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摘要：本文是一个档案电子汇编工作项目的专项技术报告，从实践角度介绍一种具有高校特色的多媒体电子汇编——高校历届毕业生照片档案查询系统的做法，及其实践过程中使用的几种新技术方法。
关键词：照片档案；多媒体电子汇编；多种技术方法
中图分类号：TP393.18文献标识码：B文章编号：1673-8454(2011)15-0084-03
一、问题的提出
2009年，华南农业大学迎来百年华诞，为了全面梳理学校百年发展文脉，挖掘百年华农丰富的思想内涵，展示百年华农发展历史，教育并激励一代代华农人传承和发扬百年老校的优良传统，为华南农业大学下一个百年的新目标而共同奋斗，学校决定筹办百年校庆校史展览馆。
大学最基本的任务是培养社会主义现代化建设人才，在多年的办学历史中，作为一所百年老校，华南农业大学培养出大量的各种层次、各种类型的人才，为我国经济社会的发展做出了巨大的贡献。毕业生的数量和质量是高校办学成绩的显示，校友资源是学校的一项重要资源。为了展示办学成绩，激励后来者，同时使校友们在参观百年校史展时，可触摸到自己昔日的容貌，目睹“原生态”的身影，增强“回家”的感受，学校决定在校史展览馆动态展厅部分开展一项“建立百年学生、教师、职工名录等触摸屏（个人信息要素，老照片等）”的建设项目。
为了完成这项工作，学校档案馆充分发挥库藏档案中历届学生学籍档案资源的作用，探索出一条学生参与并利用多项新技术的低成本档案电子汇编道路，取得了较好的效果。
二、基本思路
由于我国高校对学籍档案的管理比较完善，我校自1949年以来历年本专科毕业生的学籍档案均保存完好，学籍卡中含有学生入学照。并且2001年起国家对高等教育学历证书实行电子注册制度，教育部2002年启动高等教育学历证书图像采集工作，学校每年都向教育部报送毕业生图像和基本信息数据光盘，这些光盘也都按规定向学校档案部门归档，所以2003年以来的本专科生和2004年以来的毕业研究生学校档案馆基本都保存有电子毕业照信息，这些历史档案材料为触摸平台的建设提供了必要条件。
作为一所办学历史悠久的高校，1949年以来华南农业大学培养了近10万名各类人才，若以每个毕业学生为记录做查询系统，不但数据量大，容易出错，而且效果也不及以班为单位生动直观，因此，我们采取用班级目录挂接班级照片汇编和毕业班合影的方式来建设毕业生信息触摸平台。
本项目需建立学校历年毕业班级信息数据库和班级照片汇编库，工作量相当大，项目实施过程中我们采用多种技术交叉使用、批量处理和招收学生志愿者协助的形式，终于按时完成项目建设任务。而在触摸平台界面制作上，最后脱离南大之星系统的网络查询形式，使用Flash网页技术制作系统查询界面并重构数据，取得了较好效果。
三、系统建设中的关键技术
在制作历届毕业生照片查询系统和历届校友相册汇编时，一开始采用较简易的图像剪切并将图像在Word表格中粘贴的方法，效率低、进度慢，后来在工作过程中，我们逐步找到提高效率的新技术新方法，这些新技术方法的采用使我们在图像采集、汇编制作、班级汇编固化、图像压缩处理及图像按上传规则命名等方面能采取批量处理形式，这样，一方面我们的项目实施变得有序可控，另一方面大大地提高了工作效率。这些新技术共8项，主要包括：
1．利用南大之星档案管理系统构筑系统框架
查询系统以菜单方式先按层次分为博士生、硕士生、本专科生及毕业合影模块，再按毕业年度和所在学院二种方式进行查询。由于档案馆现在使用的南大之星档案管理系统具有二次开发和全文管理功能。我们首先对南大之星档案管理系统进行功能扩充及二次开发，按年度和学院两种形式构筑班级查询系统框架，再利用南大之星档案管理系统中已有的班级目录数据，将其分类转入已建框架，从而利用南大系统的全文管理功能为班级照片汇编建设了一个临时存放库，使完成的班级照片汇编能有序存放。
