开展科学管理 夯实管理基础

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  摘 要: 管理基础是依法治校的“法”,是一个组织的程序文件、规章制度和工作标准等 。管理基础一定要科学合理、简单高效,必须崇尚科学管理思想、笃行科学管理方法,夯实 管理基础,才能够使组织在近期目标与长期目标的实践中游刃有余。
  关键词:管理基础 科学管理 简单管理 ISO9000 泰罗
  中图分类号:F243 文献标识码: 文章编号:1004-4914(2008)04-188-02
  
  自2002年电子科技大学与中山市人民政府联合办学以来,学院领导高瞻远瞩科学决策指出电 子科大中山学院奋斗目标是:“建设广东乃至全国知名的本科院校。”各级领导更是励精图 治奋发图强使学院几年来得到了长足发展,普教在校生人数由2002年的不足3000专科生发展 到现在的11300本科生,建筑面积由2002年的不足8万m2發展到现在的26万m2,固定资产 增长6.6倍,发展到现在的4.5亿元人民币,建设了50多个专业实验室,全部课室实现多媒体 化 。2006年成为国内首家通过ISO9000认证的独立学院,2007年被评为中国十大名牌独立学院 。
  几年来政绩骄人可谓辉煌,但在成绩面前必须保持冷静头脑,要看到组织的管理基础尚且薄 弱,依法治校的“法”尚有不科学合理的地方,需要开展科学管理,夯实管理基础。
  
  一、管理基础与科学管理概念诠释
  
  管理基础是什么?管理基础是依法治校的“法”,是一个组织的“程序文件、规章制度、办 法规定以及工作标准、岗位职责等,是组织开展管理工作的依据。必须崇尚科学管理思想、 笃行科学管理方法,使管理基础科学合理简单高效,从而才能夯实组织的管理基础,才能够 使组织在近期目标实现中游刃有余、在远期目标的实践中游刃有余。
  所谓科学管理是指管理基础必须符合客观实际和客观规律。他要求根据科学合理和简单高效 的原则,从实际出发,经过一番认真细致的调查研究,开展工作分析与动作研究,找到规律 和窍门,并按规律办事,把成功经验升华为规律,把规律上升为工作标准、程序文件和规章 制度等,这也就是夯实组织的管理基础。标准化程序(过程管理),凝结了成功经验和规律 ,所以可以重复成功,组织需要重复成功。
  “依法治校、规范管理、从严管理”这是管理之基本要求,从来没有一个无组织无纪律不从 严管理的组织能够成功地实现组织目标的。学院2005年以来的ISO9000贯标认证工作,制订 了30多个程序文件等,使组织有了一个管理的平台和基础,规范化管理得到加强,管理水平 也有了大的提高,但我们不能故步自封停止不前。
  ISO9000是什么?ISO9000是1987年国际标准化组织颁布的《质量管理和质量保证系列标准》 , 1994年和2000年两次修订。ISO9000贯标认证工作是全面质量管理TOM工作的一个组成部分, 并 且是TOM的最低要求,而全面质量管理TOM仅仅是学院整个工作的一个方面。所以说,学院的 管理基础尚不全面尚且薄弱,需要建立健全管理基础。开展独立学院教育教学评估工作,以 评促建,以评促改,以评促管,评建结合,重在建设,建设什么?建设组织的管理基础。
  
