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摘 要：伴随新档案法的颁布及传统载体档案数字化和电子档案的快速发展，档案工作从传统实体管理逐渐转向数字管理。会计档案信息化管理作为档案信息化管理的重要组成部分，还存在一些不足。应在新档案法实施的背景下，探索会计档案信息化管理创新路径，提高会计档案信息化管理水平。
关键词：档案法;会计档案;信息化管理
在快速发展的信息时代，应更新会计档案管理模式和手段，利用信息技术，提升优化会计档案管理工作。在新档案法发布实施的背景下，会计档案管理工作及信息化建设还面临许多新的问题和挑战，需要提前规划，深入研究，提出有关会计档案信息化对策，不断提升会计档案的管理效率和水平。
1 电子会计档案管理的新背景
1.1 业务规范有较大修改
2015年修订《会计档案管理办法》，有11处较大修改，主要是明确了电子会计档案管理要求，增加了会计档案仅以电子形式归档保存的管理要求，完善了电子会计档案移交、接收和鉴定销毁的程序与要求。
1.2 明确了电子档案管理规划
2016年4月，《全国档案事业“十三五”发展规划纲要》正式发布，对电子文件归档和电子档案管理提出了相应的发展目标及实施计划，要求提升电子档案管理水平、明确各类业务系统产生的电子文件归档范围及构成要求、制定和完善电子档案管理标准与规范等。
1.3 推进电子发票应用推广工作
2019年初，国家档案局会同财政部、商务部、国家税务总局联合开展了电子发票的应用及推广实施试点，主要是开展电子发票电子化报销入账及归档试点，档案部门从会计核算部门接收电子发票，仅以电子形式归档，归档存储格式符合要求，电子发票的真实性、完整性、可用性、安全性有保障。
1.4 2020年6月，新修订的档案法颁布实施，新增“档案信息化建设”部分，明确电子档案法律效力
新增部分对电子档案的合法要件、地位和作用、安全管理要求和信息化系统建设等方面作出了明确规定，表明电子档案与纸质档案具有同等效力，旨在推动实现以信息化为核心的档案管理现代化。
2 我国会计档案信息化管理的现状
2.1 会计档案信息化管理制度尚不完善，操作性与实用性不足
各个领域虽然都加大了档案信息化管理力度，但很多单位并没有制定一套有关会计档案信息化管理的规章制度，数据管理不规范，标准化指标不明确，相关工作无章可循，制约会计档案信息化管理的发展进程。
2.2 未充分认识到会计档案信息化管理的重要性
很多机关企事业单位认为，日常会计核算、制定相关财务会计报告、发表财务意见是最关键的，只重视传统会计档案管理，没有跟上档案管理的快速发展，没有关注和探索相关电子会计档案管理，忽视了对会计档案信息化知识的学习掌握，会计档案管理和信息化相互分离。
2.3 会计档案信息化管理设施不健全，与信息化管理要求不一致
硬件以及软件设施是会计档案信息化管理的基础，信息化管理必须有特定的硬件和软件支持。但现阶段很多企事业单位在会计档案信息化管理方面投入的力度不足，缺乏硬件与软件设施，投入的人力也不够，达不到会计档案信息化管理的要求。
2.4 没有加大对会计档案信息化的开发力度，无法共享信息资源
会计档案利用形式较为单一和传统，很多单位还是停留在“你借我还”的传统会计档案利用模式，依旧使用以往单一的档案管理方式来提供利用，无法充分实现计算机储存和查阅等多项功能，会计档案利用并不充分。
3 会计档案信息化管理的新途径
在新的形势下，可以应用信息技术，探索构建高度自动化的会计档案管理系统、开发具有实用性的功能模块，规范电子会计档案和电子发票全生命周期管理标准，优化工作流程，完善配套制度体系，打造绿色账本，实现会计档案价值再创造的管理模式，推进会计档案管理现代化。
3.1 对会计档案进行全生命周期电子化管理
新档案法第三十六条规定：机关、团体、企业事业单位和其他组织应当积极推进电子档案管理信息系统建设，与办公自动化系统、业务系统等相互衔接。为此，可在会计档案管理系统中建立电子档案与实物档案的关联关系，准确记录会计档案流转环节、存放状态及相关责任人，为每一份会计档案建立全生命周期电子化管理记录，可随时查阅该份档案的状态，并追溯查询相关信息;有条件的，可取消纸质记账凭证、账簿和月度季度会计决算报表，简化往来报单等纸质原始凭证，推进会计档案无纸化管理，实现各系统间的相互衔接。
