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1 前言
一个学生进入学校学习，随之将形成反映该生在校读书期间基本情况的一系列材料，把这一系列材料经整理后归档，我们称之“学籍档案”。国家教委办公厅1994年制定的《高等学校档案实体分类法与高等学校档案工作规范》，对“学籍档案”的范围进行了划定，从中可以看出学籍档案包括：新生入学登记表；学生学籍卡；学生成绩总册；在校学生名册；学生学籍变更材料（升级、留级、休学、复学、转学、退学）；学生奖励材料（奖学金、优秀学生、先进班级）；学生处分材料，等等。
随着近几年高校教学改革发展，学籍档案材料的范围大有扩大趋势，内容也更为充实，如：实行“学分制”后，延长生的学籍材料；“专转本”学生的材料；各类试点班的材料；学生选修第二专业学籍材料；等等。本科生学籍档案是反映学生学习状况的原始记录，具有法律依据和凭证作用，目前，无论是高校教学参考，还是校内校外学生学习深造、出国留学、应聘、就业，本科生学籍档案都是必须提供的重要材料，并且随着高校教育体制改革的深入、高校本科学生毕业数的扩大、社会利用需求的不断增加，科学、有效地管理这部分档案，成为高校档案部门值得关注的问题。
2 本科生学籍档案的特点
本科生学籍档案记录着每位学生从进校到离校这段期间学生的全部，形成于该生培养的全过程中，所以它具有以下3个特点：
2．1学籍档案形成的规律性，往复的特殊性
高校教育的发展规律决定了教学活动的规律性，从中也决定了学籍档案的形成规律。学籍档案从材料的形成阶段→积累阶段→整理完成阶段，整个过程呈一定的周期性，它随教学计划进展而形，伴学生学习步骤而成。
高校试行的“学分制”改革，对于传统的教育教学系统，如：课程、教学计划、教学组织形式、考试、成绩管理、学籍管理等，须有相应的变革，也使一个自然班有可能提前毕业，也有可能延长学制，学籍档案的形成呈现出其特殊性。
2．2学籍档案数量的可观性，内容的复杂性
随着本科生毕业数的增加，学籍档案案卷数也日益增多，以我校为例：2001年本科生毕业人数为1678人，档案案卷数为153卷；2002年毕业人数为1970人，案卷数为174卷；2003年毕业人数2902人，案卷数为208卷；2004年毕业人数为3613，案卷数为216卷。四年之中，学生毕业人数增加了1935人，档案案卷增加了63卷。
档案案卷的增多，使涉及的内容也更为复杂，如：我校根据新世纪教学改革工程的要求，组办了本科生试点班，共分食品、化工、机械、生工等专业，第一期招186名学生，配备相应的教学管理及计划，以期探索培养高层次复合型人才的路子，以这一改革为背景，形成了与其它学籍管理不同的档案材料。
2．3学籍档案存贮方式的多种性，表现形式的多样性
纸质材料作为传统的存贮介质，由于其独特的优势，即原始记录性，仍成为学籍档案主要收集对象，即使在工作中已形成了电子形式的文件或档案，最后归档时仍以纸质形式归档，本科生学习成绩就是其中的例子，由教务部门统一管理的本科生学籍管理系统，通过网络向各院系收集学生信息，各院系在平时的管理工作中登陆该系统并输入每位学生成绩信息，学生学业结束，数据齐全后由各院系打印成纸质成绩表，交教务部门统一归档。
光盘作为存贮介质，有着存贮信息不容易丢失、体积小、容量大、易保管、方便利用的优点，它能快速、准确地提供信息，满足利用者要求。本科生学历证书开展了计算机管理的电子注册，学生图像采集也同时进行，这些图像以光盘、盘片的形式进行存贮，在计算机的管理下，随时调用，在对学籍材料归档中，纸质材料上的学生图像也就参照光盘中的图像，不再粘贴照片，作为存贮介质的光盘、盘片，也就存有档案信息。
3 本科生学籍档案管理工作的发展趋势
本科生学籍档案管理是一项涉及范围广、数量大、内容复杂，但又必须能及时提供利用的服务工作。随着档案服务逐步由校内向校外、由学校利用向社会利用，该项工作的管理、利用更显现出与以往不同的发展趋势。
3．1学籍档案管理的规范化和现代化
