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摘 要： 做好高校教务档案管理工作具有非常重要的现实意义。本文以教务档案为题，从高校教务档案管理工作的重要性，高校教务档案管理的范畴，以及高校教务档案管理的过程和如何做好高校教务档案管理工作四个方面对高校教务档案管理工作进行了论述。
关键词： 高校教务档案管理 重要性 范畴 过程
高校教务处是组织教学的重要管理机构，教务档案是教务处在教学管理过程中形成的各项材料。随着教育事业的发展和高校教育改革的深入，在教学管理过程中形成的教务档案材料越来越多，内容越趋丰富，使用越趋频繁、广泛，教务档案管理工作已经成为教务处工作的重要组成部分，教务档案管理工作，将直接影响到教务处职能的发挥和教学预期管理目标的实现，甚至影响到学校的教学质量和声誉，因此，做好高校教务档案管理工作，具有非常重要的现实意义。
一、高校教务档案管理工作的重要性
教务档案管理工作之所以被重视，根本原因是，教务档案作为高校教学工作的特殊资源，具有特定的价值和功能。
1.高校教务档案具有特定的信息参考价值。
领导在作出科学的决策之前，需要了解上级部门有关的文件，了解学校的教学质量状况、学校教学管理历史过程中的各项措施和效果，掌握教师的教学、科研和学生的学习情况等，都要参考过去的档案记载；教务管理人员起草有关材料，处理有关问题，也需要参考有关的记载；教师要了解历年任课情况，掌握学生的学习效果，从事教学研究等，同样需要查阅有关教务档案；学生要了解自己的考试成绩，在毕业择业时要提供有关学籍材料，也要查阅教务档案。
2.高校教务档案具有学习借鉴功能。
教务管理人员要改善工作方法，提高工作效率，增强工作科学性，必须不断学习和借鉴先进的管理经验，而高校教务档案则集中体现了以往的历史管理经验。如教务管理人员要更加科学地制订教学计划，更加科学地安排课表，更加全面地安排较大规模的考试等，都需要学习借鉴教务档案中相关的材料，在总结以往管理经验的基础上，作出更加科学的安排。另外，对于教务处新进的或者转岗进来的教务管理人员，要想更快地熟悉工作，也必须学习借鉴相关的教务档案材料。从以上两方面可以看出，教务档案具有知识传递的作用，具有学习借鉴的功能。
3.高校教务档案具有检查、评估功能。
上级主管部门对高校教学工作的指导和管理的方式有多种，其中非常重要的一种方式，即是对高校教学工作进行检查、评估验收。在教学检查、评估验收的过程中，最重要的一个环节就是查阅历年的教务档案，教务档案是历年来教学活动的真实历史记录。学校教学运行机制是否良好，教学管理水平如何，教学质量如何在教务档案中都能真实地得以体现，通过对教务档案中的考试安排、考卷试题、学生的学籍档案、课程设置等的分析，可以与其他同等高校进行比较，从而客观地反映出学校的教学水平。教务档案管理工作是上级主管部门对高校教学进行检查、评估验收的一项重要依据。
二、高校教务档案管理的范畴
1.教务部门建设与职能档案。
主要包括：国家有关的法律法规、管理条例、规定、办法和实施细则，学校有关教学管理的各项规章制度和各类信息及统计材料，教务部门建设规划与实施情况，教务部门的管理职能等。
2.教务工作人员的人事档案。
主要包括：教务工作者人事材料，教务工作者发表的论文材料，教务工作者考核晋级与职务职称的聘任和奖惩材料，教务工作者岗位培训和进修计划与实施状况材料等。
3.教学管理与质量管理档案。
主要包括：教学工作计划、教学大纲计划，开课计划安排、校历表，每学期教学计划内各专业课程安排表，每学期期中期末考试安排表，全国大学英语、计算机等级考试的计划安排表和成绩表，各专业学生实习计划安排表等；每学期教学质量检查数据材料，教师教学质量反馈材料，学生学风状况调查材料等。
