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摘 要：基于数字校园的推进，中专学校档案数字化管理是发展的必然趋势。在此背景下，传统的档案管理模式和工作方法，已经无法满足实际需求，因此要积极进行工作方式的创新。现针对学校档案管理工作服务方式的创新，做了简单的论述，结合档案管理实践，提出了工作策略，共享给相关人员参考。
关键词：学校档案管理；工作方式；创新；信息化
中图分类号：G647.24 文献标识码：A 文章编号：1004-7344（2018）36-0022-02
前 言
档案记录了学校发展过程，也是学校文化传承以及创新的宝贵财富，更是师生发展的依据。随着学校的发展，更加注重档案资源的开发和利用。传统档案管理模式下，无法实现档案资料的实时调取和使用，档案资源的利用率低下，未能发挥其作用。基于档案资源的使用需求，创新档案管理方式，进而提高档案资源的利用率。
1 学校档案管理的时代特征
目前，学校档案管理工作中，正在积极推广使用信息化技术，辅助档案资料采集、整理、保存等，实现了档案信息的自动化处理。新时期，学校档案管理具有以下特征：①管理自动化。学校档案管理现代化的发展，信息技术广泛应用，档案管理的自动化水平不断提升。从管理的自动化应用情况来说，提高了管理效率，降低了管理成本。②档案资料存储数字化。档案管理现代化模式下，档案的存储具有数字化特点。利用计算机技术，存储档案资料，极大程度上减少了纸质材料的使用量，具有环保功能，同时减少了资料损坏，增强了档案管理的安全性。③档案资料使用便利性。其便利性具体体现为档案查询以及使用，档案管理信息化背景下，借助网络手段或者其他手段，实现了档案资料的快速调用，提高了档案资料的利用率。
2 学校档案管理工作服务方式创新的必要性分析
2.1 安全意识薄弱
随着学校档案管理信息化的普及，档案工作效率能够得以提升，然而由于管理体制的不完善，使得档案使用以及传送过程中，极易发生信息泄漏问题。很多学校已经推广应用信息化技术，辅助档案管理，由于网络环境具有较强的复杂性，对安全管理有着较大的需求。因为构建的档案管理系统以及数据共享平台等，在实际应用中，存在着较大的风险，极易发生数据丢失问题。从问题的根源角度来说，没有根据档案的重要程度，实施权限管理，数据访问简单，不利于现代化工作的开展。除此之外，安全意识薄弱，缺乏有效的安全管理系统。
2.2 档案资源的利用价值未发挥
从当前的学校档案管理工作实际来说，档案资源的利用方面，还存在着不足，资源的利用价值未发挥。学校各项决策的制定，对档案资料，有着一定的需求。若能够基于原始依据和数据等，进行决策分析，能够保证决策的科学性，减少不合理决策。然而学校档案管理工作缺乏超前性，未能给相关工作的开展提供有力的支持。因此，需要进行工作服务方式的创新。
2.3 服务缺乏个性化
随着学校规模的扩大，以及各项业务的开展，使得档案资料数量不断增加，如何高效利用各类档案信息资源，发挥档案信息的价值，已然成为学校档案管理工作服务人员需要探索的问题。传统的工作方式，以档案信息保存为主，未能从档案资料使用者的角度出发，为其提供所需的档案资料，进而使得档案资源的价值无法发挥。因此，需要积极转变档案资料使用者获取资料的方式以及途径，最大程度上发挥档案资源的价值[1]。
3 学校档案管理工作服务方式的创新
3.1 提供超前服务
从当前学校档案管理所存在的问题角度来说，为更好的适应学校档案信息化管理，满足档案使用者的需求，要积极提供超前服务，提升档案超前服务的质量。在具体实践中，采取以下措施：①管理者要树立超前意识，结合学校各项业务实际，同步做好档案工作部署，具体落实，加大工作质量的检查力度，保证档案服务的质量。②档案工作人员要转变服务方式，主动提供档案服务。在档案管理工作中，注重前端介入以及控制，变为主动的沟通者。③转变思想意识。档案工作人员要将自己定位于档案信息管理的前沿，从档案形成的源头入手，做好文件质量的核查，强化对档案质量的把控。结合档案管理工作要求，对档案工作人员，进行业务培训，提高其业务能力水平，适应档案管理现代化。不断提升档案管理者的责任意识和创新意识，使其能够结合档案管理新内容以及新要求，做好档案资料的收集和管理工作等工作，提前做好档案资料整理，提供超前服务。
