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知识经济时代的到来，计算机和网络技术的迅猛发展，传统的文书立卷管理工作已适应不了新形势发展的需要，改革创新，已迫在眉睫，必须在改变以往管理理念的同时，改变传统的管理手段。文书立卷改革工作，标志着机关档案工作朝着档案建设规范化、工作目标考核标准化、档案管理现代化的目标又迈进了一步。
1.目前档案信息开发工作存在的问题
1.1管理结构单一
文书档案所占比例偏重，而科技、专业档案所占比例偏小。这样的文书结构，从开发档案信息资源的角度分析，使开发利用档案信息的范围狭窄了，因为社会对档案信息的需求是多方面的，大量的文书档案中涉及经济内容的较少，因而，使这些档案信息直接服务于经济建设，存在着较大的难度。
1.2是档案特色不明显
反映地方特色经济、特色文化以及风土人情等方面的档案较少，也正因为特色档案没有系统地建立起来，因而开发档案信息资源为发展地方经济和各项工作服务，也就缺乏强有力的针对性。
1.3是档案编研工作滞后
编研材料存在着重文书轻科技、重历史轻经济的现象，致使编研材料档次低，适应形势发展的编研成果少，编研成果利用率低下。
1.4是档案工作者服务意识不足，服务手段单一
管理处在封闭状况，向外界宣传较少，对文书档案的结构和内容更是知之甚少。而档案工作者却处于坐等利用的被动服务方式。在思想观念上不同程度地缺乏市场经济意识，依旧把管好档案作为档案工作的重点，没有充分认识到档案信息的潜在作用，致使档案工作与经济建设和精神文明建设不相协调。而目前仍有大部分为手工检索，检索效率不高。
2.抓好公文制发，为推进档案工作规范化
公文是档案的前身，档案是公文转化而来。可以说公文制发的怎样，不仅仅决定公文本身的质量，同时，也影响日后档案的质量，决定了档案工作规范化、标准化的质量问题。因此，注意解决好规范化、标准化问题，以提高档案实体质量，为档案工作实施规范化、标准经管理打下牢固的工作基础。明确提出任何时候、任何情况下都要做到“四要”：首先公文用纸质量要好，幅面尺寸规格要统一、规范、标准，符合国家的有关规定。排版形式为横写横排，左上角装订。二是注意检查制发公文是否履行了签发手续，是否符合审批权限，公文标题是否准确，主送单位和抄送单位准不准，落款是否与公文一致，有无日期等。三是公文字迹要牢固清晰。不论是草拟公文，缮印公文，还是做出的各种记录、报表、签字、批注等，都不应使用容易褪色的笔种、墨水和纸张，以保证字迹鲜明、清晰，有利于日后长久保管利用。四是使用文种要合理，拟制格式要规范，行文不要滥用简称和使用不规范的字，以利于日后标准化、现代化检索手续的实施应用。
3.抓住关键环节，进行立卷归档
要注意解决好三个问题。
3.1是要准确把握文件立卷归档的时效性
完成现行文件阶段任务的，才能予以立卷或归档，而没有完成的，则不能立卷或归档，否则，将会给档案管理造成无序和混乱。
3.2是明确立卷归档的重点和进行合理的立卷分工
要在“以我为主”原则指导下确立立卷归档的重点，在实际工作中要注意区分文件与资料，特别是要注意区分在内容、形式和作用等方面都具有很多相似之处的文件资料，具体问题具体分析，以减少档案管理中的重复度和信息冗余度，提高档案利用的效率和效果。
3.3是坚持贯彻“以我为主”归档原则的前提下
要注意有效地维护卷宗的完整性。在归档工作中既要掌握重点，分清主次，把住卷宗的入口关，使不该归档文件不致混入，同时，又要注意防止应归档文件的散失。
4.加强档案信息开发工作，更好为社会经济发展服务
