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【摘 要】 随着电子信息技术的不断发展，文书档案的电子化也是档案事业面对全球信息化浪潮的必然选择。本文就文书档案管理的电子化应用的优越性进行分析，以将档案的实体管理上升为更高层次的档案信息网络化管理。
【关键词】 事业单位；文书档案；电子化
前言：
文书档案作为档案管理工作的重要组成部分，它不仅记载历史发展的兴衰历程，同时也客观真实地反映着生产经营过程中重要事件，随着当前社会发展过程中对各种电子信息技术应用的不断增加，文书档案管理水平也要有所提高，才能及时的提供准确、完整的档案信息来满足需要。目前国家档案局提出了文书档案管理的改革——文书档案管理的电子化应用，并开发出一系列档案管理软件，使档案信息资源开发真正的做到方便、准确、快捷，实现档案管理信息化的最终目标。
1.文书档案管理的特点
事业单位文书档案指在事业单位日常工作中直接形成的对国家和社会具有查考利用价值的文字、图表、声像等形式的历史记录。如国家行政机关发出和收到的命令、指示、请示、批复、报告、决议、通知等，在办理完毕归档保存后，即为文书档案。它具有涉及面广、内容丰富、形式规范、记录方式与制作材料多样等特点，内容涉及国家、政党、民族和社会生活的各个方面，是了解、研究国家社会政治、经济和文化发展史，研究个体的机构、组织历史沿革的基本依据。
2.事业单位文书档案管理的现状
2.1分类混乱，收集不完整
事业单位文书档案来源广泛，必须根据一定的逻辑规则进行分类。现有文书档案管理工作的随意性很强，通常采用传统纸质档案进行管理，很不规范，各类档案目录也不清晰，很难确保收集完整。要实现标准、规范的电子化工作，就要先做好档案管理工作，并使其标准化、规范化。
2.2检索不便，准确度低
各行政机关事业单位内部的业务与其整个企业内的人员有着相当紧密的联系，不仅需要履行上传下达的各种任务，为上级汇报各种信息和材料，还需要将上级的各种意图等如实的传达给下级。传统的检索方式：档案管理人员从一本一本的目录中，找出所需的档案来，然后根据上面的记录到库房中查找，费时、费力、容易出错。
2.3易丢失损坏，不易于保管
事业档案文书档案保管期限是根据鉴定档案价值的原则，对文书档案所应保存年限的规定。通常，档案的重要程度越高、发挥的作用越大，它的保管期限就越长。传统的纸质载体不仅要防止虫蛀、防潮，而且不节能、环保，使用寿命短，在高温、湿度大的环境下容易发生氧化或被腐蚀，并且占用空间大，不好管理。
2.4文件传输费时费力，安全性低
在文件传输过程中，现有纸质文书档案往往采用原始的人工传递方式，不但要设置专人负责，甚至要购置专用交通工具，并且不能保证文件传输的安全性和保密性。文件交流效率极低，会出现在传输过程中资料丢失、损坏，安全性也随之降低。
3.文书档案电子化的优点
3.1电子档案可以提高办公效率
电子档案使用光盘、磁盘作为载体，将信息存储在上面。计算机的运算速度极高，具有强大的信息处理能力，这是计算机参与文书档案管理的最明显优点。它解决了在传统档案管理中人们使用手工操作的时候出现的信息收集不完整，出现漏抄，字迹不工整等问题，节约了人力也提高了准确性。因此，电子信息化管理文书档案相比传统的管理方式，最明显的就是方便，检索效率高。
3.2电子传输，实现资源共享
在原始的手工操作管理中，企事业单位由于不能做到信息共享，使得大量信息闲置在文件柜中，不仅造成资金和资源的浪费，还造成文件和信息查找困难。随着计算机及其网络技术的进一步发展，极大地提高了档案利用工作的质量和效率，通过网络服务这个宽广的平台，可以及时了解档案室概况、工作的重点和最新、最快的档案管理信息动态。
