论文部分内容阅读
档案价值鉴定是对档案的质量与价值进行鉴别判断的一项工作。开展这项工作有一定的难度，其中档案鉴定理论滞后，档案价值鉴定的方法与目前的档案工作实际相脱离是一个根本原因。
一、对档案价值鉴定理论的再认识
我国的档案价值鉴定工作在建国后很长时间内，没有成为理论研究与工作探讨的重点。而国外在这段时间，从美国谢伦伯格双重价值鉴定模式，到德国布姆斯的“社会分析与职能鉴定论”，到加拿大国家档案馆的“新宏观接受战略”，经过了多种档案价值理论模式的演变。理论指导行动，中国的档案鉴定理论的落后，直接阻滞了档案鉴定实践的进行。现从以下几个方面展开对中国档案价值鉴定误区的讨论。
1、档案价值鉴定定义不明确，造成档案价值鉴定理论鱼龙混杂，档案价值鉴定在档案学理论方面还没有形成统一认识。
首先，一些档案教科书虽然对档案价值鉴定进行了阐述，但也只是围绕归档文件产生的历史背景、条件、内容的重要程度等因素来确定价值鉴定的一般原则和方法。其次，档案价值鉴定中有一些判断性的错误。如有的将“文件”与“档案”两个概念相混淆；有的弄不清档案价值鉴定的起始点和终止点；也有的将档案价值与档案价值鉴定混为一谈。档案价值鉴定，对其进行正确定义是开展档案价值鉴定理论研究和实践的基础。通过研究笔者认为，档案价值鉴定是档案工作者按照一定的原则、标准和方法，判定档案的价值，确定档案的价值等级和保管期限，对档案价值的有无大小予以界定并作相应处理的一项档案业务工作。这样定义明确了档案价值鉴定的工作业务性，明确了价值鉴定的对象，明确了档案价值鉴定的目的是确定价值等级、保管期限及对失去保存价值的档案做相应处理。从实际看，档案馆除保存少量定期档案外，主要保存永久档案，定期档案价值鉴定可视情况调整或确定保管期限，而永久档案不宜再重新区分保管期限，有的单位在定期保管利用过程中根据档案的利用效果、利用频次、作用等因素，将永久档案从目录或实体上大体分为珍贵、重要、一般等不同级别，把档案价值鉴定贯穿于保管利用过程中，到一定的时间将无价值文件按要求剔出销毁，这样既有利于档案作用的充分发挥，也有利于保证档案鉴定的质量。定义中对档案鉴定的原则、标准、方法未做具体叙述，这是考虑到档案价值鉴定的原则、标准、方法的复杂性和定义表述应具备的扼要性。
2、文件鉴定和档案鉴定有重要区别，而档案工作者往往将其概念等同，误导了档案价值鉴定理论研究和实践。
从上面档案价值鉴定的定义看出，档案价值鉴定的对象是档案而不是文件。然而，大家目前所见到的档案鉴定理论、方法主要是对立卷归档中归档文件而言的。而文书立卷中归档文件的价值鉴定与档案价值鉴定是大不相同的。
首先从两者的定义来看，虽然文件与档案有紧密的联系，但文件转化为档案是有条件的，经归档保存的文件才能叫档案。其次从价值鉴定的含义来讲，对归档文件的价值鉴定不是对“既成价值”的认定，而是依据文件形成的条件、内容等因素，对其未来满足社会需求的“潜在价值”进行预测判定，确定保管期限。而档案价值鉴定则包含档案满足社会需求发挥作用的“现实价值”和“未来价值预测”两个方面。档案价值鉴定既要依据其内容、形成条件等因素，同时还要依据利用的频次、效果、信息开发利用程度等因素来判定档案是否有继续留存的价值。可以这样说，档案价值鉴定不仅对现在负责，还对未来负责，其鉴定成果的好坏关乎人类历史的记忆。