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科普展品是科技馆进行科普教育的基础，是构成科技馆的基本要素。科技馆科普展品档案是科普工作的一项重要基础性工作内容，又是促进科技馆科普展品发展和利用的基础材料，它作为一种特殊的档案，在科技馆工作中具有保存信息，传承历史，启迪后人的作用。本文就如何更好地收集、保管、开发、利用展品档案谈几点粗浅的认识。
一、展品档案的内涵
科普展品档案是科技馆在进行科普知识宣传、教育活动中，开发、研制、采购、维修展品等直接形成的对科技馆工作有保存价值的文字、图表、音像、实物等文件材料和物品。
科普展品档案的组成：有外购展品档案和自制展品档案。外购展品档案主要有展品购置过程中产生的文件材料，其中包括：展品立项、调研、制作展品设计、展品论证、招标合同、购买合同、接验收等文件材料，以及随机文件材料。展品安装、使用过程中形成后的文件材料。自制展品档案主要是展品在设计、研制、试验和制造过程中形成的文件材料。
科普展品档案的基本形态是，从档案表达方式上，可归纳为文字、图表、音像；从档案的载体上看，有纸质、磁介质、实物等；从信息记录在载体的方法看，有打印、摄影、录音、录像等。
二、科技馆展品档案的作用
科技馆科普展品档案是科技馆的特色档案，在科技馆科普活动中起着重要作用。
1、记录历史。科普展品档案的保存是科技馆科普宣传的历史记录。是科技馆开展科普活动不可缺少的服务工具。是科技馆总结经验教训，更好开展科普工作的重要依据材料，是科技馆工作的历史见证材料，记录着科技馆事业发展的足迹，是研制开发新一代科普展品的基础和依据。
2、服务公众。档案潜在的价值只有通过向社会提供利用才能实现。科普展品档案的有关内容可以随时根据工作需要转换成展示内容向公众开展科学教育，加深公众对科普展品的理解，帮助公众了解科普展品的内涵，从而达到服务公众，进一步强化科技馆科普教育功能的目的。科技馆举办科普展览的最终目的在于教育。所以。教育是科技馆的基本属性，现在我国教育方式仍然是以书本知识为内容。以课堂教育为阵地，以教师活动为中心，以教师讲、学生听的形式把书本知识原原本本地传播给学生。在这种教育方式下培养出来的学生，往往缺乏好奇心、创造性和探索精神。科技馆教育的精髓就是传播科学知识，培养创新精神。开发思维和动手能力。在教育内容上，许多科普展品是结合中小学物理、化学、生物等课程研制和展示的，每件展品都说明一个或多个原理和如何应用，是中小学生课本教育的补充，而不是展品的单纯陈列。在教育形式上，采用互动方式，突出学生的主体地位，属于启发式教育，引导参观者多提几个为什么。要求参观者亲自参与、动手操作，甚至参与科技馆展品的开发制作。此外。现代科技馆除了展出基础理论外，还展出现代高科技领域的最新成就或成果。观众进入科技馆，可以大致了解现代科技发展的脉络和动态，所以，科技馆教育的优越陸日益突出，对社会公众尤其青少年的科普教育作用日益明显，科普展品档案在这种教育中发挥了不可替代的重要作用。
三、展品档案管理上存在的问题
科技馆是科普教育的主阵地，科普展品是科技馆发挥科普教育作用的物质依托，是科技馆的核心。科普展品档案是科技馆工作和事业发展的必然产物，它是随着科技馆事业的发展而产生的，是科普展品的原始记录。它如实地记录了科普展品的历史发展，是科技馆档案的重要组成部分，同时是科技馆编史修志、总结经验、科学研究不可缺少的“食粮”，也是发展科技馆事业的重要条件。它对促进科技馆事业的发展具有极为重要的作用。目前，科技馆只注重文书档案、基建档案、会计档案的收集、整理、归档、管理、利用，而对科普展品档案不注意收集归档。造成大多数有价值的展品资料散失，致使价值昂贵的展品往往因为资料不全。维修困难，而无法继续使用，甚至报废，更谈不上二次开发利用。本人认为目前科技馆展品档案存在三点问题：
