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摘要：目前，信息技术和网络技术发展速度迅猛，其在高校档案管理中的应用也日渐广泛，因此高校档案管理急需进行模式创新，以便使档案在高校发展过程中创造出更多的经济效益及社会效益。怎样确定数字档案管理在高校日常工作中的重要地位，是我们研究的新课题。本文主要致力于高校数字档案管理工作的可持续发展研究工作，并指出了一些问题及解决措施。
关键词：高校；数字档案；管理；可持续发展
一.目前高校在数字档案管理上面临的问题
1.缺乏成熟技术
目前各大高校应用的办公系统及其数字档案管理系统都具备一定的优势，但两者间却不能相互兼容，办公系统主要是用来传送文件的电子政务系统；而数字档案管理系统却是专门为档案管理开发的软件，两者不能兼容，不相往来，也导致档案管理工作者常常出现重复劳动的困扰。
2.缺乏安全性
当前高校使用的数字档案管理系统在安全性上缺乏保障，数字档案不能做到高度保密，也不能有效保障信息的完整性及真实性，这些问题正是数字档案管理系统缺乏安全性的表现。国家也应发布法规为数字档案提供安全保障。
3.缺乏高度统一的标准
即使国家出台了一些档案管理的标准法规，但法规出台的速度远不能赶上数字化在档案管理中应用的速度。如，目前高校使用的数字档案管理软件在开发时就缺乏统一标准，在档案文件的收发、管理以及各地区高校档案数据的对接等方面都存在标准不一的状况。
4.进入数字化的脚步缓慢
高校以往的档案文件都是纸质资料，这些手工制作的文件要全部转化为数字文件，是一项工作量巨大的工程，需要耗费很长的时间和大量的人力，而且在转化过程中必然会遇到许多问题，完成难度非常大。
二.创新是实现高校数字档案管理可持续发展重要手段
1.确保数字化设施的齐全性
高校数字档案管理工作必须要拥有完备的设施支持，这些设施包含了各种软硬件，如数据库服务器、文件扫描仪、数码相机、大容量存储器等硬件以及专门为档案管理开发的软件。高校数字档案管理使用的软件应具有多种功能和强大的适用性，以确保其能完成数字档案的整理、集中、分类、存储、搜索以及运用等操作，并能和多种操作系统及硬件平台实现完美契合，该软件也应具有较强的安全自控性能，并能与不同种类的数据库进行数据连接及互换。高校数字档案管理系统应用的软硬件设施应符合数字时代的要求，在数字化建设过程中可依据自身实际条件，投入相应的资金、人力，并确保建设完成的数字设施可以投入使用，进而确保高校数字档案管理工作取得稳步发展。
2.为档案数字化管理提供安全保障
随着计算机的应用范围的日渐广泛，人类社会逐步进入到网络信息时代，网络安全也逐渐引起人们的关注，种类繁多的木马、病毒随时威胁着计算机的安全，同时也为高校数字档案管理造成较大的安全威胁，因此高校数字档案管理的第一要务就是确保档案信息的安全性、完整性以及实用性。目前完善高校数字档案管理系统的方法就是转变以往的管理模式、管理方式、管理机制以及各项法规。当前高校数字档案管理工作应进行制度创新，并制定健全的档案管理、安全规定，资源共享是档案数字化管理的技术要点，在开放共享资源前也应制定一定的法规进行约束。
3.重视人才培养
专业人才是高校档案管理进行数字化建设的必须要素，档案管理者的个人素质将直接影响到档案质量及档案的数字化录入速度。档案管理员的作用是为档案信息和信息应用者间搭建联系平台，因此高校数字档案管理人员必须要具备一定的专业知识，尤其是掌握相应的信息技术，可以熟练的使用计算机等现代化先进工具，并能使用这些工具对档案信息进行数字化管理及操作。所以，高校应重视档案管理数字化建设人员的专业技能培训，并及时对其进行专业知识普及，以提高他们的业务能力，使其跟上时代发展的脚步，进而确保高校档案管理数字化建设工作能平稳向前推进。
4.确保档案管理数字化建设具备标准性与规范性
高校档案数字化管理规定要求档案在进行集中、整理、入档以及使用等操作时有较为规范、标准的系统软件作为技术支持。将纸质档案转化为电子资料后，档案管理部门应将其集中管理，并归纳到一个兼容性能强悍、可以运行多种基本软件的信息存储系统中，该系统也应具备转变文件存储格式的功能，进而确保电子文件能在高校校园网与数字档案管理系统间进行传送和使用，具备这一功能，是目前档案数字化建设工作的重大技术进步。
5.应尽快将以前的纸质文件实现数字化
档案实现数字化管理后，能有效提高人们对档案的应用效率，也有利于拓展档案的应用范围，因此，拥有档案管理经验丰富的管理者能确保档案数字化建设快速开展，并对数字化建设具有一定的积极意义。此外，应在遵守现存档案管理标准的基础上及时将尚未录入的档案数据进行数字化处理，其将使档案数据库具有更高的实用性。
