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摘要：工程项目文档控制的概念是20世纪80年代末我国引进项目管理技术和方法时引入国内的,本文简述了项目文档管理在项目运行中的重要性。项目文档管理工作是项目管理的基础工作,是一项系统而繁杂的工作,工程规模越大,控制难度越大,文档管理越显重要。因此,重视项目文档管理,是提高项目管理水平的关键之一。
关键词：工程项目；文档控制
现代信息技术飞速发展，促进了各行各业，乃至全社会的发展，然而，伴随着机遇而来的也有无法回避的挑战。工程项目文档控制从档案全程管理的角度来看，就是工程档案前端控制的具体表现。工程项目文控工作质量的优劣在相当大的程度上决定着档案后续管理的水平。因此，我们一定要把握住该项工作的关键环节，发挥出档案前端控制的冲击力，达到文档一体化管理的真正目的。
一、工程项目文档控制的要求及特點
工程项目文档控制是指在项目实施过程中，通过文档控制人员建立并实施有序、可控及可追溯的文档控制体系，采用科学的方法和手段，对项目产生的各类文件进行全生命周期规范、准确、高效地动态控制和科学管理。
工程项目文档控制工作分为前期策划、过程控制和交付归档三个阶段，不同阶段的工作重点及要求不同。前期策划阶段，要求文档控制人员参与项目合同文控部分的谈判，根据项目执行模式组建项目文件控制中心，建立数据库软件平台，设置项目文档分类目录结构，编制并发布项目文件控制程序、项目文件编码体系和文件模版，并对参加项目的人员进行文档控制体系、数据库软件等内容的培训。在项目执行阶段，要求文档控制人员使用智能化的文档控制软件对外部文件、设计文件、采购文件、厂商文件、施工文件和开车文件等不同类别和介质的项目文件进行控制，记录、追踪项目过程文件和成品文件的内容和状态，包括文件的发布、文件的分发和传阅、文件的版次和状态控制、文件的接收和返回、文件的整理、保存和销毁。在文件交付归档阶段，要求文档控制人员按照档案的要求对最终归档文件进行科学分类、组卷、排列、编目等，保证归档文件的齐全、完整、系统。工程项目文档控制不同于传统的静态档案管理，它贯穿于项目实施的整个过程，强调对项目文件的过程控制，其服务对象范围广、工作接口和环节多，控制和管理的文件类型多，既有过程文件，又有可交付归档文件。工程项目文档控制工作是一项规范化、专业化和职业化的服务性工作，它对项目文档控制人员的职业素养、知识结构和各方面的能力都提出了更高要求。
二、工程项目文档控制方法分析
(一)项目前期文档控制管理的策划
在项目合同谈判及项目执行的初期阶段，文控专业人员首先要介入到合同中有关文档控制条款的谈判工作上来。
文控人员通过认真阅读文档控制程序文件，从而明确各方对文件的管理要求，并能够估算出项目文档的数量、种类、来源、规格等，为文控中心的组建和项目文档的有效控制提供了依据。根据项目的类型和规模，编制该项目文控人力需求计划，明确岗位设置，确定文控中心文档管理装具的数量和项目服务器的大小。
项目文档控制管理的前期策划是项目文档控制工作的基础，对下一步文档控制实施将起到事半功倍的作用。项目合同签订后，文控人员就要对合同的有关项目文档控制管理工作进行认真细致的策划，做到目标明确，机构、人员配套，软件平台科学搭建、体系文件健全、文件格式标准化及全员参加培训等，通过对文档控制管理工作周密地策划，才能避免工作的盲目性，才能在项目管理和档案管理中凸显出文档控制的作用。
（二）项目运行阶段各类项
工程项目文档的种类主要包括项目管理文件、外部文件、设计文件、采购文件、厂商文件、施工文件和开车文件等。对项目诸多文件在接收、整理分发、存储的过程中始终实施动态控制，文件的版次和状态控制成为文档控制的重点。工程项目的文档控制方法以外部文件、设计文件和厂商文件的控制最具代表性。