2．利用Word邮件合并制作班级照片汇编
对2003年以来的毕业生，由于保存有电子毕业照和基本信息表，我们利用已有电子文件使用Word邮件合并功能来制作班级照片汇编。首先在Word中做一个A4横向打印模板，每页可排列3行6列共18位学生的图像和基本信息，再将其连接到毕业生数据表，从数据表中按班筛选数据并合并生成班级照片汇编新文档。这样制成的班级照片汇编既可用于触摸平台建设,同时将其分学院打印装订成册还可作为华南农业大学历届校友相册。
3．利用Photoshop动作功能批量采集学生个人头像
对2002年以前的毕业生，其个人图像需从学籍卡上采集，由于我校原已对全部学籍卡片扫描，扫描件按班保存，学籍卡电子版按档号命名，为电子汇编提供了初步的条件。在图片采集中，我们利用Photoshop的动作录制功能，将图像采集处理保存等一系列动作录制并定义到某一功能键，从而实现框选照片的自动裁切，自动处理成统一大小和自动按某方式命名并存储到指定文件夹,提高了图片采集的效率和质量。
4.利用清华文通公司AER图文管理员将汇编批量固化成JPG文件
由于邮件合并制作的汇编是可编辑的DOC文件，为将文本文件转换成图像文件实现“信息固化”，我们利用清华文通公司的AER图文管理员软件将DOC文件批量转换成同名的JPG格式文件以作为查询平台建设的基础材料。
5．利用批量压缩软件将图像缩小以适合屏幕显示
为方便显示，提高显示效率和屏显美化度，同时减少容量，使历届毕业生照片查询系统既可以查询平台出现，又能浓缩于一张光盘中以制作查询光盘，我们用Photo Resize Magic批量压缩软件将照片汇编图像进行批量缩小至统一尺寸。
6．将班级照片汇编图像文件名批量更改成符合南大之星批量挂接命名规则的格式文件
由于AER图文管理员固化形成的图像文件命名方式与南大之星系统批量挂接文件的命名方式有所不同，我们利用更名小软件“批量文件更名大师”将固化的文件批量修改成符合南大之星批量挂接要求的命名格式,并将其批量上传挂接进南大之星档案管理系统。
7．在南大之星系统中对班级数据按学院进行分类重构再导出
在南大之星系统中对挂接好全文图像的班级按学院分类建夹,然后再利用南大之星档案管理系统中的导出功能将分好学院的班级目录和照片汇编等电子文件导出到服务器上指定文件夹里，再将文件夹里的目录及全文内容拷贝以用于查询系统的制作。
8．利用Ｆlash制作查询系统界面
对南大之星系统中导出的分类数据进行重构，使用Flash制作触摸平台界面、以网页形式组织班级目录并批量链接对应的班级照片汇编、制作历届毕业生照片档案查询触摸平台及光盘。
四、实现的效果
将历年毕业生个人照片按班级制作查询系统并汇编成册，是一次对学校各学科的发展、专业的变化、学院的分合的发展脉络进行全面梳理的过程。通过采用以上方法和技术，我们建设了华南农业大学历届毕业生照片查询触摸平台、制作了华南农业大学历届毕业生照片查询光盘，并按年度和按学院分阶段编印了《华南农业大学历届校友相册》系列汇编共50分册，取得较好效果。
五、系统的特点
本毕业生照片查询平台的建设，是一次具有高校特色的档案编研的创新。具有以下特性：
1．特色性
它立足高校档案库藏资源，以珍贵馆藏资源汇编而成，所取用的档案资源主要包括：1949~2002年度历届本专科生校友个人照，取自本馆学籍卡上的入学照；2003~2009年度历届本专科生校友个人照，取自本馆保存的电子档案资源（即毕业时由教务处等统一组织照的个人毕业照，以教务处每年上报教育部数据为准），2004~2009年度历届博士硕士校友像册，取自本馆保存的博硕士毕业生电子档案资源（以研究生处每年上报教育部数据为准）。此外，还有本馆保存的历届毕业生班级合照。
2．创新性
这套系列汇编的编写和历届毕业生查询系统的建设，是一次档案编研工作的全新实践与探索。它是对电子文件的编研，编研成果以电子文件查询系统形式出现。
