近几年随着办公自动化的广泛应用,全国县级综合档案馆已普遍完成馆藏档案机读目录数字化工作.在利用微机检索目录时,出现大量重复档案.这些重复档案中,县委、县政府制发的需长期贯切执行的文件材料是乡镇党委政府全宗里重复档案的主体部分,占乡镇全部档案的20％左右,约占全部馆藏档案的5％左右;上级机关制发的关于机构设置、领导任免、人员编制等文件材料在乡镇党委政府及县直属部门全宗里交叉重复,约占全部馆藏档案的3％左右;机构联合发文或机构联合召开会议的文件材料重复数量不多,仅二个以上协办部门才产生重复文件.上述重复文件材料集中在一起,约占县级综合档案馆全部馆藏档案8％以上.一个县级综合档案馆馆藏档案若10万卷,重复档案就可达到8000卷左右.重复档案的不断累积,不仅加剧馆藏档案结构失衡,也使档案库房面临不足的挑战,而且档案管理成本也会额外加大.因此,精简重复档案,提高档案库房利用效率,减少档案管理成本已势在必行.