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[摘要]本文主要探索在ERP环境下如何借助信息化手段做好项目合同管理全过程的跟踪审计，全力推动经营风险管控，维护企业合法权益。
[关键词]ERP 信息化 合同管理 审计
对航天高科技军工企业来说，科研任务本身具有较大的复杂性和较强的专业性，导致管理难度大，易出现由于管理不善而导致的任务进度与需求不匹配、产品延期交付等问题，给企业带来一定经济和信誉损失。为提升整体科研任务管理水平，提高管理信息化和智能化，实现建设“智慧企业”的战略目标，A企业于2018年3月实施ERP系统，构建以ERP业财一体为核心的管理信息化框架主线，以提升内部经营发展、科研生产和财务治理能力与水平。涵盖人、财、物、计划、研发、生产、采购等核心业务的ERP管理信息系统，通过标准化的数据和业务操作流程，全面、及时和集成地体现单位日常经营业务，打通资金流、物流、信息流之间的壁垒，实现系统间信息交互畅通，建构起协同、监督和促进的新型管理模式，如图1所示。
一、ERP环境下的合同管理全过程审计
ERP合同审计主要涉及项目管理（PS）模块、生产计划和控制（PP）模块、物料管理（MM）模块、财务会计（FI）模块。项目管理模块（PS）包括项目计划、项目采购、项目生产、项目进度、项目收支、项目统计等;生产计划和控制（PP）模块包括生产计划、生产计划执行与监控、生产管理等;物料管理（MM）模块包括主数据管理、采购管理、仓储管理等;财务会计（FI）模块包括应付、总账等。通过构建合同审计信息，包括合同调研、谈判、签订、履行和后续管理，实现合同审计各方面过程监督的基本覆盖或全面覆盖，有效提升合同风险管理和成本控制能力，如图2所示。
（一）合同订立阶段
1.合同谈判。合同调查对谈判有着重要的作用。依托OA合同系统，将合同谈判单位纳入供方名录，对新增供方主体资格、履约能力和商业信誉进行审查，将不具备相应民事行为能力以及无法成为代理人的情况排除在外，进而降低合同审计过程的潜在风险。同时，审计人员应对合同价格进行复核/把关，针对报价成本构成，有效识别出报价中明显不合理之处，为单位节约资金。结合OA与ERP系统分析，能够将合同确立方式的选择是否公允、是否引入竞争机制并采用适当方式确定价格等信息进行集成，以保证过程遵循公开、公平、公正的原则。审计关键点有：（1）审查合同计划的必要性和合理性。通过ERP系统PS模块穿透至合同审批流程，检查流程中合同计划内容是否与项目研究内容一致，是否存在与合同任务不符的情况。同时，检查已立项内容是否在年度预算计划内，是否与项目整体经费使用相匹配。（2）重点审查合同对象和询价环节。重点对被调查主体的资质、履约能力和商业信誉进行前期调研与评估，以减少合同的无效性或引发潜在风险。（3）审查相关流程是否合规、合理、有效。检查ERP管理模块的单位选定记录，对建议承担单位与供应商名录进行审查与评价，审查是否存在名录外单位及理由是否充分，特别要重点关注单一来源方式的依据是否充分，有无相关部门及专家的审核意见。（4）审查超过预算金额的理由是否合理。将合同谈判金额与合同计划预算目标价格（PS模块）进行对比，确定价格是否与市场价格基本相符，有无明显偏离。（5）审查合同系统拟定的各条款是否真实可靠。审查是否存在法律不允许的违法操作;审查履行合同的时间、交易的方式、违约的责任主体、发生争议时的解决方案等;审查合同条款用词是否准确、是否存在以偏概全的情况。
2.合同签署。合同签署时，审计人员通过信息化系统对可能存在甲乙双方在质量、风险、违约、交货、付款等条款不明确的方面进行文本审查，减少造成甲乙双方责任不清晰、事项不明确事项，从而缓解任务无法正常开展时双方紧张的关系，进而提高任务进度匹配性。审计关键点有：（1）审查对专业性要求高的项目是否有相关专业的专家对OA合同流程中合同文本中的技术条款进行实质性审核。（2）审查审核环节是否有相关业务管理部门从技术、风险、法律、财务等角度进行把关，共同组织审核、审批、会签、组织评审。（3）审查合同是否符合相关制度要求，是否计划外擅自更改合同内容及规避流程一致性管理。
（二）合同履行阶段
