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摘 要:教学秘书是高校教学管理队伍的重要组成部分,作为高校教学管理活动各个环节中最基层的管理者、实践者、服务者和信息反馈者,是联系教务处、学院、教师及学生的纽带和桥梁,是维持高校教学工作正常、有序进行的重要保障。本文针对教学秘书的工作性质及重要性、特点及岗位职责,分析阐述了做一名合格的教学秘书应具备的基本素质与能力。
关键词:高校 教学秘书 岗位职责 基本素质
中图分类号:G642 文献标识码:A 文章编号:1673-9795(2011)02(b)-0231-03
高校的性质和任务决定了学校的一切工作都要以教学为中心,决定了教学管理在高校工作中的重要地位。教学秘书是教学管理队伍的重要组成部分,是教学管理一线的基层管理者,是协助院(系)领导处理本单位和与之相关的各类教学事务的管理服务人员,教学秘书的素质与能力,直接影响到教学管理水平,对于稳定教学秩序、提高教学质量,和人才培养质量起着重要作用。
1 教学秘书工作的性质及重要性
教学秘书的性质就是服务。教学秘书既是教学工作的管理者,又是服务者,其工作既是从属的,又是独立的,是基层教学管理工作的枢纽,受学校教学管理部门(教务处)和学院教学主管院长的双重领导,直接参与教学活动的组织管理。在具体操作教学行政事务的过程中,贯彻执行党的教育方针和学校、院系的办学指导思想及具体指示。因此,教学秘书与其他秘书一样,服务性、从属性是工作的本份,全面地服务教学、服务教师、服务学生是教学秘书的中心任务和根本职责。这是高校教学秘书正确的角色定位,也是做好教学秘书工作的立足点和出发点。
高等院校普遍实行两级管理模式,学校的教学管理重心下移,原来由学校教务处承担的教学管理工作下移到各个二级学院。由此以来,二级学院教学秘书承担的日常教学管理事务成倍增加,且管理内容更加复杂,教学秘书在教学管理工作中的重要作用越来越不容忽视。教学秘书既要起到连接学校教务处和院(系)教学工作的桥梁和纽带作用、协调院(系)领导、教师和学生之间的关系,又要完成本院(系)的教学管理和组织工作;既是上令下达、下情上奏的联络者,又是兄弟院(系)之间教学信息的传递者。二级学院的教学秘书与各方面的关系，如图1所示。
2 教学秘书的主要工作职责
教学秘书受学校教务处和院(系)领导的双重领导,主管教学工作的领导是教学工作的主要负责人和决策者,教学秘书是领导的参谋和助手,既要协助院领导完成教务处下达的各项具体的教学工作,又要做好日常教学管理工作。教学秘书的工作繁杂,头绪多,时间紧,要求高,主要工作职能主要有以下几方面。
2.1 协调教学工作
教学秘书是教学各环节综合协调工作的实际运作者。表现在以下方面:第一,上令下达,下情上报。学校的教学工作常常会通过各类教学工作会议布置给教学秘书。因此,教学秘书要准确理解会议精神,及时向主管领导汇报,并根据主管领导的决定,将有关要求和规定,及时准确地传达给相关教师和学生,使教学活动有章可循、规范有序,并及时落实到具体工作中;对各种教学文件要及时收发、传达和处理,按要求及时拟办、承办或催办,以确保各项教学工作的顺利完成。同时要把教学工作中遇到的各种问题和教师、学生提出的建议和要求及时向领导汇报。第二,做好与兄弟学院在教学管理各方面的联络、沟通工作,确保教学任务顺利进行。
2.2 日常教学管理工作
教学秘书的一切日常教学管理工作是繁重复杂实实在在的事务性工作,主要包括以下方面。
