论文部分内容阅读
当前数字环境日益普及，我们正处在一个“数据大爆炸”的时代，在网络化进程中，人们从事社会活动信息化程度不断加强，档案资源里的电子档案逐渐取代纸张档案成为一种新型传递载体，随着档案用户意识形态转变及社会需求的多样化，档案服务工作由传统的手工管理不断演进成以信息化系统为基础的数字操作。这对传统的档案公共服务与管理提出了新的要求。
一、档案公共服务理论
公共服务是公共产品的一种存在，档案公共服务旨在为社会对象提供内容基本、范围普遍、非盈利性的档案服务。加快社会信息化建设，改进公共服务方式是当前档案公共服务的重要领域。档案馆作为档案主管部门，要坚持“以人为本、利用者至上”的服务理念，坚持为大局着想，为公众服务，强化档案信息开发，提高档案馆藏的共享能力，进而提高档案信息资源的利用率。同时，档案事业如果想持久发展，最重要的就是提高档案服务的公共性和社会性，通过档案资源的开放与利用来促进档案工作方式的变革，改善档案公共服务能力，提高档案服务水平，从而更好的服务公众。
二、数字化背景下档案公共服务能力分析
1.档案数字化为档案管理提供便利
馆藏档案在数字化之后将产生大量的数据，对这些数据的鉴定被前置在形成电子文件之前，通过这种有效的前端控制来降低可能出现的差错和失误，在电子文件形成之时就保证其信息的可靠性。档案数字化之后建立起的全称数据记录制度，通过原始记录来保证电子文件状态变化中的真实性，用这种全过程监控思维可以保证档案的收集、档案的整理、档案的立卷归档、档案的存储整个过程有效运行。
2.档案数字化改变了档案公共服务方式
随着数字环境下信息技术的发展，用户获取信息内容的渠道与方式呈现出广泛化及多变性的特点，档案的管理和利用将传统封闭或者半封闭式的静态服务转变成主动式、开放式的动态服务。通过建立档案信息数据库，将档案公共服务窗口之间、地区之间以及整个社会之间的联系起来，进而建立起跨档案部门、档案行业甚至是跨地区的共享网络，实现公开性、社会性的档案信息资源共享。
三、数字化时代背景下档案公共服务实施的方法
1.最大限度地依靠内部优势、利用外部机会，这是一种最理想的局面，是一种增长性的战略，从而实现可持续发展。
（1）围绕服务进行传统档案的数字化
伴随着生产力的提高与信息手段的创新及信息的相互交互，当前档案资源总量日益增多，档案载体、档案呈现形式各不相同，以往工作的服务内容将不能满足人们日益增长的档案需求，利用计算机技术将原有的纸质档案扫描数字化，建立档案目录数据库及全文数据库，采用磁盘等多样化数字存储设备进行存储，借助互联网的交互实现数字信息的传播与利用。传统档案的信息化较之以往，就是通过载体、形式等方式转变，提高了档案信息资源的利用效率，扩大了信息传播的共享范围。
（2）注重社会意识，发挥档案的社会文化价值
数字化时代背景下，档案逐渐进入社会的各个方面，越来越多的人注意到档案的重要性。但实际上大部分用户并不熟悉档案馆和馆藏设置，特别是一些新颖的服务项目。面临这些情况，档案馆等相关档案公共服务部门应该加大对自身档案的宣传利用工作，开设电话及网络咨询服务，为档案用户细心地解答困惑，认真为利用者指导查询流程。同时在档案利用上满足档案用户的社会文化需求，定期举办档案精品展览，出版内容丰富的档案文献汇编材料，通过档案网站、档案刊物进行公开发表，提高档案在群众中的普及率，实现档案资源的社会文化价值。
（3）积极开展政务公开，促进档案利用。
近年来，我国政府等相关部门在政务公开等问题上已经取得一定的成果。随着政务公开工作的不断深入，公民对档案信息的需求程度与服务要求也日益增长，通过互联网平台，选择既可开放又有可读价值的档案内容公开，如与人们生活息息相关的民生档案等方面的信息、具有教育意义的当地人文历史故事，不受时间、空间的限制满足查档用户不同的需求。