1.合同执行。通过对周期比较长、技术性复杂的项目进行事中审计，随时发现合同执行过程中发生的偏差和问题，以便及时纠正和处理。审计关键点有：（1）通过ERP财务模块对支付的收款单位名称与PS、合同系统等對比，审查履行合同的主体是否是合同的签署单位，是否有他人代为履行的情况，如是否存在中间商赚取差价。（2）合同执行情况能够在ERP系统查看，审查阶段性验收材料是否符合要求，标的物的型号、数量等与合同是否一致;若在系统中显示合同进度受到影响，相关部门是否及时列明滞后原因及后续补救措施。（3）对于合同变更或终止情况，在系统中查看理由是否充分、合理，合同价款调整范围和内容是否违背计价政策和规定，是否通过相关部门的会签意见。双方对合同违约的处理方式是否达成一致;发生合同纠纷时是否能及时、准确、公正处理。（4）基于提取的合同付款比例、付款笔数、交付条件等合同关键信息，与ERP系统的财务数据、出入库信息等进行比对，实现对合同执行情况的跟踪分析及问题预警。
2.合同结算。既要保证合同进度和质量不受影响，又要避免长期占压、拖欠供应商货款，使对方降低服务质量，乃至引发合同执行问题，从而影响双方合作。ERP系统的财务管理中，针对分期付款合同进行数据的提取，实现动态管理。审计关键点有：（1）关注合同资金往来情况。通过ERP系统查明合同款项时间、性质，审查是否存在签订变更合同，依托合同系统的账号信息查看是否将资金转移到其他账户。（2）关注是否存在授权代理人越权签署合同的情况。比照单位的合同管理规定，审查合同付款流程是否符合授权规定。（3）关注付款的方法、时间与合同的文本是否相对应。运用ERP系统进行付款时间核对、金额大小写核查、付款情况检查，若有不一致的情况，与合同业务人员及时沟通，判断合同任务进度分配的合理性与科学性。 （三）合同后续管理阶段
在合同执行的过程中，相关部门需对合同的履行情况进行监督，对偏离目标之处要及时发现并予以整改。合同执行完毕后，由合同承办部门对合同整体执行情况进行评价，重点对供方的质量、交付进度、价格、服务态度、风险等方面进行评价，以確保项目顺利、有效完成。合同相关文本整理完备后，报送合同管理部门移交归档。审计关键点有：（1）检查ERP系统在对应部门的台账信息。通过标准验收、责任划分检查合同是否清晰明确，对未正常履行的合同要做好追踪，审查是否存在利益冲突及腐败行为。（2）检查项目合同申请、签订、执行、验收各环节是否得到有效执行。利用审计抽样的方法，抽取一定比例的合同，审查哪些环节存在风险，从而重新确定审计重点。（3）检查合同的验收记录、报告证明等。通过ERP系统对合同进行验收。
合同管理的三个阶段，如图3所示。
二、合同管理审计需注意的事项
（一）提高ERP系统应用的安全性
通过对ERP系统用户多层次的分析，提出更多有用的信息，保障合同管理的有效性。通过搭建ERP系统，关注其信息的存储及维护功能。ERP系统的信息输入、输出和后续保密都需不断更新，以确保审计数据的完整、可靠。在合同的信息化审计中，为保证合同管理的规范性，在构建ERP系统的基础上应配备专业人员进行系统维护。此外，ERP系统应及时设定加密系统，避免企业合同信息被篡改，将数据错误现象的发生概率降到最低。
（二）强化ERP系统下合同管理的内部控制
根据ERP运行中出现的内控缺陷，结合企业业务特点，进行问题根源整改，不断完善合同管理流程及相关制度，降低企业运行风险;通过用户问题反馈，完善信息化数据管理系统，进行风险化解与内控提升，保证ERP背景下合同管理与内部控制相吻合。同时，通过构建考核制度，对合同信息录入不准确、不及时的现象严肃问责，以实现ERP系统控制点的有效性。合同管理审计需关注的风险及内控点如表1所示。
（三）建立系统间的集成与实时监控
要推进信息化管理变革，加大ERP环境下合同系统的应用及与相关部门的集成，实现对企业项目状况的实时监控，如对合同进行付款时，通过ERP-PS项目周期，可以对合同提前付款情况进行预警提示，加强合同审计的标准化。只有这样，才能形成合同流程记录，提升数据质量，提升审计效果。
（作者单位：北京电子工程总体研究所，邮政编码：100854，电子邮箱：503895476@qq.com）
主要参考文献
姜兆夏.建筑施工企业ERP信息化在财务管理中的应用[J].中国乡镇企业会计， 2014（4）：204-205
张海霞.基于ERP系统的物流企业内部审计工作研究[J].现代商业， 2017（6）：138-139