4.学籍管理档案。
主要包括：全校每学期学生注册登记表、选课登记表、成绩登记表、奖惩登记表，学生升、留、休、复、转、退学的管理标准与处理意见材料，毕业证书、肄业证书、结业证书、学位证书的统计、审核、颁发和证书遗失的补证登记材料及电子注册材料等。
5.教材统计、预订、管理档案。
主要包括：教材管理实施文件，教材订购计划，学校各专业各门课程的学生人数统计表，教师用书登记表，预订教材数据材料，预订教材依据《教材用书汇编》、《自编教材征订目录》等，编印教材登记表，教材领发登记表，师生使用教材信息反馈材料等。
6.教学设备采购、管理档案。
主要包括：学校现有教学设备登记汇总材料，教学设备历史采购材料，教学设备使用部门登记表，教学设备折旧、维修记录，教学设备预购申请材料，教学设备管理细则，教学设备使用频率统计材料，使用性能反馈材料等。
三、高校教务档案管理的过程
1.及时全面收集教务档案。
首先，教务工作有一定计划性，这要求档案管理人员收集档案要预先布置，有计划、有目的地收集，确保教务档案收集的及时性；其次，教务工作头绪繁多，这要求档案管理人员收集档案要仔细认真，确保教务档案收集的全面性。
2.科学整理教务档案。
教务档案收集后，档案管理人员要对教务档案进行科学合理的鉴定分类，统计编目和系统排列，以实现教务档案规范化管理，为开发利用教务档案资源做好准备。
3.开发利用教务档案。
开发利用档案资源是档案事业发展的动力，管理者要积极主动地为教学科研等工作提供便利。我们在开发利用档案资源方面，还存在不足：一是程度不同地存在着检索方法落后、检索工具不全、借阅手续繁琐等问题；二是档案整理中的不统一、不规范，给先进技术的应用造成很大的障碍。
四、如何做好高校教务档案管理工作
1.以有关档案管理的法律、法规为依据，制订严格的档案管理制度。
为了使学校档案管理工作有章可循，档案管理工作必须以档案学理论为指导，认真学习和研究档案学理论。《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国保守国家秘密法》等法律、法规的出台，给档案管理工作提供了科学的依据。学校应该以此为依据，制订严格的档案管理细则，明文确定档案管理范畴、档案管理人员责任制等，从而使学校档案管理工作制度化、规范化。
2.努力提高教务档案管理人员的综合素质。
（1）增强服务意识，养成良好的工作作风。
首先，学校要重视档案管理工作，大力宣传档案管理的重要性，增强档案管理人员的服务意识。一要使档案管理人员具有强烈的事业心和历史责任感，自觉地意识到所从事工作的重大责任，将做好档案工作看成自己应尽的义务，这种意识不仅是一种自身感受到的情感，而且表现为对工作的成效承担实际的责任；二要使档案管理人员具有吃苦耐劳、甘为人梯的牺牲精神，档案管理人员既是体力劳动者又是脑力劳动者，他们虽不直接从事教学、科研，但在大量繁锁的档案工作中，默默无闻，为他人铺路，工作既劳累又辛苦，因此档案管理人员应具备不为名利，吃苦耐劳的奉献精神。
其次，教务档案管理人员要养成良好的工作作风。第一，档案管理人员要有求实的工作作风，工作必须坚持实事求是，一切从实际出发，以解决实际存在的问题为根本。第二，档案管理人员要养成档案有序处理的工作作风。教务档案的形成在时间上有连贯性和阶段性，文件之间有着必然的内在联系，因此，按照一定的规范进行收集、整理、归档，使其前后衔接有序排列非常有必要。第三，档案管理人员要坚持档案规范化处理的工作作风。教务档案的规范化处理主要是指教务档案处理要符合一定的标准和制度，也就是档案的收集、整理、归档都要符合一定的顺序和线索，档案文件的文体格式、行文规则和语言规则也要符合一定的规范化标准，不得随心所欲。
