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摘要：科学技术的不断发展也推动了信息化的不断进步，在档案利用中融入信息化的手段和方式已成为一种发展趋势。由于信息化的快捷性、准确性以及广泛性等特点，实行档案利用的信息化有利于实现档案管理的现代化，提升企业管理质量和水平。如何科学地建立档案利用信息化体系及怎样有效地将档案利用信息化的功能和作用最大限度地发挥出来，并为企业发展服务，是当前摆在档案利用工作中的重要问题。本文针对信息化对档案利用的影响加以分析研究，促进档案信息化进程。
关键词：信息化;档案利用;影响效果
信息化是现代社会进行各项活动的基础性技术，随着社会的发展和信息化的不断进步，信息化已经普遍应用于社会各个领域，对推动各项工作的进行和提高工作效率有着重要的作用和意义。档案利用的信息化是促进档案工作与时俱进、提升档案工作质量的重要举措，信息化对档案利用有着重要的影响，以信息技术为支撑，全面应用信息化手段，建立与档案管理相适应的档案利用理念和模式，推动档案事业的改革和发展。
一、档案信息化建设的现实意义
信息技术是当前社会生活中不可缺少的部分，在不断地改变着我们的生活。传统的档案利用方式已经不适应时代的发展要求，满足不了档案工作的需要，因此，进行档案的信息化建设非常必要。档案工作主要就是对企业在发展过程中的各项信息加以记录整理和保存的一项活动。首先，利用信息化对档案工作加以扩充，使其不仅仅只是对相关信息的记录，而是将企业内部发展的原始信息与企业外部的发展信息加以整合处理，从而形成更为广泛和对企业更为有利的信息系统;其次，档案的信息化不仅能够有效地将企业自身融入社会，还能够将这种广泛的信息传播到社会各个领域，为社会更好地服务;最后，强化档案的信息化，能够为领导提供更为科学和准确的资料依据，对企业的发展决策有着重要的影响作用，还可以有效地提升企业的经济效益和管理水平。
二、信息化背景下档案利用面临的挑战
（一）时效性的挑战
在信息技术不断发展的显示背景下，对于企业档案利用工作的时效性要求也越来越高。主要表现在：
1、企业内部的档案检索工具要简单实用，简单的操作方法即可达到所需的服务要求，繁杂的操作过程会增加检索时间，降低检索效率。
2、对于检索到的资料信息要能够在线查看和浏览，而不是经过繁杂的操作程序才能查看，同时要能够随时随地可以查看，不受时空限制。
3、要求能够实时利用档案资料，不是要到档案归档后才能够利用，尽可能实现实时归档和适时利用的统一。
（二）多样性的挑战
档案利用在信息化的背景下，有着多样性的挑战，主要是不能依据传统的档案原件信息，而是要强化对更多资料的利用和研究，要包含企业发展工作中的各个方面，全方位、多层次地覆盖企业业务面，对各项业务的信息加以实时收集整理，才能满足各个部门和员工的档案利用需要。
（三）系统性的挑战
在档案利用工作中，要建立系统的档案体系，才能满足搜索的多面性要求。比如要查询的范围要求比较广，在查询某一主体时，应能够显示其他相关或相似的档案供查询人参考。输入一个只显示一个的检索根本满足不了显示企业资料检索的需要和要求，只有系统性的资料检索体系才能包含更为广泛的信息资源。
三、信息化对企业档案利用的影响和作用
（一）有效提高档案利用的便捷度和实用性
通过信息化管理可以将档案利用更为简便化，为查询者提供最为迅速准确的检索方式，使其在查询检索过程中简单且快速有效地获得搜索结果。建设相应的电子馆藏系统，只需在目录处输入需要查询的关键词，就可以检索到相应的资料信息，不仅可以快速查询和显示，其准确性也非常高。同时，通过档案的信息网络化平台，查询者可以清晰明了地查到自己所需的资料信息的馆藏情况，一定程度上降低了查询的成本，促进员工养成档案利用的意识。
（二）避免档案原件的磨损
以前传统的档案记录大多都是利用纸质进行档案记录，查询者在具体的利用过程中，多次的利用会对纸质档案产生一定的磨损，影响再次查询的阅读。将档案利用信息化后，可以有效避免这种情况的发生，很好地保护了档案原件。
（三）有效提升档案利用的价值
通过对档案利用进行相应的信息化建设，可以使档案的整体信息储存量大大增加，极大地丰富了档案查询检索资源，对查询工作提供了更为广泛的资料信息。同时，信息化的档案利用没有了繁琐的整理性工作，可以极大地减轻相关工作人员的工作量，提高工作效率。工作人员的工作职能相应得到转变，可以进行档案编研工作，提升档案利用的价值。
四、促进档案利用信息化的有效方式
（一）明确档案利用目标，提高档案利用服务性
