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摘 要:目前,各企業都非常关注如何通过加强档案管理来促进企业的发展。档案管理是对企业在生产、服务中产生的重要信息的记录,以便日后为企业的发展提供可参考的数据。本文将针对企业档案管理工作中面临的问题进行分析,并相应的提出改善的建议。
关键词:企业档案 重视程度 职业道德
中图分类号:F239 文献标识码:A 文章编号:1674-098X(2012)07(a)-0239-01
1 企业档案工作存在的问题
1.1 重视程度不够
作为企业管理工作的基本组成部分,档案工作对企业各项工作的展开都有着非常关键的意义。对档案信息资源的充分利用能够为企业带来巨大的社会效益和经济效益。但是,在我国大部分企业还没有充分认识到档案的重要性,只重视眼前的利益,导致了档案工作长期处于只“进”不“出”的状态,即只对过往信息做记录,却未能使信息得到再次的利用。所以企业员工对档案利用效益的相关了解非常少,而且因为重视程度不够,而导致档案信息资源未能充分开发,利用率极低,没有给企业的生产发展提供间接的帮助。
1.2 管理制度不健全
很多企业的档案管理制度不够健全,例如,收集、保管、借阅等条款不明确;或者有些企业尽管建立了一些管理制度,却流于形式未能真正实施。例如,档案管理人员不能完全负起责任,造成不能将资料完全收集而部分丢失,或者文件整理不及时而堆积如山,对于借出的资料未能履行相关手续有借无还而导致文件丢失,甚至有人趁机私自涂改文字或数据。这些行为都给企业档案的真实性和使用价值造成了严重的损害。
1.3 保密性重视程度不够
随着网络时代的到来,越来越多的高精尖技术被运用到企业档案管理工作当中。现代企业的商务活动中形成的“课题成果报告”,“谈判合同”等等,都是企业发展中极为机密的内容,涉及企业的商业安全,会对企业的生存与发展产生非常严重的影响。如果不能给予这些档案充分的重视,一旦丢失或泄漏都会造成不可想象的后果。当今社会,因为企业档案的保密工作不到位,以及个别人员由于经济利益的驱使,泄漏了企业核心机密,而造成不正当的行业竞争而带来巨大经济损失的案件比比皆是。
1.4 投入经费不足
近几年,随着科技的进步,计算机和网络技术越来越多的被应用到各行各业当中,而且管理手段也愈加先进。然而将计算机和网络技术运用于档案管理的企业却少之又少,大部分企业还沿用传统的信息记录模式,即手工采集、检索,这种方式收集的信息量少,而且不利于档案的分类、归档以及后期的利用和开发。企业的档案室建设不标准,档案柜陈旧,用于保管档案的基本设施老化,这些都是由于企业不够重视,投入经费不足造成的。
1.5 管理分散
有些企业并没有单独设置档案管理部门,而是将其作为附属安排在其它部门,配有专人负责管理。或者有些企业虽然设置了独立的部门,但是又将不同类型的文件划归到不同专业的领导负责,例如文书档案工作由行政办主任领导、工程技术档案由总工负责等等。这种分散式的管理方法严重影响了档案的有效利用,必将导致建档标准不能统一,档案综合查询、信息对比更是难以实现。
2 做好企业档案工作的对策
2.1 提高企业领导对档案工作重要性的认识
要使企业领导充分认识到档案工作对企业发展的重大促进作用,提高做好企业档案管理工作的责任感。不断明确做好档案工作不仅是档案管理部门的工作更是各级领导的义务,要使头脑与决策与时俱进,努力做好企业档案的管理工作,通过现代化的手段,提高档案管理的服务质量。
2.2 做好档案信息资源的开发工作
要充分利用档案信息的资源为企业的发展更好的提供服务,这是实现档案价值的根本途径。在信息社会背景下,市场竞争日益激烈,能否充分利用档案信息对企业的发展有着非常重要的意义。通过诸多资料显示,能够将档案信息资源充分开发并利用的企业,必然会对企业的发展有极大的促进作用,从而引起领导对档案工作的高度重视,加大对其的资金投入,使档案管理工作更加完善。因此,企业档案管理部门应当充分发挥信息资源的优势,并充分利用信息资源,为企业获取更多的经济效益做出贡献。
2.3 做好档案的保管
