论文部分内容阅读
摘要：现阶段我们已经实现向数字化时代的迈入，信息化管理是其发展的必然趋势与方向。学校档案建设工作也必须进行一系列的信息化管理。在不断发展的过程中档案管理会有越来越多的问题暴露。为在真正意义上实现对上述现象的改善，我们必须在客观分析导致其中问题出现原因的基础上有针对性地制定科学的措施，这不仅可促使档案建设工作得以顺利进行，同时也可促使学校档案管理水平在原有基础上得到较大幅度的提升。
关键词：学校档案；信息化建设；问题与措施
档案管理工作是学校发展建设不可缺少的组成部分，这可充分说明档案管理工作的必要性与重要性。在信息化时代的影响之下学校各项管理工作必须实现向信息化发展的发展，档案管理工作仍采用较为传统的手段进行必然会导致与学校建设步伐不符合的现象出现，同时也会对学校长远发展目标的实现造成较大阻碍。因此，我们必须在利用计算机软件的基础上实现档案建设信息化的目标，并促使其效率与水平得到有效的提升。
一、学校档案信息化管理过程中存在的问题
1.重视不够，投入不足，信息化建设较缓
现阶段多数学校在实际针对档案进行一些管理的工作中主要存在重要性认识不足以及重视程度不够的现象，甚至会认为学校只是一个场所，用于教书以及育人，只要在工作过程中做好教书育人以及科研工作即可，其实这是一种较为片面的想法。也是忽视学校档案管理工作的直观体现。
在总结学校教育经验方面档案管理工作起着不可替代的重要作用，同时也可促使学校的自身的教育方法以及经验进行有效的积累，进而促使学生以及教学的权益得到有效维护。在人力资源档案方面档案建设也起着积极作用，如果不能实现对档案管理建设的充分投入，就会导致档案管理信息化工作呈现出较为迟缓的现象。
2.教职工档案管理意识差，主动上交档案的积极性不够
学校在实际宣传档案管理工作的过程中普遍存在不统一现象，这也是导致教职员工不能实现对档案充分认识的主要原因。部分员工认为档案管理工作可有可无，因此在思想上并不能提高对档案管理工作的重视力度。
同时学校在实际进行档案信息化建设的過程中也不能对其进行充分的认识，尤其是信息化建设对学校档案管理工作的影响不能在这一过程中得到充分的明确。在受到安全性以及知识产权保护的影响下，部分教职员工不会主动上交教学资料，这也会对学校档案信息化建设的顺利开展造成较大阻碍。
3.数据库系统不完善
部分学校的档案管理虽然已开始采取信息化手段，也拥有自行研发的应用软件，但是软件大多只能实现编辑目录、输入人员基本资料等几个简单功能，至于统计数据、分析资料方面则无法利用计算机操作。档案数据库系统的建设尚有欠缺，档案提取、查询等功能还没有实现信息化，仍需要人工管理。
4.没有建立网上服务平台
以往在档案服务方面，学校通常采取的是人工操作，不仅服务效率跟不上档案使用者的需求，而且容易出现差错，导致档案服务质量下降。传统人工方式的档案服务已然无法适应快节奏的信息时代，使用者对档案的更新速度、内容信息必然会提出更高的要求，学校的档案服务如果依然采用人工操作手段，无法跟上学校信息化建设步伐，必将拖学校发展和建设的后腿。
二、实施信息化档案管理的有效措施
1.树立档案管理意识，推进信息化建设
增强档案意识是做好学校档案工作的前提，要强化学校档案管理，不能仅仅要求档案管理专员加强服务，而应当从全员入手，要求学校的各个岗位、各个部门都通力配合，树立全员档案意识，协助档案管理专员做好档案管理工作。
负责档案管理的工作人员应从思想上认识到信息化建设的价值，特别是对学校的整体建设及长远发展所产生的影响，成立档案管理部门并委派专人管理，学校应适当予以资金支持，购买信息化档案建设所需的硬件设备，将档案管理工作提到与教育教学同样的高度上予以重视，将其纳入到学校重大事件的规划建设中，并专门制定出针对档案管理的规章制度，为全面落实信息化档案管理做好万全准备。
2.完善安全制度，提高安全防护措施