1、不注重展品档案收集。外购展品文件材料和自制展品文件材料收集不齐全。外购展品档案的收集不齐全主要有四点：一是档案人员没有参加展品开箱验收，在展品开箱时档案人员没有清点登记文件材料，更没有收集归档，这样一些本应归档文件材料不能及时收集整理归档。因此，在外购展品开箱时，档案人员应及时清点登记文件材料，然后再借出供有关部室使用。或复制后借给有关部室使用；二是不注重在展品安装、调试完毕后，抓住时机将整个安装、调试过程中形成的文件材料收集归档：三是对日后展品使用中进行日常维修保养等过程材料，不注意及时收集归档：四是发现随机文件材料不全时，没有及时向展品生产厂家补充收集。
自制展品档案的收集主要是不注重设计文件的收集，达不到完整陸、准确性。
2、不注重处理好收集展品文件与展品实物的关系。科技馆展品实物档案也非常重要，但这些科普展品实物档案因历史原因大多没能进行科学整理并收藏，以便进行二次开发利用或展示出来，供观众对每个时代的展览内容，科学普及的脉络，科学发展的动态等有一个完整的了解。在这方面应尽快探索出一套可供实际操作的具体办法。本人认为展品实物档案和纸质档案之间没什么差异，只不过是载体或形状不同而已，没有本质層陸的区别。由于科技馆展品的特殊性和存放的局限性，目前，不宜全部保留展品实物档案，只能保存有代表性的展品。如：河北省科技馆标志性展品“磁悬浮地月演示仪”是目前世界上唯一的一件以磁悬浮形式来演示地球与月亮关系的展品，其中地球模型直径2米。是目前世界上最大的磁悬浮地球倾斜旋转的展示技术，在世界上也是最先进的。像这样的反映科技馆标志性展品我们不仅要保存文字材料也要把它的实物展品收藏起来，它标志着我省科技馆展品设计在当时走在世界的先进行列。对于那些不便保存但又有利用价值的科普展品，可以进行录像，配以解说，以供日后参考。
3、不注重科学整理。展品档案没有进行科学整理，没有按照分类、案卷排列、编档案号、编目录四个步骤进行管理。展品档案分类没有根据展品展出的时间、内容、特点和相互之间的联系进行分类：案卷排列没有在对展品档案分类后，根据各类展品档案之间有机联系。对案卷进行先后次序排列。在同一类科普展品档案中没有以每件展品为单位按排列顺序编流水号：对科普展品档案案卷没按顺序进行编号：科普展品档案没有编制总目录和分类目录。分类目录更没标示展品名称、说明、制作单位、制作时间。对科普展品实物没有进行 摄影、录像，形成音像档案。组成案卷，整理归档，没有标明参见号，利用起来非常困难，展品档案没有起到其应有的作用。以河北省科技馆为例：科普展品有力与机械、电与磁、数学、宇宙与航天、声与光、应用技术、生命与健康、院士风彩和防震减灾共九大类，共有科普展品400余件。这些科普展品应按要求进行分类，根据档案整理归档需要，把这些科普展品进行摄像、录音、文字整理后，按照种类展品之间相互联系进行先后次序排列。给每件科普展品编制流水号：同一类科普展品组成一卷或多卷，但同一类科普展品案卷号必须排列在一起，不能分开：案卷号排完后，编制科普展品档案的总目录、分目录。以备以后查找、利用方便。
针对以上情况，在建立科普展品档案时，首先，单位领导要对科普展品档案工作给予足够的重视。落实领导责任制。明确分管档案工作的领导和专兼职档案人员；其次。要根据国家有关档案管理工作的规章制度有针对性地建立健全档案管理的各项制度纳入到相关的管理工作程序和有关人员的职责范围；再次，档案人员要认真履行职责，加强对文件材料的收集整理工作以及进行监督、指导和检查。
四、科技馆展品档案的开发利用
