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摘要:本文分析了高校二级学院办公室管理工作现状,提出了二级学院办公室管理工作的一些具体措施。
关键词:二级学院 办公室 管理
To university two level of institute office supervisory work discussion
Zhang Xueshan
Abstract:This article has analyzed the university two level of institute office supervisory work present situation,proposed two level of institute office supervisory work some specific measures.
Keywords:Two level of institute Office Management
【中图分类号】G647【文献标识码】B 【文章编号】1009-9646(2009)08-0117-02
我国高等学校普遍实行校、院二级管理体制,院级组织是学校的基层教学管理单位。高等院校二级学院的办公室是学院的综合管理机构,起着承上启下、协调左右、联系内外的职能,同时又起着传递信息、联结内外、辅助决策的作用,正确认识办公室管理工作的重要性,是做好办公室管理工作的前提和基础。因此,如何结合二级学院办公室工作的特点,优化二级学院办公室管理,提高工作效率,更好地为学院教学、科研服务,是目前重要的研究课题。
1.高校二级学院办公室工作现状
1.1 工作任务增重。
高校实行校、院二级管理直接加重二级学院办公室工作。二级学院办公室不仅要做好院系领导的参谋和助手,还要承担学院的后勤服务工作,更重要的是要做好学校办公室下达的一切工作。学校各职能部门的工作,如人事管理、财务管理、资产管理、后勤保障、校友联络、行政管理等工作,二级学院办公室都要相应地承担。二级学院办公室成为全校各项任务下达的终端、高校基层各项信息的最初收集部门。
1.2 业务素质不高。
二级学院办公室日常事务较多,工作繁杂,很难抽出时间学习现代化管理知识,业务素质得不到提高,跟不上时代发展的要求。特别是高校普遍实行网络化管理,不断扩大无纸化自动办公,办公自动化网络系统的不断健全。但由于高校二级学院办公室人员学历层次和素质参差不一,有许多低学历、非管理或文秘等相关专业的人员进二级学院办公室工作,受自身能力影响,局限于 “办事、办会、办文 ”的常规性事务,缺乏现代管理意识;计算机操作不熟悉,不能很好地适应信息化时代的办公管理。
1.3 管理制度有待完善。
办公室管理缺乏一套与新形势相适应、健全完善且切实可行的规章制度,缺乏行之有效的激励机制。因而容易造成管理上的无序和混乱,甚至挫伤工作人员的积极性。
2.高校二级学院办公室管理工作策略
2.1 树立以人为本的管理理念,加强理论修养,强化服务意识。
首先,办公室人员要加强政治理论学习和党性修养,提高思想认识水平。二级学院办公室管理工作是服务性较强的工作,集中体现在为师生服务,为教学科研服务,为二级学院的中心工作服务。这些服务工作,从服务的内容、服务的方式乃至服务的对象都有其自身的特点。为师生服务,为教学科研服务,工作虽然都是具体的、锁碎的、细微的,但同时又是非常重要的,不可缺少的。首先,办公室人员要从事务性服务转向政务性服务,就必须不断提高政治理论水平,熟悉高等教育发展规律,熟悉学校各项规章制度,立足全局,从学校、学院的角度去考虑和分析问题,增强服务的主动性,这样才能有效地提高办公室的工作水平、质量和绩效。其次,办公室的服务工作是主动地、全方位地、全过程地服务,要协助院领导建立起适应新形势的工作秩序和运行秩序,掌握新的工作方法和方式,从整体上协调全院人员积极主动地做好各项工作。第三,要贴近教师、职工、学生,设身处地为他们着想,要参与教学研究活动,了解他们的要求,及时发现新情况、新问题,为他们提供工作方便,及时提供相关教学科研信息和管理规定。
2.2 完善办公室规章制度,实现管理规范化。
