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湖南省娄底市房地产管理局 湖南娄底 417000
摘要：档案的收集整理是档案管理工作的重要环节，本文通过对档案业务的需求调研，进行相应的需求分析，对档案收集整理系统进行了应用、数据、技术、软件和功能等架构设计，对系统的运行情况进行了展示，完成对档案收集整理系统的实现。
关键词：档案；收集整理系统；设计
本文基于.NET平台，对档案收集整理系统进行了架构和功能进行设计。不仅完全适应档案管理工作的特点和实际需要，还能够取代手工运作的落后模式，加快信息的传递速度，降低企业档案管理成本，提高企业管理工作效率。
一、研发环境
数据库服务器使用Windows Server 2008 R2操作系统，数据库使用 Microsoft SQL Server 2008；并安装 Framework 3.5。开发环境使用微软公司的 Visual Studio 2008 开发平台。主要技术如下：
①.NET 平台及框架：是一个多语言组件开发和执行环境。.NET 框架中有两个主要组件：公共语言运行库和.NET 框架类库。
②Web 服务：Web 服务是部署在 Web上的组件，作为一种分布式计算体系结构，能够在完全不同的系统、操作环境、程序语言间传递包含XML数据的消息。具有完好的封装性、松散耦合、使用协约的规范性、使用标准协议规范、高度可集成能力。
③RIA：用户界面技术的演变经历了从基于主机模式→C/S 模式→B/S 模式→RIA 模式的过程。它结合桌面应用程序的反应快、交互性强的优点与 Web 应用程序的传播范围广及容易传播的特性，简化并改进了Web应用程序的用户交互。用户开发的应用程序可以提供更丰富、更具有交互性和响应性的用户体验。
④MOSS：提供了一些企业级功能满足业务关键需求，通过一个集成平台来支持整个企业内的所有应用程序。
二、总体架构
通过从应用架构、数据架构、技术架构、软件架构和功能架构五个方面，对系统的框架进行阐述。应用架构：档案系统的使用者可以分为领导、档案归档人员和档案管理人，主要通过浏览器访问系统；业务组件以归档整理为核心，提供档案归档审核等相关操作；系统管理提供后台的管理功能；服务引擎是提供公共的服务接口；系统安全贯穿始终。数据架构：主要展现了系统内流转的主要数据类型、数据变迁过程、存储位置等，较全面的体现了数据间的关系。系统内的数据主要包括：电子文件元数据、电子文件、基础业务数据、系统配置信息等相关数据。技术架构：采用多层组件式架构体系，以提供良好的可扩展性，可维护性和可管理性，从开发组件角度展示系统的技术架构。软件架构：既包括产品级软件，也包括为系统定制开发的独立软件。功能架构：主要用户功能包括工作助理、预归档、归档整理、档案整理、系统管理和应用管理。
三、档案收集整理流程
1、业务范围
档案收集：由各归档部门的文书或兼职归档人员将具有保存价值的文件和其他待归档材料收集到一起，这包括实物材料和电子材料。也可通过离线客户端对档案进行收集。
著录整理：由各归档部门的归档人员在档案收集整理系统中对收集到的待归档材料进行著录，创建预归档条目，填写相关著录项等说明信息，对于需要组卷的档案执行组卷等操作，最后将结果信息提交给归档部门的领导进行审核，审核完毕后交予档案部门人员进行审批，通过审批后的档案由归档部门人员进行归档移交操作，将档案移交给档案部门。
档案整理：档案部门人员对于归档部门人员提交来的预归档信息进行审核和著录项的补充填写，确认无误后，在电子文件的实物档案到达档案馆后在系统内生成档号，对应实体档案装盒的规则，将电子档案按照其相应规则在系统中模拟装盒，并在系统内进行模拟上架操作，使用户在系统内可轻松的查找到相应档案在实体库房中的物理位置。
2、流程描述
档案收集整理流程功能：
档案生成部门：按照归档部门预先制定的系統归档清单，对符合归档的电子文件、条目进行归档，根据事先设定的规则将档案的说明信息填入对应著录项内。
