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新形势下，随着国家对档案管理工作的深入重视，管理方式的不断创新和科学技术的快速发展，给当前的档案管理工作带来了许多新情况和新问题。
一、当前企业人事档案管理中存在的问题
一是管理意识滞后。从事干部人事档案管理工作的许多同志，干部档案意识是比较强的，对干部人事档案工作的认识是明确的。但也应清楚地看到，由于干部人事档案工作是一项内部性、保密性很强的工作，是一项并不引人注目的、默默无闻的工作，因此有的同志常常看不到它的重要性。认为现在使用干部重在现实表现，干部档案没有多大的作用；认为干部人事档案工作是干部人事档案工作人员的事情，与己无关；有的同志虽然口头上讲干部人事档案工作的重要性，但在实际工作中却不够重视。这些情况表明，有相当一部分人对干部人事档案工作的认识是不到位的。可以说，管档意识的滞后是制约干部人事档案工作的一个重要因素。
二是管理机制滞后。从目前情况看，企业干部人事档案有的隶属于组织部门，有的隶属于人事部门，有的隶属于办公室。就工作性质来说，干部档案应与文书档案、科技档案、财会档案一并归档案室管理。但在许多企业，还没有理顺关系，存在各自为政、材料分散管理的现象。
三是管理方法滞后。干部档案材料主要包括记载干部本人基本状况的履历表、登记表、任免表、工资表，记载信息简单，不能全面地反映干部的特征。干部档案信息载体形式单一，未能形成声像制品，不能实现科学存贮和信息资源共享。干部档案管理手段相对落后，基本处于手工操作阶段，缺乏相应的管理设备和手段，干部档案的案卷质量尚待提高。
四是硬件设施解决落实差。档案室建设简陋，经费投入不足。大部分档案室建设不标准、不规范。个别单位没有专用档案室，有的单位档案室狭窄、潮湿、“六防”设备不配套，引起档案材料霉变、虫蛀，影响档案的美观整洁、完整。
二、加强企业人事档案管理的对策
我们抓住档案管理工作的核心环节，从加强组织领导抓起，从健全管理制度入手，强化档案管理工作流程，严格执行管理工作程序，摸索出一套适应新形势发展的管理方法和途径，取得了良好实际效果：
第一抓管理，健全完善各项制度。档案工作既要靠管理人员的素质，又要靠制度。因为制度建设更具有全局性、稳定性和长期性。实践证明，许多工作出现问题大都源于管理松懈所致。如果内部管理不严，制度不健全，本该可以发现的问题没能及时发现，本该可以堵塞的漏洞没能及时堵塞，将给造假者及非真实的归档材料的流入造成可乘之机，会严重影响了干部工作的管理。因此，企业要深知干部档案工作与其他干部工作一样，同样需要严格要求、严格管理，建立、健全各项档案管理、查阅、借阅、保管、保护等制度，严格按照《干部档案工作条例》《档案法》等各项规章制度执行，使档案管理自觉地置身于党的干部管理工作之中。常言说，没有规矩，不成方圆。干部档案是干部基本情况及德、能、勤、绩、廉的综合记录，是组织人事部门科学合理选拔、使用人才的重要依据。在组织人事工作中，除了对干部、人才的识别进行严格的考核、考察外，还要查阅干部的档案材料，这样才能更客观、更全面地了解干部的综合情况，更准确地做到知人善任。可见，干部档案在干部管理、选拔、使用中起着极其重要的作用。多年来，在实践工作中，我们结合干部档案管理工作的实际，在防止随意性、标准不统一、杂乱无章现象上下功夫，先后制定了一系列规范干部档案工作的规章制度。目前，建立完善了14项规章制度。其中：队伍建设方面有干部档案管理人员岗位责任制度、考核制度、接待制度、学习制度；业务建设方面有干部档案材料收集归档制度、整理工作制度、保护与保管制度、转递制度、查阅制度、审查核对制度、保密工作制度、信息提供利用制度以及库房安全卫生制度和档案提取程序。使档案工作中的每个环节都达到了有章可循、有标准可依，有效地规范了工作人员的行为，使干部档案的管理工作实现规范化、制度化，保证了各项工作有条不紊地健康开展。
