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摘要:2000年1月1日,《中华人民共和国招标投标法》颁布实施;时隔十二年,《中华人民共和国招标投标法实施条例》颁布实施。我国招标投标事业迅猛发展,招标代理机构充当着不可或缺的角色。招标代理工作的质量控制,攸关招标投标工作的成败。
关键词:招标代理;质量控制
引言
招标投标法律法规相继出台,工程招标大多委托招标代理机构进行。但是,招标代理工作停留在履行程序层面的情况屡见不鲜。究其原因,一是招标代理机构未能体现自身的专业效用;二是招标代理机构未能发挥自身的优势,没有难于挑剔的工作质量。因此,笔者认为,要使之不停留在“程序”层面上,让代理工作得到业界更多的肯定,必须做好招标代理的质量控制工作。
招标代理工作可分为拟订招标方案、发布招标公告、实施资格审查、编制招标文件、组织开标评标、汇编总结报告等几个重要环节,同时还涉及工作协调沟通,内部制度形成及人员素质提高等工作。以下,就这些事项,谈谈看法。
1 招标方案拟订
招标方案拟订的是否合理,是否具有针对性,对整个招标工作能否顺利进行,关系超常密切。要拟订出好的招标方案,首先应该依据工程项目特点,组建结构合理的招标代理项目部。项目部人员应按职责分工,对招标工程的规模、类型、特点、设计情况、周边环境、时间要求、资金情况,以及招标人重点关心的问题进行深入探讨和研究。在此基础上,比对全过程承包、阶段性承包或合法分包各自的优缺点及适用范围。这样,才能形成可行的招标方案。招标代理工作人员,切不可盲目采取“拿来主义”,依样画瓢,照搬照套其他招标方案。
2 招标公告发布
招标公告的重要性不言而喻,可以说对整个招标过程起着提纲挈领的引领作用。许多不规范的招标,就是从不规范的招标公告开始的。
2000年,原国家计委第4号令《招标公告发布暂行办法》对招标公告的内容以及发布都有详细的规定,有明确的要求。值得一提的是,随着经济的发展,各类综合性招标逐步增多,因此对潜在投标人资质(格)的要求越来越繁杂,从中滋生了很多“预设门槛”、“量体裁衣”的招标公告。在招标公告中对投标人的资质要求过高或以不合理的条件限制、排斥潜在投标人,使得工程招标局限在少数几家“意中人”之中,增大了串通投标的可能。这种种弊端,要求招标代理机构工作人员,本着专业务实的严谨态度,严谨把好质量关,合理说服招标人,还招标投标市场一片净土。
3 资格审查实施
当前,招标投标市场竞争日益激烈,投标人的投诉意识也日益增强,尤其是对重大工程、社会影响较大的项目,各方的关注度都非常高。招标代理机构在与招标人共同商讨潜在投标人资格条件时,首先,必须在法律法规允许以及规范性文件允许的情况下,不偏离工程实际,合理确定投标人在技术资格、施工经验、财务能力等方面所应具备的条件。其次,在设定投标人资格条件时,要避免差异性。资格条件设定不当,一则会影响招标进程,严重的将会影响工程质量、投资;二则会因排斥潜在投标人,造成招标投诉,增加招标代理机构的风险。再次,依据资格审查方式,按照合法的规矩对符合条件的投标申请人进行筛选、审查,才能达到资格审查的目的。
4 招标文件编制
招标文件的文稿,必须合法合规,必须符合工程的特点。这些工程特点,包括工程设计特点、现场特点、承包方式特点以及招标人要求等。设计特点,主要包括工程的结构特点、工艺特点、适用规范、是否有超常规要求等;现场特点,包括现场的地质条件、施工环境、现场状况、气候情况等;承包方式特点,包括工程的承包内容、可接受的分包方式及分包范围,以及主要设备、材料的供应方式等;招标人的要求,主要包括招标人对工程的质量、进度、投资的控制目标等。充分认识这些特点,才能使招标文件符合工程要求。
5 开标评标组织
招标代理机构,应准确把握各时间节点,尤其是投标截止时间,按既定程序与办法有条不紊地组织开标和评标工作,及时做好相关记录。在开标的过程中,准确宣读投标人名称、投标报价、质量等级、工期等主要内容,做好开标记录的签字确认工作。在评标结果确定后,工作人员应及时汇总填表,进行必要的核查,及时取得签字确认。评标报告应及时整理完毕,由专人负责审定,并按规定公示结果。