其三从鉴定的对象来讲，归档文件鉴定一般指对立档单位形成的文件或档案馆积存的文件进行整理时，对归档文件的价值鉴定，而档案价值鉴定则是档案馆（室）对其保存的档案进行价值鉴定。两者对象不同，方法也不一样，归档文件鉴定一般采取按一定的标准逐份直接鉴定，而档案价值鉴定则可视情况采取抽鉴和普鉴相结合的办法。档案价值鉴定更侧重一卷的上下联系性，它依靠的是对某一项业务工作的系统鉴定，也可以说，它的鉴定更加符合事实，更能体现档案作为一个记录整体对事实的记录效果。
根据以上分析，可以得出这样的结论，档案价值鉴定和归档文件价值鉴定有一定的联系，它们遵循以下原则和要求：一是必须把历史唯物主义和辩证唯物主义作为鉴定工作的指导思想，尊重历史，注重事实。二是以档案、文件所共同具有的原始记录性、凭证和信息作用、产生的历史背景和条件等三要素作为鉴定工作的基础。
档案鉴定与文件鉴定除了共同遵循的原则外，还应有各自独立的具体原则、标准和实施方法。在确定档案鉴定具体原则、方法时，除了从档案产生的历史背景、条件、内容、数量等因素考虑外，还应侧重从以下五个方面进行考虑。一、时间（时期）因素，即将某一时期某一类的档案全部保留或全部销毁，这是一种特殊的处理原则，而不是档案鉴定一般原则和标准。二、职能因素，即根据产生档案的机构和组织的职能、重要性来确定档案的价值。一般来说机构职能重要的，档案价值也很高。三、利用频次因素，一般来说档案利用频次和利用率与档案价值和价值实现成正比，档案利用频次越高，价值越大。四、信息开发利用程度因素，信息具有时效性和老化现象，随着时间延伸，档案信息价值会递减。五、保管期限因素，档案进馆前鉴定划分的保管期限是对档案文件价值的判定，永久档案比定期档案价值要大，后续鉴定中一般对定期档案要严，而对永久档案相对要慎重一些。
3、把档案价值鉴定视为档案工作的一个环节，制约了档案价值鉴定的实现。
鉴定工作能否健康发展，除了正确的理论指导外，在一定程度上还取决于工作的思路和方法。我国目前把档案鉴定工作仅仅看成是档案管理的业务环节之一，只是剔除和销毁没有保存价值的档案，这是一种消极与静止的档案价值鉴定观。在档案鉴定实践中，这种认识和方法带有很大的片面性和局限性。西方国家一直将档案鉴定视为一个复杂的工作过程，把档案鉴定看成是对档案的选择，是档案管理过程中一个有效的组成部分，一种在程序上和日常工作中的选择。他们强调档案鉴定是动态的，认为档案鉴定已逐步由一种手段最终成为所有档案工作的核心，影响和制约档案管理上的其他方面。由此可见我国档案鉴定工作的理论和方法要加以改革，在档案学中不应把档案鉴定仅仅看成是一个工作环节，更应该是贯穿整个档案工作的动态管理过程。从方法上讲档案鉴定也不应仅仅是按照保管期限表区分核对，剔除无保管价值的文件，而应视情况采取更加灵活、适用的方法。如当前有人提出的“定周期法”、“普鉴”和“专鉴”相结合的鉴定法都不失为保证档案后续鉴定时效和质量的有效方法。笔者认为，结合日常保管利用工作，依据档案利用情况，将档案按价值大小和重要程度划分级别（可只在目录上区分），这不失为档案鉴定工作的好方法。这样做把档案鉴定工作的任务与日常管理工作紧密结合，省时、省力，既为在一定时间内剔除无保存价值档案作了充分准备，同时又对馆藏档案充分发挥作用留有余地，既保证了档案价值鉴定的质量，同时也可避免盲目性。对一些自动化管理档案程度比较高的单位，也可以将体现档案价值方面的数据纳入计算机管理，对档案价值和价值实现进行定期分析比较既方便又可靠。
