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摘要 《行政事业单位内部控制规范（试行）》要求各行政事业单位按照规范要求对内控制度进行相应的建立完善并加以实施，充分利用信息化手段可以有效提高内部控制体系建设的效率和效果。笔者针对行政单位财务管理现状，试构建一个集预算管理、合同管理、报销管理于一体的财务管理信息系统。
关键词 内部控制规范；行政单位；财务管理信息系统
2014 年 1 月 1 日，财政部下发的《行政事业单位内部控制规范（试行）》开始实施，要求各行政单位按照规范要求对单位内控制度进行相应的建立完善并加以实施。内部控制规范建设是一个综合性的系统工程，借助现代化的管理手段能高效地发挥其作用。但从目前情况看，行政单位财务管理在落实内控规范方面的信息化程度并不高，对有效防范经济风险、提高数据准确性和工作效率等方面均有一定的影响。笔者针对行政单位财务管理现状，试构建一个集预算管理、合同管理、报销管理于一体的财务管理信息系统。
一、行政单位财务管理存在的主要问题
目前，行政单位财务管理涉及的各个业务多为独立单元的信息系统软件或人工操作，如预算管理一般通过网上预算编制和执行软件与财政部门联网，预算分析、合同管理和支出审核报销一般由财务人员人工统计和操作，导致财务人员工作量大，数据传递不够及时准确，影响部门职责的履行和资金使用效率，主要表现在以下几个方面：
（一）预算管理不够规范，导致预算执行不到位。财务部门与职能部门之间预算信息不对称，造成预算与业务工作脱节，导致预算约束力不够；未严格按照批复的预算安排各项收支，出现无预算、超预算支出等问题，影响预算的严肃性；对预算执行分析不够及时准确，无法满足职能部门的数据需求，导致预算管理效率低下等。
（二）合同管理不够严密，导致履约监管不得力。合同内容存在重大疏漏和欺诈，导致单位经济利益受损；合同未全面履行或监控不当，导致目标任务未完成，效果未达到；合同档案管理混乱，导致经济业务无据可查，财务收支无依据等。
（三）报销管理不够高效，导致财务核算周期长。传统的人工报销方式可能存在单据审批后被篡改、审批权限随意、超预算超标准开支等问题。同时，大部分行政单位对网上报销系统还不能认同接受，但随着财务管理信息化的发展，网上审核报销将成为财务结算的新趋势。
二、财务管理信息系统构建思路
针对上述存在的主要问题，笔者从内部控制规范的要求出发，设计了集预算管理、合同管理、报销管理于一体的财务管理信息系统，构建思路如下。
（一）预算管理。主要分为预算编制和分解、预算申请和执行、预算调整、预算分析以及决算和绩效评价等功能模块，实现预算的“编制——执行——调整——分析——决算”这样一个闭环管理，从而真实发挥预算对经济活动全过程的管控作用。
（二）合同管理。主要分为合同录入、当期合同库、往期合同库等模块，实现统一合同格式、监控履约过程、及时收支核算、规范合同管理等功能，从而确保合同任务按期完成，收支款项及时准确。
1.合同录入模块。该模块中预存各类合同格式文本，职能部门根据任务需要选择合适的合同模板进行合同起草，系统进行自动编号。合同生效前，可多次修改，直至经双方签字确认后，转入当期合同库。
2.当期合同库。按职能部门分别列示当期未完成合同任务，对合同名称、各方合同人、任务期限、合同金额和付款方式、任务进度及付款进度等主要参数以表格形式简明列出，详细内容可点击查询。该模块与预算管理中的预算申请模块关联，按任务完成进度和付款约定确定是否通过预算申请。
3.往期合同库。按职能部门分别列示已完成合同任务，合同名称、各方合同人、任务期限、合同金额和付款方式等主要参数简明列出，合同文本及任务完成等详细情况可点击查询。
