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摘要：作为新时期档案管理不可或缺的重要部分，我国文书档案的管理也迎来了新的机遇，从传统的手工方式实现了信息化的管理，本文主要介绍信息化建设的构成与功能，提高信息化管理水平。
关键词：文书档案；信息化；管理；问题；对策
随着计算机技术的迅猛发展，高速大容量的档案影像管理系统已经日渐普及。综合文书档案的建立与管理亦急需专业化。为了实现档案长期保存、高效管理和快速查询，节省档案存放空间，迫切需要实施档案信息化管理。
一、文书档案管理信息化是时代发展的必然趋势
在生活学习及工作中记载的具有保存意义和价值的文字或其它形式的对个人过去的真实记录叫做档案。国家规定其下面的档案管理部门根据自己部门的实际情况进行有序统一的计划安排和具体组织工作。大范围应用现代化信息技术重新对档案及相关的文书资源进行整理、管理。并建立一个电子系统方便其查询和利用。若全面实现文书档案的信息化管理，运用最多的是电子系统，其需要的管理资金就会大大减少文书管理经费。换个角度，对于文书档案的特点，由于人们的需要，纸质档案会经常被查询，翻阅，时间长了，纸质档案或多或少会受到一定的破坏，甚至有时会丢失。但是，在信息化背景下对档案实现信息化管理，利用计算机和互联网对档案信息进行整理、记录、保存、分类。这样，完全信息化以后，档案管理工作就会更加方便、简洁。会大大的降低文书档案管理者的负担与工作量。总而言之，文书档案信息化在我国社会信息化发展中是绝不会缺少的。
二、传统文书档案管理工作中存在的问题
受到传统思想的影响，很多企事业单位仍然采用传统的方法进行管理，采用传统方法进行档案的收集、整理与归档，导致管理中的问题颇为突出，除了借阅的实效性较差，还有管理的难度较为复杂，每次都要进行登记，同时，文档非常容易破损，尤其是多次被借阅的文档，常会导致文档损坏，很多珍贵材料流失。
三、现阶段文书档案信息化管理的优势分析
1.改善了办公的效率
从计算机出现至今，大大改进了信息处理水平，改善了传统手工操作的弊端，强化了资料的完整性与齐全性。运用计算机软件后，文件的资料收集、储存与分类等工作都更加完整且整齐，工作变得更加简单，大大提高了办公的效率。
2.实现了新信息的共享
传统的手工操作无法实现信息共享，导致大量信息被闲置，导致资金浪费，获取信息难度增加。计算机技术运用后，传统的档案管理从案卷级深入到文件级，实现体系化管理。同时，网络技术的快速进步，档案信息与载体被分离开来，与其他信息系统建立合作关系，改进了工作的效率与质量。同时，也改进了信息的查准率，降低了空间的制约。同时，网络平台的建设也可以在第一时间了解到档案部门的工作状况，实现动态化的控制管理。
3.保存文件的稳定性有了明显提升
电子文件的优势在于保存寿命长，这是与传统纸质档案最大的区别，受外界环境的影响较小，尤其是近年来科学技术水平不断提高，电子技术水平不断提高，电子载体设备日益完善，可以根据需求选择合适的载体，便于传递，易于存储，稳定性有了明显的提高。
4.改善了文件传递的便捷性与安全性
过去，在传递文件的过程中常会受到不同因素的影响出现破损或丢失的问题，过于依赖传统的邮政速递方式，受到距离影响较大。同时，受到环境等因素的影响，也常会导致文件丢失或延误，造成档案人员工作的困扰，而计算机技术的应用则彻底改变了这一问题，实现了网络传输，提高了传递的速度与安全性。
四、文书档案信息化管理中存在的问题
1.降低了文件的保密性
受到信息化特征的影响，电子文件的保密性要低于传统文件，形式多变，常会被别有用心的人更改，而且没有痕迹，尽管防伪造的技术在不断提高，但其内容的变动仍要大于纸质文件，应用的人无法了解档案的原貌，对其原始性认识不够，而且无法为每份电子文件盖章、签字处理，无法凭借这一媒介判断文件的真伪，这都给电子文件的保密工作者提出了新的要求。
