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摘要：企业信息化建设的突飞猛进，建立科学适用的档案管理系统，以適应企业信息化发展的要求势在必行。通过对工程机械企业的档案管理现状进行分析，提出档案管理系统建设的目标，分析系统性能，着重明确档案管理系统档案基础业务工作的功能需求，比较了三种系统架构模式，面向工程机械企业的特点和发展前景，提出采用C/S和B/S混合模式的建设思路。
关键词：工程机械企业；档案管理系统；功能需求
一、研究的作用与意义
目前，我国的工程机械企业信息化建设发展迎来新的发展时期，要求相应的信息资源管理迅速跟上。档案管理是工程机械企业日常管理的一个重要组成部分，档案管理的手段和效率直接影响企业的经营生产，也是衡量企业现代化管理水平的重要尺度。但当前许多企业特别是工程机械骨干企业档案的管理方式停留在初级发展阶段，在信息化管理方面还远远不够，更没有专门针对工程机械企业档案管理领域的信息管理系统，因此无法适应现代企业对现代化管理的需要。本文特别针对工程机械企业的档案管理系统，提出系统性能和功能需求，并建议采用C/S和B/S混合模式系统架构，能满足这些性能和功能需求的软件可对各类档案进行高效管理。档案管理系统作为企业统一的档案资源中心，对企业业务活动顺利开展，辅助决策将起到重要的作用，并助推档案管理水平上新台阶。
二、现状分析
（一）档案管理发展停滞
经过多年的发展，工程机械企业的档案管理已初具规模，但由于受制于行业低迷的影响，企业档案管理也停留在了“留守”层面，无论是管理手段、管理方式都处于停滞状态，仅维持现有基本收集、保管、利用业务的运行。尤其是档案信息化方面的发展，没有进展。其他业务系统都在迅猛发展投入使用，而档案信息化方面未取得进步。档案机构设置采用的虚实结合的模式，没有专门的科室机构引领档案业务发展和专业的档案馆，下设多数公司仍以库房管理为基点，辐射其他档案业务管理。档案管理模式，设立公司档案中心，各分公司下设档案室，并根据各业务部门条线职能划分档案二级类目，分为文书类、科技类、财务类、人事类、经营管理类、法律事务类、基本建设类、特殊载体类。然而，下设的分公司并没有设立档案室，而是只设档案库，档案二级类目的划分也不完全与公司统一，虽然有利于工作开展、档案方便利用，但从长远考虑，档案管理模式的不统一终将影响整个公司的档案事业长远规范发展。档案从业人员知识更新慢，停留在传统的档案管理阶段，鲜少有机会接触新的发展动态，能为档案信息化发展提出建设性建议的更少。
（二）档案安全方面仍有短板
由于行业去产能的要求，机构大幅度调整，人员异动频繁，导致存留在部门文件柜及个人文件柜有用的文件资料流失，档案信息保全差，存在档案信息保密安全隐患。尽管档案库房已初具规模，但核心的数据、信息资料，仍因档案管理安全手段的缺失，不能得到核心信息产生部门的信任，因此未能成为规范化的档案资料。
（三）档案管理意识止步
企业领导对档案管理的重要性止步于初级发展阶段，认为守好库便是做好了档案管理，不重视档案管理工作的进一步提升发展，还有很多分子公司视档案工作可有可无，对档案管理的要求不高，更舍不得花精力、人力投入档案事业。仍有大部分档案管理员是兼职人员，对档案管理的认识不充分，忽视档案的日常保管，当有其它工作时，往往将档案工作排在最后，材料不及时归档，归档后档案堆积如山懒于整理，以致杂乱无章。公司员工档案意识淡漠，主要表现在：不注意积累与保护档案、按时提交归档文件。意识的淡漠和认识上的不到位都会直接影响或者导致行动上的不到位，这会在很大程度上制约档案工作的发展。
（四）档案信息化提升需要的资源短缺
目前，企业基本配备符合《档案库房建筑规范》的库房。但随着时间的推移，不同载体的长久保存手段未跟上，光盘刻录设备、大存贮电子信息管理系统及相应的数字化设备缺乏，都直接影响档案管理的长远发展。