（2）进行人员培训，提高人员管理水平和创新能力。学校应充分重视档案管理人员的再教育，要组织档案管理人员学习相关的法律、法规和档案管理的基础理论，学习相应的计算机知识，掌握相关的现代化管理理论、技术和方法，提高人员管理水平。学校还要积极制定相关措施，创造环境鼓励档案管理人员在理论、技术和管理上不断创新，提高管理人员的创新能力，以实现档案工作的可持续发展。
3.运用科学的管理方法和手段。
科学的管理方法主要是指对事物正确进行科学研究的理论原则、思维方式、管理手段的统一，包括研究对象、手段、思维形式和管理方法、理论工具。做好教务档案管理工作必须运用科学的管理方法和手段，总体来说，也就是要坚持四个“化”。一是档案收集超前化，也就是对教务档案材料的收集工作进行事先布置，实行超前控制，确保教务档案材料的齐全和完整。二是档案分类合理化，档案管理人员应根据《教育档案分类法》的分类标准，结合实际合理分类，并严格按类立卷，以便查找。三是档案处理规范化，管理人员在档案收集、立卷、整理、归档的每一个环节都必须严格按照一定的标准和制度，做到档案处理规范化。四是档案管理现代化，学校应建立计算机自动化管理档案体系，实现档案工作现代化，使档案能够快速检索、整理和编目，使得档案的价值得以充分的利用。
总之，教务档案管理工作是学校整个教学管理工作的重要组成部分，做好教务档案管理工作，对于加强教学管理、提高教学质量、开展教学研究有着非常积极的意义。
参考文献：
［1］陈兆祦.档案管理学［M］.中国人民大学出版社，1980.
［2］赵秀英.高校教务档案处理的规范化［J］.黑龙江农垦师专学报，2000，（1）.
［3］王玉霞，郭荣祥.高校教务档案管理工作刍议［J］.南通工学院学报，2002，（2）.
关键词： 高校教务档案管理 重要性 范畴 过程
高校教务处是组织教学的重要管理机构，教务档案是教务处在教学管理过程中形成的各项材料。随着教育事业的发展和高校教育改革的深入，在教学管理过程中形成的教务档案材料越来越多，内容越趋丰富，使用越趋频繁、广泛，教务档案管理工作已经成为教务处工作的重要组成部分，教务档案管理工作，将直接影响到教务处职能的发挥和教学预期管理目标的实现，甚至影响到学校的教学质量和声誉，因此，做好高校教务档案管理工作，具有非常重要的现实意义。
一、高校教务档案管理工作的重要性
教务档案管理工作之所以被重视，根本原因是，教务档案作为高校教学工作的特殊资源，具有特定的价值和功能。
1.高校教务档案具有特定的信息参考价值。
领导在作出科学的决策之前，需要了解上级部门有关的文件，了解学校的教学质量状况、学校教学管理历史过程中的各项措施和效果，掌握教师的教学、科研和学生的学习情况等，都要参考过去的档案记载；教务管理人员起草有关材料，处理有关问题，也需要参考有关的记载；教师要了解历年任课情况，掌握学生的学习效果，从事教学研究等，同样需要查阅有关教务档案；学生要了解自己的考试成绩，在毕业择业时要提供有关学籍材料，也要查阅教务档案。
2.高校教务档案具有学习借鉴功能。
教务管理人员要改善工作方法，提高工作效率，增强工作科学性，必须不断学习和借鉴先进的管理经验，而高校教务档案则集中体现了以往的历史管理经验。如教务管理人员要更加科学地制订教学计划，更加科学地安排课表，更加全面地安排较大规模的考试等，都需要学习借鉴教务档案中相关的材料，在总结以往管理经验的基础上，作出更加科学的安排。另外，对于教务处新进的或者转岗进来的教务管理人员，要想更快地熟悉工作，也必须学习借鉴相关的教务档案材料。从以上两方面可以看出，教务档案具有知识传递的作用，具有学习借鉴的功能。
