论文部分内容阅读
【摘要】：本文以数字化浪潮中的贵州大学档案馆为个案，回顾十数年来其档案利用工作的现状与不足，探讨通过提升档案利用意识，加强档案利用宣传，完善档案数字化建设，健全档案利用制度，尝试部分档案的有偿利用，实现高校与社会对档案的共同维护等途径，实现未来贵州大学档案利用工作良性发展之建议。
【关键词】：高等院校;档案利用;贵州大学
高等院校档案是“学校从事招生、教学、科研、管理等活动，直接形成的对学生、学校和社会有保存价值的各种文字、图标、声像等不同形式、载体的历史记录。”[1]做好档案利用工作，不仅是进行学校科学管理、日开展常工作的必须环节，更直接影响到政府在信息采用、项目决策、现行文件、基础数据、教育政策方面的信息参考，乃至决定着我国高等教育后续发展的前进方向与趋势，其重要性不言而喻。本文即以数字化浪潮中的贵州大学档案馆为研究对象，结合其近年来档案管理与利用工作的现状与困境，探讨未来贵州大学档案利用工作发展之路。
一、数字化浪潮中的贵州大学档案馆
进入二十一世纪，为顺应日新月异的信息技术和丰富多样的信息资源需求，我国提出了“互联网+”计划，这不可避免的对新时期的高校档案事业提出了更高的要求和挑战。单就贵州大学档案馆而言，其在2010年贵州省高校档案信息化工作起步之后，迅速转变心态，争做全省高校档案信息化发展的先锋。主要体现在：首先，管理系统方面，贵州大学档案馆较早地更新了“南大之星”系统，并完成对各部门档案工作者的系统培训，实现了档案的实时在线备份;其次，设备设施方面，贵州大学档案馆“一年内新购计算机14台、多功能一体机4台，还有摄像机等共计近30万元的设施设备，使档案工作所需设施设备大多更新且一应俱全，工作条件明显改观。”[2]未来，新校区还将启动总面积为7500㎡的新馆，并将持续进行设备设施的升级与更新;再者，档案人员业务素质提升方面，贵州大学档案馆通过日常培养与重点激励相结合的策略。在对全馆员工提供优良平台、采购专业报刊书籍、组织外出学习、开展各类培训的同时，亦着力激发部分档案专业馆员的业务潜力，科研能力稳步提升;最后，也是最重要的是，贵州大学档案馆的编研能力取得了极大的突破。从最初的只“编”不“研”到能够紧扣学校发展主题，配合做好“革命烈士冷少农”纪念展;善于抓住各种机遇做好档案宣传利用工作，组织内容丰富的“国际档案日活动专题”，不仅体现了贵州大学档案文化的纵深与广博，亦有力证明了贵州大学档案编研成果的新颖性与针对性。
二、贵州大学档案利用工作的现状与困境
如前所述，十数载贵州大学档案馆的革新成果毋庸置疑。但必须要认识到的是，虽然贵州大学在贵州省高校的档案利用工作方面较早取得了突破，可若将其置于全国高校档案利用发展的背景下，仍存有较多困境，亟待改进与完善。如：（一）档案并未实现真正的集中统一管理，容易造成“无档可用”的情况。除却尚未完成的数字档案，即便是实物档案，也存在着党群、行政类档案外的多数其他档案仍由各自学院部门保存的现状。这不仅有碍于档案质量和水平的提升，亦可能会有损档案馆在利用者心中的地位;（二）档案数字化数量不足，档案网站建设尚处于起步阶段，容易给利用者形成“有档难用”的困扰。目前，贵州大学校内的资源利用工作尚存诸多阻碍，社会档案共享更是难以企及。这之中，既有经济、设备、技术、制度的限制，亦有因工作量过大，难以在短期内完成的现实因素;（三）现有档案体系过于粗略，给档案管理者、利用者均造成不便。翻阅《浅谈如何提高高校学生档案利用率》[3]《试论高校学生心理档案的管理及利用》[4]《关于高校干部人事档案材料利用的思考》[5]《高校校史档案的管理与利用刍议》[6]《高校口述档案的整理分析及保管利用的探讨》[7]《信息化时代高校学籍档案的管理与开发利用研究》[8]等近年内高校档案利用的研究成果，我们不难发现，我国高校档案利用工作，愈加强调精细化与专业化的趋势。反观贵州大学档案利用工作，上述种种，除少部分取得较好成果，更多的档案分类与整理工作仍然停留在研究与起步阶段;（四）档案利用制度的严谨性与实用性不强，给档案利用工作带来了不少现实困扰。以档案的有偿利用为例，笔者挑选了国内三家高校，来与贵州大学进行相关制度的比观。