在科技馆工作中，形成了大量有价值的科普档案，特别是科普展品档案，工作人员有义务、有责任把它们保存下来，保管的目的在于发挥其作用。开发利用好这些档案，必须要增强科技馆干部职工的档案意识，要通过学习、参观等不同形式，提高他们对档案的认识、了解与兴趣，即通过档案帮助他们解决业务难题。让事实说话，取得他们的理解、支持与配合，使他们从对档案由陌生到熟悉，由不懂到利用。以便发挥出档案应有作用。为此，应当做好以下两个方面工作：
1、搞好展品档案开发。展品档案与科技馆实际关系密切，大量的展品档案对公众有着科普教育作用，有着加深公众对科学技术的理解和掌握能力，激发公众对科学技术的爱好和兴趣，消除公众对科学技术的神秘感，缩小现代科学技术与公众之间的距离等方面更有实际作用。同时，科技馆所有的科普展览或展品一般都具有一定的科技含量，涉及科学技术和基础知识的多个领域。一些高新技术的展项也在科技馆露面，对观众了解现代科技的发展动态、发展趋势，增加观众资源具有较大影响作用。另外，科技馆的展品用形象生动的动态演示，更具有趣味性和吸引力。实现了寓教于乐的教育方式。科技馆的每一件展品都能说明一个科学原理，都能使观众自己动手操作，看到科学原理的演示结果，这些展品从制作到展出都有详细的文字记载、影像资料、解说词、维修记录等文件材料，把这些有用的展品文件材料完整的保存下来，有计划进行开发与利用，对今后科技馆科普活动必将起到促进作用，因此，首先必须做好展品档案的开发工作，这是展品档案利用的基础。
2、搞好展品档案利用。首先，熟悉科技馆展品档案的内容、范围等，根据当前乃至今后科技馆建设的发展趋势。了解和掌握科技馆工作的任务和特点、规律，为做好科普展品档案利用工作打下基础：其次。了解科技馆工作的实际需要，对展品档案的利用进行预测，满足工作需求，有针对性地做好展品档案利用工作：再次，充分利用已有的展品档案信息资源，深入挖掘和开发利用涉及科技馆科普活动的各方面科普展品档案，积极为馆领导在谋划全局、制定计划、发展科普事业中提供新的有力支持；第四，不断加强科普展品档案制度建设，加强管理。规范工作，努力推进科普展品档案有效利用，使科普展品档案成为服务公众的重要手段，在服务科普教育中发挥其应有作用。
一、展品档案的内涵
科普展品档案是科技馆在进行科普知识宣传、教育活动中，开发、研制、采购、维修展品等直接形成的对科技馆工作有保存价值的文字、图表、音像、实物等文件材料和物品。
科普展品档案的组成：有外购展品档案和自制展品档案。外购展品档案主要有展品购置过程中产生的文件材料，其中包括：展品立项、调研、制作展品设计、展品论证、招标合同、购买合同、接验收等文件材料，以及随机文件材料。展品安装、使用过程中形成后的文件材料。自制展品档案主要是展品在设计、研制、试验和制造过程中形成的文件材料。
科普展品档案的基本形态是，从档案表达方式上，可归纳为文字、图表、音像；从档案的载体上看，有纸质、磁介质、实物等；从信息记录在载体的方法看，有打印、摄影、录音、录像等。
二、科技馆展品档案的作用
科技馆科普展品档案是科技馆的特色档案，在科技馆科普活动中起着重要作用。
1、记录历史。科普展品档案的保存是科技馆科普宣传的历史记录。是科技馆开展科普活动不可缺少的服务工具。是科技馆总结经验教训，更好开展科普工作的重要依据材料，是科技馆工作的历史见证材料，记录着科技馆事业发展的足迹，是研制开发新一代科普展品的基础和依据。