提高档案的保管质量,才能为企业员工提供更加准确、完整的资料,这就要求档案管理人员熟悉资料库的情况,而且要与各部门保持良好的联系,了解各部门对于资料的不同需求。为了便于管理,档案室的工作人员可以编制必要的卡片、目录、索引等工具以及相关的参考资料,明确尚未划定保管期限的案卷的保管期限;要重新划定以及超过保管期限案卷的分期,及时销毁以及没有保存意义的档案。档案的保管工作必须做到绝对安全、而且要严加保密,所以归档的文件材料都要保证书写材料优良,字迹工整,严禁使用铅笔或圆珠笔等书写或复印档案文件。一般性的归档文件通常只保存一份,而经常使用或非常重要的文件则应多归档一份或多份。归档时间,通常来说是在完成一个项目之后,进行一次归档。而这要根据实际情况来区别对待,有时也会分期、分批归档。档案室的门窗要坚固,而且室内要保持适当的温度与湿度,同时做好防火、防盗、防虫等工作。应经常检查档案的保管情况,对出现破损、残缺等情况的档案,要及时设法补救,如果不能自行解决,要上报领导。
2.4 增强激励机制,调动工作积极性
相较于其它部门的工作,档案工作比较枯燥,特别是工作方式非常单调,因此工作人员极易产生倦怠的情绪,更何谈如何主动、超前的服务于企业和社会。而不能提高好的服务,必将导致档案管理工作失去生存的活力,所以,企业的领导应努力改善这种局面,使档案部门从“守株待兔”发展成为开拓者,形成档案工作由事后收集转变为事前介入、事中参与的新局面。这就需要档案管理工作适当的引入竞争机制,改变过去人们心中档案管理工作是“铁饭碗”的观念,积极推行全员聘任和体制,在现有的工作人员当中个行程公平竞争、末位淘汰的竞争机制,能者上庸者下,只有这样才能使工作人员产生危机意识,更加清楚的认识到自己的工作成绩与岗位之间的重要联系,从而充分调动工作人员的积极性,最大程度的激发个人潜力,使档案管理工作充满活力,为企业的发展提供更多的信息资源。
3 结语
综上所述,企业档案工作是一项综合性的工作,它集专业性、服务性、保密性以及管理型于一身,是企业管理工作的重要分支。档案管理在企业的运转中有着非常关键的意义,能否充分的将档案信息运用到企业管理当中,对企业的生存与发展有着决定性的作用。因此,各企业领导应充分意识到做好档案管理工作的重要性,同时要结合档案管理工作的特殊性,加强对档案工作人员的培训并加强职业道德素养,要不断创新的活力。只要各企业能够在档案管理工作中做到这些,那么就能在激烈的市场竞争中取得更多的优势。
参考文献
[1] 方滇霞.对当前企业方案管理中应注意的问题及对策[J].科技博览,2011,26.
[2] 王虹.试论企业档案管理存在的问题及对策[J].建材发展导向,2011,14.
[3] 范振君.试析企业档案管理存在的问题及建议[J].公会论坛,2011,7.
[4] 项玉玲,企业档案管理信息化建设的思考[J].沿海企业与科技,2007,4.
[5] 严祥辉,浅谈企业档案管理的信息化建设[J].科技信息,2008,34.
关键词:企业档案 重视程度 职业道德
中图分类号:F239 文献标识码:A 文章编号:1674-098X(2012)07(a)-0239-01
1 企业档案工作存在的问题
1.1 重视程度不够
作为企业管理工作的基本组成部分,档案工作对企业各项工作的展开都有着非常关键的意义。对档案信息资源的充分利用能够为企业带来巨大的社会效益和经济效益。但是,在我国大部分企业还没有充分认识到档案的重要性,只重视眼前的利益,导致了档案工作长期处于只“进”不“出”的状态,即只对过往信息做记录,却未能使信息得到再次的利用。所以企业员工对档案利用效益的相关了解非常少,而且因为重视程度不够,而导致档案信息资源未能充分开发,利用率极低,没有给企业的生产发展提供间接的帮助。
1.2 管理制度不健全
很多企业的档案管理制度不够健全,例如,收集、保管、借阅等条款不明确;或者有些企业尽管建立了一些管理制度,却流于形式未能真正实施。例如,档案管理人员不能完全负起责任,造成不能将资料完全收集而部分丢失,或者文件整理不及时而堆积如山,对于借出的资料未能履行相关手续有借无还而导致文件丢失,甚至有人趁机私自涂改文字或数据。这些行为都给企业档案的真实性和使用价值造成了严重的损害。
1.3 保密性重视程度不够
随着网络时代的到来,越来越多的高精尖技术被运用到企业档案管理工作当中。现代企业的商务活动中形成的“课题成果报告”,“谈判合同”等等,都是企业发展中极为机密的内容,涉及企业的商业安全,会对企业的生存与发展产生非常严重的影响。如果不能给予这些档案充分的重视,一旦丢失或泄漏都会造成不可想象的后果。当今社会,因为企业档案的保密工作不到位,以及个别人员由于经济利益的驱使,泄漏了企业核心机密,而造成不正当的行业竞争而带来巨大经济损失的案件比比皆是。
1.4 投入经费不足
近几年,随着科技的进步,计算机和网络技术越来越多的被应用到各行各业当中,而且管理手段也愈加先进。然而将计算机和网络技术运用于档案管理的企业却少之又少,大部分企业还沿用传统的信息记录模式,即手工采集、检索,这种方式收集的信息量少,而且不利于档案的分类、归档以及后期的利用和开发。企业的档案室建设不标准,档案柜陈旧,用于保管档案的基本设施老化,这些都是由于企业不够重视,投入经费不足造成的。