管理制度应随着办公室工作的特点和变化而制定,在不同形势下,办公室的管理制度应作相应调整。要建立岗位责任制,明确各岗位的工作职责,并把工作分解落实到每个人,让每个人各尽其能,发挥自身最大的潜能,实现优质的管理。管理模式的优化实质上是对人的使用的优化,即恰当的人在恰当的岗位上用恰当的方法从事管理工作,从而使人得到和谐发展,使工作效率得以提高。制度建设是管理之本。要使管理工作规范、高效,必须建立一套适应新时期要求的二级学院管理制度。首先,建立健全办公室日常管理制度,将办公室各项工作纳入管理规范之中,如会议制度、公文处理制度、接待制度、印章管理制度、保密安全制度等。其次,建立岗位责任制,使每项具体的工作任务都落实到专人。这样,可以避免因职责不清而出现的推诿。最后,要建立一套操作性强、便于监督检查的考核机制,对各个岗位完成任务情况,进行全面、客观的考查。对于完成岗位任务好的,要给予适当的表扬和奖励:对于完成岗位任务不好的,则要提出劝勉或给予相应处理。只有这样,才能充分调动办公室人员的积极性。办公室人员只有不断调整工作思路与方法,突出重中之重,才能有条不紊地、高效地完成任务,以适应新时期高校二级学院办公室的工作形势。
2.3 充分利用校园网络,积极推进办公自动化。
计算机的普及和互联网的飞速发展,为办公现代化提供了物质条件。二级学院办公室要充分利用计算机和校园网络,提高办公效率。办公室通过采用计算机网络办公,可摆脱长期以来基于纸质的传统办公方式,逐步实现向依托计算机网络和电子数据库的无纸化办公方式的转变,实现办公室工作事务的信息化、自动化、系统化、网络化,真正体现办公室工作的方便、快捷高效。首先,要利用校园局域网,查阅、接收校各行政部门发出的通知、文件材料,并将这些通知等通过网络及时转发给有关领导和师生,从而大大降低办公室人力、物力的消耗。其次,教师可通过网络将学生成绩直接发送到教务部门,这种方式快捷、准确。第三,在学籍管理方面,教学秘书可借助校教务管理系统,通过网络查阅自己所需要的信息。第四,建立二级学院领导意见箱,让广大师生员工参与学院的管理,使二级学院管理真正做到公开化、民主化。
2.4 提供培训机会,提高业务素质。
针对当前二级学院办公室工作的高要求,学校领导应改变“重使用、轻培养”的观念,尽量为二级学院办公室人员提供进修培训的机会,加强二级学院办公室人员队伍的素质建设,全面提升业务素质。人是最宝贵的因素,是一个组织的第一要素。现代管理的重心即是强调人为中心,重视人的作用。重视办公室人员的培训,提高办公室人员的业务素质是提升二级学院办公室管理水平的重要途径之一。
参考文献
[1] 苗慧珠、孙川三.新时期高校办公室工作刍议[J].中国高教研究,2003(5)
[2] 孟雪.关于学校办公室的优化管理[J].教育探索,2003,(5)
关键词:二级学院 办公室 管理
To university two level of institute office supervisory work discussion
Zhang Xueshan
Abstract:This article has analyzed the university two level of institute office supervisory work present situation,proposed two level of institute office supervisory work some specific measures.
Keywords:Two level of institute Office Management
【中图分类号】G647【文献标识码】B 【文章编号】1009-9646(2009)08-0117-02
我国高等学校普遍实行校、院二级管理体制,院级组织是学校的基层教学管理单位。高等院校二级学院的办公室是学院的综合管理机构,起着承上启下、协调左右、联系内外的职能,同时又起着传递信息、联结内外、辅助决策的作用,正确认识办公室管理工作的重要性,是做好办公室管理工作的前提和基础。因此,如何结合二级学院办公室工作的特点,优化二级学院办公室管理,提高工作效率,更好地为学院教学、科研服务,是目前重要的研究课题。
1.高校二级学院办公室工作现状
1.1 工作任务增重。
高校实行校、院二级管理直接加重二级学院办公室工作。二级学院办公室不仅要做好院系领导的参谋和助手,还要承担学院的后勤服务工作,更重要的是要做好学校办公室下达的一切工作。学校各职能部门的工作,如人事管理、财务管理、资产管理、后勤保障、校友联络、行政管理等工作,二级学院办公室都要相应地承担。二级学院办公室成为全校各项任务下达的终端、高校基层各项信息的最初收集部门。
1.2 业务素质不高。