参与专业教学计划的修订;组织教师修订教学、实验大纲;组织每学期任课的老师填写教学进度表;编排课程表;下达教学任务书;教材征订;教师教学任务与教学工作量的统计与核对;组织老师听课;收集、汇总督导组听课记录;按教务处的有关规定为教师办理调、停课手续;组织教师参加特色专业建设、精品课程建设、教改等项目的申报。
发放并整理、汇总学生关于教学方面的问卷调查;检查学生上课情况;组织召开学生座谈会;指导学生选课;按照学校规定要求组织安排研究生推免、转专业、双学位、辅修工作;组织安排期中、期末考试;监考、巡考;与其它教学单位和公共课教师建立联系协调考试中出现的问题;试卷收集、装订,并组织老师进行期末试卷检查;组织学生参加学校组织的“大学生创新科研”活动的报名、答辩、评优;协助教务处认真组织全国大学英语四六级考试的报名、收费和准考证发放;组织安排毕业生实习;组织安排毕业生论文开题、答辩等相关事宜;准确统计毕业生的毕业资格和学位授予资格,核发毕业证书、学位证书等。
2.3 各种资料、档案材料的管理。
在教学管理工作中,针对学校教学工作中发生的各类具有保存价值的文字、图片、图表、影像以及数据资料,教学秘书要有计划地将其按一定顺序或规则进行收集、整理、补充、存档。档案资料主要有四类。第一,教学计划、授课计划、教学大纲、教学工作量等信息,可为院系领导搞好教学管理提供基本依据,保证教学管理顺利进行。第二,教学日历、教学进度表、教学课表等等,为领导提供日常教学信息,便于安排听课等教学检查督导活动。第三,学生名册、学生档案学籍卡、学生成绩表等等,为院系领导和教师提供学生的全部资料,以使教师在教学中全面地掌握学生的情况,更有效地因材施教,教书育人。第四,过往的试卷、课程设计、毕业设计等等,作为资料参考和本科教学评估的原始资料。这些作为教学活动不可或缺的证据资料,是改进教学工作、提高教学质量的重要信息资源,也是迎接相关评估检查的重要材料,所以必须做好教学档案收集、整理、存档工作,确保档案的条理性、完整性和正确性。
3 教学秘书工作的特点
3.1 服务性与从属性
教学秘书既是教学工作的管理者,又是服务者,而管理从本质上讲也是服务,所以教学秘书的宗旨是为教学服务。这是一切工作的出发点和归宿。另一方面,教学秘书受学校教学管理部门(教务处)和学院领导的双重领导,处于助手的地位,需要服从领导,听从指挥,做好执行。可见,服务性、从属性是教学秘书工作的基本特点。
3.2 时效性和繁杂性
教学秘书工作的时效性主要表现在所有的教学准备工作必须在教学活动实施前准备就绪,讲究效率,不做无效劳动,不做重复工作,争取教学资源的有效配置和教学效应的最佳发挥。教学活动是教和学双方的互动过程,也是全院各部门相互作用、相互协调的过程。教学秘书工作的繁杂性主要表现在工作的难度大,日常工作较多,既有常规性的日常管理工作要做,又有一些突发性的教学情况要处理。工作的内容范围几乎涉及到学院教学管理工作的各个方面,既繁又杂,许多工作都牵涉到具体的人或物,涉及教师和学生的切身利益。
3.3 灵活性和双重性
教学秘书主要协助领导管理日常教学工作,领导是决策人,而教学秘书是决策执行者。作为院领导,在管理上不可能面面俱到,那么，教学秘书在执行决策以及处理一些突发性、偶发性事件时,根据当时的情况,在不违背原则的情况下可以灵活处理,如临时调课、停课等。当然,这种灵活性是在原则性基础上的。秘书工作的灵活性还表现在处理师生关系上,要善于协调各种关系,缓和矛盾,营造和谐、友善的工作氛围。