1.5 管理分散
有些企业并没有单独设置档案管理部门,而是将其作为附属安排在其它部门,配有专人负责管理。或者有些企业虽然设置了独立的部门,但是又将不同类型的文件划归到不同专业的领导负责,例如文书档案工作由行政办主任领导、工程技术档案由总工负责等等。这种分散式的管理方法严重影响了档案的有效利用,必将导致建档标准不能统一,档案综合查询、信息对比更是难以实现。
2 做好企业档案工作的对策
2.1 提高企业领导对档案工作重要性的认识
要使企业领导充分认识到档案工作对企业发展的重大促进作用,提高做好企业档案管理工作的责任感。不断明确做好档案工作不仅是档案管理部门的工作更是各级领导的义务,要使头脑与决策与时俱进,努力做好企业档案的管理工作,通过现代化的手段,提高档案管理的服务质量。
2.2 做好档案信息资源的开发工作
要充分利用档案信息的资源为企业的发展更好的提供服务,这是实现档案价值的根本途径。在信息社会背景下,市场竞争日益激烈,能否充分利用档案信息对企业的发展有着非常重要的意义。通过诸多资料显示,能够将档案信息资源充分开发并利用的企业,必然会对企业的发展有极大的促进作用,从而引起领导对档案工作的高度重视,加大对其的资金投入,使档案管理工作更加完善。因此,企业档案管理部门应当充分发挥信息资源的优势,并充分利用信息资源,为企业获取更多的经济效益做出贡献。
2.3 做好档案的保管
提高档案的保管质量,才能为企业员工提供更加准确、完整的资料,这就要求档案管理人员熟悉资料库的情况,而且要与各部门保持良好的联系,了解各部门对于资料的不同需求。为了便于管理,档案室的工作人员可以编制必要的卡片、目录、索引等工具以及相关的参考资料,明确尚未划定保管期限的案卷的保管期限;要重新划定以及超过保管期限案卷的分期,及时销毁以及没有保存意义的档案。档案的保管工作必须做到绝对安全、而且要严加保密,所以归档的文件材料都要保证书写材料优良,字迹工整,严禁使用铅笔或圆珠笔等书写或复印档案文件。一般性的归档文件通常只保存一份,而经常使用或非常重要的文件则应多归档一份或多份。归档时间,通常来说是在完成一个项目之后,进行一次归档。而这要根据实际情况来区别对待,有时也会分期、分批归档。档案室的门窗要坚固,而且室内要保持适当的温度与湿度,同时做好防火、防盗、防虫等工作。应经常检查档案的保管情况,对出现破损、残缺等情况的档案,要及时设法补救,如果不能自行解决,要上报领导。
2.4 增强激励机制,调动工作积极性
相较于其它部门的工作,档案工作比较枯燥,特别是工作方式非常单调,因此工作人员极易产生倦怠的情绪,更何谈如何主动、超前的服务于企业和社会。而不能提高好的服务,必将导致档案管理工作失去生存的活力,所以,企业的领导应努力改善这种局面,使档案部门从“守株待兔”发展成为开拓者,形成档案工作由事后收集转变为事前介入、事中参与的新局面。这就需要档案管理工作适当的引入竞争机制,改变过去人们心中档案管理工作是“铁饭碗”的观念,积极推行全员聘任和体制,在现有的工作人员当中个行程公平竞争、末位淘汰的竞争机制,能者上庸者下,只有这样才能使工作人员产生危机意识,更加清楚的认识到自己的工作成绩与岗位之间的重要联系,从而充分调动工作人员的积极性,最大程度的激发个人潜力,使档案管理工作充满活力,为企业的发展提供更多的信息资源。
3 结语
综上所述,企业档案工作是一项综合性的工作,它集专业性、服务性、保密性以及管理型于一身,是企业管理工作的重要分支。档案管理在企业的运转中有着非常关键的意义,能否充分的将档案信息运用到企业管理当中,对企业的生存与发展有着决定性的作用。因此,各企业领导应充分意识到做好档案管理工作的重要性,同时要结合档案管理工作的特殊性,加强对档案工作人员的培训并加强职业道德素养,要不断创新的活力。只要各企业能够在档案管理工作中做到这些,那么就能在激烈的市场竞争中取得更多的优势。
参考文献
[1] 方滇霞.对当前企业方案管理中应注意的问题及对策[J].科技博览,2011,26.
[2] 王虹.试论企业档案管理存在的问题及对策[J].建材发展导向,2011,14.
[3] 范振君.试析企业档案管理存在的问题及建议[J].公会论坛,2011,7.
[4] 项玉玲,企业档案管理信息化建设的思考[J].沿海企业与科技,2007,4.
[5] 严祥辉,浅谈企业档案管理的信息化建设[J].科技信息,2008,34.