三.改变档案管理的工作重点，使档案管理在模式上和服务理念上有所改进
1.转变档案管理的工作内容
信息技术被广泛应用到各大高校的档案管理工作中后，各高校怎样处理所生成的电子文件，并对其进行管理成为引人关注的重点问题。信息技术的应用使档案文件的生成、存储以及调用等操作变得更加简捷、便利，但在文件处理过程中有可能会出现重要文件丢失，垃圾文件被存储的状况。在这种现状下，如何有效鉴别文件的重要性、真实性以及可靠性，并将其采取最适宜、权威的方式存储起来显得非常关键。
有的高校在教育体制上出现了一些大的变革，其职能和教育科研等的范围和方式也发生了一些大的变动，相应的该高校档案管理形式也要做出一定调整。因此，我们应积极探寻本管理系统存在的内部联系及其和其他系统之间的连接关系，并依据高校教育和科学研究之间的联系，整合处理档案资源，以实现各大高校之间的资源共享，进而使用最小的投资取得最大的效益。所以，档案管理的工作重点要从实体文档处理转化到文档信息的生成全过程。
2.重视档案管理工作模式及其服务理念的转化
现下文件和档案之间在“关节点”上依然存在问题。档案管理只关注文档管理尾端工作，而在文件生成、传输以及保管等环节上没有发挥作用。为了避免这些问题再次出现，我们应转变以往的文档管理模式，将档案管理贯穿到文件的生成全过程，使文件从生成到入档都能实施有效管理。当然，档案管理部门的职能也应得到扩充，将主管档案搜集、入档转化为对文件实行全过程管理，并在档案形成的全过程中发挥出重要作用。
3.转化档案管理人员的角色
社会进入信息时代，对档案管理人员的工作内容也提出了新的要求，若管理人员忽视时代发展要求，甚至和时代发展脱轨，只将自己看做是资料的看门锁，将直接造成档案管理人员的社会地位受损。档案管理人员应将消极管理的态度变为积极参与，甚至成为审核文件一体化的一员。
小结
计算机技术应用范围的日渐广泛，为高校档案管理实现数字化提供了技术支持，因此高校档案管理工作人员应将高校信息资源的作用充分发挥出来，并在推进信息化的社会浪潮中，加大自身建设力度，进行准确定位，突破发展局限，和信息技术共同进步，为社会的发展贡献一份推动力。（作者单位：聊城大学东昌学院）
参考文献
[1]邹悦，高校馆藏档案数字化的建设问题[J]，档案天地，2011年02期
[2]向立文，馆藏档案信息数字化建设可持续发展应坚持的几个基本原则[J]，档案学通讯，2012年01期
[3]张玮琼，高校档案信息化可持续发展建设浅议[J]，大庆社会科学，2010年04期
关键词：高校；数字档案；管理；可持续发展
一.目前高校在数字档案管理上面临的问题
1.缺乏成熟技术
目前各大高校应用的办公系统及其数字档案管理系统都具备一定的优势，但两者间却不能相互兼容，办公系统主要是用来传送文件的电子政务系统；而数字档案管理系统却是专门为档案管理开发的软件，两者不能兼容，不相往来，也导致档案管理工作者常常出现重复劳动的困扰。
2.缺乏安全性
当前高校使用的数字档案管理系统在安全性上缺乏保障，数字档案不能做到高度保密，也不能有效保障信息的完整性及真实性，这些问题正是数字档案管理系统缺乏安全性的表现。国家也应发布法规为数字档案提供安全保障。
3.缺乏高度统一的标准
即使国家出台了一些档案管理的标准法规，但法规出台的速度远不能赶上数字化在档案管理中应用的速度。如，目前高校使用的数字档案管理软件在开发时就缺乏统一标准，在档案文件的收发、管理以及各地区高校档案数据的对接等方面都存在标准不一的状况。
4.进入数字化的脚步缓慢
高校以往的档案文件都是纸质资料，这些手工制作的文件要全部转化为数字文件，是一项工作量巨大的工程，需要耗费很长的时间和大量的人力，而且在转化过程中必然会遇到许多问题，完成难度非常大。
二.创新是实现高校数字档案管理可持续发展重要手段
1.确保数字化设施的齐全性
高校数字档案管理工作必须要拥有完备的设施支持，这些设施包含了各种软硬件，如数据库服务器、文件扫描仪、数码相机、大容量存储器等硬件以及专门为档案管理开发的软件。高校数字档案管理使用的软件应具有多种功能和强大的适用性，以确保其能完成数字档案的整理、集中、分类、存储、搜索以及运用等操作，并能和多种操作系统及硬件平台实现完美契合，该软件也应具有较强的安全自控性能，并能与不同种类的数据库进行数据连接及互换。高校数字档案管理系统应用的软硬件设施应符合数字时代的要求，在数字化建设过程中可依据自身实际条件，投入相应的资金、人力，并确保建设完成的数字设施可以投入使用，进而确保高校数字档案管理工作取得稳步发展。
2.为档案数字化管理提供安全保障