档案利用的终极目的就是实现档案的知识服务性和共享性，提高服务性是有效联系企业各部门和企业外部的重要桥梁，也是档案利用价值的集中体现。所谓档案利用就是对各种信息资源加以整理使之更好地满足查询者的需要，为其提供方便、快捷和准确的信息资源的知识服务过程。档案管理部门要主动对企业各部门或者企业工作人员提供相应的服务，针对各部门对档案资源的不同需求，对档案资源加以科学细致的分类，并主动将各项档案资源介绍给各部门，使资源能得到最大限度的利用。
（二）实时更新信息技术，保证档案利用先进性
档案利用主要是依靠先进的技术支撑来保障档案利用的信息化，信息技术不断变化和更新着，档案利用要想保证电子档案的真实性和准确性，就必须依据信息发展及时更新信息技术，确保电子档案能够实时更新和整合，保障档案利用的先进性。
（三）优化和完善档案利用相关管理制度
要想使档案利用实现规范化和科学性，就需要建立相应的档案利用管理制度，并在档案利用实践中不断完善相关内容，形成较为完善的档案管理体系。在具体档案利用管理中，需要对各项数据加以选择、识别对应的标签、完成各部门资料的分类等。同时，对一些公共性的资源，应加大开放力度，尽量可以在线浏览，提升电子档案的利用率和使用价值。
（四）优化档案工作结构，提升工作人员专业性
档案利用需要相关工作人员具备相应的信息技术和档案管理知识，对其专业性有一定的要求，工作人员如果对信息技术一无所知，或是没有受过专业的档案管理专业教育，档案利用工作的开展就会遇到很多麻烦。信息技术的不断发展要求相关工作人员不仅要有专业性的管理素质，还能够依据信息技术发展实时更新管理观念，不断学习掌握新的知识和技术，保障档案利用管理工作有效进行。
（五）注重档案管理的来源和过程
在强化档案利用的信息化的同时，还要注意档案资料的来源和收集过程两方面。对于每项数据资料的收集要统计好其来源，以便对其加以归类整理和检索，在收集过程中，各类档案对应相应部门或工作，实现档案利用的规范化。
结束语
档案利用是现代企业管理中非常重要的一部分，也是不可或缺的一项战略性工作，在现代信息技术飞速发展的时代，实现档案利用的信息化非常必要，应紧随时代发展节奏，及时进行档案利用的信息化建设。信息化对现代档案利用有着非常重要的意义，档案利用的信息化建设需要较长的时间和探索，档案管理工作仍然有很多路要走，需要在科学认识档案利用信息化重要性的基础上，实时更新信息技术，促进档案利用的规范化和科学性，从而提升企业的整体管理水平。
参考文献：
[1]陈红.浅议电子档案的管理[J].才智，2009（12）
[2]王静，王全宇，王贺名.浅谈电子档案的整理与保护[J].科技信息，2010（30）
[3]张大伟.档案利用篇——档案信息化实用知识问答（六）[J].上海档案，2010（08）
[4]黄卓.以信息化规范化强力推动档案工作上新台阶[J].广东档案，2011（02）
关键词：信息化;档案利用;影响效果
信息化是现代社会进行各项活动的基础性技术，随着社会的发展和信息化的不断进步，信息化已经普遍应用于社会各个领域，对推动各项工作的进行和提高工作效率有着重要的作用和意义。档案利用的信息化是促进档案工作与时俱进、提升档案工作质量的重要举措，信息化对档案利用有着重要的影响，以信息技术为支撑，全面应用信息化手段，建立与档案管理相适应的档案利用理念和模式，推动档案事业的改革和发展。
一、档案信息化建设的现实意义
信息技术是当前社会生活中不可缺少的部分，在不断地改变着我们的生活。传统的档案利用方式已经不适应时代的发展要求，满足不了档案工作的需要，因此，进行档案的信息化建设非常必要。档案工作主要就是对企业在发展过程中的各项信息加以记录整理和保存的一项活动。首先，利用信息化对档案工作加以扩充，使其不仅仅只是对相关信息的记录，而是将企业内部发展的原始信息与企业外部的发展信息加以整合处理，从而形成更为广泛和对企业更为有利的信息系统;其次，档案的信息化不仅能够有效地将企业自身融入社会，还能够将这种广泛的信息传播到社会各个领域，为社会更好地服务;最后，强化档案的信息化，能够为领导提供更为科学和准确的资料依据，对企业的发展决策有着重要的影响作用，还可以有效地提升企业的经济效益和管理水平。
二、信息化背景下档案利用面临的挑战
（一）时效性的挑战
在信息技术不断发展的显示背景下，对于企业档案利用工作的时效性要求也越来越高。主要表现在：
1、企业内部的档案检索工具要简单实用，简单的操作方法即可达到所需的服务要求，繁杂的操作过程会增加检索时间，降低检索效率。
2、对于检索到的资料信息要能够在线查看和浏览，而不是经过繁杂的操作程序才能查看，同时要能够随时随地可以查看，不受时空限制。
3、要求能够实时利用档案资料，不是要到档案归档后才能够利用，尽可能实现实时归档和适时利用的统一。
（二）多样性的挑战