2.依靠内部优势、规避外部威胁，档案馆及其他档案公共服务部门需要利用自己的優势，采用多元化的战略。
（1）积极培育优秀人才，完善人才教育机制。
首先需要引导优秀档案工作人员，鼓励档案人员利用各种形式学习政治、经济、文化方面的知识，提高创新能力和实践能力；其次应建立与完善激励机制，鼓励与资助优秀人才科研、交流、进修等，推行多元化奖惩制度，建立适应本单位实际情况的奖惩制度，营造良好的档案人才合理竞争氛围；再次应组织员工共享团队文化，培养档案工作人员良好的职业道德和团队荣誉感，在思想上培养工作人员良好的价值观，形成组织上的凝聚力，实现员工的自我激励。
（2）完善档案法制建设，为数字化档案公共服务创造法制保障。
首先，从全局的角度对档案服务的相关法律制度进行全面性的规范监督，完善档案法律法规体系，改善档案公共服务的法制环境；其次需及时建立内容全面、结构严谨的档案信息安全法律体系，细化电子文件的归档、新型多媒体档案载体保护的规定，完善档案资源密集保障制度，档案基础设施建设与信息保护系统方面法律保护体系；再次，档案馆应营造安全可靠的服务环境，保障档案工作开展的有序进行；最后，普及公众的档案信息安全知识，从档案法制着手，传播档案安全保障法规体系，强化其档案信息安全保障意识，希望公众学会用法律武器维护自身的合法权益。
（3）建设档案安全体系，推动档案事业发展
首先，要增强档案工作及利用者的档案安全意识，提升数字信息安全的管理素养；其次要确保档案信息的物理环境安全，使光磁等存储载体设备远离静电、磁场等干扰，保持储存空间适宜的湿度及温度，并做好档案信息的备份及异地存放工作；再次，完善档案保护系统的硬件设置和软件环境，采取新型防火墙技术、加密技术来抵御非法用户入侵带来的威胁；最后，档案资料大多属于单一保存资料，被破坏后还原难度较大，所以档案资料应该以安全保障预防为主，对档案数据库设立全面的危险因素防控机制与设备，完善档案利用服务工作的具体环节，从最大程度上预防档案破坏行为事件的产生。
（作者单位：江苏省如皋市档案局）
一、档案公共服务理论
公共服务是公共产品的一种存在，档案公共服务旨在为社会对象提供内容基本、范围普遍、非盈利性的档案服务。加快社会信息化建设，改进公共服务方式是当前档案公共服务的重要领域。档案馆作为档案主管部门，要坚持“以人为本、利用者至上”的服务理念，坚持为大局着想，为公众服务，强化档案信息开发，提高档案馆藏的共享能力，进而提高档案信息资源的利用率。同时，档案事业如果想持久发展，最重要的就是提高档案服务的公共性和社会性，通过档案资源的开放与利用来促进档案工作方式的变革，改善档案公共服务能力，提高档案服务水平，从而更好的服务公众。
二、数字化背景下档案公共服务能力分析
1.档案数字化为档案管理提供便利
馆藏档案在数字化之后将产生大量的数据，对这些数据的鉴定被前置在形成电子文件之前，通过这种有效的前端控制来降低可能出现的差错和失误，在电子文件形成之时就保证其信息的可靠性。档案数字化之后建立起的全称数据记录制度，通过原始记录来保证电子文件状态变化中的真实性，用这种全过程监控思维可以保证档案的收集、档案的整理、档案的立卷归档、档案的存储整个过程有效运行。
2.档案数字化改变了档案公共服务方式
随着数字环境下信息技术的发展，用户获取信息内容的渠道与方式呈现出广泛化及多变性的特点，档案的管理和利用将传统封闭或者半封闭式的静态服务转变成主动式、开放式的动态服务。通过建立档案信息数据库，将档案公共服务窗口之间、地区之间以及整个社会之间的联系起来，进而建立起跨档案部门、档案行业甚至是跨地区的共享网络，实现公开性、社会性的档案信息资源共享。
三、数字化时代背景下档案公共服务实施的方法
