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摘 要在数字化时代，档案管理人员将纸质的档案文件信息化，这种改革颠覆了传统的档案管理思想。高职院校的档案记载了学校在教学、科研、招生以及学生管理工作中的许多重要信息，如何有效地利用这些宝贵的档案资源成为档案管理人员亟待解决的问题。论文分析了在数字化时代高职院校档案管理面临的问题，剖析了开展档案信息化建设的必要性，探索了数字时代高职院校档案管理的新途径。
【关键词】高职院校；档案管理；数字化
随着我国高等职业教育的不断深化，高职院校的师生数量有了较大幅度的提高。与此同时，高等院校的师生档案每年也要进行大规模地更新，比如：在新生入学和毕业生离校阶段。由此可见，传统的纸质档案管理模式已经无法适应当前高等职业教育的发展形势。随着数字时代的到来，电子档案的应用大幅度地提高了高职院校档案管理的效率，推进了高职院校档案管理工作的正规化建设。
1 高职院校档案管理信息化的重要意义
1.1 档案管理信息化提高了高职院校管理的效率
高校檔案资料记载了高校各项工作的详细信息，揭示了高职院校各个部门在不同历史阶段的工作业绩。高职院校档案资料是学校各项工作开展的基础，档案管理信息化提高了档案资料管理的效率，从而提高了高职院校管理的效率。档案管理信息化的目标之一就是通过高效地整理、统计和分析档案信息，将隐藏在档案信息中的情报提供给高层领导，为领导决策提供有力的支持。
1.2 档案管理信息化提供了大量的信息供社会机构考核评价
如何客观地评价高职院校的办学质量是社会机构亟待解决的难题。高职院校的档案资料全面地反映了学校的办学条件、毕业生就业方向、教师的科研成果以及学院的教学改革成果等，属于高职院校自身提供的评价信息。得到这些信息后，社会机构再结合社会其它方面对高职院校的评价信息就可以客观地评价这所高职院校了。
2 高职院校档案管理工作中存在的问题
在数字化时代，虽然我国高职院校的领导们重视高校档案管理工作，逐步地更新了档案管理部门的办公设备，但是我国高职院校的档案管理工作仍然面临一些亟待解决的问题。
2.1 缺乏现代化的办公设备
由于缺乏办学经费，部分高职院校没有为档案管理部门配备电脑设备，这些学校还是采用传统的人工管理方式来管理纷繁芜杂的档案信息。档案的人工管理方式效率低下，档案管理人员经常在面临学院检查的时候加班加点地整理档案，工作质量难以保证。有些院校的档案管理部门使用其他部门淘汰下来的电脑，这些电脑经常出现失灵的现象，影响了档案管理部门的工作效率。多数高职院校使用了先进的电脑，但是档案管理部门没有使用信息系统来管理档案信息，结果他们很难从大量的档案信息中获取有价值的情报。
2.2 缺乏高素质的档案管理人才
目前，多数高职院校的档案管理人员素质不高，缺乏基本的信息管理知识。有些高职院校为了吸引高层次人才，不惜将这些人才的配偶安排在档案管理岗位。为了降低管理成本，部分高职院校聘用临时人员充实档案管理岗位。这些档案管理人员无法理解档案管理的重要意义，不能够使用先进的信息系统来管理浩如烟海的档案数据。高素质的档案管理人才匮乏严重地阻碍了高职院校档案管理工作的正规化进程。
2.3 缺乏完善的档案管理制度
受多方面因素制约，我国的高职院校的档案管理手段相对滞后，常常出现不同的档案管理人员管理着不同种类的档案。不同类型的档案在存储介质形式和存储介质规格上存在不同，比如音像资料以光盘形式存储，学生登记表以卡片的形式存储，学生成绩单以纸张为存储介质等。这样，高职院校很难用统一的管理制度来管理不同的档案管理员和档案资料。
2.4 档案服务观念陈旧落后
档案管理部门的工作人员往往服务观念陈旧落后，只满足于管理好手头的档案资料，或者帮助学院领导查找档案资料。档案管理人员在工作中往往得过且过，满足于应付学院的检查，缺乏开拓创新的意识。市场经济环境下，档案管理部门应该以满足不同用户的个性化档案需求为服务宗旨，在不违反学院制度的前提下开展档案的有偿查询借阅和复印服务。
3 数字时代高职院校档案管理的新思路