三、工程机械企业档案管理系统业务功能需求
（一）系统性能
为了保障系统的成功建设和快速投入使用，选择或开发工程机械企业档案管理系统时应考虑系统具备良好的性能，满足档案业务工作和档案事业发展的需求。其系统性能主要从：①功能兼容性；②格式开放性；③运行可靠性；④系统安全性；⑤系统扩展性；⑥自主管理性等方面进行考量。系统的设计要便于系统管理人员能够尽快熟练地掌握该系统的操作和管理技术，以保证系统能安全可靠地运行。在保证用户基本操作的前提下，给档案馆管理员有更多的自主管理功能。
（二）功能模块划分
国家档案局2001年6月颁布了《档案管理软件功能要求暂行规定》。该规定明确了档案管理软件应该具备数据管理功能、整理编目功能、检索查询功能、辅助实体管理及根据用户特殊需求增扩其他相应的功能。就系统维护、档案整理、档案著录、档案利用、档案鉴定与销毁、档案编研、档案统计、安全保密等基本功能提出具体要求，并要求辅助实体管理及根据用户特殊需求增扩其他相应功能。
①系统维护。系统维护功能主要包括数据备份、数据恢复、数据装载、系统登录、系统帮助等一些支持系统运行的基本功能。②档案整理。功能需求：档案管理信息系统模块应具备档案整理、目录生成、数据统计、打印输出等基本功能，并满足下列主要要求：能为用户自行设置实体分类方案预留空间，并能满足自动按照分类类目时宜行分类和排序；能自动生成档案管理所需的各种排列序号，并能由用户自主修改和重排序，保存时有防重号检验功能，能生成相应报表；具备完备的打印输出功能，能打印输出各类目录、统计报表、备考表等。③档案著录。功能需求：包括手工著录数据、导入数据、办公自动化系统接口传入数据。系统提供符合国家档案标准的著录界面和用户自定义著录项目两种方式，满足用户对不同类别档案的数据著录的要求。④档案利用。档案利用模块分为档案查询、档案检索、档案借阅管理三个功能模块。⑤档案鉴定与销毁。为优化馆藏，要对库存档案进行鉴定销毁工作。档案鉴定与销毁都需具备流程审批功能。档案销毁时也需要由销毁人发起相应的申请，有相关领导审批同意后才能进行操作。⑥档案编研。系统可以提供定制好的年鉴类目，如大事记、综述、生产、管理、科学技术、项目管理、行政管理、教育培训、党群、后勤保障、人物、附录、表录、图录、索引等。档案人员在线编辑完成后可直接发布在档案网站中供利用者查看。⑦档案统计。统计功能模块针对统计结果可自动或手动生成报表，满足不同档案类型不同的报表要求。⑧辅助实体管 （下转第98页）
（上接第89頁）
理。辅助实体管理模块还应实现系统中直接采用图示的方法查看档案库存情况的功能，直接在库房图表上查看库房内档案的存量，并层层查看库房内的具体档案情况。⑨安全性需求。完善严密的授权保密体系，保证档案的安全管理。
（三）系统架构的选择
档案信息管理系统按构架可分为客户端/服务器（C/S）模式、浏览器/服务器（B/S）模式以及C/S和B/S混合模式。
1.C/S模式
C/S模式的优点主要是具有强大的数据操纵和事务处理能力，以及数据的安全性和完整性约束，技术成熟，安全稳定，速度快，交互性好，有利于文档部门庞大复杂的数据信息的管理，特别适于档案部门使用。
2.B/S模式
基本Intranet的B/S模式分为客户机、应用服务器和数据服务器的三层结构。它具有实质性的优势：第一，它是有计算机技术以来最稳定的技术平台。第二，它本质上是一种客户机技术，这对大中型企事业内部机构分散的文档管理工作特别合适。Intranet原则上取消了所有在客户机侧的维护工作。此外，它提供了异种机、异种网、异种应用服务的联机、联网、统一服务的最现实的开放性基础。但此类模式仍存在：传输量大，影响数据的传输效率，不适合大中型数据的管理；交互性操作不便、对大容量数据进行深层次分析、汇总、批量输入输出、批量更改等处理上难以满足实际业务的要求等问题。
