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文件在归档之前,由各部门办公室积累保管。由于使用频繁,管理显得尤为重要,否则便会产生遗失、混杂等现象。文秘人员在管理这些文件时,保存方式不尽相同。这里介绍一下美国办公室内现行文件保管的卷夹散装法,以资借鉴。散页(不装订)或非固定式装订,是保存现行文件的最佳方法。因经常调用、复制,将现行文件装订起来显然是不适宜的,但这并不是说文件可不加类分地堆放一起。在美国,办公文秘人员通常以卷夹、导卡、卷夹抽屉为工具,同时实现散装和分类整理的目的。卷夹用于夹置并保护文件,它由较厚的纸张,通常是马尼拉纸或牛皮纸(抑或薄塑料