公文既然姓“公”，就有它的严格规范。随便用Word一排，会严重丧失权威性。也许各地规范有所不同，但以下通用方法，会让你迅速成为公文格式高手。本文以Word 2003为例，Word 2007的操作方法相似。
　　
　　文头“帽子”轻松戴
　　
　　目标：设置文头，包括由一个或几个单位发文及文号等信息（见图1）。
　　第1步：单击“文件→页面设置”，（在Word 2007中，进入“页面布局→页面设置”，单击右下角的斜线箭头指示可见设置框）。选择“版式”选项卡，在“页眉和页脚”标签下的“页眉”设置栏内填写适当数值（“页眉”区域顶端到页面上边界之间的距离，由实际测量得来），在“预览”标签下“应用于”下拉框中选择“本节”，表示以上的设置只对本节起作用。
　　


　　(1)
　　第2步：单击“视图→页眉和页脚”，选择页眉区域的段落标记，进入“格式→边框和底纹→边框”，设置“线型”为“单实线”，“颜色”为“红色”，“宽度”为“3磅”，再单击“预览”框中的“下横线”位置。
　　


　　(2)
　　第3步：将光标定位到正文区域，进入“表格→插入→表格”，设置“表格尺寸”中的行数为3，列数为2（依具体情况而定）。在表格中输入适当文字，然后通过测量文头各文字间距离，经过合并单元格、设置对齐方式、调节行高和列宽等方法形成如图2表格。再设置单位名称对齐效果。选择所有单位名称，右击，选择“表格属性→单元格”，单击“选项”按键，勾选“适应文字”（见图3）。接下来设置“文件”字号大小，进入“格式→字体→字符间距”，使“文件”二字高度达到与单位名称的两行累计高度对齐。
　　


　　(3)
　　第4步：选中整个表格，右击，进入“表格属性→表格→边框和底纹→边框→设置→无”，确定。
　　第5步：将光标定位于页眉区域内的“段落标记”处，选中整个表格，右击，进入“表格属性→表格→文字环绕→环绕→定位→表格定位→垂直→位置→-5厘米→相对于→段落”。“-5厘米”是指表格以页眉区域内的段落标记为基准向上移动的距离，也就是单位名称到文头横线间的距离（见图4）。
　　


　　(4)
　　
　　正文“衣服”分开穿
　　
　　目标：设置文件正文，有时由省、市、区等逐级下发，所以第一页会有关于转发文件的说明，之后才插入下一个分页符具体输入公文内容。
　　


　　(5)
　　


　　(6)
　　将光标定位到转发说明区域内最后一行末尾处，进入“插入→分隔符→分节符类型→下一页”，单击“视图→页眉和页脚”，单击“链接到前一个”按键，去除与前一个页眉之间的链接关系（见图5），形成一个单独的正文文字区域。在Word 2007中，选择“开始→页面布局→页面设置→分隔符→分节符→下一页”，鼠标在第2节页眉区域内，进入“页眉和页脚工具→设计→导航→链接到前一条页眉”，断开与前一节的链接（见图6）。若不想显示页眉当中的横线，可将“设置”调为“无”。将光标定位到第2节正文区域内，单击“文件→页面设置→文档网格→指定行和字符网格→字符→每行28→行→每页22行→预览→应用于本节”，接下来设置三号字体。
　　
　　落款“鞋子”定位好
　　
　　目标：将落款表定位到偶数页页脚（见图7），这是常规要求。
　　


　　(7)
　　如果公文结束于偶数页，且留有放置落款表的足够空间，利用上文插入“连续”分节符和“表格属性”的技巧设置就OK了。如果此页没有放置落款表的足够空间，那么在段落结尾处回车，将光标定位到奇数页，插入“下一页”分节符，输入“此页无正文”字样（因为插入分节符后，会出现一页空页），与结束于奇数页的处理方法相似。
　　
　　小提示
　　1.文头与落款表分处于页眉与页脚区域内，与正文不属于同一层上，在文字编辑过程中不会因为文字的增加与减少而发生位置上的移动。
　　2.采用“表格形式”与“页眉和页脚”结合的这种设置方法易于整体控制文头及落款表的位置，提高了文档的整体性和易操作性。