张伟.基于ERP环境下生产制造企业内部审计的信息化建设研究[J].经济视野， 2014（12）：316
[关键词]ERP 信息化 合同管理 审计
对航天高科技军工企业来说，科研任务本身具有较大的复杂性和较强的专业性，导致管理难度大，易出现由于管理不善而导致的任务进度与需求不匹配、产品延期交付等问题，给企业带来一定经济和信誉损失。为提升整体科研任务管理水平，提高管理信息化和智能化，实现建设“智慧企业”的战略目标，A企业于2018年3月实施ERP系统，构建以ERP业财一体为核心的管理信息化框架主线，以提升内部经营发展、科研生产和财务治理能力与水平。涵盖人、财、物、计划、研发、生产、采购等核心业务的ERP管理信息系统，通过标准化的数据和业务操作流程，全面、及时和集成地体现单位日常经营业务，打通资金流、物流、信息流之间的壁垒，实现系统间信息交互畅通，建构起协同、监督和促进的新型管理模式，如图1所示。
一、ERP环境下的合同管理全过程审计
ERP合同审计主要涉及项目管理（PS）模块、生产计划和控制（PP）模块、物料管理（MM）模块、财务会计（FI）模块。项目管理模块（PS）包括项目计划、项目采购、项目生产、项目进度、项目收支、项目统计等;生产计划和控制（PP）模块包括生产计划、生产计划执行与监控、生产管理等;物料管理（MM）模块包括主数据管理、采购管理、仓储管理等;财务会计（FI）模块包括应付、总账等。通过构建合同审计信息，包括合同调研、谈判、签订、履行和后续管理，实现合同审计各方面过程监督的基本覆盖或全面覆盖，有效提升合同风险管理和成本控制能力，如图2所示。
（一）合同订立阶段
1.合同谈判。合同调查对谈判有着重要的作用。依托OA合同系统，将合同谈判单位纳入供方名录，对新增供方主体资格、履约能力和商业信誉进行审查，将不具备相应民事行为能力以及无法成为代理人的情况排除在外，进而降低合同审计过程的潜在风险。同时，审计人员应对合同价格进行复核/把关，针对报价成本构成，有效识别出报价中明显不合理之处，为单位节约资金。结合OA与ERP系统分析，能够将合同确立方式的选择是否公允、是否引入竞争机制并采用适当方式确定价格等信息进行集成，以保证过程遵循公开、公平、公正的原则。审计关键点有：（1）审查合同计划的必要性和合理性。通过ERP系统PS模块穿透至合同审批流程，检查流程中合同计划内容是否与项目研究内容一致，是否存在与合同任务不符的情况。同时，检查已立项内容是否在年度预算计划内，是否与项目整体经费使用相匹配。（2）重点审查合同对象和询价环节。重点对被调查主体的资质、履约能力和商业信誉进行前期调研与评估，以减少合同的无效性或引发潜在风险。（3）审查相关流程是否合规、合理、有效。检查ERP管理模块的单位选定记录，对建议承担单位与供应商名录进行审查与评价，审查是否存在名录外单位及理由是否充分，特别要重点关注单一来源方式的依据是否充分，有无相关部门及专家的审核意见。（4）审查超过预算金额的理由是否合理。将合同谈判金额与合同计划预算目标价格（PS模块）进行对比，确定价格是否与市场价格基本相符，有无明显偏离。（5）审查合同系统拟定的各条款是否真实可靠。审查是否存在法律不允许的违法操作;审查履行合同的时间、交易的方式、违约的责任主体、发生争议时的解决方案等;审查合同条款用词是否准确、是否存在以偏概全的情况。
2.合同签署。合同签署时，审计人员通过信息化系统对可能存在甲乙双方在质量、风险、违约、交货、付款等条款不明确的方面进行文本审查，减少造成甲乙双方责任不清晰、事项不明确事项，从而缓解任务无法正常开展时双方紧张的关系，进而提高任务进度匹配性。审计关键点有：（1）审查对专业性要求高的项目是否有相关专业的专家对OA合同流程中合同文本中的技术条款进行实质性审核。（2）审查审核环节是否有相关业务管理部门从技术、风险、法律、财务等角度进行把关，共同组织审核、审批、会签、组织评审。（3）审查合同是否符合相关制度要求，是否计划外擅自更改合同内容及规避流程一致性管理。
（二）合同履行阶段