3．先进性
在本系统建设中，我们采用了多项新技术，以批量处理的方式制作。包括利用南大之星档案管理系统构建了查询系统框架，利用Word邮件合并功能制作2003年后有电子毕业照校友的电子汇编，利用Photoshop的动作功能从学籍卡上批量采集1949~2002年校友入学照和利用键盘精灵进行Word文档批量图像插入，利用清华文通ARE图文管理员将汇编成的Word格式文件批量固化成图像文件，利用批量更名小软件将各已固化的图像文件名改成能批量上传和挂接进南大之星系统的文件名，利用批量图像压缩小软件将图像缩小至统一大小，利用Flash制作查询平台界面，采用数据重构方式建设查询触摸平台和制作系统查询光盘。
4．浓缩性
系统以直观形式展现学校各学科发展和人才培养的发展脉络，系统中包含校友个人照约9万张，集体合影照639张，2000多个班级的照片汇编全都浓缩于一张薄薄光盘中。
5．经济性
本查询平台由档案馆人员自己建设，编研方式结合学生志愿者形式来进行。虽然工作量大，但由于采用多项新技术，充分利用学生志愿者的人力资源，所以费用少，效果好。
六、系统的作用
本系统建设以档案为依据，是用活用好档案资源的一种方式。
1．方便各级领导随时了解毕业生情况
本系统建成后，学校及各学院领导能随时检索本学院历年毕业学生情况，不但能了解历年毕业生的数量，还能查询到每一年毕业的学生名单、个人照片及集体照，方便学校和学院校友工作的开展。
2．扩大学校档案工作影响力，提高档案工作地位
通过本次制作，进一步规范今后各单位电子档案的归档和管理方式。同时对由于历史原因造成的我校毕业班合照归档不齐全等问题，也通过向各学院、各位老师和校友征集等形式，将其尽量收集齐全并纳入本系统管理。
3．锻炼了学生
参与系统建设的学生，全面地接触了信息发展的新技术，目前，档案馆已成为信息、人文和公管类学生的实践实习基地。
《华南农业大学历届毕业生照片档案查询系统》系列电子汇编，是档案馆作为保存着第一手历史资料的部门，运用现代科学技术，开发库藏档案资源，服务学校中心工作的一个成功实例。
（编辑：金冉）
关键词：照片档案；多媒体电子汇编；多种技术方法
中图分类号：TP393.18文献标识码：B文章编号：1673-8454(2011)15-0084-03
一、问题的提出
2009年，华南农业大学迎来百年华诞，为了全面梳理学校百年发展文脉，挖掘百年华农丰富的思想内涵，展示百年华农发展历史，教育并激励一代代华农人传承和发扬百年老校的优良传统，为华南农业大学下一个百年的新目标而共同奋斗，学校决定筹办百年校庆校史展览馆。
大学最基本的任务是培养社会主义现代化建设人才，在多年的办学历史中，作为一所百年老校，华南农业大学培养出大量的各种层次、各种类型的人才，为我国经济社会的发展做出了巨大的贡献。毕业生的数量和质量是高校办学成绩的显示，校友资源是学校的一项重要资源。为了展示办学成绩，激励后来者，同时使校友们在参观百年校史展时，可触摸到自己昔日的容貌，目睹“原生态”的身影，增强“回家”的感受，学校决定在校史展览馆动态展厅部分开展一项“建立百年学生、教师、职工名录等触摸屏（个人信息要素，老照片等）”的建设项目。
为了完成这项工作，学校档案馆充分发挥库藏档案中历届学生学籍档案资源的作用，探索出一条学生参与并利用多项新技术的低成本档案电子汇编道路，取得了较好的效果。
二、基本思路
由于我国高校对学籍档案的管理比较完善，我校自1949年以来历年本专科毕业生的学籍档案均保存完好，学籍卡中含有学生入学照。并且2001年起国家对高等教育学历证书实行电子注册制度，教育部2002年启动高等教育学历证书图像采集工作，学校每年都向教育部报送毕业生图像和基本信息数据光盘，这些光盘也都按规定向学校档案部门归档，所以2003年以来的本专科生和2004年以来的毕业研究生学校档案馆基本都保存有电子毕业照信息，这些历史档案材料为触摸平台的建设提供了必要条件。
