摘 要:档案是企业现代化发展过程中的必然产物,他的整理与保护是今后档案管理的一项重要工作,从企业档案完善化和长远发展看来,科学规范档案的整理和保护具有历史性的意义。
　　关键词:档案整理 保护 企业完善化
　　中图分类号:G27 文献标识码:A 文章编号:1674-098X(2012)08(a)-0211-01邯钢是国有大型企业之一。为了适应现代化建设的需要,随着企业生产规模逐步扩大,职工生活条件的提高,新建设项目,改建、扩建项目不断增多,民用住房也日益增加,对这些建设项目工作中形成的相关文件、图纸等资料,档案人员要同期介入,跟踪指导、收集、整理,直到最后成为档案,接收到档案部门。在由档案部门整理、归档入库,最后做好提供利用工作,为生产一线做好档案服务工作。整理就是按照一定的原则和方法对工程资料进行分类、组卷、编目的工作。整理的意义:使经过整理后的工程资料(档案)符合便于保管、保密和提供利用的原则;遵循的原则:遵循工程建设项目文件材料的形成规律,保持其具有成套性、阶段性、专业性的特点。在此谈一谈对基建竣工档案整理工作中的一点体会。
　　首先,档案的验收工作。档案的验收工作是指验收各施工单位或工程指挥部移交来的竣工档案。这标明一个工程的结束和工程使用的开始。做好验收工作是整理工作的前提。竣工图是建设项目工程档案的中心内容,竣工图是根据施工结束后工程实际情况所绘制的图样,在工程进行中难免有经常改动原施工图的情况,因此,必须根据实物绘制出竣工图,它是工程验收的依据,也是今后对建筑物、构筑物管理、维修、鉴定等活动的依据。建设项目工程竣工档案是对项目工程的真实反映,是对项目工程实体的真实写照。所以认真执行《邯钢总厂建设项目(工程)竣工图的归档标准》的制度,对缺图、严重破损的、有更改而未作更改及说明的图纸,提出补充完整,更改和注明变更情况的要求,以保证竣工图的完整性、准确性、科学技术要求强的特点,保障生产、改扩建、维修等方面的需求,做好档案服务工作。
　　其次,档案的整理工作。档案的整理工作分为两个阶段。一是归档以前,科技文件形成以后,由科技文件材料的形成者在科技档案部门的协助、指导下进行的整理工作。这一阶段工作的特点是由科技业务部门承担,科技档案人员依据科技档案归档范围给予指导,确保基本建设竣工档案的质量。这一阶段的整理工作是在向档案部门移交之前。二是在科技文件材料归档以后,由科技档案部门进行的整理工作。先将归档来的竣工档案按照《冶金档案分类编号规则》按专业科学地分类、排列、编制档案号。文字资料、竣工图按照卷内目录查点,是否有缺张少图现象,页号不得出现跳号、重号、少号现象。文字部分由封面、卷内目录、文件材料,备考表组成,将文件材料按《河北省建筑安装工程施工技术资料管理规定实施要点》的要求排序,检查质监部门是否盖章、签字,备考表中技术人员、档案人员是否签字。竣工图部分由图纸目录、竣工图、变更通知单、备考表组成。要检查竣工图章填写是否正确,应填写工程项目全称,变更的地方是否更改,应注明变更的依据。对一套图纸因超出装具规定的厚度需要分卷装盒的竣工图要填写分卷目录,分卷目录的内容是本卷内容的真实反映,也就是说本卷盒的内容是什么,卷内目录就填写什么并将图纸裁好、叠平、图面朝里、图标露在右下角,至此一套竣工档案整理完毕,可以归档入库,为再利用提供服务。
　　随着办公自动化的应运而生,电子文件大量产生,并日益成为未来档案的主体。首先,电子文件形成部门负责电子文件的积累、保管和整理工作。其次,电子文件的管理由档案部门负责,电子文件形成部门要提供协助和支持。第三应明确规定归档时间、归档范围、技术环境、相关软件、版本、数据类型、格式、被操作数据、检测数据等,以保证电子档案的质量。
　　最后,档案整理工作的意义。通过对基建竣工档案整理的工作,认识到整理工作在科技档案业务中的重要作用。如果不经过科学整理,科技档案处于杂乱无章、类别不清、联系性混乱状态,就无法进行科学的定位、排架、保管、利用和有效的统计工作。通過科学的整理,体现了科技档案的条理性,揭示出内容的联系性,也可以检验收集归档材料的质量,如有材料短缺,可以补充收集,保障了档案收集工作的质量。整理工作是档案业务工作的中心环节,它是否遵循科技档案自然形成规律和保持档案材料之间的有机联系的这一规律,决定着科技档案的有效价值。因此它是科技档案提供利用的基础和前提条件,是鉴定工作的基础,只有经过科学的整理,才能进行正确的判断档案的保存价值。科技人员通过对经过科学整理过的科技档案的准确,迅速地利用,将减少大量的人力、物力、财力,从而降低成本,提高效率。因此整理工作对发挥实现科技档案的作用,具有深远的意义。
　　做好档案整理和保护工作,是档案工作者以义不容辞的责任。相信,在各级领导高度重视和大力支持下,随着档案保管环境的不断改善,经过档案部门的共同努力,档案的整理和保护工作会去的新的进展。