会议生存之各种哥姐

来源 :大学生 | 被引量 : 0次 | 上传用户:u20051026
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  在办公室里各个场合,新人在大多数情况下都会得到照顾,即使犯一些错误也总是会得到谅解,这段时间有时被大家成为新人的菜鸟保护期。但是,在一个场合,菜鸟保护期效应是失效的——这就是会议。
  自我哥就这样从各类会议上被撤下来。由于无法与人交流,领导只得给他安排一些自娱自乐或者自生自灭的小活儿了。
  开会在很多新人看来都是个令人难以捉摸的事情。在那么多领导和同事都在场的情况下,有时说多了不合适,不说话也不合适;主动说不自在,被点名说也不自在;说好的方面会有问题,说不好的方面也可能会有问题……面对会议这座大山,很多职场菜鸟们显得有些无所适从,也有些人屡次犯错且四处碰壁。更有甚者,发展到“每次走进会议室之前,都要深呼吸,鼓足勇气才敢坐在会议室里”。
  其实对于职场新人来说,在会议中生存的门道要比职场老鸟简单许多。只不过大家在有些方面拿不准火候,经常在下面一些环境处理不到位,造成了一些困扰。
  不是人前显圣会
  “小白”君入职两周,迎来了部门季度销售计划会。小白君暗自给自己打气:在这次重要的会议上,我一定要让领导和老员工们看到我的实力!
  会议当天,轮到小白君发言了:“根据《市场营销》经典的4C、4CS、4R理论,我在营销计划方面考虑了很多。记得美国学者说过……”
  刚说到这里,有的老员工已经忍不住笑起来,部门领导也打断他说:“小白,这次我们主要目的是确定下季度的直销和渠道的营销计划,简单说清楚自己的计划就好了。理论上的东西不用介绍太深,下来可以和大家一起学习。”
  接到当头一棒的小白君,大脑有些空白,事先准备的说辞都说不下去了,为了能博得领导的赏识,小白君拼了:“下季度我这边的销售额要实现同比增长50%!”
  此言一出,部门领导却出乎意料地无动于衷,反而是小白君的组长先站起来说:“小白工作很努力。不过,数字方面我建议还是按照年初的计划来,这季度过来看看效果再调整。”
  会后组长找到郁闷的小白君:“这会议就是个计划会,不是人前显圣会。你这样是浪费大家时间!”
  这种开拧巴的会上,往往都会有让大家深恶痛绝的那种人:漫无目的地喋喋不休的人。在会议上,新人一定要让开这种陷阱,为促成会议的既定目标而做出实质贡献。可惜,小白君在第一次碰壁之后,并没有吸取教训。
  公司行政部要组织个会议,讨论参加某个展会的一些任务分配和具体推进计划。组长正好有别的事情,叫来小白君说:“你去听一下吧,不用说太多,目的就是把对方安排给咱们部门的事情了解清楚就好。”
  小白君就这样去参会了……会后,行政部的主管打电话给组长说:“你们部门小白君真是厉害啊!把我们的计划批了个遍,还几乎把所有工作都揽下来了!”
  一头雾水的组长找到小白君问:“这会是怎么开的?你都说什么了?”
  小白君得意地和领导说:“他们行政部定的那个方案太差,我给他们提了好多意见。他们看我说得好,就都交给我们来做了。”
  组长一听头就大了:“行政部组织展会是公司领导批示的,而且他们组织了很多年了,怎么可能那么差?我们销售部怎么做这个?什么资源都没有!”组长缓了口气问他说,“那么,原本行政部交给我们的任务是哪几项?具体怎么做?”
  小白君两眼茫然地看着领导,摇摇头说:“不知道。”
  领导叹了口气,只得打电话给行政部主管赔礼道歉。对方回复说:“他这样是浪费大家时间,开一次会什么结论都没达成,就听他说了。还得再组织一次会来讨论,下次这样的‘孔雀’就别来开会了!”
  沉默有道?
