论文部分内容阅读
摘 要：随着社会经济的发展，电力行业在电能资源需求日益增加的形势下快速发展起来，供电企业作为电力行业的一个重要组成部分，在现今市场经济中面临着越来越大的竞争压力。尤其是随着互联网、信息技术的快速发展，企业发展形势发生了较大变化。供电企业文书档案管理问题开始凸显出来，逐渐阻碍了企业的发展。网络化背景下的电子文化具有流动性、易逝性、信息及其载体的易分离性、电子环境的依赖性等特点，这使得文书档案管理更为困难。本文就供电企业文书档案管理为例来探讨其在网络化背景下应当采取哪些措施来提高管理水平。
关键词：网络；文书档案管理；供电企业；策略
一、互联网的发展给供电企业文书档案管理带来的机遇和挑战
文书就是企业在生产经营活动中为处理各种事物而形成的、具有特定效用的信息记录。档案是企业在生产经营活动中直接形成的有一定价值且形式不同的历史记录。文书与档案是一种事物的不同历史形态。随着供电企业的快速发展，企业文书、档案越来越多，管理起来也更为复杂。加上管理人员的素质偏低、管理制度不完善、管理方式不够科学等问题，供电企业的文书档案管理已经不能适应企业发展需求了。另外，互联网的快速发展给供电企业文书档案管理带来了机遇和挑战。互联网背景下的电子信息使得文书档案的产生、传递、利用效率都大大提高，文书档案管理可以利用先进的网络技术来不断促进其发展，改变传统的管理方式，提高工作效率，以科学的文书档案管理来促进供电企业的发展。互联网背景下的电子文件具有易逝性、流动新、易分离性等特点，对电子环境和应用程序的依赖性高，这样有使得文书档案管理受到一定限制。加上互联网背景下的网络安全隐患问题，企业文书档案管理中又要注意电子文档的安全问题。
二、供电企业文书档案管理中存在的问题分析
2.1文书档案管理基础薄弱。在过去，供电企业的文书档案以纸质文档存在，在管理中以不丢失为原则，进行的是封闭式的管理，文书档案的利用率低。近年来信息网络技术的发展使得企业的文书档案以纸质文档和电子文档的方式存在，但是由于企业领导不重视文书档案管理工作，因而投入较低，文书档案管理没有明确的规范和标准，文书档案的质量低下，文书档案的管理较为混乱。
2.2文书与档案管理工作无法衔接。供电企业在文书档案管理上采取的是分离式管理，也就是文书与档案管理分离，互不干扰。但是，在实际工作中，文书与档案之间是紧密联系的，档案管理工作对文书管理工作有一定的指导意义，能够促进文书管理的规范化。文书与档案管理工作的分离导致了两者之间无法有效衔接，无法相互促进、共同发展。
2.3电子档案的保存不注重安全。网络环境带来了电子文化，电子文件的产生、传递效率非常高，但是网络环境又带来了网络安全漏洞，电子文档容易遭受病毒侵害、容易被他人截获。而供电企业的文书档案是企业内部资料，很多都是机密性资料，这就要求企业要做好文件的安全保存。但是，在文书档案的管理中企业并不注重安全保存，经常出现电子文档的丢失现象。
2.4档案的利用率低。 文书、档案是对企业过去生产经营活动实践中的信息记录和价值总结，对企业发展具有一定的指导意义。但是在供电企业中，文书档案的利用率较低，极少人去借阅文书档案。另外，文书档案的管理人员素质偏低，造成了文书档案管理的混乱，因而借阅时也无法在短时间内找到文件，这也是造成文书档案利用率低的一个原因。
三、改进供电企业文书档案管理的具体策略
3.1提高思想认识，重视文书档案管理。首先要提高思想认识，重视文书档案管理，尤其是企业领导的思想认识，这是提高文书档案管理工作水平的前提。企业领导重视文书档案管理工作，进而在企业管理中提高文书档案管理的地位，带动企业各个部门和员工重视文书档案管理工作。加大文书档案管理的投入，促进文书档案管理基础设施的建设。提高管理人员的业务素质，以业绩考核制度和激励机制来激发管理人员的工作热情，促进工作效率的提高。加强各个部门之间的交流和联系，不断带动文书档案管理工作的改革创新，提高文书档案管理水平的提高。
3.2推行文书档案一体化管理。所谓文书档案一体化管理就是从文书管理和档案管理的全局出发，实现从文件生成、办理到档案归档管理的全过程管理，保证文件内容的完整性、数据结构的一致性，保证从文书到档案数据流通的顺畅和完整。
