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只要精心操作、用心管理，通过建立客户的电子档案，留住老客户、开发新客户的有序性和有效性很快就会显现出来。
开发客户就像打江山，打江山难啊，好不容易开发的客户越来越多，然后随着网络交易的发展，电子资料也越来越多。忽然有一天，发现自己竟然找不到一份非常关键的客户资料了，然而第二天，这个客户打电话来，说对原有价格不太满意，但有心做成生意，立即需要一份新的报价。你因为找不到对这位客户原来的报价，只好凭着记忆重新报价，客户对报价很满意，于是很快发来订单，因为做成了生意，你也很高兴。可是，很不幸，当你终于在电脑里找到原来的报价单时，却是欲哭无泪，你的新报价比原来的报价低了整整一大截。再回头看看电脑里的文件资料，所有的资料都放在一个文件夹里，几千个文件在里面，要找到目标无异于大海捞针。这种情形，相信很多业务员都碰到过。如何提高自己的效率，防止利益受损，这就涉及如何管理客户了。管理客户是一门艺术，做得好，则工作与生意都顺；做不好，则一切都会走下坡。因此，在与客户沟通方面，我们要用心去维护，否则，就算资料做得再好，没有用心维护，客户开发了，江山打下了，可是，来一次上面所说的那种情况，这江山也还是很容易丢掉的。
所以说，管理客户就像守江山。关于客户管理，有些外贸公司自诩重视，可是他们的重视仅仅限于纸质文档，请来专门的档案人员进行整理和管理，而在电子文档和邮件方面的管理上却经常陷于混乱之中，甚至丢三落四，既不够系统，也没有坚持到底，所以对很多客户的跟踪到最后也就不了了之，给业务员和公司造成了很大的损失。例如，在一大堆电子邮件里面，难以找到个人的单独邮件，如此一来，由于难以核对以前的相关信息，就会造成报价前后不一致。还有，对于客户，常常难以分清与客户谈到了哪一个阶段，并且与以前的谈判方法相比，对于这个客户应该采取什么特别的方法，才可以有针对性将谈判顺利地进行下去。其他的问题还有许多，诸如忘记打样时间等。关于如何管理好自己的客户，建立客户的电子档案，我们不妨听听外贸“老鸟”的客户管理经验。
推荐方法：使用客户管理软件
推荐指数：☆☆★★★
适合类型：规模较大、有资金实力的外贸公司的业务员
使用客户管理软件的好处是显而易见的，可以实现管理过程系统化，为客户提供更多、更全面的服务，以及管理整个外贸流程都非常有效、有利。只不过用软件管理不好的地方是一旦软件损坏，可能所有的资料都会丢失，这样造成的损失就太大了，因此要做好备份。同时，对于企业来说，一旦员工离职就极有可能带走企业的资源，因此要对员工使用软件的权限进行很好的控制。
这类软件有很多，要钱的不要钱的都有，要钱的一般在5000元至5万元之间。对于规模较小的外贸公司，购买非常不划算，不如用免费的。目前，已经有很多网站实行电子化的免费版本，可以到网站下载使用，在搜索引擎里输入“CRM客户管理系统”即可。
这里推荐三种较好的免费软件：其一是easytodo软件，据说是CRM中资格最老的，对于外贸各个环节结合得比较好，使用者比较多。但遗憾的是，网上下载的版本没有带一些插件模块（如邮件插件，要使用得另外付费），与客户交流起来很不方便。其二是客户王8.1，可以进行客户资料管理、邮件报价或传真报价等，效果比较好。其三是喜售外贸系统2.1，宣传力度大，但是效果一般。
推荐方法：自己做数据库
推荐指数：☆★★★★
适合类型：规模一般的外贸公司、有数据库知识的业务员
如果你掌握了数据库知识的话，可以自己做一个数据库，将所需要的内容分门别类放入。数据库的好处在于你可以根据不同的搜索词很快找到你所需要的东西，并且可以按照你的要求进行排序。目前比较流行的是Microsoft Access。不足之处在于对数据库知识要求较高，而且比较花费时间。
推荐方法：使用EXCEL等表格形式
推荐指数：★★★★★
适合类型：一般类型外贸公司业务员以及SOHO族
EXCEL这种方式在客户管理中最为常见，特别适合业务员在管理客户资料时使用，而且容易学，要是用得不好，买本书研究一下，自己就可以做好一个客户档案系统。使用EXCEL等表格方式对客户资料进行整理可以这样操作：
首先，将硬盘分区，其中一个区专门存放客户的一切资料，这样做的好处在于可以目标明确地进入工作区进行资料的管理；