  上面的小白君是喋喋不休的失败案例,反过来如果新人保持沉默就可以么?
  沉默哥加入公司后被安排在一个项目里负责模块A的开发工作。进公司之初,老同事们都告诫他说:刚来项目还不熟悉的话,就用心听就好了。
  第一次项目月度会上,大家讨论到模块A,有人提出来说:“现在模块A有些问题,造成我这边的联调工作很难做,模块A应该反过来适应我这边的接口。”
  项目经理转过脸问沉默哥:“你觉得这样可以么?”
  换来的只有一个字:“噢……”会后沉默哥就按会议的结论,全面修改模块A的设计。
  第二次月度会上,又有人跳起来说:“模块A上次改后问题太大,基本的信令流程都走不通。应该把模块A的信令机制也改掉!”
  听到这里,大家齐刷刷地看着沉默哥。可是,他只是抬起头来,看了一圈大家,又埋下头,看着自己的笔记本。
  项目经理追问一句:“这样做可以么?”他仍然是一个字:“噢……”后来,信令机制也这么改掉了。
  第三次月度会上,项目经理首先发言:“经过多次修改,模块A还是不理想。经过测试和反复论证,最早的设计没什么大问题,这两个月真是白费工夫了。沉默哥,你来说说看?”
  沉默哥依然没多说一个字。这下惹怒了项目经理:“你负责的模块,你也不发表意见。要负起责任来,以后像这样的弯路还是少走!”
  新人在会议上少说话,但不代表一味地沉默。会议的作用是为了推动工作,如果会议内容与自己的工作有关,就不能像上面的沉默哥那样一言不发。
  如果会议的内容确实与自己无关,其实也可以从做点儿实质贡献开始。
  沉默姐进公司后,做一些行政协调工作。部门例会上,一般都是几个组长把内容汇报了,沉默姐确实没啥可说的,她不得不选择沉默。
  不过,沉默姐在每次会议上,都主动承担记录会议纪要的工作。在大家讨论完后,沉默姐上场了:“这次会议,我们讨论了以下几点……汇总大家的意见后,结论是……后续工作是……落实计划是……”每次有沉默姐到场的会议,大家都很轻松,且会议结论井井有条,参会者都喜欢她。后来,部门领导找到沉默姐的组长说:“这小姑娘做事很靠谱,也比较细致。现在她做这些工作有些大材小用了,我们要好好培养她。”   说大家听得懂的话
  英文妹的英语说得非常棒,她从美国一流大学毕业还做过同声传译。加入一家美国公司后,所在部门是由来自世界各地的同事组成的虚拟团队,英文妹觉得自己的英语水平是出头的最重要武器。
  第一次部门电话会议,英文妹充分展示自己华丽的英语水平,滔滔不绝地说起来。
  日韩办公室的人首先扛不住了,说:“客户那边还有事,今天先下线啦,有事邮件里说吧。”
  正当英文妹得意之时,东南亚团队也忍不住了:“你说的什么啊,我们听不懂。”
  欧洲办公室的同事则在不断和英文妹确认一些简单细节,最后也受不了了:“今天开会不是有议题么,怎么说了一大堆这些难懂的东西?”
  会议期间,只有少数英语国家的同事和英文妹反复确认,其他参会者都“打酱油”了。最后,会议时间已经比原定计划超出了30%,但是会议议题才讨论了一半。面对说得性起的英文妹,部门领导也坐不住了:“说大家能听懂的英文,否则我让保安把你赶出去!”
  英文妹只是说了大家都听不懂的语言,问题已经很大了。下面的自我哥,完全沉浸在自己的逻辑中,即使说的语言大家都听得懂,反而惹来更大的麻烦。
  自我哥其实是个技术上不错也很努力的人。在努力做出一个版本的产品后,产品经理决定让自我哥去客户线上磨一磨。
  后来的结果让产品经理很吃惊,自我哥不断被各条线上的客户经理投诉。原本的产品明星是怎么变成大家都讨厌的人呢?产品经理决定和自我哥一起去见几次客户。
  与客户甲的会议:
  客户问:“你的这个产品在我们这个行业该怎么用呢?”