在数字时代，高职院校要适应信息化社会发展的趋势，树立先进的信息化管理理念。Internat已经深入社会生活的方方面面，高职院校应该加强校园网络建设，为档案管理工作奠定坚实的硬件基础。高职院校应该将互联网技术和信息管理技术融入档案管理工作中来，进一步地推进档案管理的信息化进程。
3.1 高职院校加强网络基础设施建设
在数字化时代，网络基础设施建设是实现高校档案信息化管理的基本条件。在传统条件下，高职院校的档案管理采取的是人工管理的方式。人工管理档案的方式，档案信息的处理量较少，与高校其他部门的接触也比较少，呈现出信息孤岛的态势。在信息化条件下，高职院校要采用信息系统来管理档案信息。信息系统的管理方式，档案信息的处理量庞大，要求加强与高校其他部门的联系，更迫切地要求打破阻碍信息传播的障碍。实践表明，全面覆盖高职院校校园的网络能够充分地发挥档案信息化管理的优势。此外，高职院校可以筹建高校档案信息化平台，引导和鼓励学院的其他部门从平台上获取档案信息，使档案管理工作向信息化、数字化迈进。
3.2 高职院校提高档案管理人员的专业素质
高职院校档案管理信息化要求档案管理部门的工作人员具备较高的信息化水平。当前，很多高职院校的档案管理人员并非科班出身，缺乏高校档案管理的业务能力。高职院校的档案管理人员应该具备较高的专业素质：他们应该了解信息系统的基本知识，知道如何应用信息系统来管理档案，具备档案学的基本知识和计算机网络知识。由此可见，高职院校要有意识地定期培训档案管理人员，提高他们的信息化水平、计算机应用能力和档案管理水平。 3.3 高职院校积极开发和利用档案信息系统
首先，高职院校应该开发档案信息系统。高职院校可以根据档案管理的实际要求先建立学院档案管理数据库，然后在此基础之上开发适合自身需求的档案信息系统。档案信息系统建立起来之后，可以录入些档案信息开展系统的测试工作。其次，高职院校可以将学院多年建设和发展累积形成的关于教学、科研、招生和各类管理等方面具有重要保存价值的各种文字、图表、声像、实物等不同载体的原始记录用信息化形式备份下来，存入档案信息系统，以利于长久保存、更新。档案信息的录入工作要循序渐进，做到信息录入的真实和准确。最后，高职院校可以推广使用档案信息系统。学校可以鼓励学校的其他部门将档案信息利用计算机网络传递到档案管理部门，并引导他们科学地利用档案信息系统获取自身所需要的档案信息，使档案信息化建设与数字化校园建设同步。
3.4 高职院校维护好档案信息系统
高职院校的档案管理部门要做好档案信息系统的日常维护工作。高职院校的学生数量庞大，每年都有學生入学和毕业。高校学生入学和毕业的时间固定，这就要求档案管理人员根据学院的实际情况制订自己的工作计划，规划每年各个阶段的工作重点，做到有的放矢。只有完整和准确地录入档案的基础信息，才能顺利地开展后期档案信息的维护，从而进一步地提高高职院校的档案管理水平。
4 结语
高职院校的档案管理工作在学校的发展和壮大过程中起着重要的作用，档案工作的重要特点是服务性，档案工作者要从根本上转变思想观念，变被动服务为主动服务，把工作重点放在档案资源的开发与利用上，搞活档案工作。档案管理者要开动脑筋，丰富档案室藏内容，优化档案室藏结构，努力开发档案信息资源，围绕学院工作开展档案的编研工作，实现档案的静态管理向动态信息的转变，实现档案资源的网络化、数字，提高档案资源的利用率。高职院校的领导们应该引起足够的重视。高职院校可以通过提高网络覆盖率，引进先进的信息化管理理念，加强档案管理部门工作人员的岗位培训等方式逐步地提高高职院校档案管理部门的服务水平。
参考文献
[1]刘雪峰.卫生类高职院校档案管理工作创新与实践[J].教育教学论坛，2015（30）：84-85.
[2]赵阳.信息时代高职院校档案管理策略思考[J].经营管理者，2015（29）：281.
[3]李燕.高职院校学生顶岗实习的档案管理[J].办公室业务，2015（23）：70.
[4]包明涛.高职院校人事档案管理信息化[J].中国管理信息化，2015（23）：204-205.