第二增投入，推进现代化管理。做好干部档案管理工作，提高干部人事档案管理工作质量和效率，必须抓好硬件、软件建设。我们主要从4个方面入手：一是硬件设施实行规范化。改善干部档案管理基础设施，现有80平方米标准档案库房，库房内均采用档案密集架存放档案。档案库房、办公室分开。二是管理手段现代化。高配置计算机、服务器、激光打印机、复印机、扫描仪、数码摄像机、消毒机等设备一应俱全。三是防护设备达到标准化。档案库房内配备了空调、监控仪、消毒机、温湿度表、灭火器等，符合防火、防光、防潮、防蛀、防高温等要求。干部档案库房“六防”措施全部得到落实。四是软件建设网络化。加快档案工作现代化步伐，斥资近20万元建立电子档案管理平台，实现了档案资源的信息共享，运用OA 办公平台电子档案馆进行检索，调档迅速，准确率高，提高了档案利用的效率。
在干部档案材料的收集、整理和内容建设等方面，坚持经常性收集、定期和集中收集相结合，使档案内容达到“完整、真实、精练、实用”的要求。装订整理做到分类明确，编排有序，目录清楚，装订整洁，符合标准。实施干部档案现代化管理，概括地说：就是干部档案管理的程序化、规范化、标准化和管理技术的现代化、科学化和具有现代化知识的管理人才。企业为实现档案管理现代化，首先从树立管理人员的现代化观念抓起，其次在科学发展的理念下进行管理技术创新，投入资金进行现代化设备更新，不断使干部档案管理工作向科学化、现代化发展。
第三严归档，杜绝“病从口入”，保持档案的真实性。干部档案是干部个人德才表现及经历的真实记录，是“知人善任，选贤举能”的依据，它具有极强的现实效用，而现实效用的发挥，是以其真实性为前提的。因此，对于该归入档案的材料，我们履行严格的审查手续，特别是对涉及到有关的时间、学历等，逐一与档案进行核对，对需组织审查后才能归入的材料，核查是否有组织审查意见等。工作中我们本着只有归档材料本身真实无误、完整、准确、体式合格才能归档的原则，否则，不得归入档案。有些干部档案因为制成的材料与书写材料的字迹的原因，造成形形色色，不符合要求，如档案用纸和书写所用墨水用极不耐久的纯兰墨水或圆珠笔书写，若干年后，将丧失其价值。目前解决这一问题最根本的还是要采用现代化的管理方法和手段，我们从管理工作源头上抓起，统一标准，统一规范。 第四提效能，协助做好干部人事任用。干部档案的重要作用，在于开发干部信息资源。多年来，在实际工作中，我们积极探索开发，发挥干部档案信息管理系统快捷、准确地辅助作用。一是为干部工作提供快捷服务。积极开发干部档案信息的综合汇总、专题分析等项工作，充分利用干部人事档案信息库，提取、检索全公司现职领导干部基本信息，形成以年龄、参加工作时间、学历、任职时间为主要内容的综合信息，省去了繁琐的大量提档手续，保护了档案，又提高了工作效率，为组织决策提供了科学依据。二是为干部工作提供预测服务。发挥信息化优势，对基层领导班子和领导干部的现状进行分类检索和翔实、准确地统计，形成各类分析材料，为组织调配任用干部提供重要依据，增强了工作的预见性。三是提高档案信息资源的利用率。建立内部局域网络，相关科室可根据权限随时调用所储存的信息数据，查询、检索信息库信息，实现了档案信息资源共享，提高了资源利用效率。
为了弥补部分干部档案填写不实的弊端，我们依据原有档案及有关资料，采取组织核实、认定的办法，对干部的简况重新登记造册，建立干部档案台账，并在干部档案注明中予以说明，以此作为组织掌握的档案的补充资料，为干部管理工作提供真实、可信的依据。同时，还对归入档案的材料实行组织认定，比如，在职取得的学籍材料、外出培训材料、奖惩任免材料等由主管部门对其真实性、合法性进行鉴别、审查，确认无误后再归入个人档案，从根本上解决档案材料的有效性问题。
第五求发展，实施干部档案工作目标管理。将干部档案纳入目标管理，使档案建设步入规范化、标准化轨道。打破传统管理模式中由于缺乏统一的工作标准而出现的分散管理局面，提出科学、规范、标准的管理方式。此外，档案部门与相关部门密切配合，参与企业发展规划制定、企业改制变更、干部人事任免等重大事项，一定程度上实现了档案工作和公司主要职能活动的同步管理。档案分类更趋科学、合理，逐步形成了适合集团公司实际的档案分类标准，并在实体分类的基础上，开始多途径的尝试信息分类的实践，为档案工作再上新台阶奠定了基础。
几年来，干部档案工作成为干部管理工作的重要组成部分，管好干部档案直接关系到管好干部的重要环节。因此，我们将致力于加强和改进干部档案管理模式，使之更好地为企业实施干部人才管理服务。