其次，将客户分为贵宾客户（A）、种子客户（B）、潜在客户（C）、中断客户（D）四类，每类建一个文件夹，放置客户的基本情况。为方便查找，客户的文件夹名字可以这样编号：地区代码–顺序号–客户级别，如EU–001–A，意思是欧洲地区001号贵宾客户。
贵宾客户（A），是和你打过交道并且已经成交了的客户，这是需要重点维护的客户，是让你的业务发展壮大的根基。
种子客户（B），是曾经多次交流、有一定的订货意向，只是目前尚未成交的客户。这些客户需要花费心思培育，说不定哪一天他就会给你下一份大单。
潜在客户（C），是只是询过价但没有进行深层次交流的客户。
中断客户（D），是被放弃的客户，这类客户曾经交流过，但是实践证明这类客户不适合自己。
最后，在每个文件夹下为每个客户再建一个文件夹，文件夹名为客户的名字，这样你可以很方便地找到客户。在每个客户夹内再进行分类，如客户资料、业务往来、报价单等，每类再各建一个文件夹。
所谓的客户资料，无非是公司名称、地址、电话、E-mail、网址、联系人等等，当然，你还可以进一步加上主营产品、信用水平等等。你可以发一个EXCEL调查表给客户，让客户认真填写，从而获得客户的更多信息。
业务往来主要放置与客户来往的记录，包括来往邮件、信函等等。关于邮件的保存，很多外贸公司收发邮件喜欢用OE（全称为Microsoft Outlook Express，微软公司的邮件管理程序），可以在此基础上管理客户邮件。
在OE里面，默认的邮件文件夹地址在系统盘，在重装电脑时很容易丢失。为避免丢失，你可以把它更改到非系统盘。点击“工具–选项–维护–存储文件夹”，你就将文件夹更改到非系统盘，但最好是把它放到用来存储客户资料的区域。
在OE里面，按照客户名字新建文件夹，将相关的邮件存储到相关的文件夹里。比如建立一个以客户姓名命名的文件夹，将他发送过来的邮件全部存在他的文件夹里面。
定期将客户邮件内容整理出来，将发送给客户的信息放到客户文件夹里，哪天发了什么事、报价单等，就可以一目了然。对于重要客户的信息，你可以打印保存，这样做最安全。
报价单主要放置与客户来往的各类报价信息。
其实，只要精心操作、用心管理，通过建立客户的电子档案，留住老客户、开发新客户的有序性和有效性很快就会显现出来。
开发客户就像打江山，打江山难啊，好不容易开发的客户越来越多，然后随着网络交易的发展，电子资料也越来越多。忽然有一天，发现自己竟然找不到一份非常关键的客户资料了，然而第二天，这个客户打电话来，说对原有价格不太满意，但有心做成生意，立即需要一份新的报价。你因为找不到对这位客户原来的报价，只好凭着记忆重新报价，客户对报价很满意，于是很快发来订单，因为做成了生意，你也很高兴。可是，很不幸，当你终于在电脑里找到原来的报价单时，却是欲哭无泪，你的新报价比原来的报价低了整整一大截。再回头看看电脑里的文件资料，所有的资料都放在一个文件夹里，几千个文件在里面，要找到目标无异于大海捞针。这种情形，相信很多业务员都碰到过。如何提高自己的效率，防止利益受损，这就涉及如何管理客户了。管理客户是一门艺术，做得好，则工作与生意都顺；做不好，则一切都会走下坡。因此，在与客户沟通方面，我们要用心去维护，否则，就算资料做得再好，没有用心维护，客户开发了，江山打下了，可是，来一次上面所说的那种情况，这江山也还是很容易丢掉的。
所以说，管理客户就像守江山。关于客户管理，有些外贸公司自诩重视，可是他们的重视仅仅限于纸质文档，请来专门的档案人员进行整理和管理，而在电子文档和邮件方面的管理上却经常陷于混乱之中，甚至丢三落四，既不够系统，也没有坚持到底，所以对很多客户的跟踪到最后也就不了了之，给业务员和公司造成了很大的损失。例如，在一大堆电子邮件里面，难以找到个人的单独邮件，如此一来，由于难以核对以前的相关信息，就会造成报价前后不一致。还有，对于客户，常常难以分清与客户谈到了哪一个阶段，并且与以前的谈判方法相比，对于这个客户应该采取什么特别的方法，才可以有针对性将谈判顺利地进行下去。其他的问题还有许多，诸如忘记打样时间等。关于如何管理好自己的客户，建立客户的电子档案，我们不妨听听外贸“老鸟”的客户管理经验。
推荐方法：使用客户管理软件
推荐指数：☆☆★★★
适合类型：规模较大、有资金实力的外贸公司的业务员