3.2 变革传统会计档案管理方式
会计档案管理办法第七条规定：单位可以利用计算机、网络通信等信息技术手段管理会计档案。因此，在有完善的会计档案管理系统的情况下，可改变传统管理模式下纸质会计档案需累积一月或数月后方可顺号装订归档的情况，财务人员无须按照记账凭证号顺号归档，实现会计档案随办随归，减少档案长时间散落存放的风险;在会计档案管理系统中统一档案管理术语及编码规则，增加库房管理功能及标准化档案入库、出库、归还等流程，实时定位会计档案的库存状态和存放位置，通过条码技术对纸质档案进行监控管理，确保实体档案与电子信息一致，提升档案管理信息化水平。
3.3 补齐电子档案管理缺漏
在取消打印记账凭证及顺号排列归档的情况下，会计凭证归档面临的最大风险是数据缺漏且不易被发现。会计档案管理系统可以重点从两方面进行漏单管理：一是每日与财务核算系统比对各類型记账凭证笔数及金额，避免接口传输堵塞或异常中断，丢失数据;二是开发漏单管理功能模块，预设好各类型记账凭证是否应当与纸质原始凭证建立关联关系，发现未检查或未确认数据时，系统预警提醒。
3.4 发挥会计档案利用价值
管好档案的最终目的是便于社会各方面的利用。因此，应借助于会计档案管理系统，进一步体现会计档案的利用价值。一是方便查阅，可检索任一会计档案所处状态，查阅会计档案明细信息、版式文件、元数据等，检索记账凭证与原始凭证之间的关联关系;二是分析统计，从档案数量、到期统计、使用用途等角度对会计档案进行统计，分析档案利用价值;三是财务质检，支持其他部门利用会计档案进行合规性监督检查。 3.5 各部门统筹协调分工合作，完善会计档案电子化制度规范
会计档案管理需要明确档案部门、财务部门和信息技术部门之间的相应管理职责，以及档案跨机构移交、档案借阅、错误修正、档案销毁等方面的审批责任。同时，档案部门、财务部门和信息技术部门应从档案管理规范、会计档案管理实务、信息技术保障等角度完善电子会计档案管理相关制度。
3.6 探索电子发票报销模式
与税务局电子发票服务平台实现对接，接收电子化方式入账的电子发票。利用会计档案管理系统与税务机关的电子发票平台互联对接，定时从税务系统接收电子发票，员工可通过费用报销系统实时调用电子发票进行报销，电子发票信息不可修改。報销入账后，记账信息回传至税务系统存储，建立电子发票与有关记账凭证的对应关系，并进行归档。
4 会计档案信息化管理应取得的成效
4.1 提升会计人员工作效能
实施信息化管理可将大部分纸质单证的人工分拣、整理、查询等事务性工作转为信息系统自动化处理，显著减少工作量，提升工作效率和质量。
4.2 增强会计档案管理能力
实施信息化管理能促进会计档案管理观念的转变，以创新思维、专业视角审视传统管理模式，查找薄弱环节，消除安全隐患，完善制度体系，更好地开发利用会计档案信息，提升会计档案管理能力。
4.3 大数据应用能力提高
票据类档案实现电子化方式保存能够提高大数据应用效率，其数据真实可靠，解决纸质载体数据使用不便利、效率较低的问题，分析利用简单便捷，可实现会计核算信息的多层面分析利用，更好地发挥会计档案作用。
4.4 低碳环保成效显著
通过会计档案电子化，可减少大量纸质档案载体耗费成本，低碳环保，打造绿色账本。推行会计档案电子化管理后，可节约纸张成本、运输成本、仓储成本、打印耗费、装订成本、人工成本等大量支出。
随着经济社会的发展和信息时代的到来，会计档案工作的内外环境发生了深刻变化。新的组织和治理形态不断催生新的档案记录形式和管理方式，会计档案工作面临从传统载体管理向数字管理转型升级的巨大挑战。各单位应结合自身特点，准确理解把握新档案法和其他各项有关要求，在标准制度建设、信息平台建设、人员队伍建设等多方面做好衔接，推进会计档案信息化从理论到实践的跨越式发展。
参考文献：
[1]张婉莹.新《会计档案管理办法》背景下的高校会计档案信息化建设[J].行政事业资产与财务.2018（8）.
[2]彭洁.大数据背景下会计档案管理工作问题研讨[J].兰台内外.2019（11）.
[3]张寒露.浅谈对高校电子档案“单套制”管理可行性的思考[J].电子世界.2020（5）.
