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[中图分类号]G273.5 [文献标识码]A [文章编号]1009－2234(2011)01－0156－01
随着经济社会的转型对档案信息需求面的迅速扩大，档案利用工作出现了许多新的特点，如何运用档案利用信息，来发现档案作为信息资源所产生的效果如何及客观对这种信息的需求程度，研究并掌握档案利用的基本规律，进一步提高档案的科学管理水平，是目前工作面临的一个重要课题。
一、档案利用工作的意义
大力加强档案工作，建立和发展档案事业，其目的是为党和国家社会主义建设事业服务。档案的利用工作，正是这个目的所赋予的具体任务。开展档案利用，为社会主义现代化建设事业服务，是档案工作的方向。因此，档案利用工作开展得如何，能否准确、及时、系统地提供档案，最大限度地满足国民经济和社会发展的需要，这是衡量档案工作是否坚持正确方向，贯彻执行党的路线、方针、政策的标志，是评价档案工作好坏的重要标准。
开展档案利用，提供服务，是档案工作为社会主义事业服务的直接体现，也是档案工作联系社会、服务群众的纽带。通过档案利用工作，发挥档案在国民经济和社会发展中的作用，使人们认识档案的价值和档案工作的重要性，从而扩大档案工作在社会上的影响，争取社会各方面的广泛重视和支持，给档案工作的发展创造有利条件。
二、档案利用的方式
(一)提供查阅原件
1. 档案利用者在阅览室查阅档案原件，是对外服务的重要方式。阅览室的好处很多。档案是原始记录，多为单份，有时在内容上还具有一定的机密性。原件一般不外借，主要在阅览室内供利用者查阅。在阅览室利用，便于保护档案材料，避免遗失，降低毁损程度，延长档案寿命；便于及时周转，方便调卷，供更多利用者使用，能提高利用率；有利于维护党和国家机密，防止失密和泄密；有些研究题目，可不受原来提出查阅档案数量的限制，查阅更多的不外借和没有出版的档案材料；利用者在阅览室可利用视听设备、各种工具书和参考材料；阅览室工作人员能随时向利用者介绍情况，帮助扩大线索，提供新的材料。总之，阅览室很方便利用查阅原件。
2. 档案原件暂借外使用，是档案利用工作的又一种服务方式。档案外借服务，应有严格的制度和一定的批准手续。机关内部业务部门借阅本单位的档案，必须进行登记，履行签收手续。外机关部门借阅档案材料，要严格掌握，一般不外借，如确需外借者需持有介绍信，写明借阅人身份、借阅范围、期限和使用方法，经领导批准后，方能借出。借阅的档案归还时，要认真清点，仔细检查文件状况，并在借阅登记簿上注销，若发现文件损毁，及时请示领导处理。
(二)提供档案复制件
档案的复制件有两种，一种是副本，一种是摘录。副本，是指同一文件的抄写或复制本，反映原件的所有组成部分；摘录是摘抄原件内的段落，反映原件的部分内容。可根据所需单位和利用者的不同用途，分别加以提供。复制的方法可分为手抄、打字、印刷、拍照和缩微复制、静电复印等。档案复制应由利用者提出所需复制的档案，并说明复制要求、用途和数量，经过一定的批准手续才能复制。档案复制件必须和原件仔细校对，避免复制时遗漏和差错。
三、如何做好开放档案的工作
做好开放档案工作，一是扩大开放范围，二是扩大利用档案的对象。具体应注意以下几点：
(一)要进一步解放思想，积极做好档案开放工作。
实行档案开放的方针，是我国档案工作的一项重大改革，应当进一步解放思想，以适应社会主义现代化建设对档案工作的要求。开放的档案大部分属于历史档案，而这些档案绝大多数不涉及党和国家机密，需要控制的是极少数，一般都可以开放，对此，不应该存有疑虑。应该加快步伐，积极创造条件，开放一切应该开放的档案，使开放档案工作向深度和广度发展。同时，应注意正确处理开放与保密的关系。对于不同的档案，在开放的范围、对象、时间界限上都应该有必要的区别，应当建立健全一整套的制度和方法。总之，开放档案，既要采取积极态度，又要把工作做细，防止失密、泄密。