归档部门归档人员：查看待归档列表，检查档案条目的数据是否准确，对于缺失的著录项进行补充填写。根据档案的归档原则，提交归档部门领导审批，提交至档案部门。
档案部门归档审核人员：检查归档部门提交来的预归档信息，进行著录项的补充或变更，如有问题，则退回至归档部门重新填写，否则确认完成归档。
档案管理员：将档案按照实物档案归档原则，由归档部门向档案部门进行移交。档案部门归档人员为档案自动生成档号，然后进行实体文件、条码的打印、装订、装盒、上架，完成实体档案的归档。
档案条目创建流程功能：档案生成部门：通过手动，在系统新建档案条目信息的功能。
实体档案整理上架流程功能：
档案管理人员：对实体档案是否装盒及件/卷管理方式确认，卷管理档案按照一卷一盒和一卷多盒进行装盒操作；件管理档案按照一件一盒和多件一盒进行装盒操作。
档案管理人员：在系统中进行装盒信息维护，打印封面目录、装订、装盒，打印并粘贴脊背。
档案管理人员：实体档案上架保存，并将物理位置信息与系统中的电子文件进行对应并维护。
四、数据表设计与流向
1、电子文件相关表设计
档案条目记录表：记录每条档案的属性。实体档案信息表：说明实体档案的相关信息。实体档案关系表：说明实体档案和电子文件记录之间的对应关系。文档附件表：存放文档附件的位置。档案附件关系表：记录档案附件和档案之间的对应关系。
2、档案分类及著录项相关表设计
属性表：属性的最小单位表，规定属性的基本字段。属性的基本类型表。属性输入模式表。属性成员表：此表中存放具体的属性成员。著录项控制表：用来配置著录项之间的影响。著录项控制关系表：用来配置著录项之间的影响。属性分类表：按照档案类型，将属性进行分类。属性分类关系表：把属性按照指定的类别分类，以树型方式显示。属性分组表，把属性按大类进行分组，属性分类表中的数据，只能从指定的分组表中获取。属性分组关系表：把属性按照指定的组分类，以集合方式显示。
3、系统数据流向：纸质档案可通过扫描等电子化方式，形成电子文件。在系统中对电子文件进行著录，创建、编辑、删除档案条目、档案条目进行归档等操作产生的数据存储在 SQL Server中。对于档案对应的电子附件，系统自动判断大小，大文件存放在SQL Server 中；小文件存放在MOSS 库中。MOSS 中还存放用于索引的数据及信息，根据电子文件标准建立元数据模型，相应电子文件元数据存放在SQL Server中，元数据涵盖了档案的著录项及系统中所需数据。
五、系统运行
总体风格：系统界面采用以渐变色为主的页面风格，主色调定为蓝色，即能体现档案业务的专业性和严肃性，又能保证用户长时间使用不会出现视觉疲劳。通过渐变色的应用，可使页面显得更加灵巧和精致，有助于提升系统的使用体验。主要工作区：根据系统功能特点和服务对象的不同，系统所包括的页面主要分为两类：日常管理和工作页面，收集整理相关业务页面。本类页面的使用者主要为档案管理部门人员和归档单位人员，要求界面上的功能丰富，操作简便，尽量减少跨页面的跳转情况发生。本类页面主要分为上下两部分，上部分为菜单区，主要包括系统LOGO、两级的菜单、帮助和退出按钮、快捷搜索录入框；下部分为用户的实际工作区，页面所提供的全部功能操作均在这部分内完成，对于部分需要按照树状结构组织的数据在左侧显示树型控件，右侧为具体操作工作区。
主要完成了以下工作：对档案的收集整理业务进行调查研究工作，掌握了档案管理模式和特点，构思设计思路。分析各板块在收集整理业务方面的共性与特点，完成了档案收集整理系统的应用架构、数据架构、技术架构、软件架构和功能架构的设计。对系统中涉及到的数据表结构和数据字段进行了设计，并分析了各个表之间的相互关系，通过数据流图，分析了系统中数据的具体流向、变迁过程及数据存储位置。强化档案特殊录入功能，在题名中可录入上下角标及特殊符合，支持连续著录功能和著录项关联功能。简化了归档流程，实现了自动组拆卷、批次移交和档案条目复制等功能。
参考文献：
[1]高晗等.Web数据库技术[M].北京：中国水利水电出版社，2007