档案利用在信息化的背景下，有着多样性的挑战，主要是不能依据传统的档案原件信息，而是要强化对更多资料的利用和研究，要包含企业发展工作中的各个方面，全方位、多层次地覆盖企业业务面，对各项业务的信息加以实时收集整理，才能满足各个部门和员工的档案利用需要。
（三）系统性的挑战
在档案利用工作中，要建立系统的档案体系，才能满足搜索的多面性要求。比如要查询的范围要求比较广，在查询某一主体时，应能够显示其他相关或相似的档案供查询人参考。输入一个只显示一个的检索根本满足不了显示企业资料检索的需要和要求，只有系统性的资料检索体系才能包含更为广泛的信息资源。
三、信息化对企业档案利用的影响和作用
（一）有效提高档案利用的便捷度和实用性
通过信息化管理可以将档案利用更为简便化，为查询者提供最为迅速准确的检索方式，使其在查询检索过程中简单且快速有效地获得搜索结果。建设相应的电子馆藏系统，只需在目录处输入需要查询的关键词，就可以检索到相应的资料信息，不仅可以快速查询和显示，其准确性也非常高。同时，通过档案的信息网络化平台，查询者可以清晰明了地查到自己所需的资料信息的馆藏情况，一定程度上降低了查询的成本，促进员工养成档案利用的意识。
（二）避免档案原件的磨损
以前传统的档案记录大多都是利用纸质进行档案记录，查询者在具体的利用过程中，多次的利用会对纸质档案产生一定的磨损，影响再次查询的阅读。将档案利用信息化后，可以有效避免这种情况的发生，很好地保护了档案原件。
（三）有效提升档案利用的价值
通过对档案利用进行相应的信息化建设，可以使档案的整体信息储存量大大增加，极大地丰富了档案查询检索资源，对查询工作提供了更为广泛的资料信息。同时，信息化的档案利用没有了繁琐的整理性工作，可以极大地减轻相关工作人员的工作量，提高工作效率。工作人员的工作职能相应得到转变，可以进行档案编研工作，提升档案利用的价值。
四、促进档案利用信息化的有效方式
（一）明确档案利用目标，提高档案利用服务性
档案利用的终极目的就是实现档案的知识服务性和共享性，提高服务性是有效联系企业各部门和企业外部的重要桥梁，也是档案利用价值的集中体现。所谓档案利用就是对各种信息资源加以整理使之更好地满足查询者的需要，为其提供方便、快捷和准确的信息资源的知识服务过程。档案管理部门要主动对企业各部门或者企业工作人员提供相应的服务，针对各部门对档案资源的不同需求，对档案资源加以科学细致的分类，并主动将各项档案资源介绍给各部门，使资源能得到最大限度的利用。
（二）实时更新信息技术，保证档案利用先进性
档案利用主要是依靠先进的技术支撑来保障档案利用的信息化，信息技术不断变化和更新着，档案利用要想保证电子档案的真实性和准确性，就必须依据信息发展及时更新信息技术，确保电子档案能够实时更新和整合，保障档案利用的先进性。
（三）优化和完善档案利用相关管理制度
要想使档案利用实现规范化和科学性，就需要建立相应的档案利用管理制度，并在档案利用实践中不断完善相关内容，形成较为完善的档案管理体系。在具体档案利用管理中，需要对各项数据加以选择、识别对应的标签、完成各部门资料的分类等。同时，对一些公共性的资源，应加大开放力度，尽量可以在线浏览，提升电子档案的利用率和使用价值。
（四）优化档案工作结构，提升工作人员专业性
档案利用需要相关工作人员具备相应的信息技术和档案管理知识，对其专业性有一定的要求，工作人员如果对信息技术一无所知，或是没有受过专业的档案管理专业教育，档案利用工作的开展就会遇到很多麻烦。信息技术的不断发展要求相关工作人员不仅要有专业性的管理素质，还能够依据信息技术发展实时更新管理观念，不断学习掌握新的知识和技术，保障档案利用管理工作有效进行。
（五）注重档案管理的来源和过程
在强化档案利用的信息化的同时，还要注意档案资料的来源和收集过程两方面。对于每项数据资料的收集要统计好其来源，以便对其加以归类整理和检索，在收集过程中，各类档案对应相应部门或工作，实现档案利用的规范化。
结束语
档案利用是现代企业管理中非常重要的一部分，也是不可或缺的一项战略性工作，在现代信息技术飞速发展的时代，实现档案利用的信息化非常必要，应紧随时代发展节奏，及时进行档案利用的信息化建设。信息化对现代档案利用有着非常重要的意义，档案利用的信息化建设需要较长的时间和探索，档案管理工作仍然有很多路要走，需要在科学认识档案利用信息化重要性的基础上，实时更新信息技术，促进档案利用的规范化和科学性，从而提升企业的整体管理水平。
参考文献：
[1]陈红.浅议电子档案的管理[J].才智，2009（12）
[2]王静，王全宇，王贺名.浅谈电子档案的整理与保护[J].科技信息，2010（30）
[3]张大伟.档案利用篇——档案信息化实用知识问答（六）[J].上海档案，2010（08）
[4]黄卓.以信息化规范化强力推动档案工作上新台阶[J].广东档案，2011（02）