高校中的教学秘书工作除具有秘书工作的共性以外有其双重性。一是工作环境,或者说是其工作关系涉及的对象,一方面,接受教务处和分管教学的院长安排的工作,因此受到学校和学院的双重领导;另一方面,面向教师或学生落实教学任务、同时要进行监管,因此有双重服务和管理的职能;三是与学生学习关系密切,对学生的学习有指导作用,工作的最终目的是育人,因此,除了为学生服务还有为人师表的责任。
3.4 综合性
教学秘书的工作涉及本院的全部教学工作,既要协助领导管理教学,又要处理教学方面的具体事务,协调方方面面的关系,还要完成教务处和领导临时交办的各项工作,因此教学秘书工作实质上是综合性的复杂工作。
4 如何做好高校教学秘书工作
教学秘书的工作性质、特点,决定了高校教学秘书必须具有较高的素质和能力。教学管理不只是一般的行政管理,而是兼有学术管理和行政管理双重职能,需要长期学习和实践才能掌握。其素质的高低、能力的大小、作用发挥程度、工作质量的好坏,将直接影响教学管理水平和人才培养质量。因此,做一名合格的高校教学秘书应具备以下素养和能力。
4.1 良好的、政治思想和职业道德素养
良好的政治思想素养和职业道德是做好教学秘书工作的基本保障。在政治上,必须坚持社会主义的办学方向,贯彻党的教育方针,热爱党的教育事业。在思想上,要有强烈的事业心、高度的责任感。在工作上,要保持严谨的工作态度,认真贯彻落实党的教育方针和相关政策,忠于党的教育事业,爱岗敬业,无私奉献,甘于淡泊,勤勤恳恳,任劳任怨。
职业道德素质是做好教学秘书工作的前提。教学秘书必须认识到自己的工作在高校教学管理工作中的重要性,树立服务意识。拥有良好的敬业精神和奉献精神,具备强烈的责任感和高度的事业心,力争高质量、高效率地完成基层的教学管理工作。同时,教学秘书要具备奋发向上的精神面貌和豁达开朗的性格,正确处理各方面的关系,建立良好的人际关系。
4.2 优质的服务意识和强烈的责任意识
管理就是服务。良好的服务意识是做好教学秘书工作的关键。服务贯穿于教学运行过程的始终,要求教学秘书从自身做起,牢固树立“替师生着想,为教学服务”的思想意识和角色定位。在工作中,坚持“以人为本”的服务理念,强化教学中教师的主导作用和学生的主体作用,围绕教学中心工作,强化服务意识,提高服务质量,全面地服务教学、服务教师、服务学生,为师生提供优良的、具有人情味的周到服务。
教学秘书在高校教学管理中起着承上启下、上联下达的中介、枢纽作用,必须具有强烈的责任意识,对任何一项工作都要认真负责。教学秘书的工作态度和工作质量的好坏,在一定程度上直接影响高校教学活动的顺利进行,强化责任意识是完成各项工作的重要保证。
4.3 加强专业知识的学习,提高业务素质
作为一名教学秘书,必须具备相应的专业知识,且要根据工作需要不断进行更新补充。首先,教学秘书要掌握所在院(系)的专业知识,熟悉各门学科的基本知识、基本结构及其相互间的关系,了解教学过程和教学规律,能够高效准确地完成日常教学管理工作。其次,教学秘书要不断丰富自己的管理学和教育学理论知识,掌握科学先进的教育管理理念和方法,并通过理论与实践相结合,达到管理育人、服务育人的功效。再次,由于许多教学秘书并非文秘专业出身,甚至所学专业与秘书专业毫不相关,所以必须对秘书业务知识进行系统的学习和了解,并在实际工作中加以运用,不断提高自身的工作能力和水平。
4.4 健全的身心素质
