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摘要 大中型引水灌区工程档案是灌区工程建设过程的真实记录，是工程建设过程中的重要材料，是工程建成后运行、管理工作中不可缺少的依据，也是是衡量灌区工程质量的重要标志之一，我们要充分认识到灌区工程档案管理的重要作用,同时认清现状普遍存在的问题，并找出做好灌区工程档案管理的对策。
关键词 工程档案管理 现状 对策
中图分类号：G270文献标识码：A
Large and Medium-sized Water Irrigation Engineering
Archives Management Status and Its Countermeasures
HUANG Meilian
(Water Irrigation District Construction Administration of Letan Reservoir, Laibin, Guangxi 546200)
AbstractLarge and medium-sized water irrigation engineering archives are the important material engineering construction process, are the irreplaceable reference for the operation and management after project finshed, we should fuuly understand its important role, and find a good way to measure it.
Key wordsengineering archives management; situation; countermeasures
随着国家对水利工程建设的重视，尤其2011年中央一号文件颁布以来，兴修水利灌溉已经成为保田保粮的重要措施，目前，为解决农田耕地旱情，国家及各地方政府已不断加大投资，建立不同规模的引水灌区。随着灌区工程项目的投资和开工建设，产生大量的工程档案，工程档案是工程建设过程的真实记录，它来源于工程建设全工程，是工程实体形成的真实记载和反映，客观、真实地记录了工程建设的过程与结果，成为工程建设不可缺少的重要组成部分，而且在工程建成后的运行、管理工作中，也是不可缺少的依据。
1 大中型引水灌区工程档案管理现状
就目前多数大中型引水灌区工程档案管理工作的现状来看，主要存在以下几方面的问题：
（1）档案管理体制滞后。多数灌区工程都是国家或地方政府的民心工程，都是为解决地方旱情而筹备建设的单位，建管单位是专门针对灌区工程建设而成立的，时间比较仓促，各体制相对不够完善。目前，大多数灌区档案管理制度还停留在空缺或照搬别单位的层面，相关的档案法律法规和管理制度尚未及时做到相应的调整和修改，没有形成有效的管理和监督机制，体制相对比较滞后。
（2）档案意识淡薄。在现实中，灌区工程建设单位和管理单位“重工程建设轻档案管理”的意识尤为突出，缺乏工程档案的管理意识，认识不到档案管理在工程建设中的重要性和必要性。部分灌区建管单位为一体，日常工作主要以工程进度为核心，对档案管理重视程度不够，档案意识不强，对于工程建设过程产生的档案没有意识做好归档、保管，没有配备专门档案室（档案馆）和档案库房设施，甚至有些灌区建管单位将工程档案堆在杂物房，需要利用时只能“翻箱倒柜”才能翻出满是灰尘的档案资料，更有造成档案资料的丢失。
（3）档案管理手段落后。灌区工程档案是工程建设过程中产生的历史资料，它客观、真实地记录了工程建设的过程与结果，更是工程在日后管理、维护提供有力的信息资源。多数灌区档案管理员没有主动对档案资料进行分析、编研，同时，由于大多数灌区工程建立在农村或较偏远地区，现代化技术管理档案相对比较缺乏，多数还停留在传统的手工管理方式，极少运用计算机及网络技术进行管理，很大程度上限制了档案作用的充分发挥。
（4）档案员业务水平欠缺。由于灌区工程档案的专业性很强，具有成套性、专业性等特点，对档案员的素质要求相对比较高，不仅要求档案员具备档案专业知识，还应具备一定的工程专业知识。由于客观原因，多数灌区建管单位没有成立档案室或档案馆，没有配备相应的档案专职人员，档案业务设在办公室，由办公室人员兼任，多数专职或兼职档案人员往往缺乏档案或工程方面的专业知识，有的缺乏档案专业知识，没有规范归档意识，没有主动追档，造成档案材料残缺不全；有的档案员不了解工程项目的基本程序，不清楚工程档案资料的来龙去脉，分不清归档范围和分类整理方法，从而严重影响档案工作质量，特别对图纸、声像、照片等特殊载体档案，不清楚如何将之完好保管、利用，严重影响灌区工程档案的成套性、完整性、准确性。
2 做好大中型引水灌区工程档案管理的对策