二、对加强档案鉴定工作的几点思考
1、深入开展档案鉴定理论的研究。我们要把档案鉴定工作作为一个系统工作，组织专门人才分课题进行攻关，并认真借鉴、吸收国外在档案鉴定方面的先进思想与优秀成果，完善与丰富我国档案鉴定理论体系，形成具有中国特色的档案鉴定的理论体系，从而更好地指导我们的档案鉴定实践。
2、树立正确的馆藏指导思想，正确处理好丰富馆藏和其他各项工作的关系。丰富馆藏必须正确处理好质和量的关系，特别要处理好丰富馆藏与社会主义现代化建设的关系。并不是说馆藏数量越多越好，也不能一味讲究质而忽视数量，衡量的标准是馆藏档案信息含量的高低。数量要服从质量，而质量又必须通过严肃、认真、科学的鉴定来保障。
3、建立专门的档案鉴定组织，保证档案鉴定的经常进行。各级档案局、馆要建立专门的档案鉴定机构，其主要任务是：提出职能范围内档案价值鉴定工作的总的规划和“永久”档案进入档案馆的比例，协助档案行政主管部门制定档案价值鉴定工作的指导性文件及标准，监督检查和指导所辖各类档案的价值鉴定，并负责鉴定业务咨询。
4、加强档案鉴定人员的素质培训。这种培训应是一种多学科的培训，使档案鉴定人员成为既是档案学专家又具有广博知识和深厚功力的学者。档案价值鉴定的标准，往往很难用定量的方法去制定、规范，这就要求档案鉴定人员有一种超前意识，因为档案价值形态是多角度多层次地呈现的，有纵向的因素，也有横向的因素。鉴定人员既要站在时代的高度，去俯瞰历史，展望未来，又要跳进档案记录的现实，才能把握档案价值鉴定的规律与内核，从而慧眼独具，使那些真正有保存价值的档案得以永久保存下来，成为社会的财富。
作者单位：山东省诸城市档案馆
一、对档案价值鉴定理论的再认识
我国的档案价值鉴定工作在建国后很长时间内，没有成为理论研究与工作探讨的重点。而国外在这段时间，从美国谢伦伯格双重价值鉴定模式，到德国布姆斯的“社会分析与职能鉴定论”，到加拿大国家档案馆的“新宏观接受战略”，经过了多种档案价值理论模式的演变。理论指导行动，中国的档案鉴定理论的落后，直接阻滞了档案鉴定实践的进行。现从以下几个方面展开对中国档案价值鉴定误区的讨论。
1、档案价值鉴定定义不明确，造成档案价值鉴定理论鱼龙混杂，档案价值鉴定在档案学理论方面还没有形成统一认识。
首先，一些档案教科书虽然对档案价值鉴定进行了阐述，但也只是围绕归档文件产生的历史背景、条件、内容的重要程度等因素来确定价值鉴定的一般原则和方法。其次，档案价值鉴定中有一些判断性的错误。如有的将“文件”与“档案”两个概念相混淆；有的弄不清档案价值鉴定的起始点和终止点；也有的将档案价值与档案价值鉴定混为一谈。档案价值鉴定，对其进行正确定义是开展档案价值鉴定理论研究和实践的基础。通过研究笔者认为，档案价值鉴定是档案工作者按照一定的原则、标准和方法，判定档案的价值，确定档案的价值等级和保管期限，对档案价值的有无大小予以界定并作相应处理的一项档案业务工作。这样定义明确了档案价值鉴定的工作业务性，明确了价值鉴定的对象，明确了档案价值鉴定的目的是确定价值等级、保管期限及对失去保存价值的档案做相应处理。从实际看，档案馆除保存少量定期档案外，主要保存永久档案，定期档案价值鉴定可视情况调整或确定保管期限，而永久档案不宜再重新区分保管期限，有的单位在定期保管利用过程中根据档案的利用效果、利用频次、作用等因素，将永久档案从目录或实体上大体分为珍贵、重要、一般等不同级别，把档案价值鉴定贯穿于保管利用过程中，到一定的时间将无价值文件按要求剔出销毁，这样既有利于档案作用的充分发挥，也有利于保证档案鉴定的质量。定义中对档案鉴定的原则、标准、方法未做具体叙述，这是考虑到档案价值鉴定的原则、标准、方法的复杂性和定义表述应具备的扼要性。