1.合同执行。通过对周期比较长、技术性复杂的项目进行事中审计，随时发现合同执行过程中发生的偏差和问题，以便及时纠正和处理。审计关键点有：（1）通过ERP财务模块对支付的收款单位名称与PS、合同系统等對比，审查履行合同的主体是否是合同的签署单位，是否有他人代为履行的情况，如是否存在中间商赚取差价。（2）合同执行情况能够在ERP系统查看，审查阶段性验收材料是否符合要求，标的物的型号、数量等与合同是否一致;若在系统中显示合同进度受到影响，相关部门是否及时列明滞后原因及后续补救措施。（3）对于合同变更或终止情况，在系统中查看理由是否充分、合理，合同价款调整范围和内容是否违背计价政策和规定，是否通过相关部门的会签意见。双方对合同违约的处理方式是否达成一致;发生合同纠纷时是否能及时、准确、公正处理。（4）基于提取的合同付款比例、付款笔数、交付条件等合同关键信息，与ERP系统的财务数据、出入库信息等进行比对，实现对合同执行情况的跟踪分析及问题预警。
2.合同结算。既要保证合同进度和质量不受影响，又要避免长期占压、拖欠供应商货款，使对方降低服务质量，乃至引发合同执行问题，从而影响双方合作。ERP系统的财务管理中，针对分期付款合同进行数据的提取，实现动态管理。审计关键点有：（1）关注合同资金往来情况。通过ERP系统查明合同款项时间、性质，审查是否存在签订变更合同，依托合同系统的账号信息查看是否将资金转移到其他账户。（2）关注是否存在授权代理人越权签署合同的情况。比照单位的合同管理规定，审查合同付款流程是否符合授权规定。（3）关注付款的方法、时间与合同的文本是否相对应。运用ERP系统进行付款时间核对、金额大小写核查、付款情况检查，若有不一致的情况，与合同业务人员及时沟通，判断合同任务进度分配的合理性与科学性。 （三）合同后续管理阶段
在合同执行的过程中，相关部门需对合同的履行情况进行监督，对偏离目标之处要及时发现并予以整改。合同执行完毕后，由合同承办部门对合同整体执行情况进行评价，重点对供方的质量、交付进度、价格、服务态度、风险等方面进行评价，以確保项目顺利、有效完成。合同相关文本整理完备后，报送合同管理部门移交归档。审计关键点有：（1）检查ERP系统在对应部门的台账信息。通过标准验收、责任划分检查合同是否清晰明确，对未正常履行的合同要做好追踪，审查是否存在利益冲突及腐败行为。（2）检查项目合同申请、签订、执行、验收各环节是否得到有效执行。利用审计抽样的方法，抽取一定比例的合同，审查哪些环节存在风险，从而重新确定审计重点。（3）检查合同的验收记录、报告证明等。通过ERP系统对合同进行验收。
合同管理的三个阶段，如图3所示。
二、合同管理审计需注意的事项
（一）提高ERP系统应用的安全性
通过对ERP系统用户多层次的分析，提出更多有用的信息，保障合同管理的有效性。通过搭建ERP系统，关注其信息的存储及维护功能。ERP系统的信息输入、输出和后续保密都需不断更新，以确保审计数据的完整、可靠。在合同的信息化审计中，为保证合同管理的规范性，在构建ERP系统的基础上应配备专业人员进行系统维护。此外，ERP系统应及时设定加密系统，避免企业合同信息被篡改，将数据错误现象的发生概率降到最低。
（二）强化ERP系统下合同管理的内部控制
根据ERP运行中出现的内控缺陷，结合企业业务特点，进行问题根源整改，不断完善合同管理流程及相关制度，降低企业运行风险;通过用户问题反馈，完善信息化数据管理系统，进行风险化解与内控提升，保证ERP背景下合同管理与内部控制相吻合。同时，通过构建考核制度，对合同信息录入不准确、不及时的现象严肃问责，以实现ERP系统控制点的有效性。合同管理审计需关注的风险及内控点如表1所示。
（三）建立系统间的集成与实时监控
要推进信息化管理变革，加大ERP环境下合同系统的应用及与相关部门的集成，实现对企业项目状况的实时监控，如对合同进行付款时，通过ERP-PS项目周期，可以对合同提前付款情况进行预警提示，加强合同审计的标准化。只有这样，才能形成合同流程记录，提升数据质量，提升审计效果。
（作者单位：北京电子工程总体研究所，邮政编码：100854，电子邮箱：503895476@qq.com）
主要参考文献
姜兆夏.建筑施工企业ERP信息化在财务管理中的应用[J].中国乡镇企业会计， 2014（4）：204-205
张海霞.基于ERP系统的物流企业内部审计工作研究[J].现代商业， 2017（6）：138-139
张伟.基于ERP环境下生产制造企业内部审计的信息化建设研究[J].经济视野， 2014（12）：316