（作者单位：烟台交运集团有限责任公司）
一、当前企业人事档案管理中存在的问题
一是管理意识滞后。从事干部人事档案管理工作的许多同志，干部档案意识是比较强的，对干部人事档案工作的认识是明确的。但也应清楚地看到，由于干部人事档案工作是一项内部性、保密性很强的工作，是一项并不引人注目的、默默无闻的工作，因此有的同志常常看不到它的重要性。认为现在使用干部重在现实表现，干部档案没有多大的作用；认为干部人事档案工作是干部人事档案工作人员的事情，与己无关；有的同志虽然口头上讲干部人事档案工作的重要性，但在实际工作中却不够重视。这些情况表明，有相当一部分人对干部人事档案工作的认识是不到位的。可以说，管档意识的滞后是制约干部人事档案工作的一个重要因素。
二是管理机制滞后。从目前情况看，企业干部人事档案有的隶属于组织部门，有的隶属于人事部门，有的隶属于办公室。就工作性质来说，干部档案应与文书档案、科技档案、财会档案一并归档案室管理。但在许多企业，还没有理顺关系，存在各自为政、材料分散管理的现象。
三是管理方法滞后。干部档案材料主要包括记载干部本人基本状况的履历表、登记表、任免表、工资表，记载信息简单，不能全面地反映干部的特征。干部档案信息载体形式单一，未能形成声像制品，不能实现科学存贮和信息资源共享。干部档案管理手段相对落后，基本处于手工操作阶段，缺乏相应的管理设备和手段，干部档案的案卷质量尚待提高。
四是硬件设施解决落实差。档案室建设简陋，经费投入不足。大部分档案室建设不标准、不规范。个别单位没有专用档案室，有的单位档案室狭窄、潮湿、“六防”设备不配套，引起档案材料霉变、虫蛀，影响档案的美观整洁、完整。
二、加强企业人事档案管理的对策
我们抓住档案管理工作的核心环节，从加强组织领导抓起，从健全管理制度入手，强化档案管理工作流程，严格执行管理工作程序，摸索出一套适应新形势发展的管理方法和途径，取得了良好实际效果：
第一抓管理，健全完善各项制度。档案工作既要靠管理人员的素质，又要靠制度。因为制度建设更具有全局性、稳定性和长期性。实践证明，许多工作出现问题大都源于管理松懈所致。如果内部管理不严，制度不健全，本该可以发现的问题没能及时发现，本该可以堵塞的漏洞没能及时堵塞，将给造假者及非真实的归档材料的流入造成可乘之机，会严重影响了干部工作的管理。因此，企业要深知干部档案工作与其他干部工作一样，同样需要严格要求、严格管理，建立、健全各项档案管理、查阅、借阅、保管、保护等制度，严格按照《干部档案工作条例》《档案法》等各项规章制度执行，使档案管理自觉地置身于党的干部管理工作之中。常言说，没有规矩，不成方圆。干部档案是干部基本情况及德、能、勤、绩、廉的综合记录，是组织人事部门科学合理选拔、使用人才的重要依据。在组织人事工作中，除了对干部、人才的识别进行严格的考核、考察外，还要查阅干部的档案材料，这样才能更客观、更全面地了解干部的综合情况，更准确地做到知人善任。可见，干部档案在干部管理、选拔、使用中起着极其重要的作用。多年来，在实践工作中，我们结合干部档案管理工作的实际，在防止随意性、标准不统一、杂乱无章现象上下功夫，先后制定了一系列规范干部档案工作的规章制度。目前，建立完善了14项规章制度。其中：队伍建设方面有干部档案管理人员岗位责任制度、考核制度、接待制度、学习制度；业务建设方面有干部档案材料收集归档制度、整理工作制度、保护与保管制度、转递制度、查阅制度、审查核对制度、保密工作制度、信息提供利用制度以及库房安全卫生制度和档案提取程序。使档案工作中的每个环节都达到了有章可循、有标准可依，有效地规范了工作人员的行为，使干部档案的管理工作实现规范化、制度化，保证了各项工作有条不紊地健康开展。
