论文部分内容阅读
摘要：
工作流技术是办公自动化系统中提高综合办公能力的先进手段之一，在办公自动化系统中很有必要引入工作流技术。管理信息系统应用了中应用了工作流技术，取得了较好的效果。
关键字：工作流技术；办公自动化。
0 引言
实现资源共享是现阶段办公自动化的一个全新概念。随着国家信息化建设的深入开展，网络日益普及和Internet技术的广泛应用，在一个集成的办公环境中应用各种信息技术和集成技术，可以通过办公人员的协同工作，加强各项办公业务，从而提高办公效率。因此，实现工作流程的自动化已成为办公自动化提高办公效率的重要因素。
1 工作流及工作流技术
为了实现组织目标，有关业务活动依时序或逻辑关系相互连接构成业务流程。在业务开展过程中，文档、信息或任务依据组织规范在参与者之间传递、处理或执行。在总体业务流程中，实现了基于计算机辅助处理而达到自动化的全部或部分，称为工作流。也就是说，工作流是在计算机辅助下全部或部分自动执行的工作过程，该过程可运行于异质、分布的运行环境中，供多人协同工作。
工作流代表了各个行业办公环境的工作过程，一般包括若干定义完善的活动（或任务）和它们之间的连接关系。具体包括流程的启动和终止条件、活动的详细描述、活动的调度和次序、参与人员的执行权限和要求、相关应用程序和数据。在应用上，工作流的定义、执行、监督需要管理工具，它通过运行一个或多个工作流引擎来解释过程定义、创建过程实例，给相关人员分发工作任务， 申请相关资源，通过应用程序接口调用相关应用程序，按照调度规则对活动进行调度，控制和管理工作流实例的执行。
在工作流自动化出现以前，所有的工作流都是通过手工实现的。较典型的是某项任务中的步骤要求参与者批阅文档或表格组成的文件；完成批阅及填写完表格中的相关内容后，文件被人工地传到下一步的执行者。需要对进程的参与者进行关于进程路由的培训，否则文件就会留在文件夹里得不到处理。对任务执行情况的监控必须四处打听究竟完成到了哪一步，没有简单的方法去了解任务是否拖延或文件是否丢失，也无法了解这种流程的成本到底是多少。
工作流技术是针对日常工作中具有独立程序的活动而提出的一个概念。它通过将工作分解为定义良好的任务、角色，按照一定的规则和过程来执行这些任务并对它们进行监控，以达到提高办事效率、降低工作成本为目的。工作流技术是工作流管理系统中的核心技术，它监督、控制和协调业务过程和计划，并对工作和信息流程以及资源的利用和投入进行预先的跟踪，目前被看作是提高业务过程效率和生产效率的关键技术。因此，工作流技术在解决办公环境中的协作问题、提高办公效率、节约工作成本方面起到了很大作用。
2 在办公系统中引入工作流技术的必要性
1.引入工作流技术是实施工作流程化的需要。单位机构的大部分工作带有很强的流程性特点，一个工作流的结束可能是另一个工作流的开始。在工作流技术产生以前，常常是根据任务对系统进行分解，作业项目之间是分裂的。随着面向对象技术的发展，这种现象得到了一定的改善，但仍无法解决工作流程化的问题。在办公自动化系统中引入工作流技术可以很好地解决流程型工作处理问题的方式。
2.引入技术流是实现工作协同化的需要。协同办公是指信息及时地在各个部门传递，人们通过获取他人的信息做出相应的工作和决策。最初在办公过程中是通过纸制文档、面对面交流或是利用电话传递信息，这个过程存在着大量资金和时间的浪费。而办公自动化系统工作流管理是以实际的业务为蓝本，软件辅助实际的工作流程来完成对文件审核、签批等一系列的操作，进而实现工作的需要。通过工作流平台实现办公流程的自动化，实现计算机办公处理过程中所有命令的执行都处于受控状态，工作可以被分派到不同的人员，进而规范了工作流程。
3.引入技术流是实现办公流程重组的需要。在利用以关系型数据库为基础的管理信息系统时代，人们把大量的时间浪费在对事务的查询上，耽误了紧急事项的处理。而使用了工作流管理系统之后，使用者只需要查看自己系统上的待办事项，就能够对自己收到的任务一目了然，这样既节省了时间，又提高了效率。大部分基于工作流技术的软件具有所见即所得的业务流程设计功能，可以方便地根据流程改革的需要实现办公流程个性化的制定，也可以促进对办公流程进行重组。