各高校档案利用收费制度
从上述图表可知，与国内众多高校档案有偿利用制度的建设与细化不同，贵州大学档案利用工作的相关制度，仍未与现有管理体制和市场经济环境相适应。这不仅会有碍于档案工作经费的良性运营，亦无益于社会利用档案的需求。
三、未来贵州大学档案利用工作发展之我见
综上所述，贵州大学档案利用工作在十数载中，取得了极为重要的飞跃，但同时，信息化建设不完善、利用制度不健全、档案数字化未完成、公共共享机制未能建立等诸多问题亦不容忽视。针对此种状况，笔者提出几点建议，以期稍有助于未来贵州大学档案利用之工作。
第一，提升档案利用意识，加强档案利用宣传。贵州大学应趁《高等学校信息公开办法》实施，与贵州大数据产业兴起的东风，调整工作思路，扩大档案知识的普及程度，将档案工作重心从以“保密和封闭”为主转移到“利用”上来。同时，运用展览展板、专业会议、主题活动来强化档案利用宣传;丰富简报、目录索引、检索途径、编研个案，来增强个人和社会对高校档案的利用意识。重点解决因利用者不熟悉档案管理规定、自身权限、检索方法等困扰，所带来的利用障碍。
第二，完善档案数字化建设，健全档案利用制度。档案资料，是做好一切档案利用工作的前提和基础。囿于档案资源数字化扫描、缩微处理、音视频加工等各种数字化加工方式极为严格、规范的加工流程要求，加之贵州大学档案数字化任务又极为繁重的现状。可考虑在监管和保密工作到位的前提下，将部分档案数字化工作委托专业的 IT 或数字化公司来开展。与此同时，应紧跟时代需要，完善口述档案、心理档案、影像档案等档案建设，着力健全档案利用制度，使贵州大学的档案利用工作，完成从有档“难”用道有档“便”用的转变。
第三，尝试部分档案的有偿利用，实现高校与社会对档案的共同维护。高校档案馆属于企事业档案馆的一种，由于其档案来源于高校各项活动，多属于单位的内部信息，未纳人公共信息系统，不具有公共性。”[9]再者，有限的高校档案经费投入，无法达到无偿面向社会提供利用的维护条件。故此，未来贵州大学应从确定共享项目、划分收费对象、合理收费标准等方面，综合社会与个人需要、地方物价水平等诸多因素，尽早制定科学合理的高校档案有偿利用实施办法，体现出高校档案向社会提供利用服务的价值，满足社会对高校档案利用的需求。同时，实现高校与社会对高校档案的共同维护，促进高校档案事业的良性发展。
此外，档案信息化设备的更新完备、档案人才的培养选拔、档案网站和社会化媒体的广泛调动、信息数据库和档案管理软件的应用与完善，亦为高校档案利用工作不可忽视之关键。因前人论述诸多，本文仅略作简述。
注释：
[1]教育部，国家档案局：高等学校档案管理办法[S].2008.
[2]唐圣琴：浅谈贵州大学档案馆（校史馆）管理改革[J].山西档案.2016（2）.
[3]孙彬彬：浅谈如何提高高校学生档案利用率[J].科技视界.2015（36）.
[4]李艳霞：试论高校学生心理档案的管理及利用[J].档案管理.2015（6）.
[5]于明霞：关于高校干部人事档案材料利用的思考[J].知识经济.2014（24）.
[6]兰家友：高校校史档案的管理与利用刍议[J].中国管理信息化.2016（11）.
[7]朱丽梅，张娟娟，袁晓凤，顾美玲，林林，欧阳慧芳：高校口述档案的整理分析及保管利用的探讨[A].全国档案工作者年会论文集.2012.