(二)积极扎实地做好开放档案的各项基础工作。
只有做好档案的各项基础工作，才能更好地向社会开放档案。当前的情况是基础工作比较薄弱，若不加强就要直接影响开放工作。所以，必须立足于积极创造条件，以狠抓基础工作为突破点，合理组织力量，加速基础工作的进度，以便更快地向社会开放档案。具体地说，应对一些零乱的和根本无法查找的档案进行必要的整理；对一些不便于查找的档案，编制必要的检索工具；对准备开放的档案进行审查，分析档案机密程度的变化，具体区分开放和控制的界限，编制出开放档案目录和控制利用的目录。总之，要大力加强档案基础工作建设，采取多种形式，利用多种渠道，积极为档案开放做好准备。
(三)编辑、出版更多的档案史料和档案参考资料。
这是开放档案工作的组成部分，是开放档案的一个重要内容。大力加强编研工作，不断提高科学研究水平，将大大促进档案开放工作。
(四)提高档案工作人员的政治文体素质。
开放档案需要有一支政治思想水平高，科学文化素质好，专业技术工作能力强的档案干部队伍。由于历史档案涉及到几个历史时期，内容广泛，涉及人物、事件、单位众多，档案又多是文言文，还有一部分满文、蒙文、藏文和一些外文档案。要做好这些档案的开放工作，就要有一支过得硬的队伍。他们必须具备一定的政治思想水平，认识历史人物和事件；同时，还应具备历史、政治、哲学、古汉语等多方面科学知识；而且要掌握公文档案基础知识。还要有懂得满文、蒙文、藏文及有关外文的人员，才能胜任开放档案的工作。
总之，档案利用工作的重要作用正为越来越多的档案工作者所认识。档案事业的发展需要我们不断探索，以促进档案科学管理水平的不断提高。
随着经济社会的转型对档案信息需求面的迅速扩大，档案利用工作出现了许多新的特点，如何运用档案利用信息，来发现档案作为信息资源所产生的效果如何及客观对这种信息的需求程度，研究并掌握档案利用的基本规律，进一步提高档案的科学管理水平，是目前工作面临的一个重要课题。
一、档案利用工作的意义
大力加强档案工作，建立和发展档案事业，其目的是为党和国家社会主义建设事业服务。档案的利用工作，正是这个目的所赋予的具体任务。开展档案利用，为社会主义现代化建设事业服务，是档案工作的方向。因此，档案利用工作开展得如何，能否准确、及时、系统地提供档案，最大限度地满足国民经济和社会发展的需要，这是衡量档案工作是否坚持正确方向，贯彻执行党的路线、方针、政策的标志，是评价档案工作好坏的重要标准。
开展档案利用，提供服务，是档案工作为社会主义事业服务的直接体现，也是档案工作联系社会、服务群众的纽带。通过档案利用工作，发挥档案在国民经济和社会发展中的作用，使人们认识档案的价值和档案工作的重要性，从而扩大档案工作在社会上的影响，争取社会各方面的广泛重视和支持，给档案工作的发展创造有利条件。
二、档案利用的方式
(一)提供查阅原件
1. 档案利用者在阅览室查阅档案原件，是对外服务的重要方式。阅览室的好处很多。档案是原始记录，多为单份，有时在内容上还具有一定的机密性。原件一般不外借，主要在阅览室内供利用者查阅。在阅览室利用，便于保护档案材料，避免遗失，降低毁损程度，延长档案寿命；便于及时周转，方便调卷，供更多利用者使用，能提高利用率；有利于维护党和国家机密，防止失密和泄密；有些研究题目，可不受原来提出查阅档案数量的限制，查阅更多的不外借和没有出版的档案材料；利用者在阅览室可利用视听设备、各种工具书和参考材料；阅览室工作人员能随时向利用者介绍情况，帮助扩大线索，提供新的材料。总之，阅览室很方便利用查阅原件。