4.1是更新观念，强化主动服务意识
首要的问题是解决思想认识问题，必须要进一步解放思想，更新观念，牢固树立以经济建设为中心的思想，以邓小平同志“三个有利于”理论指导我们的实际工作，克服“等、靠、要”的思想，破除“等待观望、坐而论道”的消极观念，树立主动服务、主动参与意识，以历史主人翁的姿态，积极投身到档案信息资源开发工作中来。
4.2是加强对档案用户的宣传
我们必须向社会各界广大档案用户提供利用方面的宣传和指导，提高他们查档案利用的能力。为此要做好五个方面的服务工作：
4.2.1介绍文书档案的内容、成分和价值状况。
4.2.2介绍利用档案的规章制度和手续。
4.2.3介绍档案检索工具及其使用方法。
4.2.4介绍利用档案的方式。
4.2.5介绍档案编研成果。
4.3是丰富内容，提高文书档案质量。就是按照《档案法》和《档案法实施办法》的有关规定，多层次，多渠道征集和收集档案资料，丰富文书，提高文书质量。从资源结构看，文书档案既要有公务性档案（包括官方机构和半官方机构的公务活动形成的档案），又要有非公务性档案（包括民间机构活动，个人及其家庭，家族活动中形成的档案）；从内容结构看，既有文书档案，又要有科技档案。
5.档案立卷改革的必要性
与传统的文书立卷方法相比，归档文件整理《规则》主要表现了三个转变。
5.1是从“卷”转变为“件”
《规则》取消了“案卷”，而以“件”为整理、保管、统计、档案移交单位，将归档文件按件进行装订、分类、排列、编目等，使立卷工作简单化，从而避免了以往由于“卷”的工作带来的组卷不合理、案卷题名拟写不准确等问题，大大提高了归档文件质量。
5.2是从“传统”转变为“现代”
在过去相当长的时间内，档案管理工作主要表现为传统的手工管理方式，而《规则》的出台，是在计算机文档管理软件的支持下进行归档文件整理，摒弃了手工管理模式，实现了档案管理现代化，大大减轻了档案整理工作量，从总体上提高了档案工作水平。
5.3是从“封闭”转变为“开放”。长期以来档案人员只关心档案的收集、保存，忙于一般性保管事务，档案管理工作成为一项机械性封闭工作。
6.实行文书立卷改革中应注意的问题
6.1《归档文件整理规则》对“件”的定义是归档文件的整理单位
由于在作为检索工具的归档文件目錄中只能反映出装订在最前面的作为主要文件的标题，具体怎么做的，只有当时整理的人知道，一旦岗位变动，标题后究竟隐含了哪些文件时，上一级机关重要的批示、或是同一事件办理过程中形成的一组若干有联系的往来文件，宜分不宜合，可把所有批示并成一件或各为一件，并在归档文件目录的“备注”栏加以说明，以备将来查找方便。
6.2应注意文件保管期限分析与鉴定
文件的保管期限取决于文件本身的价值，因此，档案员必须仔细审查每份文件的内容。如果与本机关主要职能活动密切相关，价值就高，期限就长，反之，价值就低，期限就短，而不能单纯将文件划为上级机关、本机关、平行机关和下级机关形成文件，加以机械规定，要灵活、辩证地看待文件价值，合理划分保管期限，为档案的利用提供完善的保障。
6.3应注意“事由”的划分与确定
新《规则》取消了以往按“问题”的六个特殊进行分类组合，而是按“事由”结合时间、重要程序“排列”。“事由”的通常含义，一是指事情的原委，二是指本件公文的主要内容。对“事由”的把握准确与否，对档案的整理、利用有着重要的意义。很多老档案员习惯把“事由”等同于传统立卷方法里的“问题”，其实不然。事由并不是指一类相同性质的事情，它的内涵要比问题小得多。
7.结束语