文书档案一体化管理可以通过办公自动化与档案系统相结合的方式来实现。首先要建立电子文件管理的规章制度以及明确管理人员的职责。其次是制定文书档案一体化实施方案。最后是开展文书档案一体化应用培训，提高工作人员的业务素质和职业道德素养，促进文书档案一体化管理工作的顺利开展。供电企业要正确认识文书档案一体化管理的作用，根据企业发展状况制定稳步发展策略，逐步促进文书档案一体化管理的实现。将文书与档案管理有机结合起来，保证档案的质量，提高档案的利用率。
3.3促进文书档案管理的规范化和标准化建设。要提高档案的质量，提高文书档案管理水平的提高，最重要的是要促进文书档案管理的规范化和标准化建设。首先，全面贯彻落实“档案集中统一管理”的原则。其次，上级部门制定文书档案工作的流程，文书档案的生成、传递、保存等方面的工作流程和注意要点以明确的制度形式存在，促进文书档案管理的规范化和标准化建设。最后，文书部门要及时做好文书的归卷、收集、整理，并将整理的信息迅速传递给档案管理部门，促进档案部门做好档案的归档分类工作，避免积压现象的出现。
3.4加强信息系统建设，提高文书档案管理的现代化水平。网络的发展带来了信息技术的发展，供电企业在进行文书档案的管理中要注意信息系统建设，以先进的信息技术来促进工作效率的提高，转变工作方式，促进文书档案工作的创新。企业要抓住网络背景下的机遇，以信息系统建设来带动文书档案工作的发展，提高企业发展的内动力。
3.5加强文书档案管理的安全保障制度建设。网络环境带来了电子文件保存的安全隐患，供电企业要正确认识网络环境，注重档案的保密建设，加强安全保证制度建设，为文书档案的管理提供较为安全的环境。在安全保障制度建设上，包括安全制度、安全措施和安全技术，如：采用身份认证、数字备份、防火墙、内外网等安全防护措施，为文书档案管理营造良好的网络环境。
四、 结束语
网络背景下的供电企业文书档案管理要不断创新，转变工作方式，利用先进信息技术和先进管理理念来促进企业文书档案管理水平的提高。正确认识网络带来的文书档案管理工作的利弊，扬长避短。提高文书档案工作人员的业务素质和职业素养，以高水平的文书档案管理来为供电企业提供优质的服务。
参考文献：
[1]梅姣.文书档案管理信息化建设浅谈[J].资治文摘（管理版），2010（2）.
[2]刘延玲，李春竹.浅析企业文书档案管理中存在的问题及对策[J].兰台世界，2013（z1）.
[3]韩晓平.新时期如何做好供水企业文书档案管理工作[J].科技与企业，2013（1）.
[4]蒋燕.医院文书档案管理措施探析[J].中国科技博览，2013（6）.
关键词：网络；文书档案管理；供电企业；策略
一、互联网的发展给供电企业文书档案管理带来的机遇和挑战
文书就是企业在生产经营活动中为处理各种事物而形成的、具有特定效用的信息记录。档案是企业在生产经营活动中直接形成的有一定价值且形式不同的历史记录。文书与档案是一种事物的不同历史形态。随着供电企业的快速发展，企业文书、档案越来越多，管理起来也更为复杂。加上管理人员的素质偏低、管理制度不完善、管理方式不够科学等问题，供电企业的文书档案管理已经不能适应企业发展需求了。另外，互联网的快速发展给供电企业文书档案管理带来了机遇和挑战。互联网背景下的电子信息使得文书档案的产生、传递、利用效率都大大提高，文书档案管理可以利用先进的网络技术来不断促进其发展，改变传统的管理方式，提高工作效率，以科学的文书档案管理来促进供电企业的发展。互联网背景下的电子文件具有易逝性、流动新、易分离性等特点，对电子环境和应用程序的依赖性高，这样有使得文书档案管理受到一定限制。加上互联网背景下的网络安全隐患问题，企业文书档案管理中又要注意电子文档的安全问题。
二、供电企业文书档案管理中存在的问题分析
2.1文书档案管理基础薄弱。在过去，供电企业的文书档案以纸质文档存在，在管理中以不丢失为原则，进行的是封闭式的管理，文书档案的利用率低。近年来信息网络技术的发展使得企业的文书档案以纸质文档和电子文档的方式存在，但是由于企业领导不重视文书档案管理工作，因而投入较低，文书档案管理没有明确的规范和标准，文书档案的质量低下，文书档案的管理较为混乱。
2.2文书与档案管理工作无法衔接。供电企业在文书档案管理上采取的是分离式管理，也就是文书与档案管理分离，互不干扰。但是，在实际工作中，文书与档案之间是紧密联系的，档案管理工作对文书管理工作有一定的指导意义，能够促进文书管理的规范化。文书与档案管理工作的分离导致了两者之间无法有效衔接，无法相互促进、共同发展。
