目前正在进行的高校评估工作，客观上对高校的档案工作起到了积极的推动与促进作用，使参加评估高校的档案工作得到了不同程度的巩固与发展。使其更加规范有序。事物总是一分为二的，一方面各个高校的档案工作在评估中得到了加强与发展，从另一方面也反映出近几年来高校在档案工作中存在着某些缺失。
　　
　　1　随着高校招生规模的扩大，普遍的档案室设置已经不能适应形势发展的需要
　　
　　原国家教委1989年10月10日发布的“6号令”即《普通高等学校档案管理办法》(以下简称《办法》)第二章第五条对高等学校建立档案馆应具备的条件作出了具体规定。按照这样的标准，在高校实施扩招前，能够成立档案馆的学校不多。因此，档案室在我国高校档案管理机构设置中占绝大多数。《办法》自颁布至今，已经近20年。这20年来，我国高等教育事业得到了极大的发展，教学规模与招生数量均有很大的变化，办法的要求已经不能适应目前高校工作的现实需要与发展需求。即便是按《办法》中有关设置档案馆的条件。除第一条外。其他三条多数高校已经达到或基本达到。只是各高校在其建设规划中，往往将重点放在院系及专业建设上，忽略了档案馆的设立与建设。
　　在这次全国性的高校建设评估工作中，许多高校都成立了以主要领导牵头负责的档案资料收集与整理机构。在这样的机构中，除档案室的工作人员外，还临时抽调了一些同志帮助工作。这一作法虽然只是临时性、突击性的，却也说明目前档案室的设置，仅从人员配置的数量上已经不能满足工作的需要。
　　另外，由于档案室一般均隶属于校(院)长办公室，只是校(院)长办公室诸多工作的一部分。尽管校(院)长办公室主任有搞好档案工作的主观愿望，但客观上仍然存在着精力、资金、人员以及与其他部门协调等许多问题。工作中难免会出现一些扯皮、推诿、拖拉等现象，这些都直接或间接影响到档案工作的开展，
　　以档案室为主的管理体制已经不能适应高校档案工作的发展。应该将档案室从校(院)长办公室中分离出来，建立与院、系同级的档案馆，将会更有利于高校档案工作的发展。
　　
　　2　院系两级管理后，院系缺少相对固定的档案管理人员及场地、设施、器材和装具
　　
　　在评估工作中，院系两级负责保存的教学档案资料存在问题相对较多。原因之一，是高校实行院系两级管理后，由于种种原因，各院系负责教学档案资料保存的教学秘书更换频繁，致使教学档案材料的收集、保管等经常出现断档现象。要解决这个问题，一是从长远的角度着想，选择责任心强、业务素质高的同志到教学秘书岗位上工作，并尽可能保持相对稳定：二是建立一个包括教学档案管理内容在内的教学秘书交接程序，并以制度的形式固定下来：三是及时加强对新任教学秘书的相关档案知识和法规的培训：四是把教学档案管理内容明确写进教学秘书的岗位职责和考核细则中，作为晋级、评优、提拔的一项内容。除此之外，还要设法保障院系档案管理场地、设施、器材和装具的落实。
　　
　　3　收集归档制度未能落实到教学、科研等各个环节
　　
　　在高校收集与归档制度是有的，而且基本上得到了落实。但在评估工作中，仍然发现有一些环节没有得到切实的落实。这其中教学与科研是两个不容忽视的重点环节。如在教学档案积累中，教学日志是一个重要组成部分，它能全面、准确、具体地反映教学情况，包括课程安排、教师的讲课内容和效果、课堂纪律、存在的问题等。教学日志。是学校教学情况的活的体现和反映。但由于教学日志是由各任课教师填写的，由于事先没有相关的填写要求与规范，存档的教学日志中存在诸多问题。如书写不规范：所用的材料大小不统一；内容不全；时间缺失；没有填写人署名：缺乏规范性审查等。
　　再如科研论文、论著及研究课题是高校的教学科研成果，是高校一笔非常珍贵的财富，它不仅是个人的成果，而且也能具体地反映出学校的学术水平。但从评估工作中发现的问题看，有许多科研论文、论著、研究课题的材料没有归档。这里面存在的原因很多，主要是：一是没有将有关制度落到实处。尽管档案管理部门也制定了归档范围、归档制度。但在执行时不够认真，以至于许多珍贵的具有相当学术价值的档案材料仍然保存在个人手中，没有及时归档。二是没有抓住归档的有利时机。如每年职称评定时与人事部门沟通，将申报职称人员提供本人的论文、论著、研究成果等科研材料收集归档，在每年科研成果评奖与科研课题报告待评奖时。与科研管理部门沟通，将直接由科研处接收材料进行评奖，改为先交到档案室，等评委评比审定后。直接归档。可减少层次，保障归档率。三是缺少必要的强制性措施。
　　
　　(作者单位：开封教育学院)