（三）报销管理。主要分为分类填单、财务审核、领导审批、结算报销等功能模块，通过信息系统，实现网上填单、审核、审批、报销等一系列流程，同时形成费用报销类型、金额以及报销部门开支情况的统计报表，有效提高财务部门的工作效率和财务数据的参考价值。
三、财务管理信息系统的主要风险点及控制措施
财务管理信息系统作为行政单位内部控制的一种信息技术控制方法，在开发、运行和维护过程中，也存在着一定的风险。
（一）主要风险点
1.设计开发风险。信息系统规划不合理，可能造成信息孤岛或重复建设，导致工作流程繁杂，效率低下。
2.权限设置风险。信息系统各功能模块的权限设置不合理，授权管理不当，可能导致无法利用信息技术实施有效控制。
3.数据信息风险。信息系统运行维护和安全措施不到位，可能导致数据信息泄露或毁损，系统无法正常运行。
（二）关键控制点及控制措施
1.行政单位应结合本单位实际情况，对现有的各类信息系统进行整合和优化，可采取独立模式、整合模式或附加模式的方式建设财务管理信息系统，力求以较低的成本实现较好的控制效果。
2.行政单位应根据各类经济活动的业务流程、关键控制点和处理规则合理设置各类人员查询、办理、审核和审批的权限，根据业务性质、重要性程度、涉密情况等建立不同等级信息的授权使用制度。在财务管理信息系统中设置操作日志功能，定期进行审阅和跟踪检查，确保操作的可审计性。
3.行政单位应综合利用防火墙、路由器等网络设备，漏洞扫描、入侵检测等软件技术以及远程访问安全策略等手段，加强网络安全，防范来自网络的攻击和非法侵入。对于通过网络传输的涉密或关键数据，应采取加密措施，确保信息传递的保密性、准确性和完整性。建立系统数据定期备份制度，明确备份范围、频率、方法、责任人、存放地点、有效性检查等内容。
行政单位通过建立财务管理信息系统可以及时、准确地收集和整理各部门的财务信息，为相关资金支出审核提供决策依据，为其合理安排工作提供有力支撑，可以将人为操纵的影响控制在最小范围内，确保各类经济活动按既定规则高效率运行，使内部控制程序化、常态化。
关键词 内部控制规范；行政单位；财务管理信息系统
2014 年 1 月 1 日，财政部下发的《行政事业单位内部控制规范（试行）》开始实施，要求各行政单位按照规范要求对单位内控制度进行相应的建立完善并加以实施。内部控制规范建设是一个综合性的系统工程，借助现代化的管理手段能高效地发挥其作用。但从目前情况看，行政单位财务管理在落实内控规范方面的信息化程度并不高，对有效防范经济风险、提高数据准确性和工作效率等方面均有一定的影响。笔者针对行政单位财务管理现状，试构建一个集预算管理、合同管理、报销管理于一体的财务管理信息系统。
一、行政单位财务管理存在的主要问题
目前，行政单位财务管理涉及的各个业务多为独立单元的信息系统软件或人工操作，如预算管理一般通过网上预算编制和执行软件与财政部门联网，预算分析、合同管理和支出审核报销一般由财务人员人工统计和操作，导致财务人员工作量大，数据传递不够及时准确，影响部门职责的履行和资金使用效率，主要表现在以下几个方面：
（一）预算管理不够规范，导致预算执行不到位。财务部门与职能部门之间预算信息不对称，造成预算与业务工作脱节，导致预算约束力不够；未严格按照批复的预算安排各项收支，出现无预算、超预算支出等问题，影响预算的严肃性；对预算执行分析不够及时准确，无法满足职能部门的数据需求，导致预算管理效率低下等。
（二）合同管理不够严密，导致履约监管不得力。合同内容存在重大疏漏和欺诈，导致单位经济利益受损；合同未全面履行或监控不当，导致目标任务未完成，效果未达到；合同档案管理混乱，导致经济业务无据可查，财务收支无依据等。