[8]占生富：信息化時代高校学籍档案的管理与开发利用研究[J].办公室业务.2016（10）.
[9]杨立人，邵扬生，陈鸥：机关、企事业档案向社会提供利用中的收费制度探索[J].档案学研究，2004（2）.
【关键词】：高等院校;档案利用;贵州大学
高等院校档案是“学校从事招生、教学、科研、管理等活动，直接形成的对学生、学校和社会有保存价值的各种文字、图标、声像等不同形式、载体的历史记录。”[1]做好档案利用工作，不仅是进行学校科学管理、日开展常工作的必须环节，更直接影响到政府在信息采用、项目决策、现行文件、基础数据、教育政策方面的信息参考，乃至决定着我国高等教育后续发展的前进方向与趋势，其重要性不言而喻。本文即以数字化浪潮中的贵州大学档案馆为研究对象，结合其近年来档案管理与利用工作的现状与困境，探讨未来贵州大学档案利用工作发展之路。
一、数字化浪潮中的贵州大学档案馆
进入二十一世纪，为顺应日新月异的信息技术和丰富多样的信息资源需求，我国提出了“互联网+”计划，这不可避免的对新时期的高校档案事业提出了更高的要求和挑战。单就贵州大学档案馆而言，其在2010年贵州省高校档案信息化工作起步之后，迅速转变心态，争做全省高校档案信息化发展的先锋。主要体现在：首先，管理系统方面，贵州大学档案馆较早地更新了“南大之星”系统，并完成对各部门档案工作者的系统培训，实现了档案的实时在线备份;其次，设备设施方面，贵州大学档案馆“一年内新购计算机14台、多功能一体机4台，还有摄像机等共计近30万元的设施设备，使档案工作所需设施设备大多更新且一应俱全，工作条件明显改观。”[2]未来，新校区还将启动总面积为7500㎡的新馆，并将持续进行设备设施的升级与更新;再者，档案人员业务素质提升方面，贵州大学档案馆通过日常培养与重点激励相结合的策略。在对全馆员工提供优良平台、采购专业报刊书籍、组织外出学习、开展各类培训的同时，亦着力激发部分档案专业馆员的业务潜力，科研能力稳步提升;最后，也是最重要的是，贵州大学档案馆的编研能力取得了极大的突破。从最初的只“编”不“研”到能够紧扣学校发展主题，配合做好“革命烈士冷少农”纪念展;善于抓住各种机遇做好档案宣传利用工作，组织内容丰富的“国际档案日活动专题”，不仅体现了贵州大学档案文化的纵深与广博，亦有力证明了贵州大学档案编研成果的新颖性与针对性。
二、贵州大学档案利用工作的现状与困境
如前所述，十数载贵州大学档案馆的革新成果毋庸置疑。但必须要认识到的是，虽然贵州大学在贵州省高校的档案利用工作方面较早取得了突破，可若将其置于全国高校档案利用发展的背景下，仍存有较多困境，亟待改进与完善。如：（一）档案并未实现真正的集中统一管理，容易造成“无档可用”的情况。除却尚未完成的数字档案，即便是实物档案，也存在着党群、行政类档案外的多数其他档案仍由各自学院部门保存的现状。这不仅有碍于档案质量和水平的提升，亦可能会有损档案馆在利用者心中的地位;（二）档案数字化数量不足，档案网站建设尚处于起步阶段，容易给利用者形成“有档难用”的困扰。目前，贵州大学校内的资源利用工作尚存诸多阻碍，社会档案共享更是难以企及。这之中，既有经济、设备、技术、制度的限制，亦有因工作量过大，难以在短期内完成的现实因素;（三）现有档案体系过于粗略，给档案管理者、利用者均造成不便。翻阅《浅谈如何提高高校学生档案利用率》[3]《试论高校学生心理档案的管理及利用》[4]《关于高校干部人事档案材料利用的思考》[5]《高校校史档案的管理与利用刍议》[6]《高校口述档案的整理分析及保管利用的探讨》[7]《信息化时代高校学籍档案的管理与开发利用研究》[8]等近年内高校档案利用的研究成果，我们不难发现，我国高校档案利用工作，愈加强调精细化与专业化的趋势。反观贵州大学档案利用工作，上述种种，除少部分取得较好成果，更多的档案分类与整理工作仍然停留在研究与起步阶段;（四）档案利用制度的严谨性与实用性不强，给档案利用工作带来了不少现实困扰。以档案的有偿利用为例，笔者挑选了国内三家高校，来与贵州大学进行相关制度的比观。
