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摘 要：档案管理工作是高校管理工作的重要内容之一，做好管理工作的创新与服务就有着尤为重要的意义。但部分独立学院档案管理工作没有受到足够的重视，过程中，虽然取得了一些成绩，但也面临了很多的困难和问题。下面就这些问题进行分析讨论，并提出措施。
关键字：档案管理；信息化；措施；
文章编号：1674-3520（2014）-10-00-01
档案作为记录社会生活的方式，有着很强的证据性。只有通过开展系统化、科学化的档案工作，才能够很好的保存资料。我国独立学院成立时间较短，档案工作起步也较晚，而随着独立学院的发展壮大，员工与学生数量不断增多，档案整理工作也变得越来越复杂。在如今的知识经济和信息化时代背景下，随着计算机网络技术的发展，人们对于信息储存、分类和应用的要求也越来越高。这就要求在档案工作中，除了传统的人工操作模式外，还必须运用和加强信息化的处理方式，对档案信息进行处理，这在很大程度上，弥补了以往档案工作的不足。另外，信息技术的进步，对档案工作的水平也提出了更高的要求。对于档案管理工作中思想观念陈旧，责任心缺失，档案管理知识相对落后的管理人员来说，如不及时更新观念和提高业务水平，势必会导致档案管理工作在信息化的过程中遇到障碍，从而影响其发展。
一、档案管理工作的问题分析
（一）部分独立学院对于档案管理信息化重视程度不够。随着独立学院规模的扩大，传统的档案管理方式以不能满足信息快速、直观地服务学校各部门的需求，使人力、时间成本加大。因此，需要建立科学的档案信息系统，而在部分独立学院中存在以下问题：学院领导对这项工作的重要性没有足够的认识，投入的财力少，缺少现代化管理设备；另外，一些高校虽然引进了先进的设备，但对管理员缺乏系统培训，导致设备没有充分发挥作用。
（二）档案不完善以及利用率低。部分独立学院只重视了比较重要的档案，而忽视了其他方面。例如：教师课堂、学生活动、学校会议等各个方面。这些东西缺失，直接导致学校损失了相当一部分教学管理经验，在以后运用的时候再重新收集，就会花费很多的时间，造成利用率低。另外，由于发文部门对档案电子版保存不完善，录入的档案，在软件的利用上，部分只能从目录、标题等检索内容，无法快速找到文章内容，这主要还是档案的信息化程度不高造成的。
（三）档案信息服务人员专业素质有待提高。目前，许多独立学院档案工作人员计算机技能水平不高，从而造成了工作的滞后；另外部分档案管理人员并非本专业，缺少专业知识。这都需要档案管理部门加强管理人员的业务培训和技能教育，使管理队伍适应信息化背景下档案工作的需求。
二、加强和改进独立学院档案管理工作的措施
（一）重视档案收集工作。收集工作是档案管理工作的基础，明确制度，采取高效、合理的办法，从而更好的服务于管理工作。在收集时要做到以下几点：第一，对归档的工作程序进行明确规定；第二，明确规定归档的时间限定；第三，制定各类档案材料的归档范围和归档要求；第四，确立相关责任人。开展收集工作时，在各教学、只能部门设置兼职档案员，重点收集、零星辅助。档案馆负责设立专门的档案类别，进行分类指导，对于重大时间产生的档案进行强化收集。
（二）提升高校档案管理工作的地位。从学校领导到学院各部门，都应当从为档案工作改革与发展服务、培养合格高级人才的高度来认识加强和改进档案管理工作的重要性和必要性。
（三）加大对于档案信息化建设的经济投入。第一， 加大基础设施资金投入。信息化所需的现代化设备以及专业的数据库管理软件，这些是高校档案信息化建设所需要的先行条件。第二，加大对于信息化建设所需的人才投入，培训专业的档案信息管理人员。这些人员不但要专业技术扎实，同时需要高尚的职业道德。一个出类拔萃的档案管理工作人员，除了要有较强的专业基础能力和信息管理能力外。还要有严谨的工作作风和崇高的敬业精神，只有做到了“爱业、敬业、精业、勤业、才能成业”。最后，要确保档案信息安全。由于信息化建设，所有的档案都会变为数字信息，并且存储在与互联网相连接的服务器上，那么信息安全问题就必须要解决。一定要对数据库当中的信息保持关注，以防信息丢失，要应用好数据存储手段，做好重要信息的安全备份。要对数据库的访问和数据提取做限制，针对不同的人群，采用不同的限制级别。这样，就能尽最大可能地保证档案信息的安全。
（四）加强宣传，切实增强高校全体工作人员的档案意识。档案管理部门要不定期的开展各种档案知识的宣传活动，让更多的人了解其内容，从而动员全体教职员工重视和参与。让所有人树立档案意识，及时将工作中有价值的信息以各种档案形式储存起来，形成有效的档案信息资源，服务于档案管理工作。
（五）做好分类汇编工作。分类汇编是针对不同的档案需求主体，对相关的信息资源进行整合，通过搜寻、整理、编撰、汇总信息并以一定形式展现。学校档案的利用者大多要求信息具有快捷、直观、方便、有效等特性。管理者可通过建立网络平臺，开展网上查询和利用服务，提供档案数字信息咨询服务和网上主页服务等。从而更快，更有效的方便利用者对于信息的检索。
（六）探索建立健全档案管理考核机制。档案管理工作的成效，也应该有客观的度量标准和科学规范的考核办法。高校档案管理部门要建立合理有效的激励制度，在分配上按劳取酬，在职称上评聘分离，充分发挥职工的积极性，创造人尽其才、才尽其用的工作环境。