作者简介
刘洋（1987-），女，黑龙江省绥化市人。现为黑龙江生态工程职业学院助理馆员。研究方向为档案管理。
付璐（1988-），女，河北省迁安市人。现为黑龙江生态工程职业学院助理馆员。研究方向为档案管理。
作者单位
黑龙江生态工程职业学院 黑龙江省哈尔滨市 150025
【关键词】高职院校；档案管理；数字化
随着我国高等职业教育的不断深化，高职院校的师生数量有了较大幅度的提高。与此同时，高等院校的师生档案每年也要进行大规模地更新，比如：在新生入学和毕业生离校阶段。由此可见，传统的纸质档案管理模式已经无法适应当前高等职业教育的发展形势。随着数字时代的到来，电子档案的应用大幅度地提高了高职院校档案管理的效率，推进了高职院校档案管理工作的正规化建设。
1 高职院校档案管理信息化的重要意义
1.1 档案管理信息化提高了高职院校管理的效率
高校檔案资料记载了高校各项工作的详细信息，揭示了高职院校各个部门在不同历史阶段的工作业绩。高职院校档案资料是学校各项工作开展的基础，档案管理信息化提高了档案资料管理的效率，从而提高了高职院校管理的效率。档案管理信息化的目标之一就是通过高效地整理、统计和分析档案信息，将隐藏在档案信息中的情报提供给高层领导，为领导决策提供有力的支持。
1.2 档案管理信息化提供了大量的信息供社会机构考核评价
如何客观地评价高职院校的办学质量是社会机构亟待解决的难题。高职院校的档案资料全面地反映了学校的办学条件、毕业生就业方向、教师的科研成果以及学院的教学改革成果等，属于高职院校自身提供的评价信息。得到这些信息后，社会机构再结合社会其它方面对高职院校的评价信息就可以客观地评价这所高职院校了。
2 高职院校档案管理工作中存在的问题
在数字化时代，虽然我国高职院校的领导们重视高校档案管理工作，逐步地更新了档案管理部门的办公设备，但是我国高职院校的档案管理工作仍然面临一些亟待解决的问题。
2.1 缺乏现代化的办公设备
由于缺乏办学经费，部分高职院校没有为档案管理部门配备电脑设备，这些学校还是采用传统的人工管理方式来管理纷繁芜杂的档案信息。档案的人工管理方式效率低下，档案管理人员经常在面临学院检查的时候加班加点地整理档案，工作质量难以保证。有些院校的档案管理部门使用其他部门淘汰下来的电脑，这些电脑经常出现失灵的现象，影响了档案管理部门的工作效率。多数高职院校使用了先进的电脑，但是档案管理部门没有使用信息系统来管理档案信息，结果他们很难从大量的档案信息中获取有价值的情报。
2.2 缺乏高素质的档案管理人才
目前，多数高职院校的档案管理人员素质不高，缺乏基本的信息管理知识。有些高职院校为了吸引高层次人才，不惜将这些人才的配偶安排在档案管理岗位。为了降低管理成本，部分高职院校聘用临时人员充实档案管理岗位。这些档案管理人员无法理解档案管理的重要意义，不能够使用先进的信息系统来管理浩如烟海的档案数据。高素质的档案管理人才匮乏严重地阻碍了高职院校档案管理工作的正规化进程。
2.3 缺乏完善的档案管理制度
受多方面因素制约，我国的高职院校的档案管理手段相对滞后，常常出现不同的档案管理人员管理着不同种类的档案。不同类型的档案在存储介质形式和存储介质规格上存在不同，比如音像资料以光盘形式存储，学生登记表以卡片的形式存储，学生成绩单以纸张为存储介质等。这样，高职院校很难用统一的管理制度来管理不同的档案管理员和档案资料。
2.4 档案服务观念陈旧落后
档案管理部门的工作人员往往服务观念陈旧落后，只满足于管理好手头的档案资料，或者帮助学院领导查找档案资料。档案管理人员在工作中往往得过且过，满足于应付学院的检查，缺乏开拓创新的意识。市场经济环境下，档案管理部门应该以满足不同用户的个性化档案需求为服务宗旨，在不违反学院制度的前提下开展档案的有偿查询借阅和复印服务。
3 数字时代高职院校档案管理的新思路
在数字时代，高职院校要适应信息化社会发展的趋势，树立先进的信息化管理理念。Internat已经深入社会生活的方方面面，高职院校应该加强校园网络建设，为档案管理工作奠定坚实的硬件基础。高职院校应该将互联网技术和信息管理技术融入档案管理工作中来，进一步地推进档案管理的信息化进程。
