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摘要: 本文针对中职学校学生档案管理存在的问题,探讨加强中职学生档案管理的相关措施。
关键词:中职;学生档案;措施
学生档案是学生在校期间学习、生活及参加各种社会实践的真实历史记录,是学生家庭社会关系和经济状况的主要原始材料,它由确凿的原始材料和历史证件构成,是学校与社会联系的渠道纽带,既是学生就业和用人单位做好组织人事工作不可缺少的依据,又是做好学生管理工作的重要手段。
一、中职学校学生档案管理难题
在实际工作中,学生档案管理并没有得到足够的重视,马虎应付的现象相当普遍,其主要原因是经过毕业生就业制度改革以后,很多用人单位不愿接收学生档案,学生档案只好由学校保存或由学校转送到学生户口所在地的人事部门(人才中介机构)保管。各中职学校的学生档案管理存在着诸多问题,主要表现为:
第一,对学生档案管理缺乏严格要求,在档案管理二级机构中没有配备专职人员,没有进行必要的检查监督和指导,没有将学生档案管理的好坏与档案管理部门的业绩挂钩,没有进行相关的制度建设。
第二,档案信息载体结构单一,学生档案管理手段落后,没有实现档案收集、整理、编目、检索与利用等功能的自动化管理,而是运用陈旧落后的管理方式,如采用手工作业,停留在纸质的文件立卷归档。
第三,学生档案的收集整理不及时、不全面、不规范,档案中出现较多的错误,如材料缺失、错归、错放、文字材料纸张规格不一、书写不规范、用圆珠笔书写、出现错别字、学年度班主任鉴定以打印形式出现,千篇一律,导致学生档案的真实性不强。
第四,学生档案的查阅、借阅等服务环节功能不完备,案卷形成速度慢,调取、检索难度大,查找的准确率、查全率低,不利于教师及时了解学生的真实状况。
二、规范学生档案管理的措施
针对以上存在的几个问题,笔者认为应该着力进行以下几方面的工作:
1.加大宣传力度,强化师生档案意识。
学校要认真组织学习《档案法》,深入进行档案法律知识的学习和宣传,充分认识学生档案工作的重要意义,树立和增强档案管理的意识。教师要重视档案材料的收集、整理和归档等工作,从对社会负责、对学生负责的高度认真填写学生的学籍卡、学期鉴定和毕业生登记表等方面的内容,及时将档案材料转交档案管理员;学生要重视档案材料的填写,做到如实填写、书写清楚和格式规范。
2.建立档案管理制度,抓好组织机构落实。
实践表明,要做好中职学校学生的档案管理,必须建立档案管理制度,做到组织机构落实、人员落实和库房落实。学校根据工作的实际情况,建立学生档案管理组织机构,根据学生档案的数量,配备适当编制的专业人员。笔者认为,为了确保学生档案的管理质量,应该实行集中式管理。管理机构可设置在学生管理部门,配备专职档案管理人员。如果中职学校已经设立综合档案室,那么学生档案可归综合档案室统一管理。对于采用分散管理模式的,一定要加强业务指导工作,保证学生档案达到规范的要求。
3.规范归档材料要求,完善归档材料收集制度。
学生档案与干部人事档案一样,归档材料必须统一使用16开的耐久性较好的纸张,不能使用圆珠笔、复写纸、红墨水、纯蓝墨水及铅笔书写,不能用复印件归档,应采用喷墨打印件归档,或选用激光、针式打印件归档。在档案材料的形成方面,要做好三个阶段的工作:第一个阶段是在收集招生时形成的材料,这些档案材料可在招生录取时和学生入学时就着手抓紧收集;第二个阶段是收集学生在校期间所形成的德、智、体、能各类社会实践活动、各种竞赛及各类证书复印件等材料,并从党、团组织中收集他们加入党、团组织的材料,从教务处、团委和学生会中收集评优评奖等材料;第三个阶段收集对学生在中职学校期间德、智、体、能的总结与评价的材料,大致可形成的材料有:毕业生登记表、毕业生鉴定表、成绩总表和积分表、中职学生体育合格登记卡和毕业生体检表等材料。此外,还应建立学生档案收集归档制度,形成收集网络,形成学生档案材料的单位要明确一位负责人,负责对各阶段形成的档案材料及时收集与传递。这样既有利于学生档案材料的及时收集归档,又有利于材料收集过程中的保密与安全。
