论文部分内容阅读
【摘 要】城建档案的接收与收集都是为了收档案，只不过有着档案馆、基层档案室在具体应用时间段上和操作方法的区别，笔者根据多年实践经验，耳濡目染档案馆、室，在档案接收与收集过程中的具体情况，特意加以分析研究，期望总结一些有利于档案收集工作的规范性提示，倡导全市实行统一的档案专业标准和规范化的操作规程。
【关键词】城建档案;接收与收集;方法与措施
城建档案的接收与收集，是城建档案馆、室履行国家赋予的职责，通过归档、移交、征集等手段，将城建档案收集起来，实行集中统一管理。这是档案馆的基础性工作，由于城建档案是由许多单位，在城市建设活动中形成的，建设单位又有系统内外的区别，就造成了档案资源的分散状态，为了维护城建档案的齐全与完整，国家规定了“统一领导、集中管理的原则”，建立以城市城建档案馆为中心，区、县为网站，各城建档案形成单位档案馆（室）为基础的网络管理体系，把分散的城建档案资源接收、收集起来，集中到档案馆统一管理。这是一项系统工程，也是一项利国利民的大事业，其中的某一个环节出现问题，都会影响整个系统的协调运转，特别是在城市经济转型时期，一些撤并、转产的单位，更容易导致城建档案的遗失。在“专业档案实行统一管理”原则指导下，各建设单位都要建立相应的基层档案管理机构（室或组），负责本单位城建档案的搜集、整理、保管、提供利用和向城建档案馆移交。这既然是一项系统性的工作，就必须确立一套统一的业务操作规程，来规范系统工程的协调运转。
１．城建档案馆的档案收集
城建档案馆是依据国家城建档案管理的法规、政策，把凡是属于城建档案接收范围的，所有立档(包括即将撤消的)单位形成的，具有保存价值的城建档案，全部接收进馆统一管理。 城建档案馆收集工作措施主要有：
1.1宣传行业法规，提高各界人士的城建档案意识，运用法律、行政、经济的手段，多管齐下，理顺、疏通各种接收渠道来收集档案
鉴于城建档案的形成特点是分布面广、形成量大、种类多样，又涉及到各行各业，直接接收比较困难，往往须要依靠本系统城市规划、建设、管理部门的行政和业务部门的配合，请他们在审批报建手续和竣工验收时协助把关。例如，现在实行的工程竣工档案责任书制度，就是在建设单位办理审批时，就明确告知建设单位，工程档案的归档要求；在竣工验收时，档案不符合标准，不完整，将不给予验收签证。如果行政手段不行时，有的时候甚至还要采用法律措施，或是经济制裁手段，以确保档案按照进馆规定，完整、准确的移交、报送城建档案馆。
1.2发挥城建档案管理网络作用
城建档案馆要与有关部门广泛建立信息联系，采取多种形式搜集信息来源，发现城建档案的形成，就主动进入超前控制。在网络建设上，城建档案馆要树立为基层档案人员服务的思想，帮助解决工作上的实际困难，为他们提供法律性的援助，和技术上的帮助；激励基层档案人员的工作热情和责任心，共同搞好档案收集管理工作。
1.3深入基层单位进行业务指导，主动上门接收集档案
城建档案馆要经常深入基层单位进行业务指导，帮助基层档案人员收集、整理档案，还要坚持参加工程竣工验收，这样即可以使档案馆做到超前部署，提前指导，又能及时查漏补缺，确保城建档案能完整、准确地报送进馆。
1.4向社会广泛征集城建档案资料，弥补档案的不足
对散存在各机关、团体、单位及个人手中的有关城市规划、建设、管理等方面的，具有参考价值的城建档案资料，应采取有偿或无偿的办法，向社会广泛地收集、公开征集，以调整馆藏结构，丰富馆藏。
1.5建立健全补报制度
当档案已经接收进馆，又发现档案记录的实物与档案发生了变化，应要求原移交单位，或现行主管部门按照规定补报所变更后的材料，确保档案的真实性。
1.6提倡城建档案工作创新
城建档案馆要不断完善各项规章制度，强化档案接收手段，把任务指标尽量地细化，要体现出具体标准尺度，目标职责明确，实行有奖有罚的激励制度，激励城建档案的接收、收集。
2.基层档案室的收集
基层档案室的收集工作，是复杂而细致的工作。因此，各建设单位的基层档案管理机构（室或组），应建立健全各种规章制度，坚持常规的档案工作秩序，把城建文件材料的归档、立卷工作纳入档案人员的岗位责任制， 根据城建活动程序，把档案形成、积累、归档、整理、报送城建档案馆的整套操作规程都纳入工作程序，制定具体的档案归档范围和时间限度，按制度接收城建文件材料。另外，还要通过各种方式，注重对零散的城建文件材料的收集，确保归档和报馆的档案齐全、完整。基层单位的城建档案收集方法主要有以下三个方面：