3.高校教务档案具有检查、评估功能。
上级主管部门对高校教学工作的指导和管理的方式有多种，其中非常重要的一种方式，即是对高校教学工作进行检查、评估验收。在教学检查、评估验收的过程中，最重要的一个环节就是查阅历年的教务档案，教务档案是历年来教学活动的真实历史记录。学校教学运行机制是否良好，教学管理水平如何，教学质量如何在教务档案中都能真实地得以体现，通过对教务档案中的考试安排、考卷试题、学生的学籍档案、课程设置等的分析，可以与其他同等高校进行比较，从而客观地反映出学校的教学水平。教务档案管理工作是上级主管部门对高校教学进行检查、评估验收的一项重要依据。
二、高校教务档案管理的范畴
1.教务部门建设与职能档案。
主要包括：国家有关的法律法规、管理条例、规定、办法和实施细则，学校有关教学管理的各项规章制度和各类信息及统计材料，教务部门建设规划与实施情况，教务部门的管理职能等。
2.教务工作人员的人事档案。
主要包括：教务工作者人事材料，教务工作者发表的论文材料，教务工作者考核晋级与职务职称的聘任和奖惩材料，教务工作者岗位培训和进修计划与实施状况材料等。
3.教学管理与质量管理档案。
主要包括：教学工作计划、教学大纲计划，开课计划安排、校历表，每学期教学计划内各专业课程安排表，每学期期中期末考试安排表，全国大学英语、计算机等级考试的计划安排表和成绩表，各专业学生实习计划安排表等；每学期教学质量检查数据材料，教师教学质量反馈材料，学生学风状况调查材料等。
4.学籍管理档案。
主要包括：全校每学期学生注册登记表、选课登记表、成绩登记表、奖惩登记表，学生升、留、休、复、转、退学的管理标准与处理意见材料，毕业证书、肄业证书、结业证书、学位证书的统计、审核、颁发和证书遗失的补证登记材料及电子注册材料等。
5.教材统计、预订、管理档案。
主要包括：教材管理实施文件，教材订购计划，学校各专业各门课程的学生人数统计表，教师用书登记表，预订教材数据材料，预订教材依据《教材用书汇编》、《自编教材征订目录》等，编印教材登记表，教材领发登记表，师生使用教材信息反馈材料等。
6.教学设备采购、管理档案。
主要包括：学校现有教学设备登记汇总材料，教学设备历史采购材料，教学设备使用部门登记表，教学设备折旧、维修记录，教学设备预购申请材料，教学设备管理细则，教学设备使用频率统计材料，使用性能反馈材料等。
三、高校教务档案管理的过程
1.及时全面收集教务档案。
首先，教务工作有一定计划性，这要求档案管理人员收集档案要预先布置，有计划、有目的地收集，确保教务档案收集的及时性；其次，教务工作头绪繁多，这要求档案管理人员收集档案要仔细认真，确保教务档案收集的全面性。
2.科学整理教务档案。
教务档案收集后，档案管理人员要对教务档案进行科学合理的鉴定分类，统计编目和系统排列，以实现教务档案规范化管理，为开发利用教务档案资源做好准备。
3.开发利用教务档案。
开发利用档案资源是档案事业发展的动力，管理者要积极主动地为教学科研等工作提供便利。我们在开发利用档案资源方面，还存在不足：一是程度不同地存在着检索方法落后、检索工具不全、借阅手续繁琐等问题；二是档案整理中的不统一、不规范，给先进技术的应用造成很大的障碍。
四、如何做好高校教务档案管理工作
1.以有关档案管理的法律、法规为依据，制订严格的档案管理制度。
