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摘要：综述跟踪及闭环管理在ERP系统上的应用及如何提升ERP系统管理水平的一些建议。
关键词：ERP;跟踪及闭环管理;建议
1前言
ERP 系统自2005年开始在中石油系统内部多个企事业单位上线运行。我公司目前无论是生产运行、检修、备件管理等等都离不开ERP系统，该系统虽然运行良好，但也存在一定的问题，本文将着重论述闭环及跟踪管理在ERP系统上的重要意义及提升ERP系统管理能力的一些建议。
2ERP系统介绍【1】【2】【3】
ERP是英文Enterprise Resource Planning的缩写，中文意思为企业资源规划，它是一个以管理会计为核心的信息系统，识别和规划企业资源，从而获取客户订单，完成加工和交付。
它具有一体化管理、事先计划与事中控制的特点，强调管理环节中的协调管理功能，在流程业务处理过程中能最大限度的发挥每个人的工作潜能和责任心，强调人与人之间的合作精神。
3强化跟踪及闭环管理在ERP系统应用上
3.1 跟踪及闭环管理
闭环及跟踪管理是一种综合管理系统，强调管理的封闭与及时管控原则，它将企业系统内物资供应、成本、销售、质量、人事、安全等全部作为闭环子系统，使系统和子系统内的管理构成连续封闭回路且使系统活动维持在一个平衡点上;另一方面面对变化的客观实际，进行灵敏、正确有力的信息反馈并作出相应变革，使矛盾和问题得到及时解决。
3.2 强化跟踪及闭环管理在ERP系统应用上的重要性
2013年是公司大修年，大修时需要订货的设备及主材均需通过ERP系统录入后方能进行采购，采购货后进行出库施工，施工完毕后通过ERP系统进行结算，也就是说大修的全过程均涉及到ERP系统，整个过程按照附图一所示的流程图进行。
通过该流程图可以看出，任何一个环节出现了问题或拖延，将直接导致下一个环节无法正常进行，比如今年大修中出现的ERP错误编码修正这一项小的问题就直接会导致各车间设备员延误5到7个工作日在ERP系统上录入设备，录入设备的工作日延误，后续环节便会陆续拖延。
所以为避免整个流程的断裂，跟踪管理在分公司ERP系统的应用上非常重要，必须进行强化。
而所有流程均执行完毕后，仍需要对第一流程与最后一流程之间做闭环管控，比如可以对检修计划中提出的工作量及涉及到的设备与所有出库的料单进行比对，如果发现两者之间存在偏差或错误，那么就证明检修过程中存在检修漏项，便可以追踪下去。
4如何提升公司ERP系统的管理水平
4.1 目前公司ERP系统存在的一些问题
公司ERP系统目前受一些客观条件的限制仍存在一些严重问题，比如说今年大修中，很多维电仪订货工单由生产车间创建后，维电仪车间进行采购设备编码的ERP录入，录入后，个别设备员疏于管理，有些工单在各环节审批过程中出现了断档而没有及时协调造成工单预留号无法下达进而延误了采购周期;物采中心采购的设备到货后没有及时通知车间，车间也就不能及时催促施工单位及时领料;施工单位领料时因ERP该项目下WBS元素资金少而无法出库，但施工单位及库房没有及时通知车间进而造成后续多个车间全部向计划处申请资金，而后续设备出库量巨大，补充的资金无法掌控等等问题。
4.2 如何解决目前分公司ERP系统运行中存在的上述问题
按照本文2中所述，解决上述问题，必须强化跟踪管理，保证流程畅通，及时消除公司各ERP使用部门只负责自己这一块业务而不负责下一流程的弊病，这就需要将各ERP使用部门通过一种信息渠道及时详细了解到每个环节的进程，真在做到信息公开化，使ERP系统处于一种监督体制下进行。
我建议凡是涉及到需要在ERP系统中录入设备进行采购的，在录入的同时一并及时按照附表一样式进行各相关数据填写。公司在公司主页可设ERP专栏，该专栏设置如下几层：维电仪层、生产单位层、机动处层、物采中心层、大库层等，比如大修中需要订货一种设备，维电仪设备员填写工单后，便进行上传，这时各职能部门便可及时查阅及时审批ERP工单，而预留号下达后，维电仪设备员将数据填写完毕后可在自己层上专栏中继续上传，其他相关部门可在此层查阅相关信息，而当设备到货后，物采中心继续填写该表格后上传，其他相关部门可在此层查阅相关信息，如此按照流程进行下去，直至该工单关闭为止。