3. 基于工作流技术的办公自动化系统
办公自动化系统必须是一个综合信息管理系统，具备多种办公信息处理功能。由于办公室的工作种类繁多，有信息录入、收发文、会议管理等，其特点是一项工作一般由多个办公人员协作完成，并且在他们之间符合一定的办公流程。按工作管理的概念来分析，每项工作都由一个任务集和任务之间的流程关系集组成。任务集是独立的工作项集合，分别由特定的人员或代理者来处理。任务之间的流程关系即文档对象的传递和处理关系。根据管理信息系统的特点分析，该系统模型如下。
1.流程管理。流程管理提供流程的发起、待處理、已完成等功能，利用本功能可方便地处理日常事务和个人办公信息。其中已完成具有流程跟踪功能。能够查询并跟踪到流程单前所处的步骤。
2.用户管理。用户管理模块实现系统相关人员信息的管理。可以通过分配人员所具备的角色和所归属的群组来对人员的操作权限和可操作范围进行设置。
3.信息管理。系统内基本信息的维护和管理、也可以查询流程相关业务数据、可以查看各流程的统计报表和分析报表，并提供导出功能。
4.系统设置。系统设置中的人员配置、参数设置、流程设置、数据备份、操作日志等模块都由系统管理员来进行操作和设置，注册人员信息，表单的设计、修改，数据的备份设置等。
4. 总结
随着信息科学技术的飞速发展，作为一个多学 科综合应用技术——办公自动化系统的研究越来越受到广泛重视。在社会的各个领域中将得到更加广 泛的应用。将工作流技术引入到办公自动化系统中，可以很好地解决办公业务中的流程问题，提高办公效率，使办公过程更具透明度，并能较好地实现无纸化办公。
5. 参考文献
[1] 盛运华， 赵宏中. 基于工作流技术的OA系统模型[J] 计算机工程与应用. 2006/06.
[2] 丁昭阳. 基于工作流技术的协同办公自动化系统的应用研究 辽宁工程技术大学 2004
[3] 范玉顺. 工作流管理技术基础 清华大学出版社 2001
工作流技术是办公自动化系统中提高综合办公能力的先进手段之一，在办公自动化系统中很有必要引入工作流技术。管理信息系统应用了中应用了工作流技术，取得了较好的效果。
关键字：工作流技术；办公自动化。
0 引言
实现资源共享是现阶段办公自动化的一个全新概念。随着国家信息化建设的深入开展，网络日益普及和Internet技术的广泛应用，在一个集成的办公环境中应用各种信息技术和集成技术，可以通过办公人员的协同工作，加强各项办公业务，从而提高办公效率。因此，实现工作流程的自动化已成为办公自动化提高办公效率的重要因素。
1 工作流及工作流技术
为了实现组织目标，有关业务活动依时序或逻辑关系相互连接构成业务流程。在业务开展过程中，文档、信息或任务依据组织规范在参与者之间传递、处理或执行。在总体业务流程中，实现了基于计算机辅助处理而达到自动化的全部或部分，称为工作流。也就是说，工作流是在计算机辅助下全部或部分自动执行的工作过程，该过程可运行于异质、分布的运行环境中，供多人协同工作。
工作流代表了各个行业办公环境的工作过程，一般包括若干定义完善的活动（或任务）和它们之间的连接关系。具体包括流程的启动和终止条件、活动的详细描述、活动的调度和次序、参与人员的执行权限和要求、相关应用程序和数据。在应用上，工作流的定义、执行、监督需要管理工具，它通过运行一个或多个工作流引擎来解释过程定义、创建过程实例，给相关人员分发工作任务， 申请相关资源，通过应用程序接口调用相关应用程序，按照调度规则对活动进行调度，控制和管理工作流实例的执行。
在工作流自动化出现以前，所有的工作流都是通过手工实现的。较典型的是某项任务中的步骤要求参与者批阅文档或表格组成的文件；完成批阅及填写完表格中的相关内容后，文件被人工地传到下一步的执行者。需要对进程的参与者进行关于进程路由的培训，否则文件就会留在文件夹里得不到处理。对任务执行情况的监控必须四处打听究竟完成到了哪一步，没有简单的方法去了解任务是否拖延或文件是否丢失，也无法了解这种流程的成本到底是多少。