第二增投入，推进现代化管理。做好干部档案管理工作，提高干部人事档案管理工作质量和效率，必须抓好硬件、软件建设。我们主要从4个方面入手：一是硬件设施实行规范化。改善干部档案管理基础设施，现有80平方米标准档案库房，库房内均采用档案密集架存放档案。档案库房、办公室分开。二是管理手段现代化。高配置计算机、服务器、激光打印机、复印机、扫描仪、数码摄像机、消毒机等设备一应俱全。三是防护设备达到标准化。档案库房内配备了空调、监控仪、消毒机、温湿度表、灭火器等，符合防火、防光、防潮、防蛀、防高温等要求。干部档案库房“六防”措施全部得到落实。四是软件建设网络化。加快档案工作现代化步伐，斥资近20万元建立电子档案管理平台，实现了档案资源的信息共享，运用OA 办公平台电子档案馆进行检索，调档迅速，准确率高，提高了档案利用的效率。
在干部档案材料的收集、整理和内容建设等方面，坚持经常性收集、定期和集中收集相结合，使档案内容达到“完整、真实、精练、实用”的要求。装订整理做到分类明确，编排有序，目录清楚，装订整洁，符合标准。实施干部档案现代化管理，概括地说：就是干部档案管理的程序化、规范化、标准化和管理技术的现代化、科学化和具有现代化知识的管理人才。企业为实现档案管理现代化，首先从树立管理人员的现代化观念抓起，其次在科学发展的理念下进行管理技术创新，投入资金进行现代化设备更新，不断使干部档案管理工作向科学化、现代化发展。
第三严归档，杜绝“病从口入”，保持档案的真实性。干部档案是干部个人德才表现及经历的真实记录，是“知人善任，选贤举能”的依据，它具有极强的现实效用，而现实效用的发挥，是以其真实性为前提的。因此，对于该归入档案的材料，我们履行严格的审查手续，特别是对涉及到有关的时间、学历等，逐一与档案进行核对，对需组织审查后才能归入的材料，核查是否有组织审查意见等。工作中我们本着只有归档材料本身真实无误、完整、准确、体式合格才能归档的原则，否则，不得归入档案。有些干部档案因为制成的材料与书写材料的字迹的原因，造成形形色色，不符合要求，如档案用纸和书写所用墨水用极不耐久的纯兰墨水或圆珠笔书写，若干年后，将丧失其价值。目前解决这一问题最根本的还是要采用现代化的管理方法和手段，我们从管理工作源头上抓起，统一标准，统一规范。 第四提效能，协助做好干部人事任用。干部档案的重要作用，在于开发干部信息资源。多年来，在实际工作中，我们积极探索开发，发挥干部档案信息管理系统快捷、准确地辅助作用。一是为干部工作提供快捷服务。积极开发干部档案信息的综合汇总、专题分析等项工作，充分利用干部人事档案信息库，提取、检索全公司现职领导干部基本信息，形成以年龄、参加工作时间、学历、任职时间为主要内容的综合信息，省去了繁琐的大量提档手续，保护了档案，又提高了工作效率，为组织决策提供了科学依据。二是为干部工作提供预测服务。发挥信息化优势，对基层领导班子和领导干部的现状进行分类检索和翔实、准确地统计，形成各类分析材料，为组织调配任用干部提供重要依据，增强了工作的预见性。三是提高档案信息资源的利用率。建立内部局域网络，相关科室可根据权限随时调用所储存的信息数据，查询、检索信息库信息，实现了档案信息资源共享，提高了资源利用效率。
为了弥补部分干部档案填写不实的弊端，我们依据原有档案及有关资料，采取组织核实、认定的办法，对干部的简况重新登记造册，建立干部档案台账，并在干部档案注明中予以说明，以此作为组织掌握的档案的补充资料，为干部管理工作提供真实、可信的依据。同时，还对归入档案的材料实行组织认定，比如，在职取得的学籍材料、外出培训材料、奖惩任免材料等由主管部门对其真实性、合法性进行鉴别、审查，确认无误后再归入个人档案，从根本上解决档案材料的有效性问题。
第五求发展，实施干部档案工作目标管理。将干部档案纳入目标管理，使档案建设步入规范化、标准化轨道。打破传统管理模式中由于缺乏统一的工作标准而出现的分散管理局面，提出科学、规范、标准的管理方式。此外，档案部门与相关部门密切配合，参与企业发展规划制定、企业改制变更、干部人事任免等重大事项，一定程度上实现了档案工作和公司主要职能活动的同步管理。档案分类更趋科学、合理，逐步形成了适合集团公司实际的档案分类标准，并在实体分类的基础上，开始多途径的尝试信息分类的实践，为档案工作再上新台阶奠定了基础。
几年来，干部档案工作成为干部管理工作的重要组成部分，管好干部档案直接关系到管好干部的重要环节。因此，我们将致力于加强和改进干部档案管理模式，使之更好地为企业实施干部人才管理服务。
（作者单位：烟台交运集团有限责任公司）