2.对档案管理人员提出了更高的要求
随着电子技术的应用，传统纸质档案的管理方式无法满足需求，因此，在当前形势下要加强档案管理人员对计算机技术或数据通信技术的应用水平。这是当前制约我国档案管理水平提升的首要问题，尤其缺乏复合型的档案管理人员，影响档案管理的信息化技术水平，尽管现代化设备在不断增多，但利用水平低，实现信息化成为一种口号。
五、几点应对方法
文书档案的信息化应用在发展过程中有利有弊，就其对现代档案工作的贡献来说，利是远远大于弊的。针对在实际应用过程中遇到的一些问题，本文提出以下几点应对方法。
1.信息化系统内、外网隔离
在内部信息化网络和外网之间，设置物理隔离，以实现内外网的隔离是保护信息化网络安全最有效、最经济的措施之一。第一层隔离防护措施是路由器。路由器滤掉被屏蔽的IP地址和服务。可以首先屏蔽所有的IP地址，然后有选择地放行一些地址进入信息化网络。第二层隔离防护措施是防火墙。大多数防火墙都有认证机制，无论何种类型防火墙，从总体上看，都应具有以下五大基本功能：过滤进、出网络的数据；管理进、出网络的访问行为；封堵某些禁止的业务；记录通过防火墙的信息内容和活动；对网络攻击的检测和告警。
2.提高档案人员的综合素质
一是从硬件建设和投入上下功夫，不断改善硬环境，提高档案人员业务技能。事实证明，只有在不断增加现代化硬件设施投入的基础上，档案人员才能通过对这些设备设施的了解、学习直至熟练运用达到增加业务技能、提高管理水平的效果。二是采取“自学为主，培训为辅”模式，逐步形成终身教育机制，保障档案人员素质随时代发展而不断提高。通过不断学习获取知识是提高素质的根本途径，要对本单位的档案人员建立学习激励机制，把档案业务学习成绩作为业绩考核的一部分。三是加大档案部门间、区域间系统合作的力度，通过交流，多学习兄弟单位利用档案资源进行知识转化、知识创新的经验，运用网络、现代通讯等高科技手段，不断增加档案部门和档案人员的信息源。
六、结束语
作为人类实践活动记录的重要组成部分，档案可以还原历史真实，是信息家族的重要组成部分，因此，在新时期强化档案信息化建设迫在眉睫，是社会进步的重要组成部分。
关键词：文书档案；信息化；管理；问题；对策
随着计算机技术的迅猛发展，高速大容量的档案影像管理系统已经日渐普及。综合文书档案的建立与管理亦急需专业化。为了实现档案长期保存、高效管理和快速查询，节省档案存放空间，迫切需要实施档案信息化管理。
一、文书档案管理信息化是时代发展的必然趋势
在生活学习及工作中记载的具有保存意义和价值的文字或其它形式的对个人过去的真实记录叫做档案。国家规定其下面的档案管理部门根据自己部门的实际情况进行有序统一的计划安排和具体组织工作。大范围应用现代化信息技术重新对档案及相关的文书资源进行整理、管理。并建立一个电子系统方便其查询和利用。若全面实现文书档案的信息化管理，运用最多的是电子系统，其需要的管理资金就会大大减少文书管理经费。换个角度，对于文书档案的特点，由于人们的需要，纸质档案会经常被查询，翻阅，时间长了，纸质档案或多或少会受到一定的破坏，甚至有时会丢失。但是，在信息化背景下对档案实现信息化管理，利用计算机和互联网对档案信息进行整理、记录、保存、分类。这样，完全信息化以后，档案管理工作就会更加方便、简洁。会大大的降低文书档案管理者的负担与工作量。总而言之，文书档案信息化在我国社会信息化发展中是绝不会缺少的。
二、传统文书档案管理工作中存在的问题
受到传统思想的影响，很多企事业单位仍然采用传统的方法进行管理，采用传统方法进行档案的收集、整理与归档，导致管理中的问题颇为突出，除了借阅的实效性较差，还有管理的难度较为复杂，每次都要进行登记，同时，文档非常容易破损，尤其是多次被借阅的文档，常会导致文档损坏，很多珍贵材料流失。
三、现阶段文书档案信息化管理的优势分析
1.改善了办公的效率