[4]韦蔚.大数据背景下高校会计档案应用探析[J].会计师.2020（4）.
（作者单位：长春师范大学）
关键词：档案法;会计档案;信息化管理
在快速发展的信息时代，应更新会计档案管理模式和手段，利用信息技术，提升优化会计档案管理工作。在新档案法发布实施的背景下，会计档案管理工作及信息化建设还面临许多新的问题和挑战，需要提前规划，深入研究，提出有关会计档案信息化对策，不断提升会计档案的管理效率和水平。
1 电子会计档案管理的新背景
1.1 业务规范有较大修改
2015年修订《会计档案管理办法》，有11处较大修改，主要是明确了电子会计档案管理要求，增加了会计档案仅以电子形式归档保存的管理要求，完善了电子会计档案移交、接收和鉴定销毁的程序与要求。
1.2 明确了电子档案管理规划
2016年4月，《全国档案事业“十三五”发展规划纲要》正式发布，对电子文件归档和电子档案管理提出了相应的发展目标及实施计划，要求提升电子档案管理水平、明确各类业务系统产生的电子文件归档范围及构成要求、制定和完善电子档案管理标准与规范等。
1.3 推进电子发票应用推广工作
2019年初，国家档案局会同财政部、商务部、国家税务总局联合开展了电子发票的应用及推广实施试点，主要是开展电子发票电子化报销入账及归档试点，档案部门从会计核算部门接收电子发票，仅以电子形式归档，归档存储格式符合要求，电子发票的真实性、完整性、可用性、安全性有保障。
1.4 2020年6月，新修订的档案法颁布实施，新增“档案信息化建设”部分，明确电子档案法律效力
新增部分对电子档案的合法要件、地位和作用、安全管理要求和信息化系统建设等方面作出了明确规定，表明电子档案与纸质档案具有同等效力，旨在推动实现以信息化为核心的档案管理现代化。
2 我国会计档案信息化管理的现状
2.1 会计档案信息化管理制度尚不完善，操作性与实用性不足
各个领域虽然都加大了档案信息化管理力度，但很多单位并没有制定一套有关会计档案信息化管理的规章制度，数据管理不规范，标准化指标不明确，相关工作无章可循，制约会计档案信息化管理的发展进程。
2.2 未充分认识到会计档案信息化管理的重要性
很多机关企事业单位认为，日常会计核算、制定相关财务会计报告、发表财务意见是最关键的，只重视传统会计档案管理，没有跟上档案管理的快速发展，没有关注和探索相关电子会计档案管理，忽视了对会计档案信息化知识的学习掌握，会计档案管理和信息化相互分离。
2.3 会计档案信息化管理设施不健全，与信息化管理要求不一致
硬件以及软件设施是会计档案信息化管理的基础，信息化管理必须有特定的硬件和软件支持。但现阶段很多企事业单位在会计档案信息化管理方面投入的力度不足，缺乏硬件与软件设施，投入的人力也不够，达不到会计档案信息化管理的要求。
2.4 没有加大对会计档案信息化的开发力度，无法共享信息资源
会计档案利用形式较为单一和传统，很多单位还是停留在“你借我还”的传统会计档案利用模式，依旧使用以往单一的档案管理方式来提供利用，无法充分实现计算机储存和查阅等多项功能，会计档案利用并不充分。
3 会计档案信息化管理的新途径
在新的形势下，可以应用信息技术，探索构建高度自动化的会计档案管理系统、开发具有实用性的功能模块，规范电子会计档案和电子发票全生命周期管理标准，优化工作流程，完善配套制度体系，打造绿色账本，实现会计档案价值再创造的管理模式，推进会计档案管理现代化。
3.1 对会计档案进行全生命周期电子化管理
新档案法第三十六条规定：机关、团体、企业事业单位和其他组织应当积极推进电子档案管理信息系统建设，与办公自动化系统、业务系统等相互衔接。为此，可在会计档案管理系统中建立电子档案与实物档案的关联关系，准确记录会计档案流转环节、存放状态及相关责任人，为每一份会计档案建立全生命周期电子化管理记录，可随时查阅该份档案的状态，并追溯查询相关信息;有条件的，可取消纸质记账凭证、账簿和月度季度会计决算报表，简化往来报单等纸质原始凭证，推进会计档案无纸化管理，实现各系统间的相互衔接。
3.2 变革传统会计档案管理方式