3.2 提供智能化服务
随着数字化技术以及网络技术等的应用，使得档案管理工作方式，从手段服务转变为智能化服务方式，形成了基于需求导向的现代化档案服务方式，具有智能化特点，能够为教职员工提供更多具有价值的档案信息服务。在实际应用中，基于计算机等，利用网络检索功能或者其他功能等，能够实现档案管理信息化、档案资料存储的数字化，这对档案管理工作人员，有着很高的要求。其不仅要掌握专业知识以及技能外，还必须要熟练应用信息技术，及时介入档案形成以及管理环节。应用信息技术，优化档案管理工作流程以及环节，进而提高档案工作效率，以及的档案资源的利用率。依托档案网络化，盘活档案信息，挖掘档案的价值，依托档案信息共享平台，使得校领导以及教职员工可以实时调取使用档案信息，实现用户自我服务的智能化。需要注意的是，在档案管理中，要结合档案的重要程度，做好利用权限的控制，避免重要档案信息泄漏，给学校造成损失。这需要积极利用网络安全技术，同时加大档案安全管理力度，提高档案资源的利用率[2]。
3.3 提供全过程服务
学校档案管理工作服务要不断创新，积极引入新技术和新方法，通过创新档案管理理念以及行为的方式，提高档案管理水平，创新档案管理方法。基于信息技术集成平台，采取全过程管理的方式，丰富并且优化档案信息资源，使得档案资源之间能够构建有机的联系。学校档案全过程管理的实施，要从档案资料收集和整理以及鉴定等方面，做好严格的把控，确保档案资料的质量以及价值。档案管理工作人员要从工作实际出发，根据新情况和新问题，探索有效的工作方法，提高档案管理的科学化水平，规范档案管理工作。除此之外，要积极发挥教职员工的力量，从教学管理工作实践中，做好各类档案资料的梳理和收集，实现对原始资料的及时收集和整理，为超前服务以及个性化服务等的开展，提供档案信息的支持。對学校工作中所产生的各类资料，要做好分类整理，进行数字化存储，构建专门的文件夹，以便于计算机全文检索。
3.4 提供个性化服务
从档案资源开发和利用的角度来说，随着学校各项工作开展对档案资料的需求增加，提供个性化服务，更能够满足当前的档案需求。在具体实践中，提供个性化服务，要做好以下工作：①档案管理部门要肩负起档案信息双向传递的重要职责，做好档案信息资源管理基础工作，保证档案资源有效交换以及共享。除此之外，要和各教研室，构建有效的沟通机制，进而实现档案协同管理。②加大学校档案管理信息化建设力度，对实体档案以及电子档案，实施同步管理，构建一体化管理模式。基于计算机网络等的支持下，打破档案资源管理和利用的时间、空间限制，及时满足不同使用者的具体需求，实现档案资源共享。③基于各项工作的档案需求，进行专项档案资料的编研，为需要者提供个性化档案服务，提高档案资源的利用价值，为学校管理工作水平的提升，提供有力的帮助，推动学校持续发展[3]。
4 结束语
综上所述，学校档案管理工作服务的创新，是学校发展和档案管理发展的需求与必然。这需要档案管理者能够积极探索如何提高档案管理水平的方法，为学校的发展，提供有力的支持。文中结合档案管理实践，提出了学校档案管理工作服务方式创新的具体建议。
参考文献
[1]安宗强.浅析高职学校档案管理中电子档案的应用管理[J].中国管理信息化，2018，21（22）：147～148.
[2]李念平，段绪刚，罗 路.中小学校档案数字化管理实践研究[J].中国信息技术教育，2018（20）：81～84.
[3]王 敏.浅析信息化时代的学校档案管理工作[J].中国管理信息化，2018，21（20）：175～176.