2、文件鉴定和档案鉴定有重要区别，而档案工作者往往将其概念等同，误导了档案价值鉴定理论研究和实践。
从上面档案价值鉴定的定义看出，档案价值鉴定的对象是档案而不是文件。然而，大家目前所见到的档案鉴定理论、方法主要是对立卷归档中归档文件而言的。而文书立卷中归档文件的价值鉴定与档案价值鉴定是大不相同的。
首先从两者的定义来看，虽然文件与档案有紧密的联系，但文件转化为档案是有条件的，经归档保存的文件才能叫档案。其次从价值鉴定的含义来讲，对归档文件的价值鉴定不是对“既成价值”的认定，而是依据文件形成的条件、内容等因素，对其未来满足社会需求的“潜在价值”进行预测判定，确定保管期限。而档案价值鉴定则包含档案满足社会需求发挥作用的“现实价值”和“未来价值预测”两个方面。档案价值鉴定既要依据其内容、形成条件等因素，同时还要依据利用的频次、效果、信息开发利用程度等因素来判定档案是否有继续留存的价值。可以这样说，档案价值鉴定不仅对现在负责，还对未来负责，其鉴定成果的好坏关乎人类历史的记忆。其三从鉴定的对象来讲，归档文件鉴定一般指对立档单位形成的文件或档案馆积存的文件进行整理时，对归档文件的价值鉴定，而档案价值鉴定则是档案馆（室）对其保存的档案进行价值鉴定。两者对象不同，方法也不一样，归档文件鉴定一般采取按一定的标准逐份直接鉴定，而档案价值鉴定则可视情况采取抽鉴和普鉴相结合的办法。档案价值鉴定更侧重一卷的上下联系性，它依靠的是对某一项业务工作的系统鉴定，也可以说，它的鉴定更加符合事实，更能体现档案作为一个记录整体对事实的记录效果。
根据以上分析，可以得出这样的结论，档案价值鉴定和归档文件价值鉴定有一定的联系，它们遵循以下原则和要求：一是必须把历史唯物主义和辩证唯物主义作为鉴定工作的指导思想，尊重历史，注重事实。二是以档案、文件所共同具有的原始记录性、凭证和信息作用、产生的历史背景和条件等三要素作为鉴定工作的基础。
档案鉴定与文件鉴定除了共同遵循的原则外，还应有各自独立的具体原则、标准和实施方法。在确定档案鉴定具体原则、方法时，除了从档案产生的历史背景、条件、内容、数量等因素考虑外，还应侧重从以下五个方面进行考虑。一、时间（时期）因素，即将某一时期某一类的档案全部保留或全部销毁，这是一种特殊的处理原则，而不是档案鉴定一般原则和标准。二、职能因素，即根据产生档案的机构和组织的职能、重要性来确定档案的价值。一般来说机构职能重要的，档案价值也很高。三、利用频次因素，一般来说档案利用频次和利用率与档案价值和价值实现成正比，档案利用频次越高，价值越大。四、信息开发利用程度因素，信息具有时效性和老化现象，随着时间延伸，档案信息价值会递减。五、保管期限因素，档案进馆前鉴定划分的保管期限是对档案文件价值的判定，永久档案比定期档案价值要大，后续鉴定中一般对定期档案要严，而对永久档案相对要慎重一些。