6 总结报告汇编
确定中标人并协助招标人签订合同后,招标代理机构应主动汇编项目招标总结报告。汇编总结报告的意义,不仅仅在于项目招标的存档备案,还应站在总结、改进、提高的角度去看待。这样,才能找到项目招标中存在的不足。
总结报告,至少应包括对招标项目的简述,对整个招标投标过程相关节点的描述。总结报告,还应包括事后回访联络,采取措施持续改进。事后回访联络,可通过获取各相关方接受服务的感受和评价,验证代理工作的成效,寻找改进的机会。通过回访联络,确定获取相关信息的来源,如顾客满意度调查、质疑投诉意见及处理结果、流失业务分析、招标失败情况分析等,有效发现招标过程中反映的不符合、不适宜或易产生矛盾的疑点,通过系统的修正和持续的改进,满足相关方的合理需求和期望。
7 工作协调沟通
招标代理工作的本质是一项社会中介服务工作。要顺利完成所涉工作,招标代理机构必须做好相关各方的协调工作。
沟通和协调的主体,包括招标人、投标人以及管理部门三大块。与招标人的沟通,应该采取人员层级的不同,沟通的内容和方法也不同的策略。不能简单地说“不”或一味地说“是”,更不能情绪化。在沟通协调的过程中,要学会察言观色,准确的把握招标人意图和想法。
与投标人的沟通,开标前应是被动的沟通,开标后可以是主动的沟通。与投标人沟通比较敏感,同时也是最容易出问题的环节。一个项目的招标工作能否顺利进行,与各投标人的配合是分不开的。笔者认为,招标代理机构可以从以下三个方面做好工作。首先,不在招标文件中设定不合理的条款限制合理竞争;其次,对投标人给予充分的尊重、理解和帮助;再次,仔细分析投标人所提疑问和质疑,认真做好招标文件的答疑工作。招标代理工作人员与投标人之间,不应该因为有高度的敏感性,就不愿交流。在沟通中,应充分理解投标人,掌握他们的心态,极大赢得投标人的信任。来自未中标投标人的询问,应该耐心地做好解释工作,也许在良好的解释、沟通的过程中,就已经把一个即将发生的质疑或投诉消灭在萌芽状态。
招標代理工作,是招标管理机构管理和规范招标投标活动的纽带。要发挥好“纽带”作用,必须提高“纽带”的素质。招标代理机构,必须要熟悉相关部门的管理程序,必须规范操作程序。通过规范化的操作和有效地沟通赢得管理部门的信任。有了良好的“纽带”信誉,客户的认可度才会高,招标工作的推进才会顺利。
8 形成内部制度
招标代理机构是招标代理工作实施的主体,为保证招标代理工作质量,除了要抓好质量控制外,还必须形成并执行好机构内部管理制度。
招标代理机构接受招标人的委托,通过 “公正、公平、公开、规范、合法”的专业服务,为招标人选择服务信誉良好、管理水平过硬、承包价格合理的承包商。在招标代理服务过程中,如何做到高效、专业、合法,如何令招标投标参与方满意,完善的企业内部管理制度是关键。应当把“不断完善招标代理内部制度、力争达到顾客满意百分之百”作为工作目标,从员工职业道德守则、工作纪律、部门分工、审批手续、操作程序、文件管理等诸多方面,以公司规章制度形式进行约束,做到“公正、规范、廉洁、守法”,同时形成招标代理作业指导书等文件,形成并严格执行招标代理内部管理制度。
9 提高人员素质
人员素质是影响招标代理工作质量的关键因素。
招标代理工作人员要依法代理,不违规操作和违法乱纪;要诚实信用,不违约行事和弄虚作假;要优质服务,不敷衍塞责和玷污信誉;要正直公正,不隐瞒真相和徇私舞弊;要公平竞争,不互相拆台和私下交易;要爱岗敬业,不玩忽职守和推诿扯皮;要秉公办事,不假公济私和感情用事;要遵章守纪,不违法乱纪和泄露秘密;要清正廉洁,不收受贿赂和谋求私利;要开拓创新,不因循守旧和固步自封。
目前,我国已有招标采购专业技术人员职业水平评价制度,招标师职业水平考试也已上升为职业资格制度。这些整体上要求了人员的素质。但是,除应对国家法律法规进行培训外,还应结合招标代理机构实际进行培训,对市场招标进行实际演练,真正为提高招标代理工作人员的职业素质提供保障。
结束语