教学秘书地位特殊,角色复杂,心理素质的好坏、心理承受力的大小,直接影响到教学工作的效果。所以，作为高校教学秘书,虽然日常工作繁杂,但始终都要保持轻松地心态,摆正位置,学会心理调适,不断地培养自己开朗豁达的性格。保持良好的情绪状态,主动适应环境的变化,做到情绪稳定、乐观向上,不感情用事,面对困难、挫折、失败有足够的应对勇气和信心。健康是做一切工作的基础,加强体育锻炼,保持强壮的体魄,这样才能担负起繁重的各项教学管理任务,更好的做好服务。
4.5 良好的协调、沟通能力和统筹计划能力
作为学校与学院之间、教师与学生之间的桥梁和纽带,高校学秘书发挥着承上启下、沟通左右、传递信息和协调关系的重要作用,处处离不开有效的协调和沟通。在日常的教学管理工作中,难免遇到一些不和谐的因素,要求教学秘书在坚持原则的基础上,积极开展主动服从、灵活应变、积极配合等一系列有效的协调和沟通工作,从而化解矛盾,融洽关系,以保证良好、和谐的教学秩序,圆满完成自身工作,并营造较好的教学氛围。
学校的教学事务头绪繁多,教学秘书要通晓各学年各学期各时段的常规性事务,做到事前有计划,妥善安排,分清轻重缓急。如果事事等到临时抱佛脚,由于时间紧,工作量大,不但身心疲惫,而且容易出错,所以要有预见性和计划性及早做好准备工作,确保各项工作的顺利完成,所以统筹计划能力在工作中尤为重要。
4.6 良好的写作、表达和办公自动化能力
教学秘书的日常工作中,必不可少地要经常性撰写一些通知、请示、报告、总结等教学类文书,因此要求掌握一定的写作知识与技能;此外,在上情下达、下情上传、调整课程和处理学籍等协调、沟通、解释、交涉性工作中,教学秘书在表达上要力求准确完整、简明扼要、清晰得体,掌握良好的表达能力。办公自动化是新世纪教学秘书必须掌握的工作技能之一。随着信息化时代的发展,现代教学管理理念也在发展变化,运用办公自动化系统软件提高工作效率、减轻工作强度,已成为高校教学管理工作的要求之一。
4.7 树立改革创新意识、培养创新能力
作为教学一线的教学秘书必须把握教学改革的大方向,紧紧跟上高等教育发展的新形势。解放思想,树立全新的意识和观念。创新是一所学校发展的动力和源泉,通过学习和研究,在日常工作中提出有价值的新思想、新方法,与时俱进不断创新。教学秘书的创新素质应包括:创新意识、创新能力和创新精神三个方面,三者缺一不可。有了创新意识,在工作中才能时刻保持清醒的头脑,善于发现问题、思考问题。有了创新能力才能创造性的解决问题,而创新精神体现为在工作中发挥主动性、积极性和创造性。只有具备较强的创新能力,才能适应知识经济时代的发展需要,才能推动教学管理工作。教学秘书既是教务管理的具体执行者、实施者,又是各项教学活动的组织者、安排者。因此,教学秘书要具有创新精神,能敏锐地接受新事物、发现新问题,具有较强的判断力和洞察力,有较强的应变能力和适应性。只有这样,才能使我们的教学管理保持旺盛的生命力。
4.8 正确分析处理突发事件的能力
对教学秘书而言,每天所经历的事物所处理的问题,很多不是原先预定的程序和内容,往往一些意外的事情出现,需要马上处理,这是工作性质所决定的。因此,教学秘书在日常工作中要善于处理各种棘手的问题,当突发事件发生时,应该有相应成熟的心理承受能力和迅速做出正确判断并解决问题的能力。
5 结语
做好高校教学秘书工作不是一朝一夕的事,工作看起来繁杂无序,实际上其中蕴涵着许多规律性的东西,只有在工作过程中不断地加强对现代教育理念的学习,寻求科学管理的方式方法、总结管理经验,不断地分析新情况、解决新问题,做到与时俱进,开拓进取,才能使教学管理工作走上进一步科学化、规范化和现代化的轨道。
参考文献
[1] 王娟,王莹.浅谈教学评估对教学秘书工作的促进作用[J].中国成人教育,2009(5).