3.3电子文件保存具有很强的稳定性
与纸质档案载体相比，电子文件载体材料的寿命要长得多。纸张的耐久性取决于纤维素的性质，纤维素在一定的条件下容易受到破坏，可发生水解和氧化反应，在档案工作过程中稍不注意就可能发生不可挽回的损失。而电子文件则不同，随着电子技术日新月异，贮存、读取电子文件的设备日趋成熟，我们可以根据不同的需要，选择不同的电子载体，如VCD、DVD光碟，小容量的闪存U盘，大容量的移动硬盘等等。这些载体的普遍特点都是存、读方便快捷，易于传递，且贮存时间长，受外部环境影响小，不易损坏，具有很强的稳定性。
3.4提高了文件传递的速度和安全性
以往文书档案办理过程中，办理人员私存文件或文件在传递过程中丢失、延误的情况时有发生，给档案人员归档和其他人员检索利用造成很大不便。而应用计算机网络技术，可直接通过网络进行传递，大大提高了文件传递的安全性和及时性。
4.加快推进档案信息化技术的基本原则
4.1科学化规范化和精细化原则
标准化、规范化、精细化是强化电子文档管理的重要原则，因为文档管理本身就是一项严谨细致的工作，必须要进一步细化档案工作标准和规范，才能提高档案管理的质量和效率要求。
4.2快捷与安全同步的原则
信息化在提高办事效率、质量和速度的同时，也给安全保密工作带来诸多压力和挑战。所以，要坚持快捷与安全同步的原则，在确保安全基础上提高工作效率，不断增强信息化条件下档案管理的全安系数，强调安全使用和管理。
4.3效益与质量兼顾的原则
因为档案信息数字化建设的艰巨性、复杂性和繁重性，因此需要投入相当的人、财、物力，所以，要坚持效益与质量兼顾的原则，研究自身实力，分析客户需求，强化建档质量，思考快捷安全建档的途径。
5.做好文书档案管理工作的重要意义
单位档案记载着这个单位发展史上的优秀成果，对研究本单位的经营业绩和科学发展提供了第一手资料，是进行科学分析，扬长避短，制定发展方向的好教材。档案管理工作做好了，一方面为单位行政管理人员及时了解单位整体经营状况，适时调整经营策略提供准確依据，为经营决策提供支持性证据。文书档案的信息电子化应用在发展过程中有利有弊，就其对现代档案工作的贡献来说，利是远远大于弊的。我们在充分享受网络信息电子化方便、快捷的同时，更要时刻注意维护系统信息的安全。
6.结论
随着科学技术的日益发展，信息科学已经影响着我们的生活方式，文书档案电子化管理已成为未来事业单位档案管理的必然趋势，也将成为当前机关事业单位发展中主要的档案管理手段。电子档案与传统档案无论其本身还是其管理方式、管理内容上，都有很大不同，文书档案电子化管理已逐步取代传统的纸质档案管理，更是实现档案电子化管理过程中对其精确化划分和系统化整理的有利基础和前提条件。文书档案的归档、保管和利用，是一项极其重要而复杂的工作。很多技术细节仍然需要档案工作者结合本职工作，利用先进电子设备，学习高新技术不断探索和求证。科学规范的档案管理只有坚持与时俱进，才能适应新形势的需要，开创档案管理工作的新局面，最大限度地为事业单位未来发展和领导决策做出应有的贡献。
参考文献：
[1]文归贤.文书档案管理中存在的问题与对策之我见[J].现代经济信息，2010（16）：62.
[2]陈逸辉.试论文书档案管理的特点和趋势.[J].中国科技博览，2010（21）：302.
[3]褚立慧.文书档案管理中存在的问题与对策研究.[J].黑河学刊，2011（2）：165.