[2]姚一永等.SQL Server 2008数据库实用教程[M].北京：电子工业出版社，2009
摘要：档案的收集整理是档案管理工作的重要环节，本文通过对档案业务的需求调研，进行相应的需求分析，对档案收集整理系统进行了应用、数据、技术、软件和功能等架构设计，对系统的运行情况进行了展示，完成对档案收集整理系统的实现。
关键词：档案；收集整理系统；设计
本文基于.NET平台，对档案收集整理系统进行了架构和功能进行设计。不仅完全适应档案管理工作的特点和实际需要，还能够取代手工运作的落后模式，加快信息的传递速度，降低企业档案管理成本，提高企业管理工作效率。
一、研发环境
数据库服务器使用Windows Server 2008 R2操作系统，数据库使用 Microsoft SQL Server 2008；并安装 Framework 3.5。开发环境使用微软公司的 Visual Studio 2008 开发平台。主要技术如下：
①.NET 平台及框架：是一个多语言组件开发和执行环境。.NET 框架中有两个主要组件：公共语言运行库和.NET 框架类库。
②Web 服务：Web 服务是部署在 Web上的组件，作为一种分布式计算体系结构，能够在完全不同的系统、操作环境、程序语言间传递包含XML数据的消息。具有完好的封装性、松散耦合、使用协约的规范性、使用标准协议规范、高度可集成能力。
③RIA：用户界面技术的演变经历了从基于主机模式→C/S 模式→B/S 模式→RIA 模式的过程。它结合桌面应用程序的反应快、交互性强的优点与 Web 应用程序的传播范围广及容易传播的特性，简化并改进了Web应用程序的用户交互。用户开发的应用程序可以提供更丰富、更具有交互性和响应性的用户体验。
④MOSS：提供了一些企业级功能满足业务关键需求，通过一个集成平台来支持整个企业内的所有应用程序。
二、总体架构
通过从应用架构、数据架构、技术架构、软件架构和功能架构五个方面，对系统的框架进行阐述。应用架构：档案系统的使用者可以分为领导、档案归档人员和档案管理人，主要通过浏览器访问系统；业务组件以归档整理为核心，提供档案归档审核等相关操作；系统管理提供后台的管理功能；服务引擎是提供公共的服务接口；系统安全贯穿始终。数据架构：主要展现了系统内流转的主要数据类型、数据变迁过程、存储位置等，较全面的体现了数据间的关系。系统内的数据主要包括：电子文件元数据、电子文件、基础业务数据、系统配置信息等相关数据。技术架构：采用多层组件式架构体系，以提供良好的可扩展性，可维护性和可管理性，从开发组件角度展示系统的技术架构。软件架构：既包括产品级软件，也包括为系统定制开发的独立软件。功能架构：主要用户功能包括工作助理、预归档、归档整理、档案整理、系统管理和应用管理。
三、档案收集整理流程
1、业务范围
档案收集：由各归档部门的文书或兼职归档人员将具有保存价值的文件和其他待归档材料收集到一起，这包括实物材料和电子材料。也可通过离线客户端对档案进行收集。
著录整理：由各归档部门的归档人员在档案收集整理系统中对收集到的待归档材料进行著录，创建预归档条目，填写相关著录项等说明信息，对于需要组卷的档案执行组卷等操作，最后将结果信息提交给归档部门的领导进行审核，审核完毕后交予档案部门人员进行审批，通过审批后的档案由归档部门人员进行归档移交操作，将档案移交给档案部门。
档案整理：档案部门人员对于归档部门人员提交来的预归档信息进行审核和著录项的补充填写，确认无误后，在电子文件的实物档案到达档案馆后在系统内生成档号，对应实体档案装盒的规则，将电子档案按照其相应规则在系统中模拟装盒，并在系统内进行模拟上架操作，使用户在系统内可轻松的查找到相应档案在实体库房中的物理位置。
2、流程描述
档案收集整理流程功能：
档案生成部门：按照归档部门预先制定的系統归档清单，对符合归档的电子文件、条目进行归档，根据事先设定的规则将档案的说明信息填入对应著录项内。
归档部门归档人员：查看待归档列表，检查档案条目的数据是否准确，对于缺失的著录项进行补充填写。根据档案的归档原则，提交归档部门领导审批，提交至档案部门。