1.最大限度地依靠内部优势、利用外部机会，这是一种最理想的局面，是一种增长性的战略，从而实现可持续发展。
（1）围绕服务进行传统档案的数字化
伴随着生产力的提高与信息手段的创新及信息的相互交互，当前档案资源总量日益增多，档案载体、档案呈现形式各不相同，以往工作的服务内容将不能满足人们日益增长的档案需求，利用计算机技术将原有的纸质档案扫描数字化，建立档案目录数据库及全文数据库，采用磁盘等多样化数字存储设备进行存储，借助互联网的交互实现数字信息的传播与利用。传统档案的信息化较之以往，就是通过载体、形式等方式转变，提高了档案信息资源的利用效率，扩大了信息传播的共享范围。
（2）注重社会意识，发挥档案的社会文化价值
数字化时代背景下，档案逐渐进入社会的各个方面，越来越多的人注意到档案的重要性。但实际上大部分用户并不熟悉档案馆和馆藏设置，特别是一些新颖的服务项目。面临这些情况，档案馆等相关档案公共服务部门应该加大对自身档案的宣传利用工作，开设电话及网络咨询服务，为档案用户细心地解答困惑，认真为利用者指导查询流程。同时在档案利用上满足档案用户的社会文化需求，定期举办档案精品展览，出版内容丰富的档案文献汇编材料，通过档案网站、档案刊物进行公开发表，提高档案在群众中的普及率，实现档案资源的社会文化价值。
（3）积极开展政务公开，促进档案利用。
近年来，我国政府等相关部门在政务公开等问题上已经取得一定的成果。随着政务公开工作的不断深入，公民对档案信息的需求程度与服务要求也日益增长，通过互联网平台，选择既可开放又有可读价值的档案内容公开，如与人们生活息息相关的民生档案等方面的信息、具有教育意义的当地人文历史故事，不受时间、空间的限制满足查档用户不同的需求。
2.依靠内部优势、规避外部威胁，档案馆及其他档案公共服务部门需要利用自己的優势，采用多元化的战略。
（1）积极培育优秀人才，完善人才教育机制。
首先需要引导优秀档案工作人员，鼓励档案人员利用各种形式学习政治、经济、文化方面的知识，提高创新能力和实践能力；其次应建立与完善激励机制，鼓励与资助优秀人才科研、交流、进修等，推行多元化奖惩制度，建立适应本单位实际情况的奖惩制度，营造良好的档案人才合理竞争氛围；再次应组织员工共享团队文化，培养档案工作人员良好的职业道德和团队荣誉感，在思想上培养工作人员良好的价值观，形成组织上的凝聚力，实现员工的自我激励。
（2）完善档案法制建设，为数字化档案公共服务创造法制保障。
首先，从全局的角度对档案服务的相关法律制度进行全面性的规范监督，完善档案法律法规体系，改善档案公共服务的法制环境；其次需及时建立内容全面、结构严谨的档案信息安全法律体系，细化电子文件的归档、新型多媒体档案载体保护的规定，完善档案资源密集保障制度，档案基础设施建设与信息保护系统方面法律保护体系；再次，档案馆应营造安全可靠的服务环境，保障档案工作开展的有序进行；最后，普及公众的档案信息安全知识，从档案法制着手，传播档案安全保障法规体系，强化其档案信息安全保障意识，希望公众学会用法律武器维护自身的合法权益。
（3）建设档案安全体系，推动档案事业发展
首先，要增强档案工作及利用者的档案安全意识，提升数字信息安全的管理素养；其次要确保档案信息的物理环境安全，使光磁等存储载体设备远离静电、磁场等干扰，保持储存空间适宜的湿度及温度，并做好档案信息的备份及异地存放工作；再次，完善档案保护系统的硬件设置和软件环境，采取新型防火墙技术、加密技术来抵御非法用户入侵带来的威胁；最后，档案资料大多属于单一保存资料，被破坏后还原难度较大，所以档案资料应该以安全保障预防为主，对档案数据库设立全面的危险因素防控机制与设备，完善档案利用服务工作的具体环节，从最大程度上预防档案破坏行为事件的产生。
（作者单位：江苏省如皋市档案局）