2.3电子档案的保存不注重安全。网络环境带来了电子文化，电子文件的产生、传递效率非常高，但是网络环境又带来了网络安全漏洞，电子文档容易遭受病毒侵害、容易被他人截获。而供电企业的文书档案是企业内部资料，很多都是机密性资料，这就要求企业要做好文件的安全保存。但是，在文书档案的管理中企业并不注重安全保存，经常出现电子文档的丢失现象。
2.4档案的利用率低。 文书、档案是对企业过去生产经营活动实践中的信息记录和价值总结，对企业发展具有一定的指导意义。但是在供电企业中，文书档案的利用率较低，极少人去借阅文书档案。另外，文书档案的管理人员素质偏低，造成了文书档案管理的混乱，因而借阅时也无法在短时间内找到文件，这也是造成文书档案利用率低的一个原因。
三、改进供电企业文书档案管理的具体策略
3.1提高思想认识，重视文书档案管理。首先要提高思想认识，重视文书档案管理，尤其是企业领导的思想认识，这是提高文书档案管理工作水平的前提。企业领导重视文书档案管理工作，进而在企业管理中提高文书档案管理的地位，带动企业各个部门和员工重视文书档案管理工作。加大文书档案管理的投入，促进文书档案管理基础设施的建设。提高管理人员的业务素质，以业绩考核制度和激励机制来激发管理人员的工作热情，促进工作效率的提高。加强各个部门之间的交流和联系，不断带动文书档案管理工作的改革创新，提高文书档案管理水平的提高。
3.2推行文书档案一体化管理。所谓文书档案一体化管理就是从文书管理和档案管理的全局出发，实现从文件生成、办理到档案归档管理的全过程管理，保证文件内容的完整性、数据结构的一致性，保证从文书到档案数据流通的顺畅和完整。
文书档案一体化管理可以通过办公自动化与档案系统相结合的方式来实现。首先要建立电子文件管理的规章制度以及明确管理人员的职责。其次是制定文书档案一体化实施方案。最后是开展文书档案一体化应用培训，提高工作人员的业务素质和职业道德素养，促进文书档案一体化管理工作的顺利开展。供电企业要正确认识文书档案一体化管理的作用，根据企业发展状况制定稳步发展策略，逐步促进文书档案一体化管理的实现。将文书与档案管理有机结合起来，保证档案的质量，提高档案的利用率。
3.3促进文书档案管理的规范化和标准化建设。要提高档案的质量，提高文书档案管理水平的提高，最重要的是要促进文书档案管理的规范化和标准化建设。首先，全面贯彻落实“档案集中统一管理”的原则。其次，上级部门制定文书档案工作的流程，文书档案的生成、传递、保存等方面的工作流程和注意要点以明确的制度形式存在，促进文书档案管理的规范化和标准化建设。最后，文书部门要及时做好文书的归卷、收集、整理，并将整理的信息迅速传递给档案管理部门，促进档案部门做好档案的归档分类工作，避免积压现象的出现。
3.4加强信息系统建设，提高文书档案管理的现代化水平。网络的发展带来了信息技术的发展，供电企业在进行文书档案的管理中要注意信息系统建设，以先进的信息技术来促进工作效率的提高，转变工作方式，促进文书档案工作的创新。企业要抓住网络背景下的机遇，以信息系统建设来带动文书档案工作的发展，提高企业发展的内动力。
3.5加强文书档案管理的安全保障制度建设。网络环境带来了电子文件保存的安全隐患，供电企业要正确认识网络环境，注重档案的保密建设，加强安全保证制度建设，为文书档案的管理提供较为安全的环境。在安全保障制度建设上，包括安全制度、安全措施和安全技术，如：采用身份认证、数字备份、防火墙、内外网等安全防护措施，为文书档案管理营造良好的网络环境。
四、 结束语
网络背景下的供电企业文书档案管理要不断创新，转变工作方式，利用先进信息技术和先进管理理念来促进企业文书档案管理水平的提高。正确认识网络带来的文书档案管理工作的利弊，扬长避短。提高文书档案工作人员的业务素质和职业素养，以高水平的文书档案管理来为供电企业提供优质的服务。
参考文献：
[1]梅姣.文书档案管理信息化建设浅谈[J].资治文摘（管理版），2010（2）.
[2]刘延玲，李春竹.浅析企业文书档案管理中存在的问题及对策[J].兰台世界，2013（z1）.
[3]韩晓平.新时期如何做好供水企业文书档案管理工作[J].科技与企业，2013（1）.
[4]蒋燕.医院文书档案管理措施探析[J].中国科技博览，2013（6）.