随着计算机的应用范围的日渐广泛，人类社会逐步进入到网络信息时代，网络安全也逐渐引起人们的关注，种类繁多的木马、病毒随时威胁着计算机的安全，同时也为高校数字档案管理造成较大的安全威胁，因此高校数字档案管理的第一要务就是确保档案信息的安全性、完整性以及实用性。目前完善高校数字档案管理系统的方法就是转变以往的管理模式、管理方式、管理机制以及各项法规。当前高校数字档案管理工作应进行制度创新，并制定健全的档案管理、安全规定，资源共享是档案数字化管理的技术要点，在开放共享资源前也应制定一定的法规进行约束。
3.重视人才培养
专业人才是高校档案管理进行数字化建设的必须要素，档案管理者的个人素质将直接影响到档案质量及档案的数字化录入速度。档案管理员的作用是为档案信息和信息应用者间搭建联系平台，因此高校数字档案管理人员必须要具备一定的专业知识，尤其是掌握相应的信息技术，可以熟练的使用计算机等现代化先进工具，并能使用这些工具对档案信息进行数字化管理及操作。所以，高校应重视档案管理数字化建设人员的专业技能培训，并及时对其进行专业知识普及，以提高他们的业务能力，使其跟上时代发展的脚步，进而确保高校档案管理数字化建设工作能平稳向前推进。
4.确保档案管理数字化建设具备标准性与规范性
高校档案数字化管理规定要求档案在进行集中、整理、入档以及使用等操作时有较为规范、标准的系统软件作为技术支持。将纸质档案转化为电子资料后，档案管理部门应将其集中管理，并归纳到一个兼容性能强悍、可以运行多种基本软件的信息存储系统中，该系统也应具备转变文件存储格式的功能，进而确保电子文件能在高校校园网与数字档案管理系统间进行传送和使用，具备这一功能，是目前档案数字化建设工作的重大技术进步。
5.应尽快将以前的纸质文件实现数字化
档案实现数字化管理后，能有效提高人们对档案的应用效率，也有利于拓展档案的应用范围，因此，拥有档案管理经验丰富的管理者能确保档案数字化建设快速开展，并对数字化建设具有一定的积极意义。此外，应在遵守现存档案管理标准的基础上及时将尚未录入的档案数据进行数字化处理，其将使档案数据库具有更高的实用性。
三.改变档案管理的工作重点，使档案管理在模式上和服务理念上有所改进
1.转变档案管理的工作内容
信息技术被广泛应用到各大高校的档案管理工作中后，各高校怎样处理所生成的电子文件，并对其进行管理成为引人关注的重点问题。信息技术的应用使档案文件的生成、存储以及调用等操作变得更加简捷、便利，但在文件处理过程中有可能会出现重要文件丢失，垃圾文件被存储的状况。在这种现状下，如何有效鉴别文件的重要性、真实性以及可靠性，并将其采取最适宜、权威的方式存储起来显得非常关键。
有的高校在教育体制上出现了一些大的变革，其职能和教育科研等的范围和方式也发生了一些大的变动，相应的该高校档案管理形式也要做出一定调整。因此，我们应积极探寻本管理系统存在的内部联系及其和其他系统之间的连接关系，并依据高校教育和科学研究之间的联系，整合处理档案资源，以实现各大高校之间的资源共享，进而使用最小的投资取得最大的效益。所以，档案管理的工作重点要从实体文档处理转化到文档信息的生成全过程。
2.重视档案管理工作模式及其服务理念的转化
现下文件和档案之间在“关节点”上依然存在问题。档案管理只关注文档管理尾端工作，而在文件生成、传输以及保管等环节上没有发挥作用。为了避免这些问题再次出现，我们应转变以往的文档管理模式，将档案管理贯穿到文件的生成全过程，使文件从生成到入档都能实施有效管理。当然，档案管理部门的职能也应得到扩充，将主管档案搜集、入档转化为对文件实行全过程管理，并在档案形成的全过程中发挥出重要作用。
3.转化档案管理人员的角色
社会进入信息时代，对档案管理人员的工作内容也提出了新的要求，若管理人员忽视时代发展要求，甚至和时代发展脱轨，只将自己看做是资料的看门锁，将直接造成档案管理人员的社会地位受损。档案管理人员应将消极管理的态度变为积极参与，甚至成为审核文件一体化的一员。
小结
计算机技术应用范围的日渐广泛，为高校档案管理实现数字化提供了技术支持，因此高校档案管理工作人员应将高校信息资源的作用充分发挥出来，并在推进信息化的社会浪潮中，加大自身建设力度，进行准确定位，突破发展局限，和信息技术共同进步，为社会的发展贡献一份推动力。（作者单位：聊城大学东昌学院）
参考文献
[1]邹悦，高校馆藏档案数字化的建设问题[J]，档案天地，2011年02期
[2]向立文，馆藏档案信息数字化建设可持续发展应坚持的几个基本原则[J]，档案学通讯，2012年01期
[3]张玮琼，高校档案信息化可持续发展建设浅议[J]，大庆社会科学，2010年04期