为确保招标代理行业有序发展、良性竞争,必须认真做好招标代理的质量控制工作,必须不断实践与改进,必须强化内部管理,提高人员素质,才能越过单纯的“程序”层面,才能得到业界进一步肯定。
关键词:招标代理;质量控制
引言
招标投标法律法规相继出台,工程招标大多委托招标代理机构进行。但是,招标代理工作停留在履行程序层面的情况屡见不鲜。究其原因,一是招标代理机构未能体现自身的专业效用;二是招标代理机构未能发挥自身的优势,没有难于挑剔的工作质量。因此,笔者认为,要使之不停留在“程序”层面上,让代理工作得到业界更多的肯定,必须做好招标代理的质量控制工作。
招标代理工作可分为拟订招标方案、发布招标公告、实施资格审查、编制招标文件、组织开标评标、汇编总结报告等几个重要环节,同时还涉及工作协调沟通,内部制度形成及人员素质提高等工作。以下,就这些事项,谈谈看法。
1 招标方案拟订
招标方案拟订的是否合理,是否具有针对性,对整个招标工作能否顺利进行,关系超常密切。要拟订出好的招标方案,首先应该依据工程项目特点,组建结构合理的招标代理项目部。项目部人员应按职责分工,对招标工程的规模、类型、特点、设计情况、周边环境、时间要求、资金情况,以及招标人重点关心的问题进行深入探讨和研究。在此基础上,比对全过程承包、阶段性承包或合法分包各自的优缺点及适用范围。这样,才能形成可行的招标方案。招标代理工作人员,切不可盲目采取“拿来主义”,依样画瓢,照搬照套其他招标方案。
2 招标公告发布
招标公告的重要性不言而喻,可以说对整个招标过程起着提纲挈领的引领作用。许多不规范的招标,就是从不规范的招标公告开始的。
2000年,原国家计委第4号令《招标公告发布暂行办法》对招标公告的内容以及发布都有详细的规定,有明确的要求。值得一提的是,随着经济的发展,各类综合性招标逐步增多,因此对潜在投标人资质(格)的要求越来越繁杂,从中滋生了很多“预设门槛”、“量体裁衣”的招标公告。在招标公告中对投标人的资质要求过高或以不合理的条件限制、排斥潜在投标人,使得工程招标局限在少数几家“意中人”之中,增大了串通投标的可能。这种种弊端,要求招标代理机构工作人员,本着专业务实的严谨态度,严谨把好质量关,合理说服招标人,还招标投标市场一片净土。
3 资格审查实施
当前,招标投标市场竞争日益激烈,投标人的投诉意识也日益增强,尤其是对重大工程、社会影响较大的项目,各方的关注度都非常高。招标代理机构在与招标人共同商讨潜在投标人资格条件时,首先,必须在法律法规允许以及规范性文件允许的情况下,不偏离工程实际,合理确定投标人在技术资格、施工经验、财务能力等方面所应具备的条件。其次,在设定投标人资格条件时,要避免差异性。资格条件设定不当,一则会影响招标进程,严重的将会影响工程质量、投资;二则会因排斥潜在投标人,造成招标投诉,增加招标代理机构的风险。再次,依据资格审查方式,按照合法的规矩对符合条件的投标申请人进行筛选、审查,才能达到资格审查的目的。
4 招标文件编制
招标文件的文稿,必须合法合规,必须符合工程的特点。这些工程特点,包括工程设计特点、现场特点、承包方式特点以及招标人要求等。设计特点,主要包括工程的结构特点、工艺特点、适用规范、是否有超常规要求等;现场特点,包括现场的地质条件、施工环境、现场状况、气候情况等;承包方式特点,包括工程的承包内容、可接受的分包方式及分包范围,以及主要设备、材料的供应方式等;招标人的要求,主要包括招标人对工程的质量、进度、投资的控制目标等。充分认识这些特点,才能使招标文件符合工程要求。
5 开标评标组织
招标代理机构,应准确把握各时间节点,尤其是投标截止时间,按既定程序与办法有条不紊地组织开标和评标工作,及时做好相关记录。在开标的过程中,准确宣读投标人名称、投标报价、质量等级、工期等主要内容,做好开标记录的签字确认工作。在评标结果确定后,工作人员应及时汇总填表,进行必要的核查,及时取得签字确认。评标报告应及时整理完毕,由专人负责审定,并按规定公示结果。
6 总结报告汇编