从计算机出现至今，大大改进了信息处理水平，改善了传统手工操作的弊端，强化了资料的完整性与齐全性。运用计算机软件后，文件的资料收集、储存与分类等工作都更加完整且整齐，工作变得更加简单，大大提高了办公的效率。
2.实现了新信息的共享
传统的手工操作无法实现信息共享，导致大量信息被闲置，导致资金浪费，获取信息难度增加。计算机技术运用后，传统的档案管理从案卷级深入到文件级，实现体系化管理。同时，网络技术的快速进步，档案信息与载体被分离开来，与其他信息系统建立合作关系，改进了工作的效率与质量。同时，也改进了信息的查准率，降低了空间的制约。同时，网络平台的建设也可以在第一时间了解到档案部门的工作状况，实现动态化的控制管理。
3.保存文件的稳定性有了明显提升
电子文件的优势在于保存寿命长，这是与传统纸质档案最大的区别，受外界环境的影响较小，尤其是近年来科学技术水平不断提高，电子技术水平不断提高，电子载体设备日益完善，可以根据需求选择合适的载体，便于传递，易于存储，稳定性有了明显的提高。
4.改善了文件传递的便捷性与安全性
过去，在传递文件的过程中常会受到不同因素的影响出现破损或丢失的问题，过于依赖传统的邮政速递方式，受到距离影响较大。同时，受到环境等因素的影响，也常会导致文件丢失或延误，造成档案人员工作的困扰，而计算机技术的应用则彻底改变了这一问题，实现了网络传输，提高了传递的速度与安全性。
四、文书档案信息化管理中存在的问题
1.降低了文件的保密性
受到信息化特征的影响，电子文件的保密性要低于传统文件，形式多变，常会被别有用心的人更改，而且没有痕迹，尽管防伪造的技术在不断提高，但其内容的变动仍要大于纸质文件，应用的人无法了解档案的原貌，对其原始性认识不够，而且无法为每份电子文件盖章、签字处理，无法凭借这一媒介判断文件的真伪，这都给电子文件的保密工作者提出了新的要求。
2.对档案管理人员提出了更高的要求
随着电子技术的应用，传统纸质档案的管理方式无法满足需求，因此，在当前形势下要加强档案管理人员对计算机技术或数据通信技术的应用水平。这是当前制约我国档案管理水平提升的首要问题，尤其缺乏复合型的档案管理人员，影响档案管理的信息化技术水平，尽管现代化设备在不断增多，但利用水平低，实现信息化成为一种口号。
五、几点应对方法
文书档案的信息化应用在发展过程中有利有弊，就其对现代档案工作的贡献来说，利是远远大于弊的。针对在实际应用过程中遇到的一些问题，本文提出以下几点应对方法。
1.信息化系统内、外网隔离
在内部信息化网络和外网之间，设置物理隔离，以实现内外网的隔离是保护信息化网络安全最有效、最经济的措施之一。第一层隔离防护措施是路由器。路由器滤掉被屏蔽的IP地址和服务。可以首先屏蔽所有的IP地址，然后有选择地放行一些地址进入信息化网络。第二层隔离防护措施是防火墙。大多数防火墙都有认证机制，无论何种类型防火墙，从总体上看，都应具有以下五大基本功能：过滤进、出网络的数据；管理进、出网络的访问行为；封堵某些禁止的业务；记录通过防火墙的信息内容和活动；对网络攻击的检测和告警。
2.提高档案人员的综合素质
一是从硬件建设和投入上下功夫，不断改善硬环境，提高档案人员业务技能。事实证明，只有在不断增加现代化硬件设施投入的基础上，档案人员才能通过对这些设备设施的了解、学习直至熟练运用达到增加业务技能、提高管理水平的效果。二是采取“自学为主，培训为辅”模式，逐步形成终身教育机制，保障档案人员素质随时代发展而不断提高。通过不断学习获取知识是提高素质的根本途径，要对本单位的档案人员建立学习激励机制，把档案业务学习成绩作为业绩考核的一部分。三是加大档案部门间、区域间系统合作的力度，通过交流，多学习兄弟单位利用档案资源进行知识转化、知识创新的经验，运用网络、现代通讯等高科技手段，不断增加档案部门和档案人员的信息源。
六、结束语
作为人类实践活动记录的重要组成部分，档案可以还原历史真实，是信息家族的重要组成部分，因此，在新时期强化档案信息化建设迫在眉睫，是社会进步的重要组成部分。