2. 档案原件暂借外使用，是档案利用工作的又一种服务方式。档案外借服务，应有严格的制度和一定的批准手续。机关内部业务部门借阅本单位的档案，必须进行登记，履行签收手续。外机关部门借阅档案材料，要严格掌握，一般不外借，如确需外借者需持有介绍信，写明借阅人身份、借阅范围、期限和使用方法，经领导批准后，方能借出。借阅的档案归还时，要认真清点，仔细检查文件状况，并在借阅登记簿上注销，若发现文件损毁，及时请示领导处理。
(二)提供档案复制件
档案的复制件有两种，一种是副本，一种是摘录。副本，是指同一文件的抄写或复制本，反映原件的所有组成部分；摘录是摘抄原件内的段落，反映原件的部分内容。可根据所需单位和利用者的不同用途，分别加以提供。复制的方法可分为手抄、打字、印刷、拍照和缩微复制、静电复印等。档案复制应由利用者提出所需复制的档案，并说明复制要求、用途和数量，经过一定的批准手续才能复制。档案复制件必须和原件仔细校对，避免复制时遗漏和差错。
三、如何做好开放档案的工作
做好开放档案工作，一是扩大开放范围，二是扩大利用档案的对象。具体应注意以下几点：
(一)要进一步解放思想，积极做好档案开放工作。
实行档案开放的方针，是我国档案工作的一项重大改革，应当进一步解放思想，以适应社会主义现代化建设对档案工作的要求。开放的档案大部分属于历史档案，而这些档案绝大多数不涉及党和国家机密，需要控制的是极少数，一般都可以开放，对此，不应该存有疑虑。应该加快步伐，积极创造条件，开放一切应该开放的档案，使开放档案工作向深度和广度发展。同时，应注意正确处理开放与保密的关系。对于不同的档案，在开放的范围、对象、时间界限上都应该有必要的区别，应当建立健全一整套的制度和方法。总之，开放档案，既要采取积极态度，又要把工作做细，防止失密、泄密。
(二)积极扎实地做好开放档案的各项基础工作。
只有做好档案的各项基础工作，才能更好地向社会开放档案。当前的情况是基础工作比较薄弱，若不加强就要直接影响开放工作。所以，必须立足于积极创造条件，以狠抓基础工作为突破点，合理组织力量，加速基础工作的进度，以便更快地向社会开放档案。具体地说，应对一些零乱的和根本无法查找的档案进行必要的整理；对一些不便于查找的档案，编制必要的检索工具；对准备开放的档案进行审查，分析档案机密程度的变化，具体区分开放和控制的界限，编制出开放档案目录和控制利用的目录。总之，要大力加强档案基础工作建设，采取多种形式，利用多种渠道，积极为档案开放做好准备。
(三)编辑、出版更多的档案史料和档案参考资料。
这是开放档案工作的组成部分，是开放档案的一个重要内容。大力加强编研工作，不断提高科学研究水平，将大大促进档案开放工作。
(四)提高档案工作人员的政治文体素质。
开放档案需要有一支政治思想水平高，科学文化素质好，专业技术工作能力强的档案干部队伍。由于历史档案涉及到几个历史时期，内容广泛，涉及人物、事件、单位众多，档案又多是文言文，还有一部分满文、蒙文、藏文和一些外文档案。要做好这些档案的开放工作，就要有一支过得硬的队伍。他们必须具备一定的政治思想水平，认识历史人物和事件；同时，还应具备历史、政治、哲学、古汉语等多方面科学知识；而且要掌握公文档案基础知识。还要有懂得满文、蒙文、藏文及有关外文的人员，才能胜任开放档案的工作。
总之，档案利用工作的重要作用正为越来越多的档案工作者所认识。档案事业的发展需要我们不断探索，以促进档案科学管理水平的不断提高。