收稿日期：2018-11-15
作者简介：麦桂花（1982-），女，初级职称，本科，主要从事学生档案管理、人事档案管理、文件资料归档工作。
关键词：学校档案管理；工作方式；创新；信息化
中图分类号：G647.24 文献标识码：A 文章编号：1004-7344（2018）36-0022-02
前 言
档案记录了学校发展过程，也是学校文化传承以及创新的宝贵财富，更是师生发展的依据。随着学校的发展，更加注重档案资源的开发和利用。传统档案管理模式下，无法实现档案资料的实时调取和使用，档案资源的利用率低下，未能发挥其作用。基于档案资源的使用需求，创新档案管理方式，进而提高档案资源的利用率。
1 学校档案管理的时代特征
目前，学校档案管理工作中，正在积极推广使用信息化技术，辅助档案资料采集、整理、保存等，实现了档案信息的自动化处理。新时期，学校档案管理具有以下特征：①管理自动化。学校档案管理现代化的发展，信息技术广泛应用，档案管理的自动化水平不断提升。从管理的自动化应用情况来说，提高了管理效率，降低了管理成本。②档案资料存储数字化。档案管理现代化模式下，档案的存储具有数字化特点。利用计算机技术，存储档案资料，极大程度上减少了纸质材料的使用量，具有环保功能，同时减少了资料损坏，增强了档案管理的安全性。③档案资料使用便利性。其便利性具体体现为档案查询以及使用，档案管理信息化背景下，借助网络手段或者其他手段，实现了档案资料的快速调用，提高了档案资料的利用率。
2 学校档案管理工作服务方式创新的必要性分析
2.1 安全意识薄弱
随着学校档案管理信息化的普及，档案工作效率能够得以提升，然而由于管理体制的不完善，使得档案使用以及传送过程中，极易发生信息泄漏问题。很多学校已经推广应用信息化技术，辅助档案管理，由于网络环境具有较强的复杂性，对安全管理有着较大的需求。因为构建的档案管理系统以及数据共享平台等，在实际应用中，存在着较大的风险，极易发生数据丢失问题。从问题的根源角度来说，没有根据档案的重要程度，实施权限管理，数据访问简单，不利于现代化工作的开展。除此之外，安全意识薄弱，缺乏有效的安全管理系统。
2.2 档案资源的利用价值未发挥
从当前的学校档案管理工作实际来说，档案资源的利用方面，还存在着不足，资源的利用价值未发挥。学校各项决策的制定，对档案资料，有着一定的需求。若能够基于原始依据和数据等，进行决策分析，能够保证决策的科学性，减少不合理决策。然而学校档案管理工作缺乏超前性，未能给相关工作的开展提供有力的支持。因此，需要进行工作服务方式的创新。
2.3 服务缺乏个性化
随着学校规模的扩大，以及各项业务的开展，使得档案资料数量不断增加，如何高效利用各类档案信息资源，发挥档案信息的价值，已然成为学校档案管理工作服务人员需要探索的问题。传统的工作方式，以档案信息保存为主，未能从档案资料使用者的角度出发，为其提供所需的档案资料，进而使得档案资源的价值无法发挥。因此，需要积极转变档案资料使用者获取资料的方式以及途径，最大程度上发挥档案资源的价值[1]。
3 学校档案管理工作服务方式的创新
3.1 提供超前服务
从当前学校档案管理所存在的问题角度来说，为更好的适应学校档案信息化管理，满足档案使用者的需求，要积极提供超前服务，提升档案超前服务的质量。在具体实践中，采取以下措施：①管理者要树立超前意识，结合学校各项业务实际，同步做好档案工作部署，具体落实，加大工作质量的检查力度，保证档案服务的质量。②档案工作人员要转变服务方式，主动提供档案服务。在档案管理工作中，注重前端介入以及控制，变为主动的沟通者。③转变思想意识。档案工作人员要将自己定位于档案信息管理的前沿，从档案形成的源头入手，做好文件质量的核查，强化对档案质量的把控。结合档案管理工作要求，对档案工作人员，进行业务培训，提高其业务能力水平，适应档案管理现代化。不断提升档案管理者的责任意识和创新意识，使其能够结合档案管理新内容以及新要求，做好档案资料的收集和管理工作等工作，提前做好档案资料整理，提供超前服务。