档案管理现代化、信息化的快速发展进程，要求传统的文书立卷方法必须改革，文书立卷改革的内容是文档一体化管理的重要体现，它不仅仅是一种管理方法的改革，也是管理思想与思维观念的根本改变，因此，我们要不断研究文书立卷改革的新思路、新方法，使之更方便快捷地适应高速发展的信息产业的需要。
1.目前档案信息开发工作存在的问题
1.1管理结构单一
文书档案所占比例偏重，而科技、专业档案所占比例偏小。这样的文书结构，从开发档案信息资源的角度分析，使开发利用档案信息的范围狭窄了，因为社会对档案信息的需求是多方面的，大量的文书档案中涉及经济内容的较少，因而，使这些档案信息直接服务于经济建设，存在着较大的难度。
1.2是档案特色不明显
反映地方特色经济、特色文化以及风土人情等方面的档案较少，也正因为特色档案没有系统地建立起来，因而开发档案信息资源为发展地方经济和各项工作服务，也就缺乏强有力的针对性。
1.3是档案编研工作滞后
编研材料存在着重文书轻科技、重历史轻经济的现象，致使编研材料档次低，适应形势发展的编研成果少，编研成果利用率低下。
1.4是档案工作者服务意识不足，服务手段单一
管理处在封闭状况，向外界宣传较少，对文书档案的结构和内容更是知之甚少。而档案工作者却处于坐等利用的被动服务方式。在思想观念上不同程度地缺乏市场经济意识，依旧把管好档案作为档案工作的重点，没有充分认识到档案信息的潜在作用，致使档案工作与经济建设和精神文明建设不相协调。而目前仍有大部分为手工检索，检索效率不高。
2.抓好公文制发，为推进档案工作规范化
公文是档案的前身，档案是公文转化而来。可以说公文制发的怎样，不仅仅决定公文本身的质量，同时，也影响日后档案的质量，决定了档案工作规范化、标准化的质量问题。因此，注意解决好规范化、标准化问题，以提高档案实体质量，为档案工作实施规范化、标准经管理打下牢固的工作基础。明确提出任何时候、任何情况下都要做到“四要”：首先公文用纸质量要好，幅面尺寸规格要统一、规范、标准，符合国家的有关规定。排版形式为横写横排，左上角装订。二是注意检查制发公文是否履行了签发手续，是否符合审批权限，公文标题是否准确，主送单位和抄送单位准不准，落款是否与公文一致，有无日期等。三是公文字迹要牢固清晰。不论是草拟公文，缮印公文，还是做出的各种记录、报表、签字、批注等，都不应使用容易褪色的笔种、墨水和纸张，以保证字迹鲜明、清晰，有利于日后长久保管利用。四是使用文种要合理，拟制格式要规范，行文不要滥用简称和使用不规范的字，以利于日后标准化、现代化检索手续的实施应用。
3.抓住关键环节，进行立卷归档
要注意解决好三个问题。
3.1是要准确把握文件立卷归档的时效性
完成现行文件阶段任务的，才能予以立卷或归档，而没有完成的，则不能立卷或归档，否则，将会给档案管理造成无序和混乱。
3.2是明确立卷归档的重点和进行合理的立卷分工
要在“以我为主”原则指导下确立立卷归档的重点，在实际工作中要注意区分文件与资料，特别是要注意区分在内容、形式和作用等方面都具有很多相似之处的文件资料，具体问题具体分析，以减少档案管理中的重复度和信息冗余度，提高档案利用的效率和效果。
3.3是坚持贯彻“以我为主”归档原则的前提下
要注意有效地维护卷宗的完整性。在归档工作中既要掌握重点，分清主次，把住卷宗的入口关，使不该归档文件不致混入，同时，又要注意防止应归档文件的散失。
4.加强档案信息开发工作，更好为社会经济发展服务
4.1是更新观念，强化主动服务意识
首要的问题是解决思想认识问题，必须要进一步解放思想，更新观念，牢固树立以经济建设为中心的思想，以邓小平同志“三个有利于”理论指导我们的实际工作，克服“等、靠、要”的思想，破除“等待观望、坐而论道”的消极观念，树立主动服务、主动参与意识，以历史主人翁的姿态，积极投身到档案信息资源开发工作中来。