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[3] 吴渊.信息化时代下高校教学秘书工作方法新探[J].四川教育学院学报,2008(8).
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[7] 谢芸．协助·协作·协商·协调—— 论高校院(系)教学秘书工作的定位及功能[J].高教论坛,2005(6)．
关键词:高校 教学秘书 岗位职责 基本素质
中图分类号:G642 文献标识码:A 文章编号:1673-9795(2011)02(b)-0231-03
高校的性质和任务决定了学校的一切工作都要以教学为中心,决定了教学管理在高校工作中的重要地位。教学秘书是教学管理队伍的重要组成部分,是教学管理一线的基层管理者,是协助院(系)领导处理本单位和与之相关的各类教学事务的管理服务人员,教学秘书的素质与能力,直接影响到教学管理水平,对于稳定教学秩序、提高教学质量,和人才培养质量起着重要作用。
1 教学秘书工作的性质及重要性
教学秘书的性质就是服务。教学秘书既是教学工作的管理者,又是服务者,其工作既是从属的,又是独立的,是基层教学管理工作的枢纽,受学校教学管理部门(教务处)和学院教学主管院长的双重领导,直接参与教学活动的组织管理。在具体操作教学行政事务的过程中,贯彻执行党的教育方针和学校、院系的办学指导思想及具体指示。因此,教学秘书与其他秘书一样,服务性、从属性是工作的本份,全面地服务教学、服务教师、服务学生是教学秘书的中心任务和根本职责。这是高校教学秘书正确的角色定位,也是做好教学秘书工作的立足点和出发点。
高等院校普遍实行两级管理模式,学校的教学管理重心下移,原来由学校教务处承担的教学管理工作下移到各个二级学院。由此以来,二级学院教学秘书承担的日常教学管理事务成倍增加,且管理内容更加复杂,教学秘书在教学管理工作中的重要作用越来越不容忽视。教学秘书既要起到连接学校教务处和院(系)教学工作的桥梁和纽带作用、协调院(系)领导、教师和学生之间的关系,又要完成本院(系)的教学管理和组织工作;既是上令下达、下情上奏的联络者,又是兄弟院(系)之间教学信息的传递者。二级学院的教学秘书与各方面的关系，如图1所示。
2 教学秘书的主要工作职责
教学秘书受学校教务处和院(系)领导的双重领导,主管教学工作的领导是教学工作的主要负责人和决策者,教学秘书是领导的参谋和助手,既要协助院领导完成教务处下达的各项具体的教学工作,又要做好日常教学管理工作。教学秘书的工作繁杂,头绪多,时间紧,要求高,主要工作职能主要有以下几方面。
2.1 协调教学工作
教学秘书是教学各环节综合协调工作的实际运作者。表现在以下方面:第一,上令下达,下情上报。学校的教学工作常常会通过各类教学工作会议布置给教学秘书。因此,教学秘书要准确理解会议精神,及时向主管领导汇报,并根据主管领导的决定,将有关要求和规定,及时准确地传达给相关教师和学生,使教学活动有章可循、规范有序,并及时落实到具体工作中;对各种教学文件要及时收发、传达和处理,按要求及时拟办、承办或催办,以确保各项教学工作的顺利完成。同时要把教学工作中遇到的各种问题和教师、学生提出的建议和要求及时向领导汇报。第二,做好与兄弟学院在教学管理各方面的联络、沟通工作,确保教学任务顺利进行。
2.2 日常教学管理工作
教学秘书的一切日常教学管理工作是繁重复杂实实在在的事务性工作,主要包括以下方面。