3.混合模式
目前已有企事业单位开发出C/S和B/S混合模式，它可以充分发挥C/S和B/S相结合的混合模式的优势，实现系统的最佳性能，显示出C/S模式事务处理能力强的特点和B/S模式网络易扩式和分布式的特点。这种混合模式有效提高内部信息共享程度和获取便利程序，同时满足对保密和信息提取方式的多样性要求，且便于企事业单位文档信息的访问与互动，具有传输效率高、安全性好和界面风格统一等特点，特别适合具有分布式特点的文档管理而得到应用。
综合以上三种档案管理系统模式，结合工程机械企业呈多流程业务和分布式管理的实际情况，建议采用C/S和B/S混合模式，对内发挥C/S模式的专用性、安全性和有效性优势，对外发挥B/S模式的开放性、通用性、统一性优势。考虑到企业档案信息化建设基础薄弱，档案经费紧张，结合企业档案事业的长远规划和中长期发展，在某些企业研发C/S和B/S混合模式具有不可实现性，引进B/S的档案管理信息系统是最优选择，因其适应工程机械企业多地域分公司的情况，文档管理呈分布式的特点，且具有开放性、通用性，而有利于企业档案信息资源整合和档案事业的发展。
工程机械企业档案是企业的重要信息资源，是宝贵的企业信息财富。通过系统功能需求分析能给档案系统的构建、档案软件的选择带来指导作用，并引导企业建立科学适用的企业档案管理系统，相信企业的明天会发展的更好。
（作者单位：中联重科股份有限公司）
作者简介：陈立香，女，职员。
本文系2015年度湖南省档案局科技项目“企业档案信息系统安全防护等级策略研究”（编号：2015-H-19）的阶段性成果
参考文献
[1]工程机械行业[J].建筑机械，2006（1）：22.
[2]薛四新，彭荣，陈永生.档案信息化应用系统建设[M].北京：机械工业出版社，2006.240-241.
[3]李亚平，刘清平，鄂卓茂.工程机械行业信息化架构研究[J].中国工程机械学报，2005，32（2）：245-249.
[4]高梅.工程档案管理系统的设计与实现[J].工程建设与设计，2006（11）：48-50.
[5]薛四新，彭荣，陈永生.档案信息化应用系统建设[M].北京：机械工业出版社，2006.64-66.
[6]韩秀成.档案信息化建设中MIS软件的设计与实现[J].武汉理工大学学报，2005，27（1）：107-110.
[7]辛青清，肖金生，邹玉生等.基于C/S和B/S混合模式的档案信息化系统[J].武汉理工大学学报，2007，29（6）：57-61.
关键词：工程机械企业；档案管理系统；功能需求
一、研究的作用与意义
目前，我国的工程机械企业信息化建设发展迎来新的发展时期，要求相应的信息资源管理迅速跟上。档案管理是工程机械企业日常管理的一个重要组成部分，档案管理的手段和效率直接影响企业的经营生产，也是衡量企业现代化管理水平的重要尺度。但当前许多企业特别是工程机械骨干企业档案的管理方式停留在初级发展阶段，在信息化管理方面还远远不够，更没有专门针对工程机械企业档案管理领域的信息管理系统，因此无法适应现代企业对现代化管理的需要。本文特别针对工程机械企业的档案管理系统，提出系统性能和功能需求，并建议采用C/S和B/S混合模式系统架构，能满足这些性能和功能需求的软件可对各类档案进行高效管理。档案管理系统作为企业统一的档案资源中心，对企业业务活动顺利开展，辅助决策将起到重要的作用，并助推档案管理水平上新台阶。
二、现状分析
（一）档案管理发展停滞