随着人们法律意识的加强，“用法维权”成为一个不争的事实，这在人们的档案利用中也普遍存在，这也使得学生的学籍档案朝着规范化的管理方向发展。规范学籍档案管理，不仅是为了确保档案材料的原始性、真实性和完整性，也是对档案管理业务工作提出的更深的要求，档案材料分类应科学性、管理应合理性、检索更应方便性，只有经过科学管理、归档的学籍材料，才能满足利用者不同的需要，也只有合理地管理档案，才能方便并及时检索出利用者的所需信息。
实行“学分制”，学生网上选课、网上评教、网上登记成绩，本科生的教学进行了计算机管理，教学活动中形成的光盘、电子文件，管理这些存贮介质和文件离不开计算机，教学管理的环境促使学籍档案的管理向现代化管理方向发展。
3．2学籍档案利用的扩大化和多样化
便利的通信环境，使人们利用学籍档案也由原来单一的登门索取向电话查询、Ｅ－ｍａｉｌ通信、传真打印及未来的网络查询发展，人们只在需出具书面证明的时候，才到档案馆索取盖有档案馆红章的复印件；利用面由过去的个人利用向企事业单位利用、学校利用和社会利用的方向发展；利用目的也由原来单纯参考向毕业生就业、双向选择、出国留学、移民、学业深造及选聘等方向发展。
4 本科生学籍档案管理现状及对策
学籍档案数量的增多、内容的复杂和利用要求的提高，使现有的管理处于被动状态。
4．1学籍档案管理方法的传统性、信息显现的时续性。
用传统方法管理学籍档案是目前高校教学档案管理普遍存在的现象，传统管理方法就是指沿用原来的手工操作方法，进行归档，索引，查找，归还。纸质的学籍档案由于材料形成面广，数量多，表现特征不一，再加上学生各自的情况不一，用传统管理方法就显得不足，特别是利用查找尤为艰难，即使那些已形成电子形式的档案，由于网络技术、管理机制等限制，也难以施展其优势。
本科生学籍档案是与学生的学习同步形成的，所形成的内容只是反映当时的状况，所以在整个档案中反映每位学生的具体实情就显现出信息的时续性。如：某位学生2000年进校学习，按正常的4年制学习过程，他应在2004年取得毕业资格，但是他后来休学一次，复学后又退学，如果要反映该生在校的学习生涯，就要：查出2000年的录取名单；查出休学的学籍异动档案；查出复学档案；查出退学学籍异动档案，最后串连出该生的具体在校情况。由于档案中信息的时续性，要及时提供系统、完整的信息，用传统的档案管理方法就无法得到答案。
4．2学籍档案收集对象的不变性、信息内容的单一性
本科生学籍档案收集以纸质的材料为主，不仅使存贮信息的形式保守，档案中所含信息更为单一。以本科生成绩卡为例：计算机里的成绩系统是一固定模式，除了固定的数据项外，它没有原有传统表格的随意性，如：没有“备注项”，而备注项往往是最能反映学生学习变动、最终结果、思想情况的信息量比较多的一栏，缺少这些基本信息不仅使查找利用受阻，也使显现学生学习的信息变得不全。
4．3学籍档案查询线索的模糊性，提供利用的茫然性
本科生学籍档案中信息的分散性及信息形成的无序性，大大加大了档案提供利用工作的难度，在档案的服务工作中，档案工作者往往会遇到：利用目的表达不清；事情的前因后果不明；事件顺序颠倒；具体时间不详，利用者用模糊线索，用“大概”“好像”的描述语言希望档案工作人员来提供材料，这更加重了档案查找的困难。本科生学籍档案的利用工作是一项利用率很高的服务工作，在每年档案利用统计中，学籍档案的利用次数占有相当比例，也正因为如此，做好本科生学籍档案的提供利用一直是利用工作中的难题。
面对本科生学籍档案管理及利用工作中的不足和被动局面，档案部门应采取相应的举措：
4．4．1加强完善学籍档案的管理制度，理顺管理思路。完善档案管理制度是做好本科生学籍档案工作的前提，学籍档案的管理是项系统工作，它包括档案材料的收集、整理、归档、利用、保管，只有完善的管理制度才能确保各环节的衔接和协调，同时，要充分重视对电子档案及新载体档案的管理，采取有效的管理方法，确保它们的安全。中华人民共和国档案行业标准《纸质档案数字化技术规范》（ＤＮ／Ｔ31－2005）对纸质档案数字化提出了基本要求，并对档案扫描、图像处理、图像存贮、目录建库、数据挂接、验收、备注等具体操作提出了相应的规定，高校在制定有关制度时，应参考这些规范，统一要求，统一格式，以达到归档的规范化，为实现本科生学籍档案的计算机管理打好基础。