确定中标人并协助招标人签订合同后,招标代理机构应主动汇编项目招标总结报告。汇编总结报告的意义,不仅仅在于项目招标的存档备案,还应站在总结、改进、提高的角度去看待。这样,才能找到项目招标中存在的不足。
总结报告,至少应包括对招标项目的简述,对整个招标投标过程相关节点的描述。总结报告,还应包括事后回访联络,采取措施持续改进。事后回访联络,可通过获取各相关方接受服务的感受和评价,验证代理工作的成效,寻找改进的机会。通过回访联络,确定获取相关信息的来源,如顾客满意度调查、质疑投诉意见及处理结果、流失业务分析、招标失败情况分析等,有效发现招标过程中反映的不符合、不适宜或易产生矛盾的疑点,通过系统的修正和持续的改进,满足相关方的合理需求和期望。
7 工作协调沟通
招标代理工作的本质是一项社会中介服务工作。要顺利完成所涉工作,招标代理机构必须做好相关各方的协调工作。
沟通和协调的主体,包括招标人、投标人以及管理部门三大块。与招标人的沟通,应该采取人员层级的不同,沟通的内容和方法也不同的策略。不能简单地说“不”或一味地说“是”,更不能情绪化。在沟通协调的过程中,要学会察言观色,准确的把握招标人意图和想法。
与投标人的沟通,开标前应是被动的沟通,开标后可以是主动的沟通。与投标人沟通比较敏感,同时也是最容易出问题的环节。一个项目的招标工作能否顺利进行,与各投标人的配合是分不开的。笔者认为,招标代理机构可以从以下三个方面做好工作。首先,不在招标文件中设定不合理的条款限制合理竞争;其次,对投标人给予充分的尊重、理解和帮助;再次,仔细分析投标人所提疑问和质疑,认真做好招标文件的答疑工作。招标代理工作人员与投标人之间,不应该因为有高度的敏感性,就不愿交流。在沟通中,应充分理解投标人,掌握他们的心态,极大赢得投标人的信任。来自未中标投标人的询问,应该耐心地做好解释工作,也许在良好的解释、沟通的过程中,就已经把一个即将发生的质疑或投诉消灭在萌芽状态。
招標代理工作,是招标管理机构管理和规范招标投标活动的纽带。要发挥好“纽带”作用,必须提高“纽带”的素质。招标代理机构,必须要熟悉相关部门的管理程序,必须规范操作程序。通过规范化的操作和有效地沟通赢得管理部门的信任。有了良好的“纽带”信誉,客户的认可度才会高,招标工作的推进才会顺利。
8 形成内部制度
招标代理机构是招标代理工作实施的主体,为保证招标代理工作质量,除了要抓好质量控制外,还必须形成并执行好机构内部管理制度。
招标代理机构接受招标人的委托,通过 “公正、公平、公开、规范、合法”的专业服务,为招标人选择服务信誉良好、管理水平过硬、承包价格合理的承包商。在招标代理服务过程中,如何做到高效、专业、合法,如何令招标投标参与方满意,完善的企业内部管理制度是关键。应当把“不断完善招标代理内部制度、力争达到顾客满意百分之百”作为工作目标,从员工职业道德守则、工作纪律、部门分工、审批手续、操作程序、文件管理等诸多方面,以公司规章制度形式进行约束,做到“公正、规范、廉洁、守法”,同时形成招标代理作业指导书等文件,形成并严格执行招标代理内部管理制度。
9 提高人员素质
人员素质是影响招标代理工作质量的关键因素。
招标代理工作人员要依法代理,不违规操作和违法乱纪;要诚实信用,不违约行事和弄虚作假;要优质服务,不敷衍塞责和玷污信誉;要正直公正,不隐瞒真相和徇私舞弊;要公平竞争,不互相拆台和私下交易;要爱岗敬业,不玩忽职守和推诿扯皮;要秉公办事,不假公济私和感情用事;要遵章守纪,不违法乱纪和泄露秘密;要清正廉洁,不收受贿赂和谋求私利;要开拓创新,不因循守旧和固步自封。
目前,我国已有招标采购专业技术人员职业水平评价制度,招标师职业水平考试也已上升为职业资格制度。这些整体上要求了人员的素质。但是,除应对国家法律法规进行培训外,还应结合招标代理机构实际进行培训,对市场招标进行实际演练,真正为提高招标代理工作人员的职业素质提供保障。
结束语
为确保招标代理行业有序发展、良性竞争,必须认真做好招标代理的质量控制工作,必须不断实践与改进,必须强化内部管理,提高人员素质,才能越过单纯的“程序”层面,才能得到业界进一步肯定。