各高校档案利用收费制度
从上述图表可知，与国内众多高校档案有偿利用制度的建设与细化不同，贵州大学档案利用工作的相关制度，仍未与现有管理体制和市场经济环境相适应。这不仅会有碍于档案工作经费的良性运营，亦无益于社会利用档案的需求。
三、未来贵州大学档案利用工作发展之我见
综上所述，贵州大学档案利用工作在十数载中，取得了极为重要的飞跃，但同时，信息化建设不完善、利用制度不健全、档案数字化未完成、公共共享机制未能建立等诸多问题亦不容忽视。针对此种状况，笔者提出几点建议，以期稍有助于未来贵州大学档案利用之工作。
第一，提升档案利用意识，加强档案利用宣传。贵州大学应趁《高等学校信息公开办法》实施，与贵州大数据产业兴起的东风，调整工作思路，扩大档案知识的普及程度，将档案工作重心从以“保密和封闭”为主转移到“利用”上来。同时，运用展览展板、专业会议、主题活动来强化档案利用宣传;丰富简报、目录索引、检索途径、编研个案，来增强个人和社会对高校档案的利用意识。重点解决因利用者不熟悉档案管理规定、自身权限、检索方法等困扰，所带来的利用障碍。
第二，完善档案数字化建设，健全档案利用制度。档案资料，是做好一切档案利用工作的前提和基础。囿于档案资源数字化扫描、缩微处理、音视频加工等各种数字化加工方式极为严格、规范的加工流程要求，加之贵州大学档案数字化任务又极为繁重的现状。可考虑在监管和保密工作到位的前提下，将部分档案数字化工作委托专业的 IT 或数字化公司来开展。与此同时，应紧跟时代需要，完善口述档案、心理档案、影像档案等档案建设，着力健全档案利用制度，使贵州大学的档案利用工作，完成从有档“难”用道有档“便”用的转变。
第三，尝试部分档案的有偿利用，实现高校与社会对档案的共同维护。高校档案馆属于企事业档案馆的一种，由于其档案来源于高校各项活动，多属于单位的内部信息，未纳人公共信息系统，不具有公共性。”[9]再者，有限的高校档案经费投入，无法达到无偿面向社会提供利用的维护条件。故此，未来贵州大学应从确定共享项目、划分收费对象、合理收费标准等方面，综合社会与个人需要、地方物价水平等诸多因素，尽早制定科学合理的高校档案有偿利用实施办法，体现出高校档案向社会提供利用服务的价值，满足社会对高校档案利用的需求。同时，实现高校与社会对高校档案的共同维护，促进高校档案事业的良性发展。
此外，档案信息化设备的更新完备、档案人才的培养选拔、档案网站和社会化媒体的广泛调动、信息数据库和档案管理软件的应用与完善，亦为高校档案利用工作不可忽视之关键。因前人论述诸多，本文仅略作简述。
注释：
[1]教育部，国家档案局：高等学校档案管理办法[S].2008.
[2]唐圣琴：浅谈贵州大学档案馆（校史馆）管理改革[J].山西档案.2016（2）.
[3]孙彬彬：浅谈如何提高高校学生档案利用率[J].科技视界.2015（36）.
[4]李艳霞：试论高校学生心理档案的管理及利用[J].档案管理.2015（6）.
[5]于明霞：关于高校干部人事档案材料利用的思考[J].知识经济.2014（24）.
[6]兰家友：高校校史档案的管理与利用刍议[J].中国管理信息化.2016（11）.
[7]朱丽梅，张娟娟，袁晓凤，顾美玲，林林，欧阳慧芳：高校口述档案的整理分析及保管利用的探讨[A].全国档案工作者年会论文集.2012.
[8]占生富：信息化時代高校学籍档案的管理与开发利用研究[J].办公室业务.2016（10）.
[9]杨立人，邵扬生，陈鸥：机关、企事业档案向社会提供利用中的收费制度探索[J].档案学研究，2004（2）.