会计档案管理办法第七条规定：单位可以利用计算机、网络通信等信息技术手段管理会计档案。因此，在有完善的会计档案管理系统的情况下，可改变传统管理模式下纸质会计档案需累积一月或数月后方可顺号装订归档的情况，财务人员无须按照记账凭证号顺号归档，实现会计档案随办随归，减少档案长时间散落存放的风险;在会计档案管理系统中统一档案管理术语及编码规则，增加库房管理功能及标准化档案入库、出库、归还等流程，实时定位会计档案的库存状态和存放位置，通过条码技术对纸质档案进行监控管理，确保实体档案与电子信息一致，提升档案管理信息化水平。
3.3 补齐电子档案管理缺漏
在取消打印记账凭证及顺号排列归档的情况下，会计凭证归档面临的最大风险是数据缺漏且不易被发现。会计档案管理系统可以重点从两方面进行漏单管理：一是每日与财务核算系统比对各類型记账凭证笔数及金额，避免接口传输堵塞或异常中断，丢失数据;二是开发漏单管理功能模块，预设好各类型记账凭证是否应当与纸质原始凭证建立关联关系，发现未检查或未确认数据时，系统预警提醒。
3.4 发挥会计档案利用价值
管好档案的最终目的是便于社会各方面的利用。因此，应借助于会计档案管理系统，进一步体现会计档案的利用价值。一是方便查阅，可检索任一会计档案所处状态，查阅会计档案明细信息、版式文件、元数据等，检索记账凭证与原始凭证之间的关联关系;二是分析统计，从档案数量、到期统计、使用用途等角度对会计档案进行统计，分析档案利用价值;三是财务质检，支持其他部门利用会计档案进行合规性监督检查。 3.5 各部门统筹协调分工合作，完善会计档案电子化制度规范
会计档案管理需要明确档案部门、财务部门和信息技术部门之间的相应管理职责，以及档案跨机构移交、档案借阅、错误修正、档案销毁等方面的审批责任。同时，档案部门、财务部门和信息技术部门应从档案管理规范、会计档案管理实务、信息技术保障等角度完善电子会计档案管理相关制度。
3.6 探索电子发票报销模式
与税务局电子发票服务平台实现对接，接收电子化方式入账的电子发票。利用会计档案管理系统与税务机关的电子发票平台互联对接，定时从税务系统接收电子发票，员工可通过费用报销系统实时调用电子发票进行报销，电子发票信息不可修改。報销入账后，记账信息回传至税务系统存储，建立电子发票与有关记账凭证的对应关系，并进行归档。
4 会计档案信息化管理应取得的成效
4.1 提升会计人员工作效能
实施信息化管理可将大部分纸质单证的人工分拣、整理、查询等事务性工作转为信息系统自动化处理，显著减少工作量，提升工作效率和质量。
4.2 增强会计档案管理能力
实施信息化管理能促进会计档案管理观念的转变，以创新思维、专业视角审视传统管理模式，查找薄弱环节，消除安全隐患，完善制度体系，更好地开发利用会计档案信息，提升会计档案管理能力。
4.3 大数据应用能力提高
票据类档案实现电子化方式保存能够提高大数据应用效率，其数据真实可靠，解决纸质载体数据使用不便利、效率较低的问题，分析利用简单便捷，可实现会计核算信息的多层面分析利用，更好地发挥会计档案作用。
4.4 低碳环保成效显著
通过会计档案电子化，可减少大量纸质档案载体耗费成本，低碳环保，打造绿色账本。推行会计档案电子化管理后，可节约纸张成本、运输成本、仓储成本、打印耗费、装订成本、人工成本等大量支出。
随着经济社会的发展和信息时代的到来，会计档案工作的内外环境发生了深刻变化。新的组织和治理形态不断催生新的档案记录形式和管理方式，会计档案工作面临从传统载体管理向数字管理转型升级的巨大挑战。各单位应结合自身特点，准确理解把握新档案法和其他各项有关要求，在标准制度建设、信息平台建设、人员队伍建设等多方面做好衔接，推进会计档案信息化从理论到实践的跨越式发展。
参考文献：
[1]张婉莹.新《会计档案管理办法》背景下的高校会计档案信息化建设[J].行政事业资产与财务.2018（8）.
[2]彭洁.大数据背景下会计档案管理工作问题研讨[J].兰台内外.2019（11）.
[3]张寒露.浅谈对高校电子档案“单套制”管理可行性的思考[J].电子世界.2020（5）.
[4]韦蔚.大数据背景下高校会计档案应用探析[J].会计师.2020（4）.
（作者单位：长春师范大学）