为确保档案资料不外泄，提高档案管理的安全性，学校应实行信息化档案分级制，即根据教师、学生以及各部门的具体职责来设计与之相符的应用级别，只有达到该级别的人员与部门，才能提取该级别下的档案资料，而且档案的级别不同，所采取的数据管理方式以及管理制度也应有所区别。如此这般，才能很好地保护学校档案以及在校人员的个人信息，才能弥补网络信息化保密性不足的漏洞。
3.加强人才建设，提升档案管理人员素质
学校是人才培养基地，当今社会需要的是高质量综合性人才。因此，学校除了做好基础教育工作之外，还应积极开发、研究先进的科学技术，比如成立符合学校实际情况和人事档案数据库，把各种教育教学资源、科研成果、专利、实践活动、培训讲座等全部纳入数据库中，便于师生更有针对性地查阅信息资料。
当然，这也给档案管理工作人员提出更高的要求，有必要的话，学校应聘用计算机领域的专业人才，建设一支责任心强、热爱教育工作、基础知识扎实的档案管理队伍，定期组织培训，学习相关知识技能，保证档案信息化建设的顺利实施。
4.加快建设网络服务平台，提高档案利用率
网络服务平台必须站在档案使用者的角度考虑，能够提供通畅的交流环境，便于使用者及时反馈信息与建议。网络平台的传播结构具有交互性与分散性特点，信息反馈通道更加便捷，能够为使用者提供丰富的服务咨询。学校档案网站上可以开辟读者留言、信箱、问答、互动等专栏，公开档案管理平台的E-mail，以便随时接收到广大师生的反馈信息。
另外，还可以在网上成立“聊天室”，让档案使用者能够实时地交流、共享资料信息，档案管理员也可在“聊天室”里与大家实时互动，第一时间内了解档案使用者的需求与想法，避免了“闭门造车”的尴尬境况，从而不断完善档案管理，为师生们提供丰富、高效、高品质的档案服务。
结语：
无论是专业知识还是科技手段，学校只有走在时代的最前沿，才能向学生传播先进的思想和理念，而档案管理的全面信息化，正是紧跟时代浪潮的体现，不仅给广大师生提供了方便，同时又提高了档案管理的安全性与保密性，继而让档案管理工作更好地为学校建设服务，为学校整体教育水平的提升创造了有利条件。
参考文献：
[1]孟淑娟.关于加强中职学校档案信息化建设工作的思考[J].决策与信息旬刊，2016（6）：266-266.
[2]宋晓玲.新阶段高职院校档案管理信息化建设浅析[J].陕西档案，2016（1）：45-45.
关键词：学校档案；信息化建设；问题与措施
档案管理工作是学校发展建设不可缺少的组成部分，这可充分说明档案管理工作的必要性与重要性。在信息化时代的影响之下学校各项管理工作必须实现向信息化发展的发展，档案管理工作仍采用较为传统的手段进行必然会导致与学校建设步伐不符合的现象出现，同时也会对学校长远发展目标的实现造成较大阻碍。因此，我们必须在利用计算机软件的基础上实现档案建设信息化的目标，并促使其效率与水平得到有效的提升。
一、学校档案信息化管理过程中存在的问题
1.重视不够，投入不足，信息化建设较缓
现阶段多数学校在实际针对档案进行一些管理的工作中主要存在重要性认识不足以及重视程度不够的现象，甚至会认为学校只是一个场所，用于教书以及育人，只要在工作过程中做好教书育人以及科研工作即可，其实这是一种较为片面的想法。也是忽视学校档案管理工作的直观体现。
在总结学校教育经验方面档案管理工作起着不可替代的重要作用，同时也可促使学校的自身的教育方法以及经验进行有效的积累，进而促使学生以及教学的权益得到有效维护。在人力资源档案方面档案建设也起着积极作用，如果不能实现对档案管理建设的充分投入，就会导致档案管理信息化工作呈现出较为迟缓的现象。
2.教职工档案管理意识差，主动上交档案的积极性不够
学校在实际宣传档案管理工作的过程中普遍存在不统一现象，这也是导致教职员工不能实现对档案充分认识的主要原因。部分员工认为档案管理工作可有可无，因此在思想上并不能提高对档案管理工作的重视力度。
同时学校在实际进行档案信息化建设的過程中也不能对其进行充分的认识，尤其是信息化建设对学校档案管理工作的影响不能在这一过程中得到充分的明确。在受到安全性以及知识产权保护的影响下，部分教职员工不会主动上交教学资料，这也会对学校档案信息化建设的顺利开展造成较大阻碍。