经过多年的发展，工程机械企业的档案管理已初具规模，但由于受制于行业低迷的影响，企业档案管理也停留在了“留守”层面，无论是管理手段、管理方式都处于停滞状态，仅维持现有基本收集、保管、利用业务的运行。尤其是档案信息化方面的发展，没有进展。其他业务系统都在迅猛发展投入使用，而档案信息化方面未取得进步。档案机构设置采用的虚实结合的模式，没有专门的科室机构引领档案业务发展和专业的档案馆，下设多数公司仍以库房管理为基点，辐射其他档案业务管理。档案管理模式，设立公司档案中心，各分公司下设档案室，并根据各业务部门条线职能划分档案二级类目，分为文书类、科技类、财务类、人事类、经营管理类、法律事务类、基本建设类、特殊载体类。然而，下设的分公司并没有设立档案室，而是只设档案库，档案二级类目的划分也不完全与公司统一，虽然有利于工作开展、档案方便利用，但从长远考虑，档案管理模式的不统一终将影响整个公司的档案事业长远规范发展。档案从业人员知识更新慢，停留在传统的档案管理阶段，鲜少有机会接触新的发展动态，能为档案信息化发展提出建设性建议的更少。
（二）档案安全方面仍有短板
由于行业去产能的要求，机构大幅度调整，人员异动频繁，导致存留在部门文件柜及个人文件柜有用的文件资料流失，档案信息保全差，存在档案信息保密安全隐患。尽管档案库房已初具规模，但核心的数据、信息资料，仍因档案管理安全手段的缺失，不能得到核心信息产生部门的信任，因此未能成为规范化的档案资料。
（三）档案管理意识止步
企业领导对档案管理的重要性止步于初级发展阶段，认为守好库便是做好了档案管理，不重视档案管理工作的进一步提升发展，还有很多分子公司视档案工作可有可无，对档案管理的要求不高，更舍不得花精力、人力投入档案事业。仍有大部分档案管理员是兼职人员，对档案管理的认识不充分，忽视档案的日常保管，当有其它工作时，往往将档案工作排在最后，材料不及时归档，归档后档案堆积如山懒于整理，以致杂乱无章。公司员工档案意识淡漠，主要表现在：不注意积累与保护档案、按时提交归档文件。意识的淡漠和认识上的不到位都会直接影响或者导致行动上的不到位，这会在很大程度上制约档案工作的发展。
（四）档案信息化提升需要的资源短缺
目前，企业基本配备符合《档案库房建筑规范》的库房。但随着时间的推移，不同载体的长久保存手段未跟上，光盘刻录设备、大存贮电子信息管理系统及相应的数字化设备缺乏，都直接影响档案管理的长远发展。
三、工程机械企业档案管理系统业务功能需求
（一）系统性能
为了保障系统的成功建设和快速投入使用，选择或开发工程机械企业档案管理系统时应考虑系统具备良好的性能，满足档案业务工作和档案事业发展的需求。其系统性能主要从：①功能兼容性；②格式开放性；③运行可靠性；④系统安全性；⑤系统扩展性；⑥自主管理性等方面进行考量。系统的设计要便于系统管理人员能够尽快熟练地掌握该系统的操作和管理技术，以保证系统能安全可靠地运行。在保证用户基本操作的前提下，给档案馆管理员有更多的自主管理功能。
（二）功能模块划分
国家档案局2001年6月颁布了《档案管理软件功能要求暂行规定》。该规定明确了档案管理软件应该具备数据管理功能、整理编目功能、检索查询功能、辅助实体管理及根据用户特殊需求增扩其他相应的功能。就系统维护、档案整理、档案著录、档案利用、档案鉴定与销毁、档案编研、档案统计、安全保密等基本功能提出具体要求，并要求辅助实体管理及根据用户特殊需求增扩其他相应功能。
①系统维护。系统维护功能主要包括数据备份、数据恢复、数据装载、系统登录、系统帮助等一些支持系统运行的基本功能。②档案整理。功能需求：档案管理信息系统模块应具备档案整理、目录生成、数据统计、打印输出等基本功能，并满足下列主要要求：能为用户自行设置实体分类方案预留空间，并能满足自动按照分类类目时宜行分类和排序；能自动生成档案管理所需的各种排列序号，并能由用户自主修改和重排序，保存时有防重号检验功能，能生成相应报表；具备完备的打印输出功能，能打印输出各类目录、统计报表、备考表等。③档案著录。功能需求：包括手工著录数据、导入数据、办公自动化系统接口传入数据。