向虚拟资源的运用,这是现代物流管理的新趋势。随着我国经济日益融入国际市场,新技术、新材料的大量运用,产品更新换代的周期明显缩短,这些新趋势、新特点,要求采购人员不仅要深入市场,根据市场规律加强采购质量管理,更要积极主动地开展市场信息的收集、整理和运用以控制采购成本。市场信息管理必须结合企业发展实际,如及时收集市场短缺产品或停产产品信息并在企业内部网上发布,提醒设计人员避免选用;介绍和推广专业产品设计的新趋势、新理念;大力推广使用质量可靠、性能优良的产品;了解市场物资储备的新动向及供货来源等。
在市场信息管理方面,我所目前做了以下工作:(1)结合市场发展的趋势与我所的特点,选择专业厂商开展技术讲座,开拓设计人员的设计思路,引导产品选型,畅通供应渠道。(2)结合市场供应的特点和趋势,总结本单位元器件、原材料的使用情况,编制《优选目录清单》作为设计人员选型的依据,保证采购产品质量。(3)促进设计人员与生产厂(供应商)技术人员的技术交流,共同解决科研生产过程中的技术问题。(4)积极开展质量信息、价格信息、供货信息的收集,有效规避采购产品带来的质量风险。
实践证明,这些工作都是十分有效的。在产品设计选型时,我们提供性价比较高、质量稳定可靠的产品,使得采购行为由原来的被动行为转变成一种主动行为。
2 采购产品供应商的选择及比价机制的建立
在供应商的开发流程中,首先要对特定的分类市场进行竞争分析。要了解谁是市场的领导者,市场的发展趋势是怎样的,各大供应商在市场中的定位是怎样的,从而对潜在供应商有一个大概的了解。我所目前早已实行比价采购机制,在同等质量的情况下选择价格更优的合格供方,因此对供应商做初步的筛选是个很重要的过程,除了供应商提供的资质证明外,还可在同行中了解其质量保证能力及信誉度,必要时可实地考察。
供应商选择步骤一般为:确定合作伙伴选择目标→确定合作伙伴评价标准→成立评价
小组→初选供应商→优化选择供应商。
供应商的开发和管理是整个采购体系质量控制的核心,供应商开发的基本准则是“Q、C、D、S”原则,也就是质量、成本、交付与服务并重的原则。具体表现在:
(1)供应商的可靠性:首先要确认供应商是否有稳定有效的质量保证体系,是否具有生产所需的设备和工艺能力,货源是否稳定,供货是否及时,价格是否合理,还有技术水平、优势所在等。包括交货质量、价格、运输情况、交货期、信誉等。供应商供应的产品直接影响企业最终产品的质量。因此必须把供应商的质量保证作为一项可靠性措施。
(2)供应商的服务:是否有良好的售后服务队伍,也是选择供应商的标准之一。采购产品在使用过程中,出现问题必然会影响进度,服务响应时间快,有助于提高效率。
(3)供应商的管理:对供应商的管理必须采用动态的管理体系。对经过初选、考核、评定认可的合格供应商应建立供应商质量档案。实行“挂号就诊”式的检验,包括供方提供产品的使用情况、质量状况、供方能力和业绩的评价记录等,使评估建立在数据的基础上,可信度更高。对合格供方应实行分类管理,同时成立供方评价小组,对供方的考核每年可进行一到二次。根据评定标准合格的予以保留,质量、业绩有缺陷的实行淘汰。
(4)进口产品合格供方的评估:进口产品生产厂家往往无法完全按照上述评估指标体系来评价,一般也很难全面准确地收集其质量体系的运行情况以及其产品价格、技术服务、供货情况等信息。我所目前的作法主要有:①把供应商(代理商)也纳入供方评价机制,且与生产厂家必须有对应关系,对供应商(代理商)的评价主要包括:供应渠道是否稳定、供货产品质量是否可靠、售后服务是否有保障、抵御风险的能力如何等。②要求供应商(代理商)寻找专业的质量检测机构对进口产品进行检测,提高供应商(代理商)对进口产品质量的鉴别能力,杜绝假冒伪劣产品流入科研生产中去。③大力推进进口产品的国产化替代,从根本上解决进口产品在供货各环节出现的质量问题以及进度风险。
3 集中采购——采购规模优势更大化
要做到集中采购,听起来容易做起来难。这项工作往往不单单靠单位采购部门就可以完成,需要各研发部门和生产部门的大力协助与配合,做到按一定时间节点把采购计划阶段性的进行汇总。