3.数据库系统不完善
部分学校的档案管理虽然已开始采取信息化手段，也拥有自行研发的应用软件，但是软件大多只能实现编辑目录、输入人员基本资料等几个简单功能，至于统计数据、分析资料方面则无法利用计算机操作。档案数据库系统的建设尚有欠缺，档案提取、查询等功能还没有实现信息化，仍需要人工管理。
4.没有建立网上服务平台
以往在档案服务方面，学校通常采取的是人工操作，不仅服务效率跟不上档案使用者的需求，而且容易出现差错，导致档案服务质量下降。传统人工方式的档案服务已然无法适应快节奏的信息时代，使用者对档案的更新速度、内容信息必然会提出更高的要求，学校的档案服务如果依然采用人工操作手段，无法跟上学校信息化建设步伐，必将拖学校发展和建设的后腿。
二、实施信息化档案管理的有效措施
1.树立档案管理意识，推进信息化建设
增强档案意识是做好学校档案工作的前提，要强化学校档案管理，不能仅仅要求档案管理专员加强服务，而应当从全员入手，要求学校的各个岗位、各个部门都通力配合，树立全员档案意识，协助档案管理专员做好档案管理工作。
负责档案管理的工作人员应从思想上认识到信息化建设的价值，特别是对学校的整体建设及长远发展所产生的影响，成立档案管理部门并委派专人管理，学校应适当予以资金支持，购买信息化档案建设所需的硬件设备，将档案管理工作提到与教育教学同样的高度上予以重视，将其纳入到学校重大事件的规划建设中，并专门制定出针对档案管理的规章制度，为全面落实信息化档案管理做好万全准备。
2.完善安全制度，提高安全防护措施
为确保档案资料不外泄，提高档案管理的安全性，学校应实行信息化档案分级制，即根据教师、学生以及各部门的具体职责来设计与之相符的应用级别，只有达到该级别的人员与部门，才能提取该级别下的档案资料，而且档案的级别不同，所采取的数据管理方式以及管理制度也应有所区别。如此这般，才能很好地保护学校档案以及在校人员的个人信息，才能弥补网络信息化保密性不足的漏洞。
3.加强人才建设，提升档案管理人员素质
学校是人才培养基地，当今社会需要的是高质量综合性人才。因此，学校除了做好基础教育工作之外，还应积极开发、研究先进的科学技术，比如成立符合学校实际情况和人事档案数据库，把各种教育教学资源、科研成果、专利、实践活动、培训讲座等全部纳入数据库中，便于师生更有针对性地查阅信息资料。
当然，这也给档案管理工作人员提出更高的要求，有必要的话，学校应聘用计算机领域的专业人才，建设一支责任心强、热爱教育工作、基础知识扎实的档案管理队伍，定期组织培训，学习相关知识技能，保证档案信息化建设的顺利实施。
4.加快建设网络服务平台，提高档案利用率
网络服务平台必须站在档案使用者的角度考虑，能够提供通畅的交流环境，便于使用者及时反馈信息与建议。网络平台的传播结构具有交互性与分散性特点，信息反馈通道更加便捷，能够为使用者提供丰富的服务咨询。学校档案网站上可以开辟读者留言、信箱、问答、互动等专栏，公开档案管理平台的E-mail，以便随时接收到广大师生的反馈信息。
另外，还可以在网上成立“聊天室”，让档案使用者能够实时地交流、共享资料信息，档案管理员也可在“聊天室”里与大家实时互动，第一时间内了解档案使用者的需求与想法，避免了“闭门造车”的尴尬境况，从而不断完善档案管理，为师生们提供丰富、高效、高品质的档案服务。
结语：
无论是专业知识还是科技手段，学校只有走在时代的最前沿，才能向学生传播先进的思想和理念，而档案管理的全面信息化，正是紧跟时代浪潮的体现，不仅给广大师生提供了方便，同时又提高了档案管理的安全性与保密性，继而让档案管理工作更好地为学校建设服务，为学校整体教育水平的提升创造了有利条件。
参考文献：
[1]孟淑娟.关于加强中职学校档案信息化建设工作的思考[J].决策与信息旬刊，2016（6）：266-266.
[2]宋晓玲.新阶段高职院校档案管理信息化建设浅析[J].陕西档案，2016（1）：45-45.