出版企业文档编辑与管理规范是档案编辑工作的有机组成部分，它是一种把有关出版文件档案经过编辑分类后，按照一定的规范归入相关档案的管理工作。出版企业的各类档案资料众多，把零碎分散的材料通过编辑归入档案，能够为出版企业提供所需的各种资料，使这些资料不断增值，对于汇集出版企业的信息，发挥档案的效能具有重要的作用。规范出版文档的编辑与管理，也是出版企业完善自身体制机制的重要内容。
　　1 出版企业要高度重视和规范文档的编辑管理
　　随着中国加入世界贸易组织，中国出版企业也不断发展壮大，新闻出版业已成为国家战略产业，新闻出版骨干企业跨媒体、跨地区、跨行业、跨国界和跨所有制重组，培育大型的出版集团、报业集团、期刊集团、发行集团，集中优势资源向优势集团积聚，有利于优势集团和名牌产品发挥其在新闻出版市场竞争中的强势效应和主力作用，同时也要求出版企业重视文档编辑和规范文档管理。
　　出版企业文档在某种意义上具有平台的作用，这些文档支撑着出版企业编辑发行和广告等业务的有序运营，以及出版生产和出版管理等实践活动的正常科学运转。出版企业的各项业务决策过程中，有关文档信息能够提供相应的支持力，通过对出版文档信息的证据编辑，能够有效地维护出版企业的利益，实际上出版文档的编辑也是一笔无形的资产，它被出版企业有效利用后不仅能为企业解决有关问题，而且还能间接创造出相当可观的经济效益。
　　另外，出版企业文档的编辑管理也是企业管理的基础，对于提高出版企业的市场占有率和提高竞争力，发挥着不可低估的作用。出版企业的文档真实记录了其在生产和经营实践中创造的业绩和辉煌的历史，不仅是企业文化的有机组成部分，而且也是一份最原始可信的历史资料，凝结着出版企业人的丰富知识和开拓创新精神，是一笔取之不尽的宝贵资源，也是研究出版企业成长壮大的可信史料。正由于出版企业的文化大量地沉淀在文档之中，因此加强出版企业文档编辑和管理，对促进出版企业的发展意义重大。
　　2 出版企业文档编辑管理存在的问题
　　2.1 文档编辑管理意识薄弱。出版企业的发展强调社会效益和经济效益的双丰收，对于出版生产和有关宣传比较重视，而对于出版文档的编辑管理不太重视，造成有的出版文档被作为一般资料而随意丢弃，甚至重要的文档因堆积过多、不及时编辑整理而丢失。尤其定编定岗过程中，对于档案人员压缩编制或者由其他人兼职，缺乏专职档案管理者，对档案人员待遇或提拔不够重视，有的出版企业对一些文件处理不及时，造成档案编辑工作不到位，管理质量低下。
　　2.2 档案编辑管理人员的素质不够高。表现在出版企业中有关的档案管理人员有的没有接受过岗前培训，有的则是专业知识比较少或者学历不达标，业务水平和专业技能普遍偏低，高级职称较少，相关的档案研究成果也不多。
　　2.3 不重视文档的利用。文档的本质价值才是文档管理得到重视的原因所在。文档是出版企业发展的重要历史记录，记载着出版企业前进的足迹，具有重要的财富效应。许多出版企业文件资源档案储备量巨大，但不重视管理和利用，