外部文件的电子版应按照目录结构存放在项目数据库中，如果外部文件没有对应的电子文件，文控人员应扫描一份存放于项目数据库中，以便查阅。所有接收到的外部文件均存放在文件控制中心，专业人员借阅纸版文件时需填写借阅单后方可借阅。
工程设计文件包括初步设计、基础设计、M R文件（材料询价书）、详细设计（施工图设计）、竣工图、现场设计变更等。文控人员应保存工程设计每个阶段的全部版次文件，以保证工程设计文件的完整性和可追溯性；电子文件包括原始格式文件及带签字的扫描文件均存放在项目数据库中，并保证纸版与电子版文件一一对应，以供查阅。
为确保项目文件版本的有效性，当文件升版时，文控人员负责更新已存档的旧版文件，并同时更新数据库中的电子版文件，以确保纸版和电子版文件能够一一对应，并通过对旧版文件加盖“已升版”印章的方式进行标识，避免错误使用旧版文件。
文件状态由记录着项目文件的版次、文件描述、发送时间、文件性质、文件类别等内容的表格来体现。为保证文件状态的准确性，需要文控人员随时更新状态表，包括设计文件状态、厂商文件状态、项目管理文件状态、业主或外来文件状态、预警报告、延迟报告等，确保文件状态与文件实际情况时刻保持一致，以实现项目文件全过程的有效控制。
（三）项目文件交付、归档前的整理检查
项目文件交付、归档前，文控人员应在档案人员的指导下，按照档案的要求对文件进行逐张核对检查，做到各种文件材料齐全、图纸名称和编号与目录相符、数据准确、更改到位、版本可靠等符合标准规范要求，使不合格的图纸、文件能得到及时的修正，保证归档文件齐全、完整、准确，同时在归档前应核对每一卷册是否按照档案的要求对归档文件进行了系统分类、组卷、排列、编目等系列整理，把好归档前的最后检查关，尽可能达到归档后直接上架保存的目标。
文档管理工作是一项系统而繁杂的工作，费时费力，其价值的体现是通过对文档的分析使用能获得有价值的信息。当前国内一些大型企业的文档管理系统还不完善，跟一些国际性的大公司存在一些差距，特别是在跟国外项目合作时，这些问题就显得尤为突出。我们只有在工作中找出很多不足加以改进，提出问题然后加以解决，从问题中吸取经验加以提高自身的技能，才会使我们的工作更进一步提高，从而对项目的管理更具有科学性和规范性。
关键词：工程项目；文档控制
现代信息技术飞速发展，促进了各行各业，乃至全社会的发展，然而，伴随着机遇而来的也有无法回避的挑战。工程项目文档控制从档案全程管理的角度来看，就是工程档案前端控制的具体表现。工程项目文控工作质量的优劣在相当大的程度上决定着档案后续管理的水平。因此，我们一定要把握住该项工作的关键环节，发挥出档案前端控制的冲击力，达到文档一体化管理的真正目的。
一、工程项目文档控制的要求及特點
工程项目文档控制是指在项目实施过程中，通过文档控制人员建立并实施有序、可控及可追溯的文档控制体系，采用科学的方法和手段，对项目产生的各类文件进行全生命周期规范、准确、高效地动态控制和科学管理。
工程项目文档控制工作分为前期策划、过程控制和交付归档三个阶段，不同阶段的工作重点及要求不同。前期策划阶段，要求文档控制人员参与项目合同文控部分的谈判，根据项目执行模式组建项目文件控制中心，建立数据库软件平台，设置项目文档分类目录结构，编制并发布项目文件控制程序、项目文件编码体系和文件模版，并对参加项目的人员进行文档控制体系、数据库软件等内容的培训。在项目执行阶段，要求文档控制人员使用智能化的文档控制软件对外部文件、设计文件、采购文件、厂商文件、施工文件和开车文件等不同类别和介质的项目文件进行控制，记录、追踪项目过程文件和成品文件的内容和状态，包括文件的发布、文件的分发和传阅、文件的版次和状态控制、文件的接收和返回、文件的整理、保存和销毁。在文件交付归档阶段，要求文档控制人员按照档案的要求对最终归档文件进行科学分类、组卷、排列、编目等，保证归档文件的齐全、完整、系统。工程项目文档控制不同于传统的静态档案管理，它贯穿于项目实施的整个过程，强调对项目文件的过程控制，其服务对象范围广、工作接口和环节多，控制和管理的文件类型多，既有过程文件，又有可交付归档文件。工程项目文档控制工作是一项规范化、专业化和职业化的服务性工作，它对项目文档控制人员的职业素养、知识结构和各方面的能力都提出了更高要求。