4.加快学生档案的信息化建设。
随着信息化社会的到来与办公自动化的普及,传统的手工操作已不能适应现代改革的需要。中职学校档案管理人员应当与时俱进,敢于开拓创新,充分利用新技术、新设备,有计划、有步骤地实现学生档案管理工作的标准化、规范化和信息化。档案管理人员应当积极开发实用、高效、功能强大的学生档案管理信息系统,加速档案管理的现代化的步伐。如学校首先应当建立学生信息库,从学生的入学报到开始,将每个学生的基本情况信息输入学生资料管理系统,然后将学生的学习、生活等现实情况,如学生学习成绩、学籍变动、奖惩、身体状况、学期考评等资料及时输入资料库,并对有关资料进一步进行统计处理,提供综合分析与比较数据。这样能够使学校领导、教师、家长与学生可以通过授权在网上方便、快捷地查询,了解并关注学生的发展动态,及时得到各方面的信息反馈,实现社会、学校与家庭对学生在校表现信息的双向交流,达到对学生加强教育、保证学生健康成长的目的。
总之,做好中职学校学生档案的管理工作,对加强学生管理,促进学生素质教育,保障学生健康成长及做好毕业生推荐就业等工作都有十分重要的作用。中职学校应重视和做好学生档案管理工作,重视原始资料的收集、整理,及时做好资料的立卷、归档工作,按规范要求做好档案的查阅、借阅等工作,并运用现代信息科技,逐步实现学生档案工作管理标准化、规范化和信息化,为中职学校建设和社会发展发挥应有的作用。
(工作单位:肇庆市工业贸易学校)
责任编辑朱守锂
关键词:中职;学生档案;措施
学生档案是学生在校期间学习、生活及参加各种社会实践的真实历史记录,是学生家庭社会关系和经济状况的主要原始材料,它由确凿的原始材料和历史证件构成,是学校与社会联系的渠道纽带,既是学生就业和用人单位做好组织人事工作不可缺少的依据,又是做好学生管理工作的重要手段。
一、中职学校学生档案管理难题
在实际工作中,学生档案管理并没有得到足够的重视,马虎应付的现象相当普遍,其主要原因是经过毕业生就业制度改革以后,很多用人单位不愿接收学生档案,学生档案只好由学校保存或由学校转送到学生户口所在地的人事部门(人才中介机构)保管。各中职学校的学生档案管理存在着诸多问题,主要表现为:
第一,对学生档案管理缺乏严格要求,在档案管理二级机构中没有配备专职人员,没有进行必要的检查监督和指导,没有将学生档案管理的好坏与档案管理部门的业绩挂钩,没有进行相关的制度建设。
第二,档案信息载体结构单一,学生档案管理手段落后,没有实现档案收集、整理、编目、检索与利用等功能的自动化管理,而是运用陈旧落后的管理方式,如采用手工作业,停留在纸质的文件立卷归档。
第三,学生档案的收集整理不及时、不全面、不规范,档案中出现较多的错误,如材料缺失、错归、错放、文字材料纸张规格不一、书写不规范、用圆珠笔书写、出现错别字、学年度班主任鉴定以打印形式出现,千篇一律,导致学生档案的真实性不强。
第四,学生档案的查阅、借阅等服务环节功能不完备,案卷形成速度慢,调取、检索难度大,查找的准确率、查全率低,不利于教师及时了解学生的真实状况。
二、规范学生档案管理的措施
针对以上存在的几个问题,笔者认为应该着力进行以下几方面的工作:
1.加大宣传力度,强化师生档案意识。
学校要认真组织学习《档案法》,深入进行档案法律知识的学习和宣传,充分认识学生档案工作的重要意义,树立和增强档案管理的意识。教师要重视档案材料的收集、整理和归档等工作,从对社会负责、对学生负责的高度认真填写学生的学籍卡、学期鉴定和毕业生登记表等方面的内容,及时将档案材料转交档案管理员;学生要重视档案材料的填写,做到如实填写、书写清楚和格式规范。
2.建立档案管理制度,抓好组织机构落实。
实践表明,要做好中职学校学生的档案管理,必须建立档案管理制度,做到组织机构落实、人员落实和库房落实。学校根据工作的实际情况,建立学生档案管理组织机构,根据学生档案的数量,配备适当编制的专业人员。笔者认为,为了确保学生档案的管理质量,应该实行集中式管理。管理机构可设置在学生管理部门,配备专职档案管理人员。如果中职学校已经设立综合档案室,那么学生档案可归综合档案室统一管理。对于采用分散管理模式的,一定要加强业务指导工作,保证学生档案达到规范的要求。
3.规范归档材料要求,完善归档材料收集制度。
学生档案与干部人事档案一样,归档材料必须统一使用16开的耐久性较好的纸张,不能使用圆珠笔、复写纸、红墨水、纯蓝墨水及铅笔书写,不能用复印件归档,应采用喷墨打印件归档,或选用激光、针式打印件归档。在档案材料的形成方面,要做好三个阶段的工作:第一个阶段是在收集招生时形成的材料,这些档案材料可在招生录取时和学生入学时就着手抓紧收集;第二个阶段是收集学生在校期间所形成的德、智、体、能各类社会实践活动、各种竞赛及各类证书复印件等材料,并从党、团组织中收集他们加入党、团组织的材料,从教务处、团委和学生会中收集评优评奖等材料;第三个阶段收集对学生在中职学校期间德、智、体、能的总结与评价的材料,大致可形成的材料有:毕业生登记表、毕业生鉴定表、成绩总表和积分表、中职学生体育合格登记卡和毕业生体检表等材料。此外,还应建立学生档案收集归档制度,形成收集网络,形成学生档案材料的单位要明确一位负责人,负责对各阶段形成的档案材料及时收集与传递。这样既有利于学生档案材料的及时收集归档,又有利于材料收集过程中的保密与安全。
4.加快学生档案的信息化建设。
随着信息化社会的到来与办公自动化的普及,传统的手工操作已不能适应现代改革的需要。中职学校档案管理人员应当与时俱进,敢于开拓创新,充分利用新技术、新设备,有计划、有步骤地实现学生档案管理工作的标准化、规范化和信息化。档案管理人员应当积极开发实用、高效、功能强大的学生档案管理信息系统,加速档案管理的现代化的步伐。如学校首先应当建立学生信息库,从学生的入学报到开始,将每个学生的基本情况信息输入学生资料管理系统,然后将学生的学习、生活等现实情况,如学生学习成绩、学籍变动、奖惩、身体状况、学期考评等资料及时输入资料库,并对有关资料进一步进行统计处理,提供综合分析与比较数据。这样能够使学校领导、教师、家长与学生可以通过授权在网上方便、快捷地查询,了解并关注学生的发展动态,及时得到各方面的信息反馈,实现社会、学校与家庭对学生在校表现信息的双向交流,达到对学生加强教育、保证学生健康成长的目的。
总之,做好中职学校学生档案的管理工作,对加强学生管理,促进学生素质教育,保障学生健康成长及做好毕业生推荐就业等工作都有十分重要的作用。中职学校应重视和做好学生档案管理工作,重视原始资料的收集、整理,及时做好资料的立卷、归档工作,按规范要求做好档案的查阅、借阅等工作,并运用现代信息科技,逐步实现学生档案工作管理标准化、规范化和信息化,为中职学校建设和社会发展发挥应有的作用。
(工作单位:肇庆市工业贸易学校)
责任编辑朱守锂