为了使学校档案管理工作有章可循，档案管理工作必须以档案学理论为指导，认真学习和研究档案学理论。《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国保守国家秘密法》等法律、法规的出台，给档案管理工作提供了科学的依据。学校应该以此为依据，制订严格的档案管理细则，明文确定档案管理范畴、档案管理人员责任制等，从而使学校档案管理工作制度化、规范化。
2.努力提高教务档案管理人员的综合素质。
（1）增强服务意识，养成良好的工作作风。
首先，学校要重视档案管理工作，大力宣传档案管理的重要性，增强档案管理人员的服务意识。一要使档案管理人员具有强烈的事业心和历史责任感，自觉地意识到所从事工作的重大责任，将做好档案工作看成自己应尽的义务，这种意识不仅是一种自身感受到的情感，而且表现为对工作的成效承担实际的责任；二要使档案管理人员具有吃苦耐劳、甘为人梯的牺牲精神，档案管理人员既是体力劳动者又是脑力劳动者，他们虽不直接从事教学、科研，但在大量繁锁的档案工作中，默默无闻，为他人铺路，工作既劳累又辛苦，因此档案管理人员应具备不为名利，吃苦耐劳的奉献精神。
其次，教务档案管理人员要养成良好的工作作风。第一，档案管理人员要有求实的工作作风，工作必须坚持实事求是，一切从实际出发，以解决实际存在的问题为根本。第二，档案管理人员要养成档案有序处理的工作作风。教务档案的形成在时间上有连贯性和阶段性，文件之间有着必然的内在联系，因此，按照一定的规范进行收集、整理、归档，使其前后衔接有序排列非常有必要。第三，档案管理人员要坚持档案规范化处理的工作作风。教务档案的规范化处理主要是指教务档案处理要符合一定的标准和制度，也就是档案的收集、整理、归档都要符合一定的顺序和线索，档案文件的文体格式、行文规则和语言规则也要符合一定的规范化标准，不得随心所欲。
（2）进行人员培训，提高人员管理水平和创新能力。学校应充分重视档案管理人员的再教育，要组织档案管理人员学习相关的法律、法规和档案管理的基础理论，学习相应的计算机知识，掌握相关的现代化管理理论、技术和方法，提高人员管理水平。学校还要积极制定相关措施，创造环境鼓励档案管理人员在理论、技术和管理上不断创新，提高管理人员的创新能力，以实现档案工作的可持续发展。
3.运用科学的管理方法和手段。
科学的管理方法主要是指对事物正确进行科学研究的理论原则、思维方式、管理手段的统一，包括研究对象、手段、思维形式和管理方法、理论工具。做好教务档案管理工作必须运用科学的管理方法和手段，总体来说，也就是要坚持四个“化”。一是档案收集超前化，也就是对教务档案材料的收集工作进行事先布置，实行超前控制，确保教务档案材料的齐全和完整。二是档案分类合理化，档案管理人员应根据《教育档案分类法》的分类标准，结合实际合理分类，并严格按类立卷，以便查找。三是档案处理规范化，管理人员在档案收集、立卷、整理、归档的每一个环节都必须严格按照一定的标准和制度，做到档案处理规范化。四是档案管理现代化，学校应建立计算机自动化管理档案体系，实现档案工作现代化，使档案能够快速检索、整理和编目，使得档案的价值得以充分的利用。
总之，教务档案管理工作是学校整个教学管理工作的重要组成部分，做好教务档案管理工作，对于加强教学管理、提高教学质量、开展教学研究有着非常积极的意义。
参考文献：
［1］陈兆祦.档案管理学［M］.中国人民大学出版社，1980.
［2］赵秀英.高校教务档案处理的规范化［J］.黑龙江农垦师专学报，2000，（1）.
［3］王玉霞，郭荣祥.高校教务档案管理工作刍议［J］.南通工学院学报，2002，（2）.