2.1基层档案室的建档工作要与工程建设实行“四纳入”、“三同步”
具体说来就是：(1)纳入技术管理。即工程一开始，就同步开展建档工作。企业的科技工作管理，必须包括建设工程档案的归档内容，并建立与项目相适应的档案资料管理人员，统一管理建设项目的文件材料； (2)纳入建设工程进度管理，把工程建设与竣工资料的积累、整编、审定工作同步进行； (3)纳入技术部门和技术人员的岗位责任制。把工程技术文件材料的形成、收集、整理、立卷、归档要求列入技术部门及人员的岗位责任制，确保在工程竣工验收时，要提交一套完整的施工图同步参与竣工验收，待竣工验收合格，便及时转变成归档的城建档案。如果档案不齐全、不完整，档案人员可拒绝在竣工验收报告上用印，或拒绝在档案上签字；财务方面可不予结算，不予报销费用等； (4)纳入工程计划管理。城建档案资料的形成是建设工程活动的记录，基本程序与活动规律离不开计划管理，档案的收集要根据工程的进度，预测文件材料形成的时间及其归档内容，有计划地、及时主动地做好档案的收集工作。
2.2采取多重方式相结合的方法收集档案
档案人员要了解单位基建情况，主动与业务部门建立合作关系，对档案管理较薄弱的部门，档案人员要协助他们做好档案的收集归档工作。档案人员要认真履行工作职责，加强日常的收集工作。还应深入工地现场，把档案接收、督促归档、业务指导与现场收集相结合；随时收集和集中收集相结合；内部收集和外部收集相结合的工作方法运用到档案的收集全过程中。对归档中遗漏、零散的材料，或因人员调动、移交，或因工程项目中断，或因故变化产生的设计变更的材料，要及时组织补充归档。对周期较长的项目，应根据基建活动的特点，定期接收。
2.3增强档案意识，端正服务方向，搞好档案法规、政策的宣传，争取领导的重视和支持，是保证城建档案工作的有关方针、政策及管理制度落实，做好档案归档材料收集的重要保障。
3.城建档案的接收与收集工作
目前，城建档案的接收与收集，主要是执行国家建设部和省建设厅《建设工程档案责任书》和《建设工程档案合格证》制度，这是依据《建设工程质量管理条例》来认定建设工程项目档案是否齐全、完整、准确的法定凭证。档案馆根据国家规定的工程档案质量标准，“对报送的工程档案认真进行审查，符合规定要求的，颁发《建设工程档案合格证》，不符合要求的，责令其限期改正”。另外还规定：“各级规划、建筑管理部门在建设单位办理建设工程规划许可证、施工许可证和工程竣工验收备案等手续时，要严格把关。未按规定签定《建设工程档案责任书》的，不予发放建设工程规划许可证、施工许可证，未取得《建设工程档案合格证》的，不予办理工程竣工验收备案、审查手续”。档案馆在建设主管部门的全力配合配合下，,按照国家《建设工程文件归档整理规范》的标准，遵循城建档案的形成规律,从档案资料的形成阶段开始，就要加强档案工作的业务指导，才能确保档案的收集工作顺利进行，达到归档的质量要求，真正实现档案的分类、立卷、编目、整理、等一系列操作规程的标准化管理。
建立健全统一的档案接收收集操作规程，更有利于各级档案人员接收城建档案。因此，城建档案馆按照档案工作创新服务的要求，重新修订完善《城建档案归档制度》等14项规章和《城建档案馆职责》、《城建档案接收、收集工作职责》等12 项业务岗位责任制度,并在行业里宣传推广，全面规范了城建档案馆工作程序，使档案移交工作依法走上法制化、规范化的轨道。由于上下齐心努力，自2000年以来, 城建档案馆通过城市规划、建筑管理等部门的配合，与建设单位签订《建设工程竣工档案报送责任书》达到90％以上，先后颁发《建设工程档案合格证》657份。自2002年以来，已经接收包括国家粮庫在内的工程竣工档案4451卷。为了方便工程竣工档案的编报，城建档案馆还将建设工程竣工档案的编报程序、内容及要求编印成《建设工程竣工档案编报须知》手册，发给建设单位和基层档案人员，指导城建档案的编报与收集。
实践证明，城建档案馆在做好报送档案接收的同时，还要经常对基层单位的编制进行指导和监督、坚持参加建设工程的竣工验收工作，把城建档案业务指导工作带进建设工地，帮助基层单位解决工作上的实际困难，督促基层单位建立健全各层机构及其规章制度，推行全市统一的档案专业标准和规范化的操作规程，这都是确保各级档案人员做好档案接收工作的实践经验。