数量就是力量,就是谈判过程中基本的原理。买方的采购量是买方在谈判中的最大优势,但具体如何合理运用这个优势,却取决于不同的采购战略。分散采购的各单位由于批量小,在谈判时处于弱势地位。造成所采购的原材料、部件等价格偏高。对于BOM(构成最终产品的直接物料),特别是对大型OEM/CEM厂商来说,其采购批量上的优势是显而易见的。
至于MRO(Maintenance repair&operations)物料(主要包括电子/电气零件、各种手动/电动工具、防静电产品、生产过程中的消耗品、生产设备上的零配件及办公用品等,与构成最终产品的BOM不同,MRO物料通常是一些低值易耗的商品,其种类繁杂而且采购量有限,做为科研院所的产品研发阶段,往往就是以MRO物料居多,品种多而数量极少。如果对于MRO物料仍然采取了分散采购,则是自己削减自己的优势。这种情况下可以将同类商品,甚至不同类的商品进行合并采购,从而提升谈判的力量。试想,如果某个科研院所有近千项物料年采购量在百元左右的商品,如果单独采购各项产品,将没有一项可获得采购优势,而且因为要与数百个不同的供应商交易,所造成的采购成本也是相当大的,但如果能将这零星的采购集中在相对固定的有限的供应商处,该科研院所就是年采购量相对大的客户,没有一个供应商会忽视该客户的存在。
对单一物料的制造商而言,单一客户的采购量未必很大,虽然他们具有成本优势,但其提供给买方的未必就是最好的价格。相比之下,通过服务灵活的综合性代理商进行采购时,在买方较多的零星采购前提下,往往能获得特别的折扣。供应商通过大批量的商品进出,实现薄利多销的目的,而当客户有其他的需求时,他们往往也会成为首选供应商,这实际上是一个双赢的局面。集中采购在采购过程中实施主动成本控制,不仅满足了采购需求,而且降低了采购成本,提高了采购过程的可追溯性,加强了采购产品的质量控制能力。
4 通过信息化采购系统的运用来降低采购成本和加强质量控制
数据产生在企业经济活动的各个环节,通过信息化采购系统,解决企业对数据的准确及时传递和有效收集的问题,是企业进行内部管理和外部协作的数据来源基础,也是连接企业供应链的上下环节数据传递的纽带。没有基本的数据流,企业的采购、生产、管理和控制一定是模糊、混乱的,没有数据依据。优化采购流程,规范采购行为及其相关数据的统一整合,并做到按照采购人员的愿望以各种形式再现出来成为必然。
我所以往科研生产所需器材、设备、仪器的采购供应与管理等工作模式是:各种票据满天飞,查询统计全凭手工,准确率得不到保证,费时费力令人苦不堪言。从2006年开始,我所一直把物流系统信息化作为一项重点创新工作组织专班全力攻关和推进,最终确定用金蝶K3系统作为我所开展信息化工作的软件,根据我所的具体业务需求改进了软件,制定了详细的实施方案。从此我所摆脱了手工操作,告别 “烂笔头和满桌纸条”的窘境,只需按下鼠标和键盘就可以获取所有产品的明细。通过产品的编码,你可以准确将它和供货商对号入座,在产品出现质量问题时,便于追溯供应商责任和数据查证,根据产品的型号,你可以获取任一时间的市场价格和采购价格。各基层单位无论需要哪方面信息,无论是元器件、机电产品,还是金属材料,只要轻击键盘,系统将快捷准确地汇总出报表,为科研人员对数据进行科学分析提供了便利。同时,查询方便,通过系统对每月每季度各项目的汇总、比对从而避免了错订、漏订、少订和重复订购等现象出现,既确保了我所科研生产进度,又降低了采购质量成本。2008年我所财务及各二级库在物流系统上正式联网,将财务报帐、采购管理、仓库管理形成一个资金流和物流的一体化应用系统。信息化采购系统使整个采购程序准确、及时,交互的操作,减少了重复记录所带来的时间和成本上的支出。便于日常追溯、检查,可及时发现问题进行整改,提高了采购全过程质量控制能力。
我所财务报帐、采购管理、仓库管理所形成的资金流和物流一体化应用系统通过在实践中检验,不仅实用而且高效,实现了“日常工作数量化”的目的,为展开数据统计、查询、报表分析从而为进行科学采购、确定合理库存打下了基础。通过科学透明的监控手段,可明确看到价格,确保进货质量,并且可以准确地为各项成本核算、效益核算提供数据基础,把大量的人力资源从繁锁的事务性工作中解放出来,从而有效的降低采购成本,提高了采购过程质量控制能力,向现代化企业迈进奠定了基础。