档案部门归档审核人员：检查归档部门提交来的预归档信息，进行著录项的补充或变更，如有问题，则退回至归档部门重新填写，否则确认完成归档。
档案管理员：将档案按照实物档案归档原则，由归档部门向档案部门进行移交。档案部门归档人员为档案自动生成档号，然后进行实体文件、条码的打印、装订、装盒、上架，完成实体档案的归档。
档案条目创建流程功能：档案生成部门：通过手动，在系统新建档案条目信息的功能。
实体档案整理上架流程功能：
档案管理人员：对实体档案是否装盒及件/卷管理方式确认，卷管理档案按照一卷一盒和一卷多盒进行装盒操作；件管理档案按照一件一盒和多件一盒进行装盒操作。
档案管理人员：在系统中进行装盒信息维护，打印封面目录、装订、装盒，打印并粘贴脊背。
档案管理人员：实体档案上架保存，并将物理位置信息与系统中的电子文件进行对应并维护。
四、数据表设计与流向
1、电子文件相关表设计
档案条目记录表：记录每条档案的属性。实体档案信息表：说明实体档案的相关信息。实体档案关系表：说明实体档案和电子文件记录之间的对应关系。文档附件表：存放文档附件的位置。档案附件关系表：记录档案附件和档案之间的对应关系。
2、档案分类及著录项相关表设计
属性表：属性的最小单位表，规定属性的基本字段。属性的基本类型表。属性输入模式表。属性成员表：此表中存放具体的属性成员。著录项控制表：用来配置著录项之间的影响。著录项控制关系表：用来配置著录项之间的影响。属性分类表：按照档案类型，将属性进行分类。属性分类关系表：把属性按照指定的类别分类，以树型方式显示。属性分组表，把属性按大类进行分组，属性分类表中的数据，只能从指定的分组表中获取。属性分组关系表：把属性按照指定的组分类，以集合方式显示。
3、系统数据流向：纸质档案可通过扫描等电子化方式，形成电子文件。在系统中对电子文件进行著录，创建、编辑、删除档案条目、档案条目进行归档等操作产生的数据存储在 SQL Server中。对于档案对应的电子附件，系统自动判断大小，大文件存放在SQL Server 中；小文件存放在MOSS 库中。MOSS 中还存放用于索引的数据及信息，根据电子文件标准建立元数据模型，相应电子文件元数据存放在SQL Server中，元数据涵盖了档案的著录项及系统中所需数据。
五、系统运行
总体风格：系统界面采用以渐变色为主的页面风格，主色调定为蓝色，即能体现档案业务的专业性和严肃性，又能保证用户长时间使用不会出现视觉疲劳。通过渐变色的应用，可使页面显得更加灵巧和精致，有助于提升系统的使用体验。主要工作区：根据系统功能特点和服务对象的不同，系统所包括的页面主要分为两类：日常管理和工作页面，收集整理相关业务页面。本类页面的使用者主要为档案管理部门人员和归档单位人员，要求界面上的功能丰富，操作简便，尽量减少跨页面的跳转情况发生。本类页面主要分为上下两部分，上部分为菜单区，主要包括系统LOGO、两级的菜单、帮助和退出按钮、快捷搜索录入框；下部分为用户的实际工作区，页面所提供的全部功能操作均在这部分内完成，对于部分需要按照树状结构组织的数据在左侧显示树型控件，右侧为具体操作工作区。
主要完成了以下工作：对档案的收集整理业务进行调查研究工作，掌握了档案管理模式和特点，构思设计思路。分析各板块在收集整理业务方面的共性与特点，完成了档案收集整理系统的应用架构、数据架构、技术架构、软件架构和功能架构的设计。对系统中涉及到的数据表结构和数据字段进行了设计，并分析了各个表之间的相互关系，通过数据流图，分析了系统中数据的具体流向、变迁过程及数据存储位置。强化档案特殊录入功能，在题名中可录入上下角标及特殊符合，支持连续著录功能和著录项关联功能。简化了归档流程，实现了自动组拆卷、批次移交和档案条目复制等功能。
参考文献：
[1]高晗等.Web数据库技术[M].北京：中国水利水电出版社，2007
[2]姚一永等.SQL Server 2008数据库实用教程[M].北京：电子工业出版社，2009