【关键词】城建档案;接收与收集;方法与措施
城建档案的接收与收集，是城建档案馆、室履行国家赋予的职责，通过归档、移交、征集等手段，将城建档案收集起来，实行集中统一管理。这是档案馆的基础性工作，由于城建档案是由许多单位，在城市建设活动中形成的，建设单位又有系统内外的区别，就造成了档案资源的分散状态，为了维护城建档案的齐全与完整，国家规定了“统一领导、集中管理的原则”，建立以城市城建档案馆为中心，区、县为网站，各城建档案形成单位档案馆（室）为基础的网络管理体系，把分散的城建档案资源接收、收集起来，集中到档案馆统一管理。这是一项系统工程，也是一项利国利民的大事业，其中的某一个环节出现问题，都会影响整个系统的协调运转，特别是在城市经济转型时期，一些撤并、转产的单位，更容易导致城建档案的遗失。在“专业档案实行统一管理”原则指导下，各建设单位都要建立相应的基层档案管理机构（室或组），负责本单位城建档案的搜集、整理、保管、提供利用和向城建档案馆移交。这既然是一项系统性的工作，就必须确立一套统一的业务操作规程，来规范系统工程的协调运转。
１．城建档案馆的档案收集
城建档案馆是依据国家城建档案管理的法规、政策，把凡是属于城建档案接收范围的，所有立档(包括即将撤消的)单位形成的，具有保存价值的城建档案，全部接收进馆统一管理。 城建档案馆收集工作措施主要有：
1.1宣传行业法规，提高各界人士的城建档案意识，运用法律、行政、经济的手段，多管齐下，理顺、疏通各种接收渠道来收集档案
鉴于城建档案的形成特点是分布面广、形成量大、种类多样，又涉及到各行各业，直接接收比较困难，往往须要依靠本系统城市规划、建设、管理部门的行政和业务部门的配合，请他们在审批报建手续和竣工验收时协助把关。例如，现在实行的工程竣工档案责任书制度，就是在建设单位办理审批时，就明确告知建设单位，工程档案的归档要求；在竣工验收时，档案不符合标准，不完整，将不给予验收签证。如果行政手段不行时，有的时候甚至还要采用法律措施，或是经济制裁手段，以确保档案按照进馆规定，完整、准确的移交、报送城建档案馆。
1.2发挥城建档案管理网络作用
城建档案馆要与有关部门广泛建立信息联系，采取多种形式搜集信息来源，发现城建档案的形成，就主动进入超前控制。在网络建设上，城建档案馆要树立为基层档案人员服务的思想，帮助解决工作上的实际困难，为他们提供法律性的援助，和技术上的帮助；激励基层档案人员的工作热情和责任心，共同搞好档案收集管理工作。
1.3深入基层单位进行业务指导，主动上门接收集档案
城建档案馆要经常深入基层单位进行业务指导，帮助基层档案人员收集、整理档案，还要坚持参加工程竣工验收，这样即可以使档案馆做到超前部署，提前指导，又能及时查漏补缺，确保城建档案能完整、准确地报送进馆。
1.4向社会广泛征集城建档案资料，弥补档案的不足
对散存在各机关、团体、单位及个人手中的有关城市规划、建设、管理等方面的，具有参考价值的城建档案资料，应采取有偿或无偿的办法，向社会广泛地收集、公开征集，以调整馆藏结构，丰富馆藏。
1.5建立健全补报制度
当档案已经接收进馆，又发现档案记录的实物与档案发生了变化，应要求原移交单位，或现行主管部门按照规定补报所变更后的材料，确保档案的真实性。
1.6提倡城建档案工作创新
城建档案馆要不断完善各项规章制度，强化档案接收手段，把任务指标尽量地细化，要体现出具体标准尺度，目标职责明确，实行有奖有罚的激励制度，激励城建档案的接收、收集。
2.基层档案室的收集
基层档案室的收集工作，是复杂而细致的工作。因此，各建设单位的基层档案管理机构（室或组），应建立健全各种规章制度，坚持常规的档案工作秩序，把城建文件材料的归档、立卷工作纳入档案人员的岗位责任制， 根据城建活动程序，把档案形成、积累、归档、整理、报送城建档案馆的整套操作规程都纳入工作程序，制定具体的档案归档范围和时间限度，按制度接收城建文件材料。另外，还要通过各种方式，注重对零散的城建文件材料的收集，确保归档和报馆的档案齐全、完整。基层单位的城建档案收集方法主要有以下三个方面：