系统提供符合国家档案标准的著录界面和用户自定义著录项目两种方式，满足用户对不同类别档案的数据著录的要求。④档案利用。档案利用模块分为档案查询、档案检索、档案借阅管理三个功能模块。⑤档案鉴定与销毁。为优化馆藏，要对库存档案进行鉴定销毁工作。档案鉴定与销毁都需具备流程审批功能。档案销毁时也需要由销毁人发起相应的申请，有相关领导审批同意后才能进行操作。⑥档案编研。系统可以提供定制好的年鉴类目，如大事记、综述、生产、管理、科学技术、项目管理、行政管理、教育培训、党群、后勤保障、人物、附录、表录、图录、索引等。档案人员在线编辑完成后可直接发布在档案网站中供利用者查看。⑦档案统计。统计功能模块针对统计结果可自动或手动生成报表，满足不同档案类型不同的报表要求。⑧辅助实体管 （下转第98页）
（上接第89頁）
理。辅助实体管理模块还应实现系统中直接采用图示的方法查看档案库存情况的功能，直接在库房图表上查看库房内档案的存量，并层层查看库房内的具体档案情况。⑨安全性需求。完善严密的授权保密体系，保证档案的安全管理。
（三）系统架构的选择
档案信息管理系统按构架可分为客户端/服务器（C/S）模式、浏览器/服务器（B/S）模式以及C/S和B/S混合模式。
1.C/S模式
C/S模式的优点主要是具有强大的数据操纵和事务处理能力，以及数据的安全性和完整性约束，技术成熟，安全稳定，速度快，交互性好，有利于文档部门庞大复杂的数据信息的管理，特别适于档案部门使用。
2.B/S模式
基本Intranet的B/S模式分为客户机、应用服务器和数据服务器的三层结构。它具有实质性的优势：第一，它是有计算机技术以来最稳定的技术平台。第二，它本质上是一种客户机技术，这对大中型企事业内部机构分散的文档管理工作特别合适。Intranet原则上取消了所有在客户机侧的维护工作。此外，它提供了异种机、异种网、异种应用服务的联机、联网、统一服务的最现实的开放性基础。但此类模式仍存在：传输量大，影响数据的传输效率，不适合大中型数据的管理；交互性操作不便、对大容量数据进行深层次分析、汇总、批量输入输出、批量更改等处理上难以满足实际业务的要求等问题。
3.混合模式
目前已有企事业单位开发出C/S和B/S混合模式，它可以充分发挥C/S和B/S相结合的混合模式的优势，实现系统的最佳性能，显示出C/S模式事务处理能力强的特点和B/S模式网络易扩式和分布式的特点。这种混合模式有效提高内部信息共享程度和获取便利程序，同时满足对保密和信息提取方式的多样性要求，且便于企事业单位文档信息的访问与互动，具有传输效率高、安全性好和界面风格统一等特点，特别适合具有分布式特点的文档管理而得到应用。
综合以上三种档案管理系统模式，结合工程机械企业呈多流程业务和分布式管理的实际情况，建议采用C/S和B/S混合模式，对内发挥C/S模式的专用性、安全性和有效性优势，对外发挥B/S模式的开放性、通用性、统一性优势。考虑到企业档案信息化建设基础薄弱，档案经费紧张，结合企业档案事业的长远规划和中长期发展，在某些企业研发C/S和B/S混合模式具有不可实现性，引进B/S的档案管理信息系统是最优选择，因其适应工程机械企业多地域分公司的情况，文档管理呈分布式的特点，且具有开放性、通用性，而有利于企业档案信息资源整合和档案事业的发展。
工程机械企业档案是企业的重要信息资源，是宝贵的企业信息财富。通过系统功能需求分析能给档案系统的构建、档案软件的选择带来指导作用，并引导企业建立科学适用的企业档案管理系统，相信企业的明天会发展的更好。
（作者单位：中联重科股份有限公司）
作者简介：陈立香，女，职员。
本文系2015年度湖南省档案局科技项目“企业档案信息系统安全防护等级策略研究”（编号：2015-H-19）的阶段性成果
参考文献
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