（三）报销管理不够高效，导致财务核算周期长。传统的人工报销方式可能存在单据审批后被篡改、审批权限随意、超预算超标准开支等问题。同时，大部分行政单位对网上报销系统还不能认同接受，但随着财务管理信息化的发展，网上审核报销将成为财务结算的新趋势。
二、财务管理信息系统构建思路
针对上述存在的主要问题，笔者从内部控制规范的要求出发，设计了集预算管理、合同管理、报销管理于一体的财务管理信息系统，构建思路如下。
（一）预算管理。主要分为预算编制和分解、预算申请和执行、预算调整、预算分析以及决算和绩效评价等功能模块，实现预算的“编制——执行——调整——分析——决算”这样一个闭环管理，从而真实发挥预算对经济活动全过程的管控作用。
（二）合同管理。主要分为合同录入、当期合同库、往期合同库等模块，实现统一合同格式、监控履约过程、及时收支核算、规范合同管理等功能，从而确保合同任务按期完成，收支款项及时准确。
1.合同录入模块。该模块中预存各类合同格式文本，职能部门根据任务需要选择合适的合同模板进行合同起草，系统进行自动编号。合同生效前，可多次修改，直至经双方签字确认后，转入当期合同库。
2.当期合同库。按职能部门分别列示当期未完成合同任务，对合同名称、各方合同人、任务期限、合同金额和付款方式、任务进度及付款进度等主要参数以表格形式简明列出，详细内容可点击查询。该模块与预算管理中的预算申请模块关联，按任务完成进度和付款约定确定是否通过预算申请。
3.往期合同库。按职能部门分别列示已完成合同任务，合同名称、各方合同人、任务期限、合同金额和付款方式等主要参数简明列出，合同文本及任务完成等详细情况可点击查询。
（三）报销管理。主要分为分类填单、财务审核、领导审批、结算报销等功能模块，通过信息系统，实现网上填单、审核、审批、报销等一系列流程，同时形成费用报销类型、金额以及报销部门开支情况的统计报表，有效提高财务部门的工作效率和财务数据的参考价值。
三、财务管理信息系统的主要风险点及控制措施
财务管理信息系统作为行政单位内部控制的一种信息技术控制方法，在开发、运行和维护过程中，也存在着一定的风险。
（一）主要风险点
1.设计开发风险。信息系统规划不合理，可能造成信息孤岛或重复建设，导致工作流程繁杂，效率低下。
2.权限设置风险。信息系统各功能模块的权限设置不合理，授权管理不当，可能导致无法利用信息技术实施有效控制。
3.数据信息风险。信息系统运行维护和安全措施不到位，可能导致数据信息泄露或毁损，系统无法正常运行。
（二）关键控制点及控制措施
1.行政单位应结合本单位实际情况，对现有的各类信息系统进行整合和优化，可采取独立模式、整合模式或附加模式的方式建设财务管理信息系统，力求以较低的成本实现较好的控制效果。
2.行政单位应根据各类经济活动的业务流程、关键控制点和处理规则合理设置各类人员查询、办理、审核和审批的权限，根据业务性质、重要性程度、涉密情况等建立不同等级信息的授权使用制度。在财务管理信息系统中设置操作日志功能，定期进行审阅和跟踪检查，确保操作的可审计性。
3.行政单位应综合利用防火墙、路由器等网络设备，漏洞扫描、入侵检测等软件技术以及远程访问安全策略等手段，加强网络安全，防范来自网络的攻击和非法侵入。对于通过网络传输的涉密或关键数据，应采取加密措施，确保信息传递的保密性、准确性和完整性。建立系统数据定期备份制度，明确备份范围、频率、方法、责任人、存放地点、有效性检查等内容。
行政单位通过建立财务管理信息系统可以及时、准确地收集和整理各部门的财务信息，为相关资金支出审核提供决策依据，为其合理安排工作提供有力支撑，可以将人为操纵的影响控制在最小范围内，确保各类经济活动按既定规则高效率运行，使内部控制程序化、常态化。