（1）增强档案意识，完善档案管理体制。增强档案意识是做好档案管理的重要保证和前提。首先要增强灌区建管单位和参建单位人员的档案意识，建管单位要经常向工程参建单位宣传学习与贯彻国家或地方档案局制定的档案相关政策法规，尤其要重视学习《档案法》、《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》、《重大建设项目档案验收办法》、《科学技术档案案卷构成的一般要求》、《水利工程建设项目档案管理规范》、《建设工程文件归档整理规范》等规章制度，并制定和完善本工程单位档案管理规范和实施办法，建立完善档案管理体制，规范工程档案管理工作制度、工作范围、工作方法、工作程序等方面要求，明确灌区工程档案管理有章可循，有法可依。同时需要明确档案工作分管领导，明确档案工作机构或部门，合理配置专职档案员，根据灌区工程规模建立相应档案室或档案馆，配有专用空调、抽湿机、灭火器等装置，使档案管理工作达到工程验收要求，使之标准化和规范化、完善化。
（2）建立灌区工程档案管理网络。灌区工程项目的设计人员、施工人员、监理人员对工程项目的情况最了解，大量的档案产生于他们手中，他们也是今后利用档案的主体。灌区建管单位应通过讲座或实地业务指导等多种方式为工程设计单位、施工单位、监理单位开展相应的档案业务指导监督，让工程参建单位充分认识到灌区工程档案的重要性，在工作中应遵照统—领导、统一制度、分级管理的原则，从工程各参建单位选出工作人员兼任档案员，负责与灌区工程建管单位档案员对接，负责将本部门在工程各阶段中形成的档案进行整理并向建管单位移交，建管单位档案员负责对工程各单位兼职档案员进行业务指导和监督，形成完整的档案管理网络，确保灌区工程档案收集的及时性、完整性。
（3）集中领导，全员参与，实现档案管理与工程建设同步进行。灌区工程建设过程中的不同时期和不同阶段，甚至不同的单项工程，都会产生大量的档案资料，这些档案资料的内在联系，只有当时工程各参建单位人员最清楚，及时将应归档的档案资料收集和整理是比较容易的，随着工程建设的不断深入，文件材料就会越积越多，如果没有及时整理，工程资料数量的增加加大了资料收集与整理的难度，同时随着时间的推移或可能发生人事变动等因素都会造成对档案资料的遗忘和疏漏，造成不可弥补的损失。所以，灌区工程档案的归档应要与灌区工程建设同步进行，灌区工程项目在设计、施工、监理等阶段中应将其收集、整理和归档工作纳入合同管理中，并在签订合同（协议书）时明确应归档分数，同时采取一定的资金有效控制措施，做到灌区工程档案管理与工程建设同步。
（4）加强灌区工程档案管理的现代化建设。随着计算机技术的发展，利用计算机开展档案工作已经成为了档案工作的主体，计算机现代化技术管理档案对灌区工程档案管理工作也带来了前所未有的影响。针对灌区工程档案计算机等现代化技术比较落后的情况，灌区建管单位应大力加强现代化技术，加强电子文件档案在工程建设过程中的运用，重视灌区工程在设计、施工、监理和验收过程中产生的电子文件资料的收集管理，对灌区工程过程中的照片档案、声像档案及时刻录光盘、编制电子汇编，加强档案管理工作的网络化、信息化。
关键词 工程档案管理 现状 对策
中图分类号：G270文献标识码：A
Large and Medium-sized Water Irrigation Engineering
Archives Management Status and Its Countermeasures
HUANG Meilian
(Water Irrigation District Construction Administration of Letan Reservoir, Laibin, Guangxi 546200)
AbstractLarge and medium-sized water irrigation engineering archives are the important material engineering construction process, are the irreplaceable reference for the operation and management after project finshed, we should fuuly understand its important role, and find a good way to measure it.
Key wordsengineering archives management; situation; countermeasures
随着国家对水利工程建设的重视，尤其2011年中央一号文件颁布以来，兴修水利灌溉已经成为保田保粮的重要措施，目前，为解决农田耕地旱情，国家及各地方政府已不断加大投资，建立不同规模的引水灌区。随着灌区工程项目的投资和开工建设，产生大量的工程档案，工程档案是工程建设过程的真实记录，它来源于工程建设全工程，是工程实体形成的真实记载和反映，客观、真实地记录了工程建设的过程与结果，成为工程建设不可缺少的重要组成部分，而且在工程建成后的运行、管理工作中，也是不可缺少的依据。
1 大中型引水灌区工程档案管理现状
就目前多数大中型引水灌区工程档案管理工作的现状来看，主要存在以下几方面的问题：
（1）档案管理体制滞后。多数灌区工程都是国家或地方政府的民心工程，都是为解决地方旱情而筹备建设的单位，建管单位是专门针对灌区工程建设而成立的，时间比较仓促，各体制相对不够完善。目前，大多数灌区档案管理制度还停留在空缺或照搬别单位的层面，相关的档案法律法规和管理制度尚未及时做到相应的调整和修改，没有形成有效的管理和监督机制，体制相对比较滞后。