  二、夯实管理基础走内涵式发展道路
  
  (一)建立健全管理基础
  建立健全管理基础是指制订一批新的程序文件、工作标准和规章制度等,使有法可依的“法 ”更加完善全面和系统化。这是因为我们有较多工作尚没有工作标准和管理办法。
  1.譬如,《组织战略管理暂行规定》,主要内容是:(1)战略管理由组织的高层领导班子负责,每两年修订完善一次;(2)未来最成功的组织是那些应用使命管理的单位,通过使命管理可以创造一个奇迹:员 工自发地高效地做正确的事;(3)组织宗旨是什么?使命是什么?使命宣言书?组织使命是组织应承担的社会责任应尽 的社会义务,是组织生存和发展的前提。如组织使命可以是“凝聚人类智慧,创新商业文明 ,以缔造中国商业典范而努力奋斗”;(4)组织扛什么旗?走什么路?指导思想是什么?如指导思想是“以人为本,可持续和谐 发展”;(5)组织战略目标是什么?战略方针是什么?(6)组织精神是什么?如组织精神可以是“忠诚不二,坚忍不拔,团队不败,拼搏不息” ,或是“敬业报国,追求卓越”;(7)组织文化是什么?组织倡导的价值观体系是什么?员工认同度?如组织的核心价值观 是“天道酬勤,地道酬行,人道酬和,商道酬信。”;(8)组织经营思想?办学理念?如:办学理念可以是“厚德、博学、求实、创新”或是“ 勤劳、智慧、忠诚、孝悌、拼搏、进取”,或是“立志、崇德、勤学、创新”,或是“求真 求实,大气大为”;(9)组织作风是什么?组织口号是什么?如组织口号可以是“一流思想、一流理念、一流 产品、一流服务、一流员工”。组织作风是“迅速反应,马上行动”或是“人单合一,速决 速胜”;(10)组织形象设计及实施?组织战略等宣传培训计划?(11)组织使命、战略目标、价值观体系及组织形象等必须得到政府认同、社会认同、顾客 认同、领导及员工认同,顾客认同才有市场优势,政府认同才有后盾,员工认同才有积极性 创造性,领导认同才有号召力凝聚力。
  2.譬如,《学院节约能源管理办法》,主要内容是:(1)节约能源,人人有责。各级领导要高度重视,严密计划组织指挥;(2)所有空调要控制在26℃以上运行,否则罚款;(3)办公场所所有电脑、饮水机、空调等电器设施,在下班无人的情况下必须关掉电脑, 否则罚款;(4)任课教师上课时、下课时务必关掉教室内多余的照明和空调等,君不见白天课室内灯 管照亮之现象甚是严重;(5)寒暑假留校学生集中住宿。此举每年可为学院节约20万元人民币。
  3.再譬如,《学院临时停水停电应急预案》、《外来工程队用水用电管理办法》、《校园环 境管理规定》、《校园文化管理条例》、《木棉树养护标准》、《银海枣养护标准》……都 需要首次制定。这说明学院各单位各部门及学院方方面面都有较多的工作需要制订程序标准 、工作标准和管理规定等。
  美国是管理基础较扎实的国家之一,譬如一个工厂把工作细分到3500多个工种,每个工种都 制定有工作程序和工作标准。我们必须建立学习型组织,虚心学习善于学习,领导要高度重 视提出要求,组织人事处牵头负责,从客观实际出发,扎扎实实地开展科学管理活动,制定 学院各个职位的工作程序和工作标准,建立健全组织的管理基础,为学院走内涵式发展道路 立新贡献。
  
  (二)修订完善管理基础
  依法治校的“法”是组织的管理基础,管理基础必须科学合理、简单高效。这要求组织的各 单 位各部门开展工作分析、工作研究等科学管理活动,找规律、找窍门、定标准,去掉多余的 复杂化了的条条框框,修订完善组织的管理基础。
  夯实管理基础正是ISO9000贯标认证工作的目的,同时也是进一步巩固贯标工作成果的要求 。通过贯标认证工作夯实了全面质量管理TOM工作的基础。ISO9000要求一个组织的质量保证 工作必须持续改进和不断提高,可持续发展,重复成功,以实现组织长远目标。开展独立学 院教育教学评估工作,其目的也是夯实组织的管理基础,以评促建,重在建设,建设什么? 建设组织的管理基础,走内涵式发展道路。
  1.譬如,已有的《绿化工工作标准》就需要修订完善,补充内容有:(1)绿化带中生活垃圾,最不能容忍,首先要捡拾干净;(2)土地裸露,缺株少苗,决不能容忍,要求绿化工主动及时地开展补苗工作;(3)绿化草坪,杂草生长,第三不能容忍,要求绿化工及时地锄去杂草。
  2.《学院供水设施管理办法》、《供电设施安全运行管理规定》等多有不切实际的地方,需 要从实际出发,实事求是,找到规律重新修订。
  泰罗是“科学管理”之父,泰罗认为凡事都有其最有效的工作方式和工作程序,把它找到并 上升为工作标准,然后选拔员工、培训员工使他们熟练地掌握之。选拔员工是因事设人,人 有所短长,选擅长的人去做其擅长的事,才能够事得其人,人得其事,从而人尽其才,才 尽其用。培训员工也重要,君不见“有法不依”的情况时有发生,有法不依的 原因主要有二:一是不学法不懂法,自然不能执行法,解决的办法就是学习培训;二是有法 不依的“法”不科学合理、不简单高效,太过复杂,执行起来自然阻力很大困难很多,解决 办法是开展科学管理,夯实管理基础。培训员工的方式有二:其一是师傅带徒弟之传帮带的 传统方式;其二是培训学习,严格考试考核。总之,务必使员工熟练掌握其工作标准,形成 执行标准之习惯并上升至文化层次,从而使整个组织形成执行文化。
  多数同行业企业的经营战略是一样的,而有的企业成功有的企业倒闭,纠其原因主要是执行 力问题。企业有高的执行力,政令能够得到不折不扣和百分之百的执行,目标就可以实现, 企业就可以重复成功,从胜利走向更大胜利;而少数企业政令得不到有效的执行(政令不畅 ),内耗严重,这样就逐步走向衰退和灭亡。什么是不平凡?平凡的工作认认真真执行完成 就是不平凡。什么是不简单?简单的工作认认真真做好就是不简单。
  执行力很重要,伟大的战略必须有伟大的执行家执行才能够实现,否则伟大的战略由才能平 庸的人去执行,其结果一定是平庸的糟糕的。所以,中高层领导必须是一个执行家,是一个 有 执行文化的人,凡是希望重复成功、可持续发展的组织,必须着力培养组织的执行文化,而 执行文化一定建立在科学的基础之上。
  
