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[摘 要] 从学校档案管理目前的发展状况出发，分析了其中存在的问题，然后探讨并提出了加强档案管理信息化建设的若干策略，希望可以对有关方面有一定的指导意义。
[关 键 词] 档案管理；信息化建设；职业院校
[中图分类号] G717 [文献标志码] A [文章编号] 2096-0603（2017）16-0093-01
学校有效的档案管理可以实现各项工作的快速运转，尤其是在信息化高速发展的当下，当学生、教师人数增多时，传统的档案管理方法很难满足需求，严重影响院校工作的效率，这时就有必要尝试新的档案管理方式——信息化档案管理，这种方式可以实现档案价值的高效利用，而且节约了很多时间，具有开放性和便捷性。
一、职业院校档案管理现状分析
档案管理建设对学校发展有不容忽视的现实意义，但是目前许多院校的档案管理工作中存在许多问题，这些问题严重阻碍着档案价值正常作用的发挥。主要问题有以下方面：
（一）管理人员方面
目前大多职业院校的档案管理人员都没有学习过系统的档案管理知识，工作时一般根据自己的记忆和经验进行整理，缺乏系统性和科学性。很多学校由于教师资源有限或者为了节约师资开销通常一个教师身兼数职，这种情况下，管理档案的人员没有时间学习相关的理论知识，严重影响档案管理的有效进行。除此之外，档案管理专业人员严重匮乏，大多院校根本不能找到理论和实际管理经验丰富的档案管理人员，更谈不上实现档案管理的价值。
（二）档案信息化落后
随着互联网的发展，利用计算机和远程网络对资源进行信息化部署已经成为一种趋势。可是许多职业院校却未能实现档案的信息化，依旧采用人工档案管理。档案信息化建设需要一定的硬件设备和专业的计算机管理人才，许多职业院校为了减少投入对此进行将就，没有将高效快捷的数据库管理系统和校园网络合理利用，既导致了资源的浪费，也影响了学校管理效率的提高。
（三）缺少相应的管理规范
目前许多学校都缺少相应的档案管理制度及规范，一般依靠档案管理人员的自我经验进行归类，最终导致档案室没有条理，混乱不堪。这时如果之前的管理人员离职，新接替的管理人员对档案的放置不了解，根本无从下手，而且经常出现档案管理不及时的状况，给正常的工作带了诸多不便，甚至会造成严重的损失。
二、校园档案信息化概述
档案的信息化，即通过计算机网络技术建立校园数据库系统，将相关的档案扫描形成电子文件后传入数据库中。档案信息化的过程包括档案信息系统的建立、相关技术管理人员的培养以及档案信息化制度的建立等过程。院校档案的信息化可以解决传统人工档案管理不及时、查找困难等诸多问题，真正的实现档案建立安全化和使用快捷化，从而为院校管理提供更优质、更高效的服务。档案信息化是互联网发展的必然趋势，因此各院校建立自己的校园档案管理系统以及校园网络是刻不容缓的。
三、校园档案信息化建设的策略
（一）加强信息化师资队伍的建设
信息化档案管理不仅要求管理人员有传统的档案管理经验，还要求其对网络技术有一定的了解，懂得网络数据库的相关知识，能很好地利用计算机网络，这样才能满足档案管理数字化和网络化要求。因此，档案信息化建设过程中，学校要注重对于管理人员网络技能的考核和培训，加强其专业管理的能力，同时引进高质量的网络管理人才，为校园信息化建设打好基础。当然，相应的档案管理人员也应该努力提高自身的素质，主动增强自身利用计算机网络的能力，以适应新的变化。
（二）建立规范的档案信息化制度
完善的制度准则是校园档案信息化全面建设的基础，只有相应的准则标准化和规范化，才能尽可能地规避风险，实现对网络信息技术的高效利用。对于数量繁杂的校园信息量，首先要根据数据库管理索引，全面录入信息后通过搜索就可以找到相应的档案。校园档案对于安全性有极高的要求，因此就需要一套完备的制度规范进行保障，要对电子档案管理、进出人员记录以及机房安全等多个方面进行详细的规定，这样才能有章可循，提高校园管理人员的意识。
（三）加大硬件设备的投入
档案信息化建设离不开计算机等硬件设备，只有硬件设备齐全而且功能稳定，才能为校园数据库系统建设和校园网络平台的搭建提供一定的基础。一些院校为了节省资金，对于硬件设备的功能不太重视，导致硬件设备难以满足档案管理系统的搭建要求，或者系统不稳定，当需要查询时，往往缺乏及时性，严重影响校园工作的质量。
校园档案管理信息化可以实现管理的快捷化，同时通过网络技术对档案进行备份可以实现信息的安全化。档案管理人员也要及时更新自己的观念，增强自己的网络技能，实现更好的服务，当然院校也要对信息化的建设加以重视，使档案的价值得到最大化的体现。
參考文献：
[1]易莲.浅析高校档案管理的信息化建设策略[J].湖北成人教育学院学报，2014（6）：115-117.