[4]南剑茜.文书档案管理信息电子化应用《商场现代化》2011年第03期
[5]俞锦福.探讨文书档案管理信息的电子化应用《时代报告》2011年12月
[6]董永昌.电子文件与档案管理，百家出版社
【关键词】 事业单位；文书档案；电子化
前言：
文书档案作为档案管理工作的重要组成部分，它不仅记载历史发展的兴衰历程，同时也客观真实地反映着生产经营过程中重要事件，随着当前社会发展过程中对各种电子信息技术应用的不断增加，文书档案管理水平也要有所提高，才能及时的提供准确、完整的档案信息来满足需要。目前国家档案局提出了文书档案管理的改革——文书档案管理的电子化应用，并开发出一系列档案管理软件，使档案信息资源开发真正的做到方便、准确、快捷，实现档案管理信息化的最终目标。
1.文书档案管理的特点
事业单位文书档案指在事业单位日常工作中直接形成的对国家和社会具有查考利用价值的文字、图表、声像等形式的历史记录。如国家行政机关发出和收到的命令、指示、请示、批复、报告、决议、通知等，在办理完毕归档保存后，即为文书档案。它具有涉及面广、内容丰富、形式规范、记录方式与制作材料多样等特点，内容涉及国家、政党、民族和社会生活的各个方面，是了解、研究国家社会政治、经济和文化发展史，研究个体的机构、组织历史沿革的基本依据。
2.事业单位文书档案管理的现状
2.1分类混乱，收集不完整
事业单位文书档案来源广泛，必须根据一定的逻辑规则进行分类。现有文书档案管理工作的随意性很强，通常采用传统纸质档案进行管理，很不规范，各类档案目录也不清晰，很难确保收集完整。要实现标准、规范的电子化工作，就要先做好档案管理工作，并使其标准化、规范化。
2.2检索不便，准确度低
各行政机关事业单位内部的业务与其整个企业内的人员有着相当紧密的联系，不仅需要履行上传下达的各种任务，为上级汇报各种信息和材料，还需要将上级的各种意图等如实的传达给下级。传统的检索方式：档案管理人员从一本一本的目录中，找出所需的档案来，然后根据上面的记录到库房中查找，费时、费力、容易出错。
2.3易丢失损坏，不易于保管
事业档案文书档案保管期限是根据鉴定档案价值的原则，对文书档案所应保存年限的规定。通常，档案的重要程度越高、发挥的作用越大，它的保管期限就越长。传统的纸质载体不仅要防止虫蛀、防潮，而且不节能、环保，使用寿命短，在高温、湿度大的环境下容易发生氧化或被腐蚀，并且占用空间大，不好管理。
2.4文件传输费时费力，安全性低
在文件传输过程中，现有纸质文书档案往往采用原始的人工传递方式，不但要设置专人负责，甚至要购置专用交通工具，并且不能保证文件传输的安全性和保密性。文件交流效率极低，会出现在传输过程中资料丢失、损坏，安全性也随之降低。
3.文书档案电子化的优点
3.1电子档案可以提高办公效率
电子档案使用光盘、磁盘作为载体，将信息存储在上面。计算机的运算速度极高，具有强大的信息处理能力，这是计算机参与文书档案管理的最明显优点。它解决了在传统档案管理中人们使用手工操作的时候出现的信息收集不完整，出现漏抄，字迹不工整等问题，节约了人力也提高了准确性。因此，电子信息化管理文书档案相比传统的管理方式，最明显的就是方便，检索效率高。
3.2电子传输，实现资源共享
在原始的手工操作管理中，企事业单位由于不能做到信息共享，使得大量信息闲置在文件柜中，不仅造成资金和资源的浪费，还造成文件和信息查找困难。随着计算机及其网络技术的进一步发展，极大地提高了档案利用工作的质量和效率，通过网络服务这个宽广的平台，可以及时了解档案室概况、工作的重点和最新、最快的档案管理信息动态。
3.3电子文件保存具有很强的稳定性