参与专业教学计划的修订;组织教师修订教学、实验大纲;组织每学期任课的老师填写教学进度表;编排课程表;下达教学任务书;教材征订;教师教学任务与教学工作量的统计与核对;组织老师听课;收集、汇总督导组听课记录;按教务处的有关规定为教师办理调、停课手续;组织教师参加特色专业建设、精品课程建设、教改等项目的申报。
发放并整理、汇总学生关于教学方面的问卷调查;检查学生上课情况;组织召开学生座谈会;指导学生选课;按照学校规定要求组织安排研究生推免、转专业、双学位、辅修工作;组织安排期中、期末考试;监考、巡考;与其它教学单位和公共课教师建立联系协调考试中出现的问题;试卷收集、装订,并组织老师进行期末试卷检查;组织学生参加学校组织的“大学生创新科研”活动的报名、答辩、评优;协助教务处认真组织全国大学英语四六级考试的报名、收费和准考证发放;组织安排毕业生实习;组织安排毕业生论文开题、答辩等相关事宜;准确统计毕业生的毕业资格和学位授予资格,核发毕业证书、学位证书等。
2.3 各种资料、档案材料的管理。
在教学管理工作中,针对学校教学工作中发生的各类具有保存价值的文字、图片、图表、影像以及数据资料,教学秘书要有计划地将其按一定顺序或规则进行收集、整理、补充、存档。档案资料主要有四类。第一,教学计划、授课计划、教学大纲、教学工作量等信息,可为院系领导搞好教学管理提供基本依据,保证教学管理顺利进行。第二,教学日历、教学进度表、教学课表等等,为领导提供日常教学信息,便于安排听课等教学检查督导活动。第三,学生名册、学生档案学籍卡、学生成绩表等等,为院系领导和教师提供学生的全部资料,以使教师在教学中全面地掌握学生的情况,更有效地因材施教,教书育人。第四,过往的试卷、课程设计、毕业设计等等,作为资料参考和本科教学评估的原始资料。这些作为教学活动不可或缺的证据资料,是改进教学工作、提高教学质量的重要信息资源,也是迎接相关评估检查的重要材料,所以必须做好教学档案收集、整理、存档工作,确保档案的条理性、完整性和正确性。
3 教学秘书工作的特点
3.1 服务性与从属性
教学秘书既是教学工作的管理者,又是服务者,而管理从本质上讲也是服务,所以教学秘书的宗旨是为教学服务。这是一切工作的出发点和归宿。另一方面,教学秘书受学校教学管理部门(教务处)和学院领导的双重领导,处于助手的地位,需要服从领导,听从指挥,做好执行。可见,服务性、从属性是教学秘书工作的基本特点。
3.2 时效性和繁杂性
教学秘书工作的时效性主要表现在所有的教学准备工作必须在教学活动实施前准备就绪,讲究效率,不做无效劳动,不做重复工作,争取教学资源的有效配置和教学效应的最佳发挥。教学活动是教和学双方的互动过程,也是全院各部门相互作用、相互协调的过程。教学秘书工作的繁杂性主要表现在工作的难度大,日常工作较多,既有常规性的日常管理工作要做,又有一些突发性的教学情况要处理。工作的内容范围几乎涉及到学院教学管理工作的各个方面,既繁又杂,许多工作都牵涉到具体的人或物,涉及教师和学生的切身利益。
3.3 灵活性和双重性
教学秘书主要协助领导管理日常教学工作,领导是决策人,而教学秘书是决策执行者。作为院领导,在管理上不可能面面俱到,那么，教学秘书在执行决策以及处理一些突发性、偶发性事件时,根据当时的情况,在不违背原则的情况下可以灵活处理,如临时调课、停课等。当然,这种灵活性是在原则性基础上的。秘书工作的灵活性还表现在处理师生关系上,要善于协调各种关系,缓和矛盾,营造和谐、友善的工作氛围。