（2）档案意识淡薄。在现实中，灌区工程建设单位和管理单位“重工程建设轻档案管理”的意识尤为突出，缺乏工程档案的管理意识，认识不到档案管理在工程建设中的重要性和必要性。部分灌区建管单位为一体，日常工作主要以工程进度为核心，对档案管理重视程度不够，档案意识不强，对于工程建设过程产生的档案没有意识做好归档、保管，没有配备专门档案室（档案馆）和档案库房设施，甚至有些灌区建管单位将工程档案堆在杂物房，需要利用时只能“翻箱倒柜”才能翻出满是灰尘的档案资料，更有造成档案资料的丢失。
（3）档案管理手段落后。灌区工程档案是工程建设过程中产生的历史资料，它客观、真实地记录了工程建设的过程与结果，更是工程在日后管理、维护提供有力的信息资源。多数灌区档案管理员没有主动对档案资料进行分析、编研，同时，由于大多数灌区工程建立在农村或较偏远地区，现代化技术管理档案相对比较缺乏，多数还停留在传统的手工管理方式，极少运用计算机及网络技术进行管理，很大程度上限制了档案作用的充分发挥。
（4）档案员业务水平欠缺。由于灌区工程档案的专业性很强，具有成套性、专业性等特点，对档案员的素质要求相对比较高，不仅要求档案员具备档案专业知识，还应具备一定的工程专业知识。由于客观原因，多数灌区建管单位没有成立档案室或档案馆，没有配备相应的档案专职人员，档案业务设在办公室，由办公室人员兼任，多数专职或兼职档案人员往往缺乏档案或工程方面的专业知识，有的缺乏档案专业知识，没有规范归档意识，没有主动追档，造成档案材料残缺不全；有的档案员不了解工程项目的基本程序，不清楚工程档案资料的来龙去脉，分不清归档范围和分类整理方法，从而严重影响档案工作质量，特别对图纸、声像、照片等特殊载体档案，不清楚如何将之完好保管、利用，严重影响灌区工程档案的成套性、完整性、准确性。
2 做好大中型引水灌区工程档案管理的对策
（1）增强档案意识，完善档案管理体制。增强档案意识是做好档案管理的重要保证和前提。首先要增强灌区建管单位和参建单位人员的档案意识，建管单位要经常向工程参建单位宣传学习与贯彻国家或地方档案局制定的档案相关政策法规，尤其要重视学习《档案法》、《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》、《重大建设项目档案验收办法》、《科学技术档案案卷构成的一般要求》、《水利工程建设项目档案管理规范》、《建设工程文件归档整理规范》等规章制度，并制定和完善本工程单位档案管理规范和实施办法，建立完善档案管理体制，规范工程档案管理工作制度、工作范围、工作方法、工作程序等方面要求，明确灌区工程档案管理有章可循，有法可依。同时需要明确档案工作分管领导，明确档案工作机构或部门，合理配置专职档案员，根据灌区工程规模建立相应档案室或档案馆，配有专用空调、抽湿机、灭火器等装置，使档案管理工作达到工程验收要求，使之标准化和规范化、完善化。
（2）建立灌区工程档案管理网络。灌区工程项目的设计人员、施工人员、监理人员对工程项目的情况最了解，大量的档案产生于他们手中，他们也是今后利用档案的主体。灌区建管单位应通过讲座或实地业务指导等多种方式为工程设计单位、施工单位、监理单位开展相应的档案业务指导监督，让工程参建单位充分认识到灌区工程档案的重要性，在工作中应遵照统—领导、统一制度、分级管理的原则，从工程各参建单位选出工作人员兼任档案员，负责与灌区工程建管单位档案员对接，负责将本部门在工程各阶段中形成的档案进行整理并向建管单位移交，建管单位档案员负责对工程各单位兼职档案员进行业务指导和监督，形成完整的档案管理网络，确保灌区工程档案收集的及时性、完整性。
（3）集中领导，全员参与，实现档案管理与工程建设同步进行。灌区工程建设过程中的不同时期和不同阶段，甚至不同的单项工程，都会产生大量的档案资料，这些档案资料的内在联系，只有当时工程各参建单位人员最清楚，及时将应归档的档案资料收集和整理是比较容易的，随着工程建设的不断深入，文件材料就会越积越多，如果没有及时整理，工程资料数量的增加加大了资料收集与整理的难度，同时随着时间的推移或可能发生人事变动等因素都会造成对档案资料的遗忘和疏漏，造成不可弥补的损失。所以，灌区工程档案的归档应要与灌区工程建设同步进行，灌区工程项目在设计、施工、监理等阶段中应将其收集、整理和归档工作纳入合同管理中，并在签订合同（协议书）时明确应归档分数，同时采取一定的资金有效控制措施，做到灌区工程档案管理与工程建设同步。
（4）加强灌区工程档案管理的现代化建设。随着计算机技术的发展，利用计算机开展档案工作已经成为了档案工作的主体，计算机现代化技术管理档案对灌区工程档案管理工作也带来了前所未有的影响。针对灌区工程档案计算机等现代化技术比较落后的情况，灌区建管单位应大力加强现代化技术，加强电子文件档案在工程建设过程中的运用，重视灌区工程在设计、施工、监理和验收过程中产生的电子文件资料的收集管理，对灌区工程过程中的照片档案、声像档案及时刻录光盘、编制电子汇编，加强档案管理工作的网络化、信息化。