二、工程项目文档控制方法分析
(一)项目前期文档控制管理的策划
在项目合同谈判及项目执行的初期阶段，文控专业人员首先要介入到合同中有关文档控制条款的谈判工作上来。
文控人员通过认真阅读文档控制程序文件，从而明确各方对文件的管理要求，并能够估算出项目文档的数量、种类、来源、规格等，为文控中心的组建和项目文档的有效控制提供了依据。根据项目的类型和规模，编制该项目文控人力需求计划，明确岗位设置，确定文控中心文档管理装具的数量和项目服务器的大小。
项目文档控制管理的前期策划是项目文档控制工作的基础，对下一步文档控制实施将起到事半功倍的作用。项目合同签订后，文控人员就要对合同的有关项目文档控制管理工作进行认真细致的策划，做到目标明确，机构、人员配套，软件平台科学搭建、体系文件健全、文件格式标准化及全员参加培训等，通过对文档控制管理工作周密地策划，才能避免工作的盲目性，才能在项目管理和档案管理中凸显出文档控制的作用。
（二）项目运行阶段各类项
工程项目文档的种类主要包括项目管理文件、外部文件、设计文件、采购文件、厂商文件、施工文件和开车文件等。对项目诸多文件在接收、整理分发、存储的过程中始终实施动态控制，文件的版次和状态控制成为文档控制的重点。工程项目的文档控制方法以外部文件、设计文件和厂商文件的控制最具代表性。
外部文件的电子版应按照目录结构存放在项目数据库中，如果外部文件没有对应的电子文件，文控人员应扫描一份存放于项目数据库中，以便查阅。所有接收到的外部文件均存放在文件控制中心，专业人员借阅纸版文件时需填写借阅单后方可借阅。
工程设计文件包括初步设计、基础设计、M R文件（材料询价书）、详细设计（施工图设计）、竣工图、现场设计变更等。文控人员应保存工程设计每个阶段的全部版次文件，以保证工程设计文件的完整性和可追溯性；电子文件包括原始格式文件及带签字的扫描文件均存放在项目数据库中，并保证纸版与电子版文件一一对应，以供查阅。
为确保项目文件版本的有效性，当文件升版时，文控人员负责更新已存档的旧版文件，并同时更新数据库中的电子版文件，以确保纸版和电子版文件能够一一对应，并通过对旧版文件加盖“已升版”印章的方式进行标识，避免错误使用旧版文件。
文件状态由记录着项目文件的版次、文件描述、发送时间、文件性质、文件类别等内容的表格来体现。为保证文件状态的准确性，需要文控人员随时更新状态表，包括设计文件状态、厂商文件状态、项目管理文件状态、业主或外来文件状态、预警报告、延迟报告等，确保文件状态与文件实际情况时刻保持一致，以实现项目文件全过程的有效控制。
（三）项目文件交付、归档前的整理检查
项目文件交付、归档前，文控人员应在档案人员的指导下，按照档案的要求对文件进行逐张核对检查，做到各种文件材料齐全、图纸名称和编号与目录相符、数据准确、更改到位、版本可靠等符合标准规范要求，使不合格的图纸、文件能得到及时的修正，保证归档文件齐全、完整、准确，同时在归档前应核对每一卷册是否按照档案的要求对归档文件进行了系统分类、组卷、排列、编目等系列整理，把好归档前的最后检查关，尽可能达到归档后直接上架保存的目标。
文档管理工作是一项系统而繁杂的工作，费时费力，其价值的体现是通过对文档的分析使用能获得有价值的信息。当前国内一些大型企业的文档管理系统还不完善，跟一些国际性的大公司存在一些差距，特别是在跟国外项目合作时，这些问题就显得尤为突出。我们只有在工作中找出很多不足加以改进，提出问题然后加以解决，从问题中吸取经验加以提高自身的技能，才会使我们的工作更进一步提高，从而对项目的管理更具有科学性和规范性。