高校中的教学秘书工作除具有秘书工作的共性以外有其双重性。一是工作环境,或者说是其工作关系涉及的对象,一方面,接受教务处和分管教学的院长安排的工作,因此受到学校和学院的双重领导;另一方面,面向教师或学生落实教学任务、同时要进行监管,因此有双重服务和管理的职能;三是与学生学习关系密切,对学生的学习有指导作用,工作的最终目的是育人,因此,除了为学生服务还有为人师表的责任。
3.4 综合性
教学秘书的工作涉及本院的全部教学工作,既要协助领导管理教学,又要处理教学方面的具体事务,协调方方面面的关系,还要完成教务处和领导临时交办的各项工作,因此教学秘书工作实质上是综合性的复杂工作。
4 如何做好高校教学秘书工作
教学秘书的工作性质、特点,决定了高校教学秘书必须具有较高的素质和能力。教学管理不只是一般的行政管理,而是兼有学术管理和行政管理双重职能,需要长期学习和实践才能掌握。其素质的高低、能力的大小、作用发挥程度、工作质量的好坏,将直接影响教学管理水平和人才培养质量。因此,做一名合格的高校教学秘书应具备以下素养和能力。
4.1 良好的、政治思想和职业道德素养
良好的政治思想素养和职业道德是做好教学秘书工作的基本保障。在政治上,必须坚持社会主义的办学方向,贯彻党的教育方针,热爱党的教育事业。在思想上,要有强烈的事业心、高度的责任感。在工作上,要保持严谨的工作态度,认真贯彻落实党的教育方针和相关政策,忠于党的教育事业,爱岗敬业,无私奉献,甘于淡泊,勤勤恳恳,任劳任怨。
职业道德素质是做好教学秘书工作的前提。教学秘书必须认识到自己的工作在高校教学管理工作中的重要性,树立服务意识。拥有良好的敬业精神和奉献精神,具备强烈的责任感和高度的事业心,力争高质量、高效率地完成基层的教学管理工作。同时,教学秘书要具备奋发向上的精神面貌和豁达开朗的性格,正确处理各方面的关系,建立良好的人际关系。
4.2 优质的服务意识和强烈的责任意识
管理就是服务。良好的服务意识是做好教学秘书工作的关键。服务贯穿于教学运行过程的始终,要求教学秘书从自身做起,牢固树立“替师生着想,为教学服务”的思想意识和角色定位。在工作中,坚持“以人为本”的服务理念,强化教学中教师的主导作用和学生的主体作用,围绕教学中心工作,强化服务意识,提高服务质量,全面地服务教学、服务教师、服务学生,为师生提供优良的、具有人情味的周到服务。
教学秘书在高校教学管理中起着承上启下、上联下达的中介、枢纽作用,必须具有强烈的责任意识,对任何一项工作都要认真负责。教学秘书的工作态度和工作质量的好坏,在一定程度上直接影响高校教学活动的顺利进行,强化责任意识是完成各项工作的重要保证。
4.3 加强专业知识的学习,提高业务素质
作为一名教学秘书,必须具备相应的专业知识,且要根据工作需要不断进行更新补充。首先,教学秘书要掌握所在院(系)的专业知识,熟悉各门学科的基本知识、基本结构及其相互间的关系,了解教学过程和教学规律,能够高效准确地完成日常教学管理工作。其次,教学秘书要不断丰富自己的管理学和教育学理论知识,掌握科学先进的教育管理理念和方法,并通过理论与实践相结合,达到管理育人、服务育人的功效。再次,由于许多教学秘书并非文秘专业出身,甚至所学专业与秘书专业毫不相关,所以必须对秘书业务知识进行系统的学习和了解,并在实际工作中加以运用,不断提高自身的工作能力和水平。
4.4 健全的身心素质
