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摘要：随着高校管理不断走向成熟，二级学院办公室逐渐成为高等教育改革中的重要组成部分。文章剖析了提高二级学院办公室工作效率的重要性和迫切性，初步论述了提高二级学院办公室工作效率的主要途径。
关键词：高校二级学院；办公室；工作效率
随着高校的规模逐渐扩大，高等教育的普及化，学校的管理重心不断下移，作为基层的二级学院办公室，在高校管理体制中发挥着越来越大的作用。加强二级学院办公室建设，提高办公室的工作效率，是保障高校党务、教学、科研、人事、工勤等机关部门工作高效运转的基础。
一、提高二级学院办公室工作效率的重要性和迫切性
（一）提高二级学院办公室工作效率是新形势下高校发展的迫切要求
当前，高校发展日新月异，各种改革正有条不紊的进行，这促使高校的内部管理模式必须随发展改革进行变化。二级学院办公室在高校的管理体系中起着承上启下、协调左右的桥梁作用，是重要的综合服务部门。随着高校的扩招，新的专业陆续开办，办学规模的急剧扩大，办学层次的不断提升，使得二级学院办公室的工作任务日渐繁重和复杂，管理事务也不断增多，二级学院办公室的地位和作用更加突出。因此，二级学院办公室必须抓好自身建设，提高工作效率，这样才能保质保量的完成办公室的各项工作。
（二）提高二级学院办公室工作效率是发挥办公室综合职能作用的重要保证
二级学院办公室的综合职能包含服务、协调、参谋、检查督办和信息处理，是高校管理链中起着重要的作用。随着高校办学规模的扩大，新的二级学院不断设立，高校之间、各二级学院之间及学科之间的竞争日益激烈，各方面矛盾也日益突出，这使得二级学院办公室完全履行完成综合职能的难度增大，任务加重，要求也更高，管理事务的难度、内容、复杂性不断增加，二级学院办公室的工作效率的高低直接影响着所在部门及整个学校的发展。
（三）提高二级学院办公室工作效率是实现办公室管理信息化的必然结果
当今，随着信息化建设的推进，办公条件得到了质的飞跃。办公管理信息化是现代科技在办公室领域兴起的一项新的改革。电脑和网络的结合显示出了它的巨大发展潜力，同时也彻底改变了传统的管理工作模式，工作节奏也日益加快，信息量越来越大。学院办公室人员要与时俱进，不断学习，熟练掌握现代化办公室技术，充分利用办公软件、网络、手机的快捷性，采用多种媒体形式，管理和传输信息、处理事务，实行无纸化办公，可极大地提高办室工作效率和工作质量。
二、提高二级学院办公室工作效率的主要途径
要提高管理工作效率就必须要对管理工作实现科学化管理。笔者以实际工作为经验，对实现二级学院办公室管理工作科学化管理，提高工作效率，提出以下几点实现途径。
（一）完善办公室人员设置，明确职责分工
多数高校的二级学院办公室人员设置为办公室主任加办公室工作人员，存在一人兼数岗位职责的情况，但随着高校发展的不断深入，办学规模的不断扩大，在校师生人数迅猛增加，这样的人员设置已不能适应发展的要求。当前，在高校正式管理编制人数有限的情况下，可以增加编外管理人员的聘用，对二级学院办公室人员设置，应设立办公室主任、行政秘书、科研秘书、档案管理员、研究生秘书。同时还应该对人员结构进行优化，这包括专业结构、年龄结构、性别结构等方面。专业结构优化，就是要改变原来大部分办公室人员为政治、文史专业的情况，调整增加公共管理类、计算机类专业以及本学院所在学科的对口专业的人员；年龄结构优化，就是要注重老中青相结合，开展好传帮带工作，使办公室工作能注入新鲜的年轻力量；性别比例优化，就是注意工作的男女搭配，根据不同工作岗位的特点，安排不同的人，以充分发挥男女性别优势。除此还要明确职责分工，理顺工作结构关系，分工不分家，相互配合，互相帮助，这样才能充分发挥办公室的整体效益。