4．4．2扩大收集对象，确保档案信息的完整性。由于本科生学籍档案材料形成于教学管理活动和教学业务活动中，来源涉及部门多、范围广，档案是它们的综合体，所以在档案材料的收集过程中难免有遗漏，要确保档案信息的完整性，就必须将方方面面的材料收集齐全，其中也包括光盘、电子文件，以“优势互补”的管理方式来管理好本科生学籍档案。
4．4．3关注档案信息的开发、利用，做好档案信息的社会化服务。要做好本科生学籍档案的信息开发，变被动为主动，为学校教学和社会提供服务。通过统计学生成绩的合格率和优良度为高校管理部门的师资队伍评估提供参谋；通过分析本科生各专业毕业率和就业率，为高校改进教学方法提供信息；通过本科生选课率的分析，为高校实行“学分制”的教学改革，提供参考。要为企事业机构提供详尽的反映学生学习和品行的档案信息，为学生就业、聘用、选拔创造条件，如：汇编学生获奖、奖学金、表彰情况，为用人单位选择人才提供信息咨询。
4．4．4利用计算机技术，建立本科生学籍档案的信息库，实现信息查询的实时互动。随着本科生学籍档案利用量的增多，方便并及时提供学籍档案成为档案工作者的共识。学生学历实行电子注册开展已久，特别是“十年回注”结束，工作中已积累了一定规模的电子信息，对这些电子信息进行有效的计算机管理，通过校园网络，可方便本科生学历学位的查询。学生成绩的英文翻译是项繁重的工作，如与教务部门协调，在已有成绩信息的基础上进行成绩翻译，将大大提高工作效率。本科生学籍异动档案是项经常需要利用的档案，由于档案内容复杂，信息显现的时续性，在档案的提供利用中经常卡壳，如将这些信息零散的档案进行计算机管理，将大大方便查询，并能提高档案的查准率、查全率，减轻档案部门的工作压力。
总之，本科生学籍的管理工作是项涉及到学生个人、高校、社会机构等多方面利益的服务工作，只有充分运用科学的管理方法、现代的管理技术、合理的管理手段，才能更好地开发其蕴含的信息，更好地提供利用，以满足各方面的需要，最终使本科生学籍档案的管理工作适应高校教学发展和社会发展需要。
（作者单位：无锡江南大学档案馆）
一个学生进入学校学习，随之将形成反映该生在校读书期间基本情况的一系列材料，把这一系列材料经整理后归档，我们称之“学籍档案”。国家教委办公厅1994年制定的《高等学校档案实体分类法与高等学校档案工作规范》，对“学籍档案”的范围进行了划定，从中可以看出学籍档案包括：新生入学登记表；学生学籍卡；学生成绩总册；在校学生名册；学生学籍变更材料（升级、留级、休学、复学、转学、退学）；学生奖励材料（奖学金、优秀学生、先进班级）；学生处分材料，等等。
随着近几年高校教学改革发展，学籍档案材料的范围大有扩大趋势，内容也更为充实，如：实行“学分制”后，延长生的学籍材料；“专转本”学生的材料；各类试点班的材料；学生选修第二专业学籍材料；等等。本科生学籍档案是反映学生学习状况的原始记录，具有法律依据和凭证作用，目前，无论是高校教学参考，还是校内校外学生学习深造、出国留学、应聘、就业，本科生学籍档案都是必须提供的重要材料，并且随着高校教育体制改革的深入、高校本科学生毕业数的扩大、社会利用需求的不断增加，科学、有效地管理这部分档案，成为高校档案部门值得关注的问题。
2 本科生学籍档案的特点
本科生学籍档案记录着每位学生从进校到离校这段期间学生的全部，形成于该生培养的全过程中，所以它具有以下3个特点：
2．1学籍档案形成的规律性，往复的特殊性
高校教育的发展规律决定了教学活动的规律性，从中也决定了学籍档案的形成规律。学籍档案从材料的形成阶段→积累阶段→整理完成阶段，整个过程呈一定的周期性，它随教学计划进展而形，伴学生学习步骤而成。
高校试行的“学分制”改革，对于传统的教育教学系统，如：课程、教学计划、教学组织形式、考试、成绩管理、学籍管理等，须有相应的变革，也使一个自然班有可能提前毕业，也有可能延长学制，学籍档案的形成呈现出其特殊性。
2．2学籍档案数量的可观性，内容的复杂性