3、把档案价值鉴定视为档案工作的一个环节，制约了档案价值鉴定的实现。
鉴定工作能否健康发展，除了正确的理论指导外，在一定程度上还取决于工作的思路和方法。我国目前把档案鉴定工作仅仅看成是档案管理的业务环节之一，只是剔除和销毁没有保存价值的档案，这是一种消极与静止的档案价值鉴定观。在档案鉴定实践中，这种认识和方法带有很大的片面性和局限性。西方国家一直将档案鉴定视为一个复杂的工作过程，把档案鉴定看成是对档案的选择，是档案管理过程中一个有效的组成部分，一种在程序上和日常工作中的选择。他们强调档案鉴定是动态的，认为档案鉴定已逐步由一种手段最终成为所有档案工作的核心，影响和制约档案管理上的其他方面。由此可见我国档案鉴定工作的理论和方法要加以改革，在档案学中不应把档案鉴定仅仅看成是一个工作环节，更应该是贯穿整个档案工作的动态管理过程。从方法上讲档案鉴定也不应仅仅是按照保管期限表区分核对，剔除无保管价值的文件，而应视情况采取更加灵活、适用的方法。如当前有人提出的“定周期法”、“普鉴”和“专鉴”相结合的鉴定法都不失为保证档案后续鉴定时效和质量的有效方法。笔者认为，结合日常保管利用工作，依据档案利用情况，将档案按价值大小和重要程度划分级别（可只在目录上区分），这不失为档案鉴定工作的好方法。这样做把档案鉴定工作的任务与日常管理工作紧密结合，省时、省力，既为在一定时间内剔除无保存价值档案作了充分准备，同时又对馆藏档案充分发挥作用留有余地，既保证了档案价值鉴定的质量，同时也可避免盲目性。对一些自动化管理档案程度比较高的单位，也可以将体现档案价值方面的数据纳入计算机管理，对档案价值和价值实现进行定期分析比较既方便又可靠。
二、对加强档案鉴定工作的几点思考
1、深入开展档案鉴定理论的研究。我们要把档案鉴定工作作为一个系统工作，组织专门人才分课题进行攻关，并认真借鉴、吸收国外在档案鉴定方面的先进思想与优秀成果，完善与丰富我国档案鉴定理论体系，形成具有中国特色的档案鉴定的理论体系，从而更好地指导我们的档案鉴定实践。
2、树立正确的馆藏指导思想，正确处理好丰富馆藏和其他各项工作的关系。丰富馆藏必须正确处理好质和量的关系，特别要处理好丰富馆藏与社会主义现代化建设的关系。并不是说馆藏数量越多越好，也不能一味讲究质而忽视数量，衡量的标准是馆藏档案信息含量的高低。数量要服从质量，而质量又必须通过严肃、认真、科学的鉴定来保障。
3、建立专门的档案鉴定组织，保证档案鉴定的经常进行。各级档案局、馆要建立专门的档案鉴定机构，其主要任务是：提出职能范围内档案价值鉴定工作的总的规划和“永久”档案进入档案馆的比例，协助档案行政主管部门制定档案价值鉴定工作的指导性文件及标准，监督检查和指导所辖各类档案的价值鉴定，并负责鉴定业务咨询。
4、加强档案鉴定人员的素质培训。这种培训应是一种多学科的培训，使档案鉴定人员成为既是档案学专家又具有广博知识和深厚功力的学者。档案价值鉴定的标准，往往很难用定量的方法去制定、规范，这就要求档案鉴定人员有一种超前意识，因为档案价值形态是多角度多层次地呈现的，有纵向的因素，也有横向的因素。鉴定人员既要站在时代的高度，去俯瞰历史，展望未来，又要跳进档案记录的现实，才能把握档案价值鉴定的规律与内核，从而慧眼独具，使那些真正有保存价值的档案得以永久保存下来，成为社会的财富。
作者单位：山东省诸城市档案馆