（二）加强制度建设，实现管理规范化
办公室管理规范化是指把办公室的一些常规性工作，指定合理可执行的制度，办公室人员按既定的标准、程序开展工作。二级学院办公室工作繁杂、涉及面广，要避免管理上的杂乱和无序，就必须建立严格的办事程序和一整套切实可行、健全的规章制度。因此，要想让办公室工作规范化、科学化，就必须先加强制度建设，这是提高办公室工作水平和提高工作效率的有效途径。
然后，为进一步提高办公室工作效率，促使办公室管理规范化，这就要对一些常规性工作制定可操作的程序，即明确规定办事的次序、步骤及要求。把常规性工作程序化，可以有效避免开展工作时忙中出错的情况，还可以使刚从事这些常规工作的新手有章可循，以达到提高工作效率的目的。
（三）加强队伍建设，提高办公室人员素质
加强队伍建设，提高二级学院办公室人员素质可以从以下几个方面入手：（1）加强对办公室人员的思想政治教育。办公室人员要加强政治理论学习，以马列主义、毛泽东思想、邓小平理论、“三个代表”、“科学发展观”、“中国梦”等理论知识武装自己的思想，规范个人行为。（2）加强办公室人员的职业道德建设。通过职业道德教育，不断提高办公室人员的职业道德修养，使办公室人员甘于奉献，吃苦在前，享乐在后，爱岗敬业，增强责任感和使命感。（3）加强办公室人员的业务学习和培训。要建立健全的办公室人员的教育培训制度，通过邀请专家讲座、到兄弟院校考察学习、参加专业培训等方式，增强办公室人员的文字表达能力、组织协调能力、综合处理能力等。（4）加强办公室人员的心理保健。当遇到困难、受到委屈时，办公室人员自己善于调节情绪，事事以一颗平常心对待，要具备较强的抗挫折、承失败的能力。（作者单位：四川理工学院理学院）
参考文献
[1]徐帆.以人为本 提高高校院（系）办公室工作效率[J]. 科技创业月刊， 2006（9）
[2]陈淑华. 提高系办公室工作效率的思考[J]. 龙岩学院学报， 2005（10）
关键词：高校二级学院；办公室；工作效率
随着高校的规模逐渐扩大，高等教育的普及化，学校的管理重心不断下移，作为基层的二级学院办公室，在高校管理体制中发挥着越来越大的作用。加强二级学院办公室建设，提高办公室的工作效率，是保障高校党务、教学、科研、人事、工勤等机关部门工作高效运转的基础。
一、提高二级学院办公室工作效率的重要性和迫切性
（一）提高二级学院办公室工作效率是新形势下高校发展的迫切要求
当前，高校发展日新月异，各种改革正有条不紊的进行，这促使高校的内部管理模式必须随发展改革进行变化。二级学院办公室在高校的管理体系中起着承上启下、协调左右的桥梁作用，是重要的综合服务部门。随着高校的扩招，新的专业陆续开办，办学规模的急剧扩大，办学层次的不断提升，使得二级学院办公室的工作任务日渐繁重和复杂，管理事务也不断增多，二级学院办公室的地位和作用更加突出。因此，二级学院办公室必须抓好自身建设，提高工作效率，这样才能保质保量的完成办公室的各项工作。
（二）提高二级学院办公室工作效率是发挥办公室综合职能作用的重要保证
二级学院办公室的综合职能包含服务、协调、参谋、检查督办和信息处理，是高校管理链中起着重要的作用。随着高校办学规模的扩大，新的二级学院不断设立，高校之间、各二级学院之间及学科之间的竞争日益激烈，各方面矛盾也日益突出，这使得二级学院办公室完全履行完成综合职能的难度增大，任务加重，要求也更高，管理事务的难度、内容、复杂性不断增加，二级学院办公室的工作效率的高低直接影响着所在部门及整个学校的发展。
（三）提高二级学院办公室工作效率是实现办公室管理信息化的必然结果