虽然目前公司ERP系统各审批环节也是如此进行的，但由于全部审批环节均是在ERP系统内进行，如果想查看流程必须进入ERP系统内部，而目前公司各管理人员由于每天的工作任务不同，有些并没有做到每天均进入ERP系统一次，所以也确实存在很多订单未及时审批的现象。但如果按照本文本段中所建议的这种方式进行工作，各ERP使用部门将一目了然的查阅到目前ERP工单的进程，真正实现跟踪及闭环管理，因为各ERP使用单位填写完毕相应数据后进行上传时是附带时间的，如果哪个部门没有及时跟踪延误了下一个流程，将在专栏中各管理层通过上传时间直接体现出来，这种公开的信息监督方式将可以彻底消除以往各使用部门各司其责，不能及时沟通的问题，比如说，当车间查阅到物资已经到库后，可催促施工单位进行领料，当施工单位领料过程中发现因资金问题无法出库，这时可由大库填写未出库原因，车间设备员查阅到此项信息后，将及时协调资金保证设备出库，如此就消除了到库设备大量占用资金无法出库等一系列问题;而这种方式也将直接消除以往维电仪录入设备后生产车间不及时审批而造成预留号不能及时生成等一系列问题。
5 结束语
通过本文，着重论述了跟踪及闭环管理在ERP系统上的重要意义，并提出了一些建议，本文中的各种观点及论述均从ERP系统实际运行中出现的各种问题中得出，希望这些观点及论述日后能对ERP系统的继续良好运行作出一个参考，真正提高公司信息化管理水平。
参考文献：
[1]刘洋《服务型企业ERP系统选型研究》 河南科技大学学报：自然科学版，2013年 第1期。
[2]张志勇《ERP环境下会计信息系统内部控制研究》经济研究导刊，2012年 第33期。
[3]田宇翔，武志云《纺织企业ERP系统的应用研究》河北纺织，2012年 第2期。
附图一
大修从前期制定至订货设备安装在现场整个过程流程图
附表一 结合跟踪及闭环管理在ERP专栏中制定的订货设备跟踪流程表
注：表中*1为维电仪设备员填写并上传，*2为物采中心计划员填写并上传，*3为大库填写并上传，*4为生产车间设备员填写并上传，*1234*为各部门及机动处、财务处等职能部门根据实际情况均可以填写并上传。
关键词：ERP;跟踪及闭环管理;建议
1前言
ERP 系统自2005年开始在中石油系统内部多个企事业单位上线运行。我公司目前无论是生产运行、检修、备件管理等等都离不开ERP系统，该系统虽然运行良好，但也存在一定的问题，本文将着重论述闭环及跟踪管理在ERP系统上的重要意义及提升ERP系统管理能力的一些建议。
2ERP系统介绍【1】【2】【3】
ERP是英文Enterprise Resource Planning的缩写，中文意思为企业资源规划，它是一个以管理会计为核心的信息系统，识别和规划企业资源，从而获取客户订单，完成加工和交付。
它具有一体化管理、事先计划与事中控制的特点，强调管理环节中的协调管理功能，在流程业务处理过程中能最大限度的发挥每个人的工作潜能和责任心，强调人与人之间的合作精神。
3强化跟踪及闭环管理在ERP系统应用上
3.1 跟踪及闭环管理
闭环及跟踪管理是一种综合管理系统，强调管理的封闭与及时管控原则，它将企业系统内物资供应、成本、销售、质量、人事、安全等全部作为闭环子系统，使系统和子系统内的管理构成连续封闭回路且使系统活动维持在一个平衡点上;另一方面面对变化的客观实际，进行灵敏、正确有力的信息反馈并作出相应变革，使矛盾和问题得到及时解决。
3.2 强化跟踪及闭环管理在ERP系统应用上的重要性
2013年是公司大修年，大修时需要订货的设备及主材均需通过ERP系统录入后方能进行采购，采购货后进行出库施工，施工完毕后通过ERP系统进行结算，也就是说大修的全过程均涉及到ERP系统，整个过程按照附图一所示的流程图进行。
通过该流程图可以看出，任何一个环节出现了问题或拖延，将直接导致下一个环节无法正常进行，比如今年大修中出现的ERP错误编码修正这一项小的问题就直接会导致各车间设备员延误5到7个工作日在ERP系统上录入设备，录入设备的工作日延误，后续环节便会陆续拖延。
所以为避免整个流程的断裂，跟踪管理在分公司ERP系统的应用上非常重要，必须进行强化。