作为一所办学历史悠久的高校，1949年以来华南农业大学培养了近10万名各类人才，若以每个毕业学生为记录做查询系统，不但数据量大，容易出错，而且效果也不及以班为单位生动直观，因此，我们采取用班级目录挂接班级照片汇编和毕业班合影的方式来建设毕业生信息触摸平台。
本项目需建立学校历年毕业班级信息数据库和班级照片汇编库，工作量相当大，项目实施过程中我们采用多种技术交叉使用、批量处理和招收学生志愿者协助的形式，终于按时完成项目建设任务。而在触摸平台界面制作上，最后脱离南大之星系统的网络查询形式，使用Flash网页技术制作系统查询界面并重构数据，取得了较好效果。
三、系统建设中的关键技术
在制作历届毕业生照片查询系统和历届校友相册汇编时，一开始采用较简易的图像剪切并将图像在Word表格中粘贴的方法，效率低、进度慢，后来在工作过程中，我们逐步找到提高效率的新技术新方法，这些新技术方法的采用使我们在图像采集、汇编制作、班级汇编固化、图像压缩处理及图像按上传规则命名等方面能采取批量处理形式，这样，一方面我们的项目实施变得有序可控，另一方面大大地提高了工作效率。这些新技术共8项，主要包括：
1．利用南大之星档案管理系统构筑系统框架
查询系统以菜单方式先按层次分为博士生、硕士生、本专科生及毕业合影模块，再按毕业年度和所在学院二种方式进行查询。由于档案馆现在使用的南大之星档案管理系统具有二次开发和全文管理功能。我们首先对南大之星档案管理系统进行功能扩充及二次开发，按年度和学院两种形式构筑班级查询系统框架，再利用南大之星档案管理系统中已有的班级目录数据，将其分类转入已建框架，从而利用南大系统的全文管理功能为班级照片汇编建设了一个临时存放库，使完成的班级照片汇编能有序存放。
2．利用Word邮件合并制作班级照片汇编
对2003年以来的毕业生，由于保存有电子毕业照和基本信息表，我们利用已有电子文件使用Word邮件合并功能来制作班级照片汇编。首先在Word中做一个A4横向打印模板，每页可排列3行6列共18位学生的图像和基本信息，再将其连接到毕业生数据表，从数据表中按班筛选数据并合并生成班级照片汇编新文档。这样制成的班级照片汇编既可用于触摸平台建设,同时将其分学院打印装订成册还可作为华南农业大学历届校友相册。
3．利用Photoshop动作功能批量采集学生个人头像
对2002年以前的毕业生，其个人图像需从学籍卡上采集，由于我校原已对全部学籍卡片扫描，扫描件按班保存，学籍卡电子版按档号命名，为电子汇编提供了初步的条件。在图片采集中，我们利用Photoshop的动作录制功能，将图像采集处理保存等一系列动作录制并定义到某一功能键，从而实现框选照片的自动裁切，自动处理成统一大小和自动按某方式命名并存储到指定文件夹,提高了图片采集的效率和质量。
4.利用清华文通公司AER图文管理员将汇编批量固化成JPG文件
由于邮件合并制作的汇编是可编辑的DOC文件，为将文本文件转换成图像文件实现“信息固化”，我们利用清华文通公司的AER图文管理员软件将DOC文件批量转换成同名的JPG格式文件以作为查询平台建设的基础材料。
5．利用批量压缩软件将图像缩小以适合屏幕显示
为方便显示，提高显示效率和屏显美化度，同时减少容量，使历届毕业生照片查询系统既可以查询平台出现，又能浓缩于一张光盘中以制作查询光盘，我们用Photo Resize Magic批量压缩软件将照片汇编图像进行批量缩小至统一尺寸。
6．将班级照片汇编图像文件名批量更改成符合南大之星批量挂接命名规则的格式文件
由于AER图文管理员固化形成的图像文件命名方式与南大之星系统批量挂接文件的命名方式有所不同，我们利用更名小软件“批量文件更名大师”将固化的文件批量修改成符合南大之星批量挂接要求的命名格式,并将其批量上传挂接进南大之星档案管理系统。
7．在南大之星系统中对班级数据按学院进行分类重构再导出