以上是作者本人结合工作实际，对档案管理工作未来发展的一些想法。总之，独立学院的档案建设，只要我们做到了思想重视，措施得力，热心服务，就一定能够更好的为师生提供便捷、有效的档案信息资源，更好地做好学校的档案管理工作。
关键字：档案管理；信息化；措施；
文章编号：1674-3520（2014）-10-00-01
档案作为记录社会生活的方式，有着很强的证据性。只有通过开展系统化、科学化的档案工作，才能够很好的保存资料。我国独立学院成立时间较短，档案工作起步也较晚，而随着独立学院的发展壮大，员工与学生数量不断增多，档案整理工作也变得越来越复杂。在如今的知识经济和信息化时代背景下，随着计算机网络技术的发展，人们对于信息储存、分类和应用的要求也越来越高。这就要求在档案工作中，除了传统的人工操作模式外，还必须运用和加强信息化的处理方式，对档案信息进行处理，这在很大程度上，弥补了以往档案工作的不足。另外，信息技术的进步，对档案工作的水平也提出了更高的要求。对于档案管理工作中思想观念陈旧，责任心缺失，档案管理知识相对落后的管理人员来说，如不及时更新观念和提高业务水平，势必会导致档案管理工作在信息化的过程中遇到障碍，从而影响其发展。
一、档案管理工作的问题分析
（一）部分独立学院对于档案管理信息化重视程度不够。随着独立学院规模的扩大，传统的档案管理方式以不能满足信息快速、直观地服务学校各部门的需求，使人力、时间成本加大。因此，需要建立科学的档案信息系统，而在部分独立学院中存在以下问题：学院领导对这项工作的重要性没有足够的认识，投入的财力少，缺少现代化管理设备；另外，一些高校虽然引进了先进的设备，但对管理员缺乏系统培训，导致设备没有充分发挥作用。
（二）档案不完善以及利用率低。部分独立学院只重视了比较重要的档案，而忽视了其他方面。例如：教师课堂、学生活动、学校会议等各个方面。这些东西缺失，直接导致学校损失了相当一部分教学管理经验，在以后运用的时候再重新收集，就会花费很多的时间，造成利用率低。另外，由于发文部门对档案电子版保存不完善，录入的档案，在软件的利用上，部分只能从目录、标题等检索内容，无法快速找到文章内容，这主要还是档案的信息化程度不高造成的。
（三）档案信息服务人员专业素质有待提高。目前，许多独立学院档案工作人员计算机技能水平不高，从而造成了工作的滞后；另外部分档案管理人员并非本专业，缺少专业知识。这都需要档案管理部门加强管理人员的业务培训和技能教育，使管理队伍适应信息化背景下档案工作的需求。
二、加强和改进独立学院档案管理工作的措施
（一）重视档案收集工作。收集工作是档案管理工作的基础，明确制度，采取高效、合理的办法，从而更好的服务于管理工作。在收集时要做到以下几点：第一，对归档的工作程序进行明确规定；第二，明确规定归档的时间限定；第三，制定各类档案材料的归档范围和归档要求；第四，确立相关责任人。开展收集工作时，在各教学、只能部门设置兼职档案员，重点收集、零星辅助。档案馆负责设立专门的档案类别，进行分类指导，对于重大时间产生的档案进行强化收集。
（二）提升高校档案管理工作的地位。从学校领导到学院各部门，都应当从为档案工作改革与发展服务、培养合格高级人才的高度来认识加强和改进档案管理工作的重要性和必要性。
（三）加大对于档案信息化建设的经济投入。第一， 加大基础设施资金投入。信息化所需的现代化设备以及专业的数据库管理软件，这些是高校档案信息化建设所需要的先行条件。第二，加大对于信息化建设所需的人才投入，培训专业的档案信息管理人员。这些人员不但要专业技术扎实，同时需要高尚的职业道德。一个出类拔萃的档案管理工作人员，除了要有较强的专业基础能力和信息管理能力外。还要有严谨的工作作风和崇高的敬业精神，只有做到了“爱业、敬业、精业、勤业、才能成业”。最后，要确保档案信息安全。由于信息化建设，所有的档案都会变为数字信息，并且存储在与互联网相连接的服务器上，那么信息安全问题就必须要解决。一定要对数据库当中的信息保持关注，以防信息丢失，要应用好数据存储手段，做好重要信息的安全备份。要对数据库的访问和数据提取做限制，针对不同的人群，采用不同的限制级别。这样，就能尽最大可能地保证档案信息的安全。
（四）加强宣传，切实增强高校全体工作人员的档案意识。档案管理部门要不定期的开展各种档案知识的宣传活动，让更多的人了解其内容，从而动员全体教职员工重视和参与。让所有人树立档案意识，及时将工作中有价值的信息以各种档案形式储存起来，形成有效的档案信息资源，服务于档案管理工作。
（五）做好分类汇编工作。分类汇编是针对不同的档案需求主体，对相关的信息资源进行整合，通过搜寻、整理、编撰、汇总信息并以一定形式展现。学校档案的利用者大多要求信息具有快捷、直观、方便、有效等特性。管理者可通过建立网络平臺，开展网上查询和利用服务，提供档案数字信息咨询服务和网上主页服务等。从而更快，更有效的方便利用者对于信息的检索。
（六）探索建立健全档案管理考核机制。档案管理工作的成效，也应该有客观的度量标准和科学规范的考核办法。高校档案管理部门要建立合理有效的激励制度，在分配上按劳取酬，在职称上评聘分离，充分发挥职工的积极性，创造人尽其才、才尽其用的工作环境。
以上是作者本人结合工作实际，对档案管理工作未来发展的一些想法。总之，独立学院的档案建设，只要我们做到了思想重视，措施得力，热心服务，就一定能够更好的为师生提供便捷、有效的档案信息资源，更好地做好学校的档案管理工作。