二级学院办公室日常事务较多,工作繁杂,很难抽出时间学习现代化管理知识,业务素质得不到提高,跟不上时代发展的要求。特别是高校普遍实行网络化管理,不断扩大无纸化自动办公,办公自动化网络系统的不断健全。但由于高校二级学院办公室人员学历层次和素质参差不一,有许多低学历、非管理或文秘等相关专业的人员进二级学院办公室工作,受自身能力影响,局限于 “办事、办会、办文 ”的常规性事务,缺乏现代管理意识;计算机操作不熟悉,不能很好地适应信息化时代的办公管理。
1.3 管理制度有待完善。
办公室管理缺乏一套与新形势相适应、健全完善且切实可行的规章制度,缺乏行之有效的激励机制。因而容易造成管理上的无序和混乱,甚至挫伤工作人员的积极性。
2.高校二级学院办公室管理工作策略
2.1 树立以人为本的管理理念,加强理论修养,强化服务意识。
首先,办公室人员要加强政治理论学习和党性修养,提高思想认识水平。二级学院办公室管理工作是服务性较强的工作,集中体现在为师生服务,为教学科研服务,为二级学院的中心工作服务。这些服务工作,从服务的内容、服务的方式乃至服务的对象都有其自身的特点。为师生服务,为教学科研服务,工作虽然都是具体的、锁碎的、细微的,但同时又是非常重要的,不可缺少的。首先,办公室人员要从事务性服务转向政务性服务,就必须不断提高政治理论水平,熟悉高等教育发展规律,熟悉学校各项规章制度,立足全局,从学校、学院的角度去考虑和分析问题,增强服务的主动性,这样才能有效地提高办公室的工作水平、质量和绩效。其次,办公室的服务工作是主动地、全方位地、全过程地服务,要协助院领导建立起适应新形势的工作秩序和运行秩序,掌握新的工作方法和方式,从整体上协调全院人员积极主动地做好各项工作。第三,要贴近教师、职工、学生,设身处地为他们着想,要参与教学研究活动,了解他们的要求,及时发现新情况、新问题,为他们提供工作方便,及时提供相关教学科研信息和管理规定。
2.2 完善办公室规章制度,实现管理规范化。
管理制度应随着办公室工作的特点和变化而制定,在不同形势下,办公室的管理制度应作相应调整。要建立岗位责任制,明确各岗位的工作职责,并把工作分解落实到每个人,让每个人各尽其能,发挥自身最大的潜能,实现优质的管理。管理模式的优化实质上是对人的使用的优化,即恰当的人在恰当的岗位上用恰当的方法从事管理工作,从而使人得到和谐发展,使工作效率得以提高。制度建设是管理之本。要使管理工作规范、高效,必须建立一套适应新时期要求的二级学院管理制度。首先,建立健全办公室日常管理制度,将办公室各项工作纳入管理规范之中,如会议制度、公文处理制度、接待制度、印章管理制度、保密安全制度等。其次,建立岗位责任制,使每项具体的工作任务都落实到专人。这样,可以避免因职责不清而出现的推诿。最后,要建立一套操作性强、便于监督检查的考核机制,对各个岗位完成任务情况,进行全面、客观的考查。对于完成岗位任务好的,要给予适当的表扬和奖励:对于完成岗位任务不好的,则要提出劝勉或给予相应处理。只有这样,才能充分调动办公室人员的积极性。办公室人员只有不断调整工作思路与方法,突出重中之重,才能有条不紊地、高效地完成任务,以适应新时期高校二级学院办公室的工作形势。
2.3 充分利用校园网络,积极推进办公自动化。
计算机的普及和互联网的飞速发展,为办公现代化提供了物质条件。二级学院办公室要充分利用计算机和校园网络,提高办公效率。办公室通过采用计算机网络办公,可摆脱长期以来基于纸质的传统办公方式,逐步实现向依托计算机网络和电子数据库的无纸化办公方式的转变,实现办公室工作事务的信息化、自动化、系统化、网络化,真正体现办公室工作的方便、快捷高效。首先,要利用校园局域网,查阅、接收校各行政部门发出的通知、文件材料,并将这些通知等通过网络及时转发给有关领导和师生,从而大大降低办公室人力、物力的消耗。其次,教师可通过网络将学生成绩直接发送到教务部门,这种方式快捷、准确。第三,在学籍管理方面,教学秘书可借助校教务管理系统,通过网络查阅自己所需要的信息。第四,建立二级学院领导意见箱,让广大师生员工参与学院的管理,使二级学院管理真正做到公开化、民主化。
2.4 提供培训机会,提高业务素质。
针对当前二级学院办公室工作的高要求,学校领导应改变“重使用、轻培养”的观念,尽量为二级学院办公室人员提供进修培训的机会,加强二级学院办公室人员队伍的素质建设,全面提升业务素质。人是最宝贵的因素,是一个组织的第一要素。现代管理的重心即是强调人为中心,重视人的作用。重视办公室人员的培训,提高办公室人员的业务素质是提升二级学院办公室管理水平的重要途径之一。
参考文献
[1] 苗慧珠、孙川三.新时期高校办公室工作刍议[J].中国高教研究,2003(5)
[2] 孟雪.关于学校办公室的优化管理[J].教育探索,2003,(5)