3.2 提供智能化服务
随着数字化技术以及网络技术等的应用，使得档案管理工作方式，从手段服务转变为智能化服务方式，形成了基于需求导向的现代化档案服务方式，具有智能化特点，能够为教职员工提供更多具有价值的档案信息服务。在实际应用中，基于计算机等，利用网络检索功能或者其他功能等，能够实现档案管理信息化、档案资料存储的数字化，这对档案管理工作人员，有着很高的要求。其不仅要掌握专业知识以及技能外，还必须要熟练应用信息技术，及时介入档案形成以及管理环节。应用信息技术，优化档案管理工作流程以及环节，进而提高档案工作效率，以及的档案资源的利用率。依托档案网络化，盘活档案信息，挖掘档案的价值，依托档案信息共享平台，使得校领导以及教职员工可以实时调取使用档案信息，实现用户自我服务的智能化。需要注意的是，在档案管理中，要结合档案的重要程度，做好利用权限的控制，避免重要档案信息泄漏，给学校造成损失。这需要积极利用网络安全技术，同时加大档案安全管理力度，提高档案资源的利用率[2]。
3.3 提供全过程服务
学校档案管理工作服务要不断创新，积极引入新技术和新方法，通过创新档案管理理念以及行为的方式，提高档案管理水平，创新档案管理方法。基于信息技术集成平台，采取全过程管理的方式，丰富并且优化档案信息资源，使得档案资源之间能够构建有机的联系。学校档案全过程管理的实施，要从档案资料收集和整理以及鉴定等方面，做好严格的把控，确保档案资料的质量以及价值。档案管理工作人员要从工作实际出发，根据新情况和新问题，探索有效的工作方法，提高档案管理的科学化水平，规范档案管理工作。除此之外，要积极发挥教职员工的力量，从教学管理工作实践中，做好各类档案资料的梳理和收集，实现对原始资料的及时收集和整理，为超前服务以及个性化服务等的开展，提供档案信息的支持。對学校工作中所产生的各类资料，要做好分类整理，进行数字化存储，构建专门的文件夹，以便于计算机全文检索。
3.4 提供个性化服务
从档案资源开发和利用的角度来说，随着学校各项工作开展对档案资料的需求增加，提供个性化服务，更能够满足当前的档案需求。在具体实践中，提供个性化服务，要做好以下工作：①档案管理部门要肩负起档案信息双向传递的重要职责，做好档案信息资源管理基础工作，保证档案资源有效交换以及共享。除此之外，要和各教研室，构建有效的沟通机制，进而实现档案协同管理。②加大学校档案管理信息化建设力度，对实体档案以及电子档案，实施同步管理，构建一体化管理模式。基于计算机网络等的支持下，打破档案资源管理和利用的时间、空间限制，及时满足不同使用者的具体需求，实现档案资源共享。③基于各项工作的档案需求，进行专项档案资料的编研，为需要者提供个性化档案服务，提高档案资源的利用价值，为学校管理工作水平的提升，提供有力的帮助，推动学校持续发展[3]。
4 结束语
综上所述，学校档案管理工作服务的创新，是学校发展和档案管理发展的需求与必然。这需要档案管理者能够积极探索如何提高档案管理水平的方法，为学校的发展，提供有力的支持。文中结合档案管理实践，提出了学校档案管理工作服务方式创新的具体建议。
参考文献
[1]安宗强.浅析高职学校档案管理中电子档案的应用管理[J].中国管理信息化，2018，21（22）：147～148.
[2]李念平，段绪刚，罗 路.中小学校档案数字化管理实践研究[J].中国信息技术教育，2018（20）：81～84.
[3]王 敏.浅析信息化时代的学校档案管理工作[J].中国管理信息化，2018，21（20）：175～176.
收稿日期：2018-11-15
作者简介：麦桂花（1982-），女，初级职称，本科，主要从事学生档案管理、人事档案管理、文件资料归档工作。