工作流技术是针对日常工作中具有独立程序的活动而提出的一个概念。它通过将工作分解为定义良好的任务、角色，按照一定的规则和过程来执行这些任务并对它们进行监控，以达到提高办事效率、降低工作成本为目的。工作流技术是工作流管理系统中的核心技术，它监督、控制和协调业务过程和计划，并对工作和信息流程以及资源的利用和投入进行预先的跟踪，目前被看作是提高业务过程效率和生产效率的关键技术。因此，工作流技术在解决办公环境中的协作问题、提高办公效率、节约工作成本方面起到了很大作用。
2 在办公系统中引入工作流技术的必要性
1.引入工作流技术是实施工作流程化的需要。单位机构的大部分工作带有很强的流程性特点，一个工作流的结束可能是另一个工作流的开始。在工作流技术产生以前，常常是根据任务对系统进行分解，作业项目之间是分裂的。随着面向对象技术的发展，这种现象得到了一定的改善，但仍无法解决工作流程化的问题。在办公自动化系统中引入工作流技术可以很好地解决流程型工作处理问题的方式。
2.引入技术流是实现工作协同化的需要。协同办公是指信息及时地在各个部门传递，人们通过获取他人的信息做出相应的工作和决策。最初在办公过程中是通过纸制文档、面对面交流或是利用电话传递信息，这个过程存在着大量资金和时间的浪费。而办公自动化系统工作流管理是以实际的业务为蓝本，软件辅助实际的工作流程来完成对文件审核、签批等一系列的操作，进而实现工作的需要。通过工作流平台实现办公流程的自动化，实现计算机办公处理过程中所有命令的执行都处于受控状态，工作可以被分派到不同的人员，进而规范了工作流程。
3.引入技术流是实现办公流程重组的需要。在利用以关系型数据库为基础的管理信息系统时代，人们把大量的时间浪费在对事务的查询上，耽误了紧急事项的处理。而使用了工作流管理系统之后，使用者只需要查看自己系统上的待办事项，就能够对自己收到的任务一目了然，这样既节省了时间，又提高了效率。大部分基于工作流技术的软件具有所见即所得的业务流程设计功能，可以方便地根据流程改革的需要实现办公流程个性化的制定，也可以促进对办公流程进行重组。
3. 基于工作流技术的办公自动化系统
办公自动化系统必须是一个综合信息管理系统，具备多种办公信息处理功能。由于办公室的工作种类繁多，有信息录入、收发文、会议管理等，其特点是一项工作一般由多个办公人员协作完成，并且在他们之间符合一定的办公流程。按工作管理的概念来分析，每项工作都由一个任务集和任务之间的流程关系集组成。任务集是独立的工作项集合，分别由特定的人员或代理者来处理。任务之间的流程关系即文档对象的传递和处理关系。根据管理信息系统的特点分析，该系统模型如下。
1.流程管理。流程管理提供流程的发起、待處理、已完成等功能，利用本功能可方便地处理日常事务和个人办公信息。其中已完成具有流程跟踪功能。能够查询并跟踪到流程单前所处的步骤。
2.用户管理。用户管理模块实现系统相关人员信息的管理。可以通过分配人员所具备的角色和所归属的群组来对人员的操作权限和可操作范围进行设置。
3.信息管理。系统内基本信息的维护和管理、也可以查询流程相关业务数据、可以查看各流程的统计报表和分析报表，并提供导出功能。
4.系统设置。系统设置中的人员配置、参数设置、流程设置、数据备份、操作日志等模块都由系统管理员来进行操作和设置，注册人员信息，表单的设计、修改，数据的备份设置等。
4. 总结
随着信息科学技术的飞速发展，作为一个多学 科综合应用技术——办公自动化系统的研究越来越受到广泛重视。在社会的各个领域中将得到更加广 泛的应用。将工作流技术引入到办公自动化系统中，可以很好地解决办公业务中的流程问题，提高办公效率，使办公过程更具透明度，并能较好地实现无纸化办公。
5. 参考文献
[1] 盛运华， 赵宏中. 基于工作流技术的OA系统模型[J] 计算机工程与应用. 2006/06.
[2] 丁昭阳. 基于工作流技术的协同办公自动化系统的应用研究 辽宁工程技术大学 2004
[3] 范玉顺. 工作流管理技术基础 清华大学出版社 2001