2、服务公众。档案潜在的价值只有通过向社会提供利用才能实现。科普展品档案的有关内容可以随时根据工作需要转换成展示内容向公众开展科学教育，加深公众对科普展品的理解，帮助公众了解科普展品的内涵，从而达到服务公众，进一步强化科技馆科普教育功能的目的。科技馆举办科普展览的最终目的在于教育。所以。教育是科技馆的基本属性，现在我国教育方式仍然是以书本知识为内容。以课堂教育为阵地，以教师活动为中心，以教师讲、学生听的形式把书本知识原原本本地传播给学生。在这种教育方式下培养出来的学生，往往缺乏好奇心、创造性和探索精神。科技馆教育的精髓就是传播科学知识，培养创新精神。开发思维和动手能力。在教育内容上，许多科普展品是结合中小学物理、化学、生物等课程研制和展示的，每件展品都说明一个或多个原理和如何应用，是中小学生课本教育的补充，而不是展品的单纯陈列。在教育形式上，采用互动方式，突出学生的主体地位，属于启发式教育，引导参观者多提几个为什么。要求参观者亲自参与、动手操作，甚至参与科技馆展品的开发制作。此外。现代科技馆除了展出基础理论外，还展出现代高科技领域的最新成就或成果。观众进入科技馆，可以大致了解现代科技发展的脉络和动态，所以，科技馆教育的优越陸日益突出，对社会公众尤其青少年的科普教育作用日益明显，科普展品档案在这种教育中发挥了不可替代的重要作用。
三、展品档案管理上存在的问题
科技馆是科普教育的主阵地，科普展品是科技馆发挥科普教育作用的物质依托，是科技馆的核心。科普展品档案是科技馆工作和事业发展的必然产物，它是随着科技馆事业的发展而产生的，是科普展品的原始记录。它如实地记录了科普展品的历史发展，是科技馆档案的重要组成部分，同时是科技馆编史修志、总结经验、科学研究不可缺少的“食粮”，也是发展科技馆事业的重要条件。它对促进科技馆事业的发展具有极为重要的作用。目前，科技馆只注重文书档案、基建档案、会计档案的收集、整理、归档、管理、利用，而对科普展品档案不注意收集归档。造成大多数有价值的展品资料散失，致使价值昂贵的展品往往因为资料不全。维修困难，而无法继续使用，甚至报废，更谈不上二次开发利用。本人认为目前科技馆展品档案存在三点问题：
1、不注重展品档案收集。外购展品文件材料和自制展品文件材料收集不齐全。外购展品档案的收集不齐全主要有四点：一是档案人员没有参加展品开箱验收，在展品开箱时档案人员没有清点登记文件材料，更没有收集归档，这样一些本应归档文件材料不能及时收集整理归档。因此，在外购展品开箱时，档案人员应及时清点登记文件材料，然后再借出供有关部室使用。或复制后借给有关部室使用；二是不注重在展品安装、调试完毕后，抓住时机将整个安装、调试过程中形成的文件材料收集归档：三是对日后展品使用中进行日常维修保养等过程材料，不注意及时收集归档：四是发现随机文件材料不全时，没有及时向展品生产厂家补充收集。
自制展品档案的收集主要是不注重设计文件的收集，达不到完整陸、准确性。
2、不注重处理好收集展品文件与展品实物的关系。科技馆展品实物档案也非常重要，但这些科普展品实物档案因历史原因大多没能进行科学整理并收藏，以便进行二次开发利用或展示出来，供观众对每个时代的展览内容，科学普及的脉络，科学发展的动态等有一个完整的了解。在这方面应尽快探索出一套可供实际操作的具体办法。本人认为展品实物档案和纸质档案之间没什么差异，只不过是载体或形状不同而已，没有本质層陸的区别。由于科技馆展品的特殊性和存放的局限性，目前，不宜全部保留展品实物档案，只能保存有代表性的展品。如：河北省科技馆标志性展品“磁悬浮地月演示仪”是目前世界上唯一的一件以磁悬浮形式来演示地球与月亮关系的展品，其中地球模型直径2米。是目前世界上最大的磁悬浮地球倾斜旋转的展示技术，在世界上也是最先进的。像这样的反映科技馆标志性展品我们不仅要保存文字材料也要把它的实物展品收藏起来，它标志着我省科技馆展品设计在当时走在世界的先进行列。对于那些不便保存但又有利用价值的科普展品，可以进行录像，配以解说，以供日后参考。