与纸质档案载体相比，电子文件载体材料的寿命要长得多。纸张的耐久性取决于纤维素的性质，纤维素在一定的条件下容易受到破坏，可发生水解和氧化反应，在档案工作过程中稍不注意就可能发生不可挽回的损失。而电子文件则不同，随着电子技术日新月异，贮存、读取电子文件的设备日趋成熟，我们可以根据不同的需要，选择不同的电子载体，如VCD、DVD光碟，小容量的闪存U盘，大容量的移动硬盘等等。这些载体的普遍特点都是存、读方便快捷，易于传递，且贮存时间长，受外部环境影响小，不易损坏，具有很强的稳定性。
3.4提高了文件传递的速度和安全性
以往文书档案办理过程中，办理人员私存文件或文件在传递过程中丢失、延误的情况时有发生，给档案人员归档和其他人员检索利用造成很大不便。而应用计算机网络技术，可直接通过网络进行传递，大大提高了文件传递的安全性和及时性。
4.加快推进档案信息化技术的基本原则
4.1科学化规范化和精细化原则
标准化、规范化、精细化是强化电子文档管理的重要原则，因为文档管理本身就是一项严谨细致的工作，必须要进一步细化档案工作标准和规范，才能提高档案管理的质量和效率要求。
4.2快捷与安全同步的原则
信息化在提高办事效率、质量和速度的同时，也给安全保密工作带来诸多压力和挑战。所以，要坚持快捷与安全同步的原则，在确保安全基础上提高工作效率，不断增强信息化条件下档案管理的全安系数，强调安全使用和管理。
4.3效益与质量兼顾的原则
因为档案信息数字化建设的艰巨性、复杂性和繁重性，因此需要投入相当的人、财、物力，所以，要坚持效益与质量兼顾的原则，研究自身实力，分析客户需求，强化建档质量，思考快捷安全建档的途径。
5.做好文书档案管理工作的重要意义
单位档案记载着这个单位发展史上的优秀成果，对研究本单位的经营业绩和科学发展提供了第一手资料，是进行科学分析，扬长避短，制定发展方向的好教材。档案管理工作做好了，一方面为单位行政管理人员及时了解单位整体经营状况，适时调整经营策略提供准確依据，为经营决策提供支持性证据。文书档案的信息电子化应用在发展过程中有利有弊，就其对现代档案工作的贡献来说，利是远远大于弊的。我们在充分享受网络信息电子化方便、快捷的同时，更要时刻注意维护系统信息的安全。
6.结论
随着科学技术的日益发展，信息科学已经影响着我们的生活方式，文书档案电子化管理已成为未来事业单位档案管理的必然趋势，也将成为当前机关事业单位发展中主要的档案管理手段。电子档案与传统档案无论其本身还是其管理方式、管理内容上，都有很大不同，文书档案电子化管理已逐步取代传统的纸质档案管理，更是实现档案电子化管理过程中对其精确化划分和系统化整理的有利基础和前提条件。文书档案的归档、保管和利用，是一项极其重要而复杂的工作。很多技术细节仍然需要档案工作者结合本职工作，利用先进电子设备，学习高新技术不断探索和求证。科学规范的档案管理只有坚持与时俱进，才能适应新形势的需要，开创档案管理工作的新局面，最大限度地为事业单位未来发展和领导决策做出应有的贡献。
参考文献：
[1]文归贤.文书档案管理中存在的问题与对策之我见[J].现代经济信息，2010（16）：62.
[2]陈逸辉.试论文书档案管理的特点和趋势.[J].中国科技博览，2010（21）：302.
[3]褚立慧.文书档案管理中存在的问题与对策研究.[J].黑河学刊，2011（2）：165.
[4]南剑茜.文书档案管理信息电子化应用《商场现代化》2011年第03期
[5]俞锦福.探讨文书档案管理信息的电子化应用《时代报告》2011年12月
[6]董永昌.电子文件与档案管理，百家出版社