随着本科生毕业数的增加，学籍档案案卷数也日益增多，以我校为例：2001年本科生毕业人数为1678人，档案案卷数为153卷；2002年毕业人数为1970人，案卷数为174卷；2003年毕业人数2902人，案卷数为208卷；2004年毕业人数为3613，案卷数为216卷。四年之中，学生毕业人数增加了1935人，档案案卷增加了63卷。
档案案卷的增多，使涉及的内容也更为复杂，如：我校根据新世纪教学改革工程的要求，组办了本科生试点班，共分食品、化工、机械、生工等专业，第一期招186名学生，配备相应的教学管理及计划，以期探索培养高层次复合型人才的路子，以这一改革为背景，形成了与其它学籍管理不同的档案材料。
2．3学籍档案存贮方式的多种性，表现形式的多样性
纸质材料作为传统的存贮介质，由于其独特的优势，即原始记录性，仍成为学籍档案主要收集对象，即使在工作中已形成了电子形式的文件或档案，最后归档时仍以纸质形式归档，本科生学习成绩就是其中的例子，由教务部门统一管理的本科生学籍管理系统，通过网络向各院系收集学生信息，各院系在平时的管理工作中登陆该系统并输入每位学生成绩信息，学生学业结束，数据齐全后由各院系打印成纸质成绩表，交教务部门统一归档。
光盘作为存贮介质，有着存贮信息不容易丢失、体积小、容量大、易保管、方便利用的优点，它能快速、准确地提供信息，满足利用者要求。本科生学历证书开展了计算机管理的电子注册，学生图像采集也同时进行，这些图像以光盘、盘片的形式进行存贮，在计算机的管理下，随时调用，在对学籍材料归档中，纸质材料上的学生图像也就参照光盘中的图像，不再粘贴照片，作为存贮介质的光盘、盘片，也就存有档案信息。
3 本科生学籍档案管理工作的发展趋势
本科生学籍档案管理是一项涉及范围广、数量大、内容复杂，但又必须能及时提供利用的服务工作。随着档案服务逐步由校内向校外、由学校利用向社会利用，该项工作的管理、利用更显现出与以往不同的发展趋势。
3．1学籍档案管理的规范化和现代化
随着人们法律意识的加强，“用法维权”成为一个不争的事实，这在人们的档案利用中也普遍存在，这也使得学生的学籍档案朝着规范化的管理方向发展。规范学籍档案管理，不仅是为了确保档案材料的原始性、真实性和完整性，也是对档案管理业务工作提出的更深的要求，档案材料分类应科学性、管理应合理性、检索更应方便性，只有经过科学管理、归档的学籍材料，才能满足利用者不同的需要，也只有合理地管理档案，才能方便并及时检索出利用者的所需信息。
实行“学分制”，学生网上选课、网上评教、网上登记成绩，本科生的教学进行了计算机管理，教学活动中形成的光盘、电子文件，管理这些存贮介质和文件离不开计算机，教学管理的环境促使学籍档案的管理向现代化管理方向发展。
3．2学籍档案利用的扩大化和多样化
便利的通信环境，使人们利用学籍档案也由原来单一的登门索取向电话查询、Ｅ－ｍａｉｌ通信、传真打印及未来的网络查询发展，人们只在需出具书面证明的时候，才到档案馆索取盖有档案馆红章的复印件；利用面由过去的个人利用向企事业单位利用、学校利用和社会利用的方向发展；利用目的也由原来单纯参考向毕业生就业、双向选择、出国留学、移民、学业深造及选聘等方向发展。
4 本科生学籍档案管理现状及对策
学籍档案数量的增多、内容的复杂和利用要求的提高，使现有的管理处于被动状态。
4．1学籍档案管理方法的传统性、信息显现的时续性。
用传统方法管理学籍档案是目前高校教学档案管理普遍存在的现象，传统管理方法就是指沿用原来的手工操作方法，进行归档，索引，查找，归还。纸质的学籍档案由于材料形成面广，数量多，表现特征不一，再加上学生各自的情况不一，用传统管理方法就显得不足，特别是利用查找尤为艰难，即使那些已形成电子形式的档案，由于网络技术、管理机制等限制，也难以施展其优势。
本科生学籍档案是与学生的学习同步形成的，所形成的内容只是反映当时的状况，所以在整个档案中反映每位学生的具体实情就显现出信息的时续性。如：某位学生2000年进校学习，按正常的4年制学习过程，他应在2004年取得毕业资格，但是他后来休学一次，复学后又退学，如果要反映该生在校的学习生涯，就要：查出2000年的录取名单；查出休学的学籍异动档案；查出复学档案；查出退学学籍异动档案，最后串连出该生的具体在校情况。由于档案中信息的时续性，要及时提供系统、完整的信息，用传统的档案管理方法就无法得到答案。