教学秘书地位特殊,角色复杂,心理素质的好坏、心理承受力的大小,直接影响到教学工作的效果。所以，作为高校教学秘书,虽然日常工作繁杂,但始终都要保持轻松地心态,摆正位置,学会心理调适,不断地培养自己开朗豁达的性格。保持良好的情绪状态,主动适应环境的变化,做到情绪稳定、乐观向上,不感情用事,面对困难、挫折、失败有足够的应对勇气和信心。健康是做一切工作的基础,加强体育锻炼,保持强壮的体魄,这样才能担负起繁重的各项教学管理任务,更好的做好服务。
4.5 良好的协调、沟通能力和统筹计划能力
作为学校与学院之间、教师与学生之间的桥梁和纽带,高校学秘书发挥着承上启下、沟通左右、传递信息和协调关系的重要作用,处处离不开有效的协调和沟通。在日常的教学管理工作中,难免遇到一些不和谐的因素,要求教学秘书在坚持原则的基础上,积极开展主动服从、灵活应变、积极配合等一系列有效的协调和沟通工作,从而化解矛盾,融洽关系,以保证良好、和谐的教学秩序,圆满完成自身工作,并营造较好的教学氛围。
学校的教学事务头绪繁多,教学秘书要通晓各学年各学期各时段的常规性事务,做到事前有计划,妥善安排,分清轻重缓急。如果事事等到临时抱佛脚,由于时间紧,工作量大,不但身心疲惫,而且容易出错,所以要有预见性和计划性及早做好准备工作,确保各项工作的顺利完成,所以统筹计划能力在工作中尤为重要。
4.6 良好的写作、表达和办公自动化能力
教学秘书的日常工作中,必不可少地要经常性撰写一些通知、请示、报告、总结等教学类文书,因此要求掌握一定的写作知识与技能;此外,在上情下达、下情上传、调整课程和处理学籍等协调、沟通、解释、交涉性工作中,教学秘书在表达上要力求准确完整、简明扼要、清晰得体,掌握良好的表达能力。办公自动化是新世纪教学秘书必须掌握的工作技能之一。随着信息化时代的发展,现代教学管理理念也在发展变化,运用办公自动化系统软件提高工作效率、减轻工作强度,已成为高校教学管理工作的要求之一。
4.7 树立改革创新意识、培养创新能力
作为教学一线的教学秘书必须把握教学改革的大方向,紧紧跟上高等教育发展的新形势。解放思想,树立全新的意识和观念。创新是一所学校发展的动力和源泉,通过学习和研究,在日常工作中提出有价值的新思想、新方法,与时俱进不断创新。教学秘书的创新素质应包括:创新意识、创新能力和创新精神三个方面,三者缺一不可。有了创新意识,在工作中才能时刻保持清醒的头脑,善于发现问题、思考问题。有了创新能力才能创造性的解决问题,而创新精神体现为在工作中发挥主动性、积极性和创造性。只有具备较强的创新能力,才能适应知识经济时代的发展需要,才能推动教学管理工作。教学秘书既是教务管理的具体执行者、实施者,又是各项教学活动的组织者、安排者。因此,教学秘书要具有创新精神,能敏锐地接受新事物、发现新问题,具有较强的判断力和洞察力,有较强的应变能力和适应性。只有这样,才能使我们的教学管理保持旺盛的生命力。
4.8 正确分析处理突发事件的能力
对教学秘书而言,每天所经历的事物所处理的问题,很多不是原先预定的程序和内容,往往一些意外的事情出现,需要马上处理,这是工作性质所决定的。因此,教学秘书在日常工作中要善于处理各种棘手的问题,当突发事件发生时,应该有相应成熟的心理承受能力和迅速做出正确判断并解决问题的能力。
5 结语
做好高校教学秘书工作不是一朝一夕的事,工作看起来繁杂无序,实际上其中蕴涵着许多规律性的东西,只有在工作过程中不断地加强对现代教育理念的学习,寻求科学管理的方式方法、总结管理经验,不断地分析新情况、解决新问题,做到与时俱进,开拓进取,才能使教学管理工作走上进一步科学化、规范化和现代化的轨道。
参考文献
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