3、不注重科学整理。展品档案没有进行科学整理，没有按照分类、案卷排列、编档案号、编目录四个步骤进行管理。展品档案分类没有根据展品展出的时间、内容、特点和相互之间的联系进行分类：案卷排列没有在对展品档案分类后，根据各类展品档案之间有机联系。对案卷进行先后次序排列。在同一类科普展品档案中没有以每件展品为单位按排列顺序编流水号：对科普展品档案案卷没按顺序进行编号：科普展品档案没有编制总目录和分类目录。分类目录更没标示展品名称、说明、制作单位、制作时间。对科普展品实物没有进行 摄影、录像，形成音像档案。组成案卷，整理归档，没有标明参见号，利用起来非常困难，展品档案没有起到其应有的作用。以河北省科技馆为例：科普展品有力与机械、电与磁、数学、宇宙与航天、声与光、应用技术、生命与健康、院士风彩和防震减灾共九大类，共有科普展品400余件。这些科普展品应按要求进行分类，根据档案整理归档需要，把这些科普展品进行摄像、录音、文字整理后，按照种类展品之间相互联系进行先后次序排列。给每件科普展品编制流水号：同一类科普展品组成一卷或多卷，但同一类科普展品案卷号必须排列在一起，不能分开：案卷号排完后，编制科普展品档案的总目录、分目录。以备以后查找、利用方便。
针对以上情况，在建立科普展品档案时，首先，单位领导要对科普展品档案工作给予足够的重视。落实领导责任制。明确分管档案工作的领导和专兼职档案人员；其次。要根据国家有关档案管理工作的规章制度有针对性地建立健全档案管理的各项制度纳入到相关的管理工作程序和有关人员的职责范围；再次，档案人员要认真履行职责，加强对文件材料的收集整理工作以及进行监督、指导和检查。
四、科技馆展品档案的开发利用
在科技馆工作中，形成了大量有价值的科普档案，特别是科普展品档案，工作人员有义务、有责任把它们保存下来，保管的目的在于发挥其作用。开发利用好这些档案，必须要增强科技馆干部职工的档案意识，要通过学习、参观等不同形式，提高他们对档案的认识、了解与兴趣，即通过档案帮助他们解决业务难题。让事实说话，取得他们的理解、支持与配合，使他们从对档案由陌生到熟悉，由不懂到利用。以便发挥出档案应有作用。为此，应当做好以下两个方面工作：
1、搞好展品档案开发。展品档案与科技馆实际关系密切，大量的展品档案对公众有着科普教育作用，有着加深公众对科学技术的理解和掌握能力，激发公众对科学技术的爱好和兴趣，消除公众对科学技术的神秘感，缩小现代科学技术与公众之间的距离等方面更有实际作用。同时，科技馆所有的科普展览或展品一般都具有一定的科技含量，涉及科学技术和基础知识的多个领域。一些高新技术的展项也在科技馆露面，对观众了解现代科技的发展动态、发展趋势，增加观众资源具有较大影响作用。另外，科技馆的展品用形象生动的动态演示，更具有趣味性和吸引力。实现了寓教于乐的教育方式。科技馆的每一件展品都能说明一个科学原理，都能使观众自己动手操作，看到科学原理的演示结果，这些展品从制作到展出都有详细的文字记载、影像资料、解说词、维修记录等文件材料，把这些有用的展品文件材料完整的保存下来，有计划进行开发与利用，对今后科技馆科普活动必将起到促进作用，因此，首先必须做好展品档案的开发工作，这是展品档案利用的基础。
2、搞好展品档案利用。首先，熟悉科技馆展品档案的内容、范围等，根据当前乃至今后科技馆建设的发展趋势。了解和掌握科技馆工作的任务和特点、规律，为做好科普展品档案利用工作打下基础：其次。了解科技馆工作的实际需要，对展品档案的利用进行预测，满足工作需求，有针对性地做好展品档案利用工作：再次，充分利用已有的展品档案信息资源，深入挖掘和开发利用涉及科技馆科普活动的各方面科普展品档案，积极为馆领导在谋划全局、制定计划、发展科普事业中提供新的有力支持；第四，不断加强科普展品档案制度建设，加强管理。规范工作，努力推进科普展品档案有效利用，使科普展品档案成为服务公众的重要手段，在服务科普教育中发挥其应有作用。