4.2是加强对档案用户的宣传
我们必须向社会各界广大档案用户提供利用方面的宣传和指导，提高他们查档案利用的能力。为此要做好五个方面的服务工作：
4.2.1介绍文书档案的内容、成分和价值状况。
4.2.2介绍利用档案的规章制度和手续。
4.2.3介绍档案检索工具及其使用方法。
4.2.4介绍利用档案的方式。
4.2.5介绍档案编研成果。
4.3是丰富内容，提高文书档案质量。就是按照《档案法》和《档案法实施办法》的有关规定，多层次，多渠道征集和收集档案资料，丰富文书，提高文书质量。从资源结构看，文书档案既要有公务性档案（包括官方机构和半官方机构的公务活动形成的档案），又要有非公务性档案（包括民间机构活动，个人及其家庭，家族活动中形成的档案）；从内容结构看，既有文书档案，又要有科技档案。
5.档案立卷改革的必要性
与传统的文书立卷方法相比，归档文件整理《规则》主要表现了三个转变。
5.1是从“卷”转变为“件”
《规则》取消了“案卷”，而以“件”为整理、保管、统计、档案移交单位，将归档文件按件进行装订、分类、排列、编目等，使立卷工作简单化，从而避免了以往由于“卷”的工作带来的组卷不合理、案卷题名拟写不准确等问题，大大提高了归档文件质量。
5.2是从“传统”转变为“现代”
在过去相当长的时间内，档案管理工作主要表现为传统的手工管理方式，而《规则》的出台，是在计算机文档管理软件的支持下进行归档文件整理，摒弃了手工管理模式，实现了档案管理现代化，大大减轻了档案整理工作量，从总体上提高了档案工作水平。
5.3是从“封闭”转变为“开放”。长期以来档案人员只关心档案的收集、保存，忙于一般性保管事务，档案管理工作成为一项机械性封闭工作。
6.实行文书立卷改革中应注意的问题
6.1《归档文件整理规则》对“件”的定义是归档文件的整理单位
由于在作为检索工具的归档文件目錄中只能反映出装订在最前面的作为主要文件的标题，具体怎么做的，只有当时整理的人知道，一旦岗位变动，标题后究竟隐含了哪些文件时，上一级机关重要的批示、或是同一事件办理过程中形成的一组若干有联系的往来文件，宜分不宜合，可把所有批示并成一件或各为一件，并在归档文件目录的“备注”栏加以说明，以备将来查找方便。
6.2应注意文件保管期限分析与鉴定
文件的保管期限取决于文件本身的价值，因此，档案员必须仔细审查每份文件的内容。如果与本机关主要职能活动密切相关，价值就高，期限就长，反之，价值就低，期限就短，而不能单纯将文件划为上级机关、本机关、平行机关和下级机关形成文件，加以机械规定，要灵活、辩证地看待文件价值，合理划分保管期限，为档案的利用提供完善的保障。
6.3应注意“事由”的划分与确定
新《规则》取消了以往按“问题”的六个特殊进行分类组合，而是按“事由”结合时间、重要程序“排列”。“事由”的通常含义，一是指事情的原委，二是指本件公文的主要内容。对“事由”的把握准确与否，对档案的整理、利用有着重要的意义。很多老档案员习惯把“事由”等同于传统立卷方法里的“问题”，其实不然。事由并不是指一类相同性质的事情，它的内涵要比问题小得多。
7.结束语
档案管理现代化、信息化的快速发展进程，要求传统的文书立卷方法必须改革，文书立卷改革的内容是文档一体化管理的重要体现，它不仅仅是一种管理方法的改革，也是管理思想与思维观念的根本改变，因此，我们要不断研究文书立卷改革的新思路、新方法，使之更方便快捷地适应高速发展的信息产业的需要。