做好收集工作是档案室获取和积累档案资料的必要途径，是档案业务管理工作的首要环节。作为医院档案室来说，它同样有着重要的作用，能否做好医院档案的收集工作，是衡量这所医院档案室管理水平的重要标准。
　　在卫生事业飞速发展的今天，伴随着《档案法》的颁布实施，各级医疗卫生机构都重视和加强了档案管理工作，档案管理工作逐步走向规范化、制度化。但是，在利用档案的过程中，我们发现在收集环节普遍还存在着一些问题，主要是资料收集不齐全、档案资料内容不完整。对此，我们采取了多项措施，来有效避免漏洞的出现。
　　
　　1 建立健全管理制度，加强业务培训
　　
　　根据国家档案局2006年颁布的8号令《机关文件材料归档和文书档案保管期限规定》，结合我院实际情况，我们重新制定了归档制度，明确归档范围、归档办法和要求，把立卷归档工作纳入各职能科室和业务部门的职责范围和考核目标，下达归档计划和归档任务书，并做好监督、指导工作，以确保每年形成的各种文件材料齐全完整，定期归档。
　　对兼职档案员进行业务培训。因医院综合档案所涉及的面广，如科研档案、会计档案、基建档案、声像档案等，这些档案资料的形成没有规律性，无法参照其他门类的档案进行有计划、有目的收集，收集和管理起来难度较大。而档案管理人员大多是兼职，常因其他工作较忙而无法将精力放在档案管理上来，且大多数人未经过正规的档案专业培训，档案业务知识掌握较少，管理技能相对不高。针对这种情况，我们邀请档案主管部门的专业人员进行授课和培训，定期组织档案管理人员进行参观考察，不断学习各兄弟单位的好作法、好经验。
　　
　　2 推进档案收集工作的规范化
　　
　　我们在文件形成阶段就对文件结构、纸张规格、书写材料和规则等加以规范，并对区分全宗、分类立卷，划分档案保管期限，案卷编目装订与排列等一系列工作都推行了标准化，这使我们接收的档案有了明确具体而统一的质量要求。如红头文件的形成，我们规定必须到医院办公室填写文件签署单，分管领导签批后再发行。为使全院书写墨迹统一，我们档案管理人员到保管室进行讲解，对不符合档案管理要求的墨水不予采购。对不符合要求的档案，我们采取退回原科室，修改后再上交的办法。实施档案标准化大大改善和提高了归档档案的质量，为实施现代化管理创造了条件。
　　
　　3 增强工作主动性，积极拓宽收集渠道
　　
　　做好档案的收集关键在于人的因素。档案人员多掌握时间规律，主动、多方位联系，平时做到“四勤”：嘴勤、手勤、眼勤、腿勤。要经常了解各科室是否有人去上级单位开会、联系工作带回文件，或者是上级单位把文件直接寄到科室，一旦发现，立即收集登记，避免档案资料的遗漏；主动登门及时收集，如阶段性工作结束、年度工作完结或科室变动，档案人员都要主动上门将所形成的文件材料收集归档；通过与收发文管理人员联系收集，对请示没有批复或有批复没有请示等有联系的文件材料，档案人员应及时查询，保证这类文件材料的按时归档；在文件形成期打印或复印时，对有价值、需要归档的文件通过文印人员将原稿与打印稿留存，以备日后归档。
　　在注重档案利用的今天，档案的收集工作就显得越来越重要。档案管理人员应当面对新形势和需要，创新思维和方法，充分利用科技手段，形成贯穿全过程的质量保障体系，不断提高档案管理工作水平，为医院领导决策和管理及临床科室医、教、研等工作提供翔实的档案资料。