  自我哥不假思索地回道:“我们的产品有几大功能板块……”
  当自我哥滔滔不绝地展示着自己的产品时,客户实在忍不住打断说:“再高科技的东西也得有用吧?你告诉我这东西怎么给我客户用?”
  自我哥很不屑地说:“你现在得上新产品,新功能。有新东西才会赚钱……”
  产品经理听到这里已经一脸黑线了。
  与合作伙伴乙会议:
  自我哥强调说:“这产品的功能领先市场很大一截,非常非常好!”
  合作伙伴回道:“领先市场这么多,会不会不适合当前市场的发展啊?”
  他听到这里,没想到转过头和公司销售代表大声说:“和他们没法谈,咱们跳过合作伙伴,直接去联系客户吧。”
  销售代表听后立马慌了,忙和合作伙伴解释说:“自我哥这是说笑话呢。”回头来,拉着自我哥来到没人的地方吼道:“这是业内实力最强的合作伙伴,我们还求着人家呢,你怎么能这么说?!”
  之后,销售总监找产品经理抱怨说:“自我哥真不适合去客户那里开会。说事情驴唇不对马嘴,所有人都面面相觑,还老捅篓子。他就是个活在自我世界里的人,那里面只有他自己的逻辑。上次,安排他和我们这边一个也很自我的销售出差一天,两个人订什么酒店的问题上就打了两个小时电话。”
  自我哥就这样从各类会议上被撤下来。由于无法与人交流,领导只得给他安排一些自娱自乐或者自生自灭的小活儿了。
  五个部门,三种语言,一小时摆平
  会议往往是办公室里冲突集中体现的场所,多个部门的人参加的会议往往是比较复杂,不同背景、不同领域、不同利益出发点甚至不同语言的人在一起开会,很容易受到各种因素影响而迷失方向,到时候七嘴八舌,最终很难达到会议的目标。对于参加这类会议的职场新人来说,很难像高层领导那样来主导会议进程,但是如果实现做好功课,完全可以充当会议的润滑剂。
  润滑君就这样登场了。他是一个菜鸟,但是要经常配合领导来协调多个部门的工作,统一推进本地的市场工作。
  在一次协调会之前,领导拿到会议的既定内容也犯难了。这次协调会要完成如下内容:
  1.在产品部门和销售部门之间达成新产品的形态和商务模型;
  2.统一协调各部门确定虚拟推进团队;
  3.统一协调各部门制定后续推进计划;
  4.协调总部出资部门确认后续推进的预算,及明确落实计划;
  5.与区域总部确认最终配合情况。
  “五个大部门!三种语言!一小时内完成这么多讨论事项!”领导也有点无所适从,“这些人平时也有不少隔阂,真是难啊。”
  可是,当会议来临时,润滑君却出人意料地引导了会议。一上来,润滑君打开一页胶片,直截了当地说:“根据前期沟通,本次会议的大部分内容已经得到各方共识,显示在幻灯片上。只有两点还有异议,请大家讨论。”后续会议进行得异常顺利,只用了半个多小时就达成了令人满意的结论。
  会后,领导忍不住找到润滑君问:“这么多内容,他们怎么在会前达成共识的?”
  润滑君回道:“内容是比较多,但是在大部分问题点上,各部门观点差异不大。我提前做了一些功课,分析了各个部门的利益点和底线。在大部分问题上找到解决方案,大家也就都有信心了。就两个问题有异议,集中时间来讨论很容易就达成共识了。”
  领导更好奇了:“这帮人平时都有矛盾和摩擦,怎么这么容易就听对方的了?”
  润滑君笑笑说:“平时,我和他们的磨合都不错,与各方的领导和接口人都是不错的朋友。虽然他们之间都有各种过节,但是有我这个‘润滑剂’在,很多问题解决起来反而容易一些。”
  责任编辑:方丹敏
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