[2]郭希俊.浅谈学校档案管理信息化建设[J].中国科教创新导刊，2011（26）：233.
[关 键 词] 档案管理；信息化建设；职业院校
[中图分类号] G717 [文献标志码] A [文章编号] 2096-0603（2017）16-0093-01
学校有效的档案管理可以实现各项工作的快速运转，尤其是在信息化高速发展的当下，当学生、教师人数增多时，传统的档案管理方法很难满足需求，严重影响院校工作的效率，这时就有必要尝试新的档案管理方式——信息化档案管理，这种方式可以实现档案价值的高效利用，而且节约了很多时间，具有开放性和便捷性。
一、职业院校档案管理现状分析
档案管理建设对学校发展有不容忽视的现实意义，但是目前许多院校的档案管理工作中存在许多问题，这些问题严重阻碍着档案价值正常作用的发挥。主要问题有以下方面：
（一）管理人员方面
目前大多职业院校的档案管理人员都没有学习过系统的档案管理知识，工作时一般根据自己的记忆和经验进行整理，缺乏系统性和科学性。很多学校由于教师资源有限或者为了节约师资开销通常一个教师身兼数职，这种情况下，管理档案的人员没有时间学习相关的理论知识，严重影响档案管理的有效进行。除此之外，档案管理专业人员严重匮乏，大多院校根本不能找到理论和实际管理经验丰富的档案管理人员，更谈不上实现档案管理的价值。
（二）档案信息化落后
随着互联网的发展，利用计算机和远程网络对资源进行信息化部署已经成为一种趋势。可是许多职业院校却未能实现档案的信息化，依旧采用人工档案管理。档案信息化建设需要一定的硬件设备和专业的计算机管理人才，许多职业院校为了减少投入对此进行将就，没有将高效快捷的数据库管理系统和校园网络合理利用，既导致了资源的浪费，也影响了学校管理效率的提高。
（三）缺少相应的管理规范
目前许多学校都缺少相应的档案管理制度及规范，一般依靠档案管理人员的自我经验进行归类，最终导致档案室没有条理，混乱不堪。这时如果之前的管理人员离职，新接替的管理人员对档案的放置不了解，根本无从下手，而且经常出现档案管理不及时的状况，给正常的工作带了诸多不便，甚至会造成严重的损失。
二、校园档案信息化概述
档案的信息化，即通过计算机网络技术建立校园数据库系统，将相关的档案扫描形成电子文件后传入数据库中。档案信息化的过程包括档案信息系统的建立、相关技术管理人员的培养以及档案信息化制度的建立等过程。院校档案的信息化可以解决传统人工档案管理不及时、查找困难等诸多问题，真正的实现档案建立安全化和使用快捷化，从而为院校管理提供更优质、更高效的服务。档案信息化是互联网发展的必然趋势，因此各院校建立自己的校园档案管理系统以及校园网络是刻不容缓的。
三、校园档案信息化建设的策略
（一）加强信息化师资队伍的建设
信息化档案管理不仅要求管理人员有传统的档案管理经验，还要求其对网络技术有一定的了解，懂得网络数据库的相关知识，能很好地利用计算机网络，这样才能满足档案管理数字化和网络化要求。因此，档案信息化建设过程中，学校要注重对于管理人员网络技能的考核和培训，加强其专业管理的能力，同时引进高质量的网络管理人才，为校园信息化建设打好基础。当然，相应的档案管理人员也应该努力提高自身的素质，主动增强自身利用计算机网络的能力，以适应新的变化。
（二）建立规范的档案信息化制度
完善的制度准则是校园档案信息化全面建设的基础，只有相应的准则标准化和规范化，才能尽可能地规避风险，实现对网络信息技术的高效利用。对于数量繁杂的校园信息量，首先要根据数据库管理索引，全面录入信息后通过搜索就可以找到相应的档案。校园档案对于安全性有极高的要求，因此就需要一套完备的制度规范进行保障，要对电子档案管理、进出人员记录以及机房安全等多个方面进行详细的规定，这样才能有章可循，提高校园管理人员的意识。
（三）加大硬件设备的投入
档案信息化建设离不开计算机等硬件设备，只有硬件设备齐全而且功能稳定，才能为校园数据库系统建设和校园网络平台的搭建提供一定的基础。一些院校为了节省资金，对于硬件设备的功能不太重视，导致硬件设备难以满足档案管理系统的搭建要求，或者系统不稳定，当需要查询时，往往缺乏及时性，严重影响校园工作的质量。
校园档案管理信息化可以实现管理的快捷化，同时通过网络技术对档案进行备份可以实现信息的安全化。档案管理人员也要及时更新自己的观念，增强自己的网络技能，实现更好的服务，当然院校也要对信息化的建设加以重视，使档案的价值得到最大化的体现。
參考文献：
[1]易莲.浅析高校档案管理的信息化建设策略[J].湖北成人教育学院学报，2014（6）：115-117.
[2]郭希俊.浅谈学校档案管理信息化建设[J].中国科教创新导刊，2011（26）：233.