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一、电子文件定义及其特点综述所谓电子文件是指人们在社会活动中形成的，以计算机盘片、磁盘和光盘等化学磁性材料为载体的文字材料。它主要包括电子文书、电子信件、电子报表、电子图纸等等。与纸质文件比较，电子文件有以下几个特点：（1）电子文件不再是直观的纸质文件，它需要借助现代办公设备才能阅读利用；（2）电子文件可以直接由计算机等现代办公设备迅速地处理和传递；（3）电子文件的利用是可共享的，也不再受时间和距离的影响；（4）电子文件的保存条件和环境要求与纸质档案不同，它对保存场地的面积要求不高，而对环境的温湿度、防磁