  三、坚持简单管理原则
  
  夯实管理基础必须坚持简单管理原则。简单管理即是科学管理。
  简单管理是力求把复杂(化了的)管理变为简单、清晰、直接和高效的管理的一种管理思想 。它倡导化繁为简、以简驭繁的管理理念;它要求凡事找规律、抓本质、找窍门,以做成事 为出发点,用最有效的方式方法去解决问题。解决问题,肯定有很多种方法,但总有一个方 法是最简单、最实用、最有效、最科学的,简单管理就是要求我们找出这个方法,从而实现 高效率地做成事。力求简单是最好的解决问题的方式,把事情整复杂很多事情就会难以解决 。
  简单管理不同于经验管理,它要求工作程序、工作标准、规章制度、管理规定等的制订必须 进行深入的调查研究和科学分析,在科学研究的基础上找到规律并按规律办事,这样制定的 管理的东西才科学合理、简单高效并符合实际。它更反对没有找到规律和窍门的复杂化管理 。把事情整复杂容易,但把一件复杂化的事情整简单,就确实不易了,所以我们一定要“力 求使一切变得简单”。譬如条条大路通北京,随便找出去北京的一条路容易,但要找到去北 京的最短的一条路就不容易了,可是找到后再去北京就快多了。
  简单的就是美的,多余就破坏了美。比如一个人的手多出了一个指头,看上去就会很别扭。 刘翔必须去掉多余的动作、多余的呼吸、多余的思维,才能在100米跨栏比赛中取得世界冠 军。
  人们总是把管理看成一个深不可测、妙不可言的东西,总是高估商业运行的复杂程度,其实 管理并不是研究火箭技术,它是世界上较为简单的职业之一。正是因为人们总是把管理看得 很复杂,在管理过程中才会觉得很困难,很难取得好的管理效果。如果人们停止把管理搞复 杂,回归管理的本质,进行简单管理,往往会取得更好的效果。市场经济对企业(组织)的 速度、效率要求逐渐提高,简单管理已经成为一种潮流和趋势,只有实行简单管理的企业组 织才有资格参与市场竞争,才有可能获胜。
  化繁为简是管理实践的高境界,是领导智慧之所在。创造一种崇尚简单的组织文化,力求使 一切变得简单,才能使组织变得精简和高效。简单管理,提高效率,才能够提高服务质量, 才能够降低组织运行成本,才能够真正实现目标管理。简单管理(按客观规律办事),才能 够 “拒绝平庸,追求卓越”,才能使学院发展大业昌盛不衰。领导必须抛弃复杂僵化了的办事 风格,给一线员工更多的主动权。鼓励下级根据实际情况及时采取应对措施,而不是慌忙地 向上级请示,等待上级做出决定。
  国外一些大企业,如GE、IBM等就把削减多余的管理层级,去除官僚主义和文山会海的“大 企业”习气等作为管理的重要原则,力求使一切变得简单。国内的一些企业,如海尔就在企 业内部实施了旨在去除复杂、提高效率的“DNA”计划,大大简化了企业内部复杂的管理程 序,提高了管理效率。
  德国人崇尚简约讲究效率。德国人喜欢把几张纸的事情变成一张纸来说,把一张纸的事情变 成几行字来说,把一天的会议两个小时搞定,而中国人的习惯正相反,我们必须改变习惯的 思维模式和行动方式。实现简单管理,领导在工作中要注意以下几点:立足事实,贯通表 里;深入本质,把握规律;删繁就简,直截了当;效率优先,强调执行力。
  复杂管理,领导一忌。越是简单管理,越能实现高效率,越能体现领导的智慧,保持组织的 高效率是每个领导者的重要责任。简单管理也即科学管理,简单管理,追求卓越。
  
  参考文献:
  1.麦迪.大战略家——使命管理及其最佳实践[M].中国商业出版社,2003
  2.都明明.领导者要有大智慧[M].中國商业出版社,2005
  3.李涛,张莉.项目管理[M].中国人民大学出版社,2005
  (作者单位:电子科技大学中山学院 广东中山 528403)(责编:吕尚)
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