在南大之星系统中对挂接好全文图像的班级按学院分类建夹,然后再利用南大之星档案管理系统中的导出功能将分好学院的班级目录和照片汇编等电子文件导出到服务器上指定文件夹里，再将文件夹里的目录及全文内容拷贝以用于查询系统的制作。
8．利用Ｆlash制作查询系统界面
对南大之星系统中导出的分类数据进行重构，使用Flash制作触摸平台界面、以网页形式组织班级目录并批量链接对应的班级照片汇编、制作历届毕业生照片档案查询触摸平台及光盘。
四、实现的效果
将历年毕业生个人照片按班级制作查询系统并汇编成册，是一次对学校各学科的发展、专业的变化、学院的分合的发展脉络进行全面梳理的过程。通过采用以上方法和技术，我们建设了华南农业大学历届毕业生照片查询触摸平台、制作了华南农业大学历届毕业生照片查询光盘，并按年度和按学院分阶段编印了《华南农业大学历届校友相册》系列汇编共50分册，取得较好效果。
五、系统的特点
本毕业生照片查询平台的建设，是一次具有高校特色的档案编研的创新。具有以下特性：
1．特色性
它立足高校档案库藏资源，以珍贵馆藏资源汇编而成，所取用的档案资源主要包括：1949~2002年度历届本专科生校友个人照，取自本馆学籍卡上的入学照；2003~2009年度历届本专科生校友个人照，取自本馆保存的电子档案资源（即毕业时由教务处等统一组织照的个人毕业照，以教务处每年上报教育部数据为准），2004~2009年度历届博士硕士校友像册，取自本馆保存的博硕士毕业生电子档案资源（以研究生处每年上报教育部数据为准）。此外，还有本馆保存的历届毕业生班级合照。
2．创新性
这套系列汇编的编写和历届毕业生查询系统的建设，是一次档案编研工作的全新实践与探索。它是对电子文件的编研，编研成果以电子文件查询系统形式出现。
3．先进性
在本系统建设中，我们采用了多项新技术，以批量处理的方式制作。包括利用南大之星档案管理系统构建了查询系统框架，利用Word邮件合并功能制作2003年后有电子毕业照校友的电子汇编，利用Photoshop的动作功能从学籍卡上批量采集1949~2002年校友入学照和利用键盘精灵进行Word文档批量图像插入，利用清华文通ARE图文管理员将汇编成的Word格式文件批量固化成图像文件，利用批量更名小软件将各已固化的图像文件名改成能批量上传和挂接进南大之星系统的文件名，利用批量图像压缩小软件将图像缩小至统一大小，利用Flash制作查询平台界面，采用数据重构方式建设查询触摸平台和制作系统查询光盘。
4．浓缩性
系统以直观形式展现学校各学科发展和人才培养的发展脉络，系统中包含校友个人照约9万张，集体合影照639张，2000多个班级的照片汇编全都浓缩于一张薄薄光盘中。
5．经济性
本查询平台由档案馆人员自己建设，编研方式结合学生志愿者形式来进行。虽然工作量大，但由于采用多项新技术，充分利用学生志愿者的人力资源，所以费用少，效果好。
六、系统的作用
本系统建设以档案为依据，是用活用好档案资源的一种方式。
1．方便各级领导随时了解毕业生情况
本系统建成后，学校及各学院领导能随时检索本学院历年毕业学生情况，不但能了解历年毕业生的数量，还能查询到每一年毕业的学生名单、个人照片及集体照，方便学校和学院校友工作的开展。
2．扩大学校档案工作影响力，提高档案工作地位
通过本次制作，进一步规范今后各单位电子档案的归档和管理方式。同时对由于历史原因造成的我校毕业班合照归档不齐全等问题，也通过向各学院、各位老师和校友征集等形式，将其尽量收集齐全并纳入本系统管理。
3．锻炼了学生
参与系统建设的学生，全面地接触了信息发展的新技术，目前，档案馆已成为信息、人文和公管类学生的实践实习基地。
《华南农业大学历届毕业生照片档案查询系统》系列电子汇编，是档案馆作为保存着第一手历史资料的部门，运用现代科学技术，开发库藏档案资源，服务学校中心工作的一个成功实例。
（编辑：金冉）