4．2学籍档案收集对象的不变性、信息内容的单一性
本科生学籍档案收集以纸质的材料为主，不仅使存贮信息的形式保守，档案中所含信息更为单一。以本科生成绩卡为例：计算机里的成绩系统是一固定模式，除了固定的数据项外，它没有原有传统表格的随意性，如：没有“备注项”，而备注项往往是最能反映学生学习变动、最终结果、思想情况的信息量比较多的一栏，缺少这些基本信息不仅使查找利用受阻，也使显现学生学习的信息变得不全。
4．3学籍档案查询线索的模糊性，提供利用的茫然性
本科生学籍档案中信息的分散性及信息形成的无序性，大大加大了档案提供利用工作的难度，在档案的服务工作中，档案工作者往往会遇到：利用目的表达不清；事情的前因后果不明；事件顺序颠倒；具体时间不详，利用者用模糊线索，用“大概”“好像”的描述语言希望档案工作人员来提供材料，这更加重了档案查找的困难。本科生学籍档案的利用工作是一项利用率很高的服务工作，在每年档案利用统计中，学籍档案的利用次数占有相当比例，也正因为如此，做好本科生学籍档案的提供利用一直是利用工作中的难题。
面对本科生学籍档案管理及利用工作中的不足和被动局面，档案部门应采取相应的举措：
4．4．1加强完善学籍档案的管理制度，理顺管理思路。完善档案管理制度是做好本科生学籍档案工作的前提，学籍档案的管理是项系统工作，它包括档案材料的收集、整理、归档、利用、保管，只有完善的管理制度才能确保各环节的衔接和协调，同时，要充分重视对电子档案及新载体档案的管理，采取有效的管理方法，确保它们的安全。中华人民共和国档案行业标准《纸质档案数字化技术规范》（ＤＮ／Ｔ31－2005）对纸质档案数字化提出了基本要求，并对档案扫描、图像处理、图像存贮、目录建库、数据挂接、验收、备注等具体操作提出了相应的规定，高校在制定有关制度时，应参考这些规范，统一要求，统一格式，以达到归档的规范化，为实现本科生学籍档案的计算机管理打好基础。
4．4．2扩大收集对象，确保档案信息的完整性。由于本科生学籍档案材料形成于教学管理活动和教学业务活动中，来源涉及部门多、范围广，档案是它们的综合体，所以在档案材料的收集过程中难免有遗漏，要确保档案信息的完整性，就必须将方方面面的材料收集齐全，其中也包括光盘、电子文件，以“优势互补”的管理方式来管理好本科生学籍档案。
4．4．3关注档案信息的开发、利用，做好档案信息的社会化服务。要做好本科生学籍档案的信息开发，变被动为主动，为学校教学和社会提供服务。通过统计学生成绩的合格率和优良度为高校管理部门的师资队伍评估提供参谋；通过分析本科生各专业毕业率和就业率，为高校改进教学方法提供信息；通过本科生选课率的分析，为高校实行“学分制”的教学改革，提供参考。要为企事业机构提供详尽的反映学生学习和品行的档案信息，为学生就业、聘用、选拔创造条件，如：汇编学生获奖、奖学金、表彰情况，为用人单位选择人才提供信息咨询。
4．4．4利用计算机技术，建立本科生学籍档案的信息库，实现信息查询的实时互动。随着本科生学籍档案利用量的增多，方便并及时提供学籍档案成为档案工作者的共识。学生学历实行电子注册开展已久，特别是“十年回注”结束，工作中已积累了一定规模的电子信息，对这些电子信息进行有效的计算机管理，通过校园网络，可方便本科生学历学位的查询。学生成绩的英文翻译是项繁重的工作，如与教务部门协调，在已有成绩信息的基础上进行成绩翻译，将大大提高工作效率。本科生学籍异动档案是项经常需要利用的档案，由于档案内容复杂，信息显现的时续性，在档案的提供利用中经常卡壳，如将这些信息零散的档案进行计算机管理，将大大方便查询，并能提高档案的查准率、查全率，减轻档案部门的工作压力。
总之，本科生学籍的管理工作是项涉及到学生个人、高校、社会机构等多方面利益的服务工作，只有充分运用科学的管理方法、现代的管理技术、合理的管理手段，才能更好地开发其蕴含的信息，更好地提供利用，以满足各方面的需要，最终使本科生学籍档案的管理工作适应高校教学发展和社会发展需要。
（作者单位：无锡江南大学档案馆）