当今，随着信息化建设的推进，办公条件得到了质的飞跃。办公管理信息化是现代科技在办公室领域兴起的一项新的改革。电脑和网络的结合显示出了它的巨大发展潜力，同时也彻底改变了传统的管理工作模式，工作节奏也日益加快，信息量越来越大。学院办公室人员要与时俱进，不断学习，熟练掌握现代化办公室技术，充分利用办公软件、网络、手机的快捷性，采用多种媒体形式，管理和传输信息、处理事务，实行无纸化办公，可极大地提高办室工作效率和工作质量。
二、提高二级学院办公室工作效率的主要途径
要提高管理工作效率就必须要对管理工作实现科学化管理。笔者以实际工作为经验，对实现二级学院办公室管理工作科学化管理，提高工作效率，提出以下几点实现途径。
（一）完善办公室人员设置，明确职责分工
多数高校的二级学院办公室人员设置为办公室主任加办公室工作人员，存在一人兼数岗位职责的情况，但随着高校发展的不断深入，办学规模的不断扩大，在校师生人数迅猛增加，这样的人员设置已不能适应发展的要求。当前，在高校正式管理编制人数有限的情况下，可以增加编外管理人员的聘用，对二级学院办公室人员设置，应设立办公室主任、行政秘书、科研秘书、档案管理员、研究生秘书。同时还应该对人员结构进行优化，这包括专业结构、年龄结构、性别结构等方面。专业结构优化，就是要改变原来大部分办公室人员为政治、文史专业的情况，调整增加公共管理类、计算机类专业以及本学院所在学科的对口专业的人员；年龄结构优化，就是要注重老中青相结合，开展好传帮带工作，使办公室工作能注入新鲜的年轻力量；性别比例优化，就是注意工作的男女搭配，根据不同工作岗位的特点，安排不同的人，以充分发挥男女性别优势。除此还要明确职责分工，理顺工作结构关系，分工不分家，相互配合，互相帮助，这样才能充分发挥办公室的整体效益。
（二）加强制度建设，实现管理规范化
办公室管理规范化是指把办公室的一些常规性工作，指定合理可执行的制度，办公室人员按既定的标准、程序开展工作。二级学院办公室工作繁杂、涉及面广，要避免管理上的杂乱和无序，就必须建立严格的办事程序和一整套切实可行、健全的规章制度。因此，要想让办公室工作规范化、科学化，就必须先加强制度建设，这是提高办公室工作水平和提高工作效率的有效途径。
然后，为进一步提高办公室工作效率，促使办公室管理规范化，这就要对一些常规性工作制定可操作的程序，即明确规定办事的次序、步骤及要求。把常规性工作程序化，可以有效避免开展工作时忙中出错的情况，还可以使刚从事这些常规工作的新手有章可循，以达到提高工作效率的目的。
（三）加强队伍建设，提高办公室人员素质
加强队伍建设，提高二级学院办公室人员素质可以从以下几个方面入手：（1）加强对办公室人员的思想政治教育。办公室人员要加强政治理论学习，以马列主义、毛泽东思想、邓小平理论、“三个代表”、“科学发展观”、“中国梦”等理论知识武装自己的思想，规范个人行为。（2）加强办公室人员的职业道德建设。通过职业道德教育，不断提高办公室人员的职业道德修养，使办公室人员甘于奉献，吃苦在前，享乐在后，爱岗敬业，增强责任感和使命感。（3）加强办公室人员的业务学习和培训。要建立健全的办公室人员的教育培训制度，通过邀请专家讲座、到兄弟院校考察学习、参加专业培训等方式，增强办公室人员的文字表达能力、组织协调能力、综合处理能力等。（4）加强办公室人员的心理保健。当遇到困难、受到委屈时，办公室人员自己善于调节情绪，事事以一颗平常心对待，要具备较强的抗挫折、承失败的能力。（作者单位：四川理工学院理学院）
参考文献
[1]徐帆.以人为本 提高高校院（系）办公室工作效率[J]. 科技创业月刊， 2006（9）
[2]陈淑华. 提高系办公室工作效率的思考[J]. 龙岩学院学报， 2005（10）