而所有流程均执行完毕后，仍需要对第一流程与最后一流程之间做闭环管控，比如可以对检修计划中提出的工作量及涉及到的设备与所有出库的料单进行比对，如果发现两者之间存在偏差或错误，那么就证明检修过程中存在检修漏项，便可以追踪下去。
4如何提升公司ERP系统的管理水平
4.1 目前公司ERP系统存在的一些问题
公司ERP系统目前受一些客观条件的限制仍存在一些严重问题，比如说今年大修中，很多维电仪订货工单由生产车间创建后，维电仪车间进行采购设备编码的ERP录入，录入后，个别设备员疏于管理，有些工单在各环节审批过程中出现了断档而没有及时协调造成工单预留号无法下达进而延误了采购周期;物采中心采购的设备到货后没有及时通知车间，车间也就不能及时催促施工单位及时领料;施工单位领料时因ERP该项目下WBS元素资金少而无法出库，但施工单位及库房没有及时通知车间进而造成后续多个车间全部向计划处申请资金，而后续设备出库量巨大，补充的资金无法掌控等等问题。
4.2 如何解决目前分公司ERP系统运行中存在的上述问题
按照本文2中所述，解决上述问题，必须强化跟踪管理，保证流程畅通，及时消除公司各ERP使用部门只负责自己这一块业务而不负责下一流程的弊病，这就需要将各ERP使用部门通过一种信息渠道及时详细了解到每个环节的进程，真在做到信息公开化，使ERP系统处于一种监督体制下进行。
我建议凡是涉及到需要在ERP系统中录入设备进行采购的，在录入的同时一并及时按照附表一样式进行各相关数据填写。公司在公司主页可设ERP专栏，该专栏设置如下几层：维电仪层、生产单位层、机动处层、物采中心层、大库层等，比如大修中需要订货一种设备，维电仪设备员填写工单后，便进行上传，这时各职能部门便可及时查阅及时审批ERP工单，而预留号下达后，维电仪设备员将数据填写完毕后可在自己层上专栏中继续上传，其他相关部门可在此层查阅相关信息，而当设备到货后，物采中心继续填写该表格后上传，其他相关部门可在此层查阅相关信息，如此按照流程进行下去，直至该工单关闭为止。
虽然目前公司ERP系统各审批环节也是如此进行的，但由于全部审批环节均是在ERP系统内进行，如果想查看流程必须进入ERP系统内部，而目前公司各管理人员由于每天的工作任务不同，有些并没有做到每天均进入ERP系统一次，所以也确实存在很多订单未及时审批的现象。但如果按照本文本段中所建议的这种方式进行工作，各ERP使用部门将一目了然的查阅到目前ERP工单的进程，真正实现跟踪及闭环管理，因为各ERP使用单位填写完毕相应数据后进行上传时是附带时间的，如果哪个部门没有及时跟踪延误了下一个流程，将在专栏中各管理层通过上传时间直接体现出来，这种公开的信息监督方式将可以彻底消除以往各使用部门各司其责，不能及时沟通的问题，比如说，当车间查阅到物资已经到库后，可催促施工单位进行领料，当施工单位领料过程中发现因资金问题无法出库，这时可由大库填写未出库原因，车间设备员查阅到此项信息后，将及时协调资金保证设备出库，如此就消除了到库设备大量占用资金无法出库等一系列问题;而这种方式也将直接消除以往维电仪录入设备后生产车间不及时审批而造成预留号不能及时生成等一系列问题。
5 结束语
通过本文，着重论述了跟踪及闭环管理在ERP系统上的重要意义，并提出了一些建议，本文中的各种观点及论述均从ERP系统实际运行中出现的各种问题中得出，希望这些观点及论述日后能对ERP系统的继续良好运行作出一个参考，真正提高公司信息化管理水平。
参考文献：
[1]刘洋《服务型企业ERP系统选型研究》 河南科技大学学报：自然科学版，2013年 第1期。
[2]张志勇《ERP环境下会计信息系统内部控制研究》经济研究导刊，2012年 第33期。
[3]田宇翔，武志云《纺织企业ERP系统的应用研究》河北纺织，2012年 第2期。
附图一
大修从前期制定至订货设备安装在现场整个过程流程图
附表一 结合跟踪及闭环管理在ERP专栏中制定的订货设备跟踪流程表
注：表中*1为维电仪设备员填写并上传，*2为物采中心计划员填写并上传，*3为大库填写并上传，*4为生产车间设备员填写并上传，*1234*为各部门及机动处、财务处等职能部门根据实际情况均可以填写并上传。