浅谈当今档案管理模式变化

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  摘 要:全世界都在受到大数据时代的冲击,大数据时代的到来,正在改变人民的生活方式、思维方式和工作方式。涉及到海量数据的档案管理工作也受到大数据时代的影响与冲击,是对档案管理工作能力及水平的检验。在大数据时代下,对档案管理的模式与变化形式进行研究,对保护档案资源十分有利。优化档案管理流程,对档案中的数据进行优化,从数据中发掘有利信息,可以使档案管理工作得到促进。
  关键词:大数据时代;管理模式;档案
  1 档案管理理论体系的变化
  大数据时代,各类数据不断增加,档案管理工作如果依然采用传统的方法,显然是不能满足现有的管理要求的。这就要求档案管理相关工作的从业人员转变观念,重新认识档案管理工作。档案管理的纸质时代,受到信息化档案管理的冲击,新的时代,将有新的档案管理模式来推动档案管理工作的发展。
  1.1 大数据观
  数据的海量激增标志着大数据时代的到来,数据的增长速度是我们用手写笔记的的方法无法完成的。传统的档案管理办法既然无法满足时代的要求,我们就要探寻新的数据管理办法。大数据定义下的数据分析与整理不是盲目随机的,没有捷径可以选择,而是全面的数据分析与整理,大数据使得每一个数据的存在都有意义。
  1.2 大档案观
  大数据技术为数据管理提供服务,秉持着一切数据皆有用的思想,强调对数据的重视。大档案观则强调的是将一切数据视为档案。档案是人类生活的真实反应,是人类智慧的结晶。這些数据从社会生活的各个方面以及各个阶层产生。在档案馆中存放的,多是党政机关的重要文件材料,属于国家所有,是神圣而不可侵犯的。
  1.3 大服务观
  大数据技术为信息科技领域带来颠覆性的革命,但有不仅仅是技术的革新。从计算机服务诞生以来,就已经对数据进行抽丝剥茧式的总结,充分体现了计算机技术从技术供应型向服务型转变的过程。
  服务的高层次要求是技术的变革,技术进步为社会生活提供了更好的服务。数据存在的最终的意义是被利用,服务于民。大数据时代的到来,改变了人们对生活的要求,档案管理工作同样不再满足于文件的简单利用,获得数据背后的隐性知识,挖掘其潜在的信息,是档案管理工作朝着大数据时代前进的标志,使档案管理工作走向多元化、社会化的,档案管理工作的重心正在倾斜。
  1.4 大平台
  互联网思维方式之下,各个行业都在谋求新的发展,构建新的平台。只有占有平台,才能对可供收发的信息进行发布与收集整理。信息资源丰富才能更好地吸引客户。用户的支持可以保证行业的良性发展。大量数据的产生,使得传统的数据管理工作滞后于时代的发展。 引用大数据技术对数据进行管理,建设科学的管理模式。大平台建设可以使操作便捷、服务高效。
  2 档案数据资源体系的变化
  档案管理部门最大的工作优势是拥有客观的馆藏资源。丰富的档案管理资源更能够体现出档案管理部门的价值。档案管理部门以丰富的馆藏资源维护社会地位,开展对档案的利用服务。当信息以爆发的方式产生,大数据时代作为档案被保存下来的资料也就越来越多。当档案内容不是缺,而是过于丰富时,数据采集的方式也就有了新的变化。
  2.1 档案数据的来源更广
  在大数据时代,档案数据更多地体现出网络化、平民化、社会化的特征。当暴涨的网民数量涌入互联网,从而产生无法计算的数据,这些数据成为档案的主要数据来源。档案管理部门开始关注民生,这是档案数据新的变化。国家号召构成社会的基本元素即每个家庭建立档案,使得档案来源更加生活会、草根化。
  2.2 档案数据的内容更丰富
  档案管理的数据庞大。大数据时代的数据产生特点,都是十分迅猛的。档案数据的类型开始出现多样化的特点。档案馆的馆藏资料有声像、实物、纸质等几种类型。信息化变革使得电子档案及时出现。以后,这些异构化的数据成为档案馆藏的主要数据来源,这些数据成为档案馆数据的主要组成部分。
  未来的数据管理,将出现种类繁多、由非结构化数据占据主要比例的发展趋势。同时,也会出现数据价值密度地的特点。档案作为真实的记录,可以真实地反应一段时期的某一个方面的特点,显示出较高的价值。大数据技术时代,档案数据的处理速度更快。随着管理进程的加快,人工档案管理的模式已经不能够适合时代的需要,新的管理模式真在走进档案管理工作。
  2.3 档案数据的收集方式多样
  无论有多大的信息量,在没有归类整理之前,都不能称之为档案,不作为档案保存,就不能发挥数据的作用。档案服务工作以数据收集为第一工作要务。收集数据有几种方法,强制收集、实时捕捉。
  采用新的数据收集方法,可以及时把握数据的变化动态,借助于发达的计算机技术,充分计算,帮助档案管理者进行科学分析。
  3 档案利用服务体系的变化
  作为真实的历史记录,档案被悉心保存。我们的目标是要通过档案管理维护国家利益,为百姓服务。同时,档案管理工作能够满足社会的服务需求。档案服务工作,将会朝着多元化、社会化方向发展。以客户个性、企业、差异化需求为导向。提供更加周到的服务。因此,档案利用工作在服务的各个方面都会产生新的变化。
  3.1 档案服务对象
  在社会安定的发展时期,国家更重视民生档案的建立。档案内容向平民化发展,目的是要服务市民和城市发展。为智慧城市的建设服务、为建设新农村服务,将档案管理工作的服务范围更广地延伸。
  3.2 档案服务内容
  大数据时代,档案管理工作要深入人心。对客户的行为更加关注。对用户的信息查询、身份登记、搜索方法,利用数据分析结果得到用户需要的数据提炼以及规律总结,大数据技术通过各种信息的综合处理能力,满足社会个体的要求,为大档案目标服务。对档案内容中特定问题的分析,可以使档案服务内容更加精细化。
  3.3 档案服务方式
  发达的网络服务时代开创了大数据时代新的服务模式。无论是问题咨询还是解决实际问题,都可以通过网络,从网站的信息栏取得与档案馆的联系。接受用户表达的诉求,通过在线传输,解决用户的问题。大数据时代的到来,开启了档案管理的新的服务模式。
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