3.1 高职院校加强网络基础设施建设
在数字化时代，网络基础设施建设是实现高校档案信息化管理的基本条件。在传统条件下，高职院校的档案管理采取的是人工管理的方式。人工管理档案的方式，档案信息的处理量较少，与高校其他部门的接触也比较少，呈现出信息孤岛的态势。在信息化条件下，高职院校要采用信息系统来管理档案信息。信息系统的管理方式，档案信息的处理量庞大，要求加强与高校其他部门的联系，更迫切地要求打破阻碍信息传播的障碍。实践表明，全面覆盖高职院校校园的网络能够充分地发挥档案信息化管理的优势。此外，高职院校可以筹建高校档案信息化平台，引导和鼓励学院的其他部门从平台上获取档案信息，使档案管理工作向信息化、数字化迈进。
3.2 高职院校提高档案管理人员的专业素质
高职院校档案管理信息化要求档案管理部门的工作人员具备较高的信息化水平。当前，很多高职院校的档案管理人员并非科班出身，缺乏高校档案管理的业务能力。高职院校的档案管理人员应该具备较高的专业素质：他们应该了解信息系统的基本知识，知道如何应用信息系统来管理档案，具备档案学的基本知识和计算机网络知识。由此可见，高职院校要有意识地定期培训档案管理人员，提高他们的信息化水平、计算机应用能力和档案管理水平。 3.3 高职院校积极开发和利用档案信息系统
首先，高职院校应该开发档案信息系统。高职院校可以根据档案管理的实际要求先建立学院档案管理数据库，然后在此基础之上开发适合自身需求的档案信息系统。档案信息系统建立起来之后，可以录入些档案信息开展系统的测试工作。其次，高职院校可以将学院多年建设和发展累积形成的关于教学、科研、招生和各类管理等方面具有重要保存价值的各种文字、图表、声像、实物等不同载体的原始记录用信息化形式备份下来，存入档案信息系统，以利于长久保存、更新。档案信息的录入工作要循序渐进，做到信息录入的真实和准确。最后，高职院校可以推广使用档案信息系统。学校可以鼓励学校的其他部门将档案信息利用计算机网络传递到档案管理部门，并引导他们科学地利用档案信息系统获取自身所需要的档案信息，使档案信息化建设与数字化校园建设同步。
3.4 高职院校维护好档案信息系统
高职院校的档案管理部门要做好档案信息系统的日常维护工作。高职院校的学生数量庞大，每年都有學生入学和毕业。高校学生入学和毕业的时间固定，这就要求档案管理人员根据学院的实际情况制订自己的工作计划，规划每年各个阶段的工作重点，做到有的放矢。只有完整和准确地录入档案的基础信息，才能顺利地开展后期档案信息的维护，从而进一步地提高高职院校的档案管理水平。
4 结语
高职院校的档案管理工作在学校的发展和壮大过程中起着重要的作用，档案工作的重要特点是服务性，档案工作者要从根本上转变思想观念，变被动服务为主动服务，把工作重点放在档案资源的开发与利用上，搞活档案工作。档案管理者要开动脑筋，丰富档案室藏内容，优化档案室藏结构，努力开发档案信息资源，围绕学院工作开展档案的编研工作，实现档案的静态管理向动态信息的转变，实现档案资源的网络化、数字，提高档案资源的利用率。高职院校的领导们应该引起足够的重视。高职院校可以通过提高网络覆盖率，引进先进的信息化管理理念，加强档案管理部门工作人员的岗位培训等方式逐步地提高高职院校档案管理部门的服务水平。
参考文献
[1]刘雪峰.卫生类高职院校档案管理工作创新与实践[J].教育教学论坛，2015（30）：84-85.
[2]赵阳.信息时代高职院校档案管理策略思考[J].经营管理者，2015（29）：281.
[3]李燕.高职院校学生顶岗实习的档案管理[J].办公室业务，2015（23）：70.
[4]包明涛.高职院校人事档案管理信息化[J].中国管理信息化，2015（23）：204-205.
作者简介
刘洋（1987-），女，黑龙江省绥化市人。现为黑龙江生态工程职业学院助理馆员。研究方向为档案管理。
付璐（1988-），女，河北省迁安市人。现为黑龙江生态工程职业学院助理馆员。研究方向为档案管理。
作者单位
黑龙江生态工程职业学院 黑龙江省哈尔滨市 150025