2.1基层档案室的建档工作要与工程建设实行“四纳入”、“三同步”
具体说来就是：(1)纳入技术管理。即工程一开始，就同步开展建档工作。企业的科技工作管理，必须包括建设工程档案的归档内容，并建立与项目相适应的档案资料管理人员，统一管理建设项目的文件材料； (2)纳入建设工程进度管理，把工程建设与竣工资料的积累、整编、审定工作同步进行； (3)纳入技术部门和技术人员的岗位责任制。把工程技术文件材料的形成、收集、整理、立卷、归档要求列入技术部门及人员的岗位责任制，确保在工程竣工验收时，要提交一套完整的施工图同步参与竣工验收，待竣工验收合格，便及时转变成归档的城建档案。如果档案不齐全、不完整，档案人员可拒绝在竣工验收报告上用印，或拒绝在档案上签字；财务方面可不予结算，不予报销费用等； (4)纳入工程计划管理。城建档案资料的形成是建设工程活动的记录，基本程序与活动规律离不开计划管理，档案的收集要根据工程的进度，预测文件材料形成的时间及其归档内容，有计划地、及时主动地做好档案的收集工作。
2.2采取多重方式相结合的方法收集档案
档案人员要了解单位基建情况，主动与业务部门建立合作关系，对档案管理较薄弱的部门，档案人员要协助他们做好档案的收集归档工作。档案人员要认真履行工作职责，加强日常的收集工作。还应深入工地现场，把档案接收、督促归档、业务指导与现场收集相结合；随时收集和集中收集相结合；内部收集和外部收集相结合的工作方法运用到档案的收集全过程中。对归档中遗漏、零散的材料，或因人员调动、移交，或因工程项目中断，或因故变化产生的设计变更的材料，要及时组织补充归档。对周期较长的项目，应根据基建活动的特点，定期接收。
2.3增强档案意识，端正服务方向，搞好档案法规、政策的宣传，争取领导的重视和支持，是保证城建档案工作的有关方针、政策及管理制度落实，做好档案归档材料收集的重要保障。
3.城建档案的接收与收集工作
目前，城建档案的接收与收集，主要是执行国家建设部和省建设厅《建设工程档案责任书》和《建设工程档案合格证》制度，这是依据《建设工程质量管理条例》来认定建设工程项目档案是否齐全、完整、准确的法定凭证。档案馆根据国家规定的工程档案质量标准，“对报送的工程档案认真进行审查，符合规定要求的，颁发《建设工程档案合格证》，不符合要求的，责令其限期改正”。另外还规定：“各级规划、建筑管理部门在建设单位办理建设工程规划许可证、施工许可证和工程竣工验收备案等手续时，要严格把关。未按规定签定《建设工程档案责任书》的，不予发放建设工程规划许可证、施工许可证，未取得《建设工程档案合格证》的，不予办理工程竣工验收备案、审查手续”。档案馆在建设主管部门的全力配合配合下，,按照国家《建设工程文件归档整理规范》的标准，遵循城建档案的形成规律,从档案资料的形成阶段开始，就要加强档案工作的业务指导，才能确保档案的收集工作顺利进行，达到归档的质量要求，真正实现档案的分类、立卷、编目、整理、等一系列操作规程的标准化管理。
建立健全统一的档案接收收集操作规程，更有利于各级档案人员接收城建档案。因此，城建档案馆按照档案工作创新服务的要求，重新修订完善《城建档案归档制度》等14项规章和《城建档案馆职责》、《城建档案接收、收集工作职责》等12 项业务岗位责任制度,并在行业里宣传推广，全面规范了城建档案馆工作程序，使档案移交工作依法走上法制化、规范化的轨道。由于上下齐心努力，自2000年以来, 城建档案馆通过城市规划、建筑管理等部门的配合，与建设单位签订《建设工程竣工档案报送责任书》达到90％以上，先后颁发《建设工程档案合格证》657份。自2002年以来，已经接收包括国家粮庫在内的工程竣工档案4451卷。为了方便工程竣工档案的编报，城建档案馆还将建设工程竣工档案的编报程序、内容及要求编印成《建设工程竣工档案编报须知》手册，发给建设单位和基层档案人员，指导城建档案的编报与收集。
实践证明，城建档案馆在做好报送档案接收的同时，还要经常对基层单位的编制进行指导和监督、坚持参加建设工程的竣工验收工作，把城建档案业务指导工作带进建设工地，帮助基层单位解决工作上的实际困难，督促基层单位建立健全各层机构及其规章制度，推行全市统一的档案专业标准和规范化的操作规程，这都是确保各级档案人员做好档案接收工作的实践经验。