使用客户管理软件的好处是显而易见的，可以实现管理过程系统化，为客户提供更多、更全面的服务，以及管理整个外贸流程都非常有效、有利。只不过用软件管理不好的地方是一旦软件损坏，可能所有的资料都会丢失，这样造成的损失就太大了，因此要做好备份。同时，对于企业来说，一旦员工离职就极有可能带走企业的资源，因此要对员工使用软件的权限进行很好的控制。
这类软件有很多，要钱的不要钱的都有，要钱的一般在5000元至5万元之间。对于规模较小的外贸公司，购买非常不划算，不如用免费的。目前，已经有很多网站实行电子化的免费版本，可以到网站下载使用，在搜索引擎里输入“CRM客户管理系统”即可。
这里推荐三种较好的免费软件：其一是easytodo软件，据说是CRM中资格最老的，对于外贸各个环节结合得比较好，使用者比较多。但遗憾的是，网上下载的版本没有带一些插件模块（如邮件插件，要使用得另外付费），与客户交流起来很不方便。其二是客户王8.1，可以进行客户资料管理、邮件报价或传真报价等，效果比较好。其三是喜售外贸系统2.1，宣传力度大，但是效果一般。
推荐方法：自己做数据库
推荐指数：☆★★★★
适合类型：规模一般的外贸公司、有数据库知识的业务员
如果你掌握了数据库知识的话，可以自己做一个数据库，将所需要的内容分门别类放入。数据库的好处在于你可以根据不同的搜索词很快找到你所需要的东西，并且可以按照你的要求进行排序。目前比较流行的是Microsoft Access。不足之处在于对数据库知识要求较高，而且比较花费时间。
推荐方法：使用EXCEL等表格形式
推荐指数：★★★★★
适合类型：一般类型外贸公司业务员以及SOHO族
EXCEL这种方式在客户管理中最为常见，特别适合业务员在管理客户资料时使用，而且容易学，要是用得不好，买本书研究一下，自己就可以做好一个客户档案系统。使用EXCEL等表格方式对客户资料进行整理可以这样操作：
首先，将硬盘分区，其中一个区专门存放客户的一切资料，这样做的好处在于可以目标明确地进入工作区进行资料的管理；
其次，将客户分为贵宾客户（A）、种子客户（B）、潜在客户（C）、中断客户（D）四类，每类建一个文件夹，放置客户的基本情况。为方便查找，客户的文件夹名字可以这样编号：地区代码–顺序号–客户级别，如EU–001–A，意思是欧洲地区001号贵宾客户。
贵宾客户（A），是和你打过交道并且已经成交了的客户，这是需要重点维护的客户，是让你的业务发展壮大的根基。
种子客户（B），是曾经多次交流、有一定的订货意向，只是目前尚未成交的客户。这些客户需要花费心思培育，说不定哪一天他就会给你下一份大单。
潜在客户（C），是只是询过价但没有进行深层次交流的客户。
中断客户（D），是被放弃的客户，这类客户曾经交流过，但是实践证明这类客户不适合自己。
最后，在每个文件夹下为每个客户再建一个文件夹，文件夹名为客户的名字，这样你可以很方便地找到客户。在每个客户夹内再进行分类，如客户资料、业务往来、报价单等，每类再各建一个文件夹。
所谓的客户资料，无非是公司名称、地址、电话、E-mail、网址、联系人等等，当然，你还可以进一步加上主营产品、信用水平等等。你可以发一个EXCEL调查表给客户，让客户认真填写，从而获得客户的更多信息。
业务往来主要放置与客户来往的记录，包括来往邮件、信函等等。关于邮件的保存，很多外贸公司收发邮件喜欢用OE（全称为Microsoft Outlook Express，微软公司的邮件管理程序），可以在此基础上管理客户邮件。
在OE里面，默认的邮件文件夹地址在系统盘，在重装电脑时很容易丢失。为避免丢失，你可以把它更改到非系统盘。点击“工具–选项–维护–存储文件夹”，你就将文件夹更改到非系统盘，但最好是把它放到用来存储客户资料的区域。
在OE里面，按照客户名字新建文件夹，将相关的邮件存储到相关的文件夹里。比如建立一个以客户姓名命名的文件夹，将他发送过来的邮件全部存在他的文件夹里面。
定期将客户邮件内容整理出来，将发送给客户的信息放到客户文件夹里，哪天发了什么事、报价单等，就可以一目了然。对于重要客户的信息，你可以打印保存，这样做最安全。
报价单主要放置与客户来往的各类报价信息。
其实，只要精心操作、用心管理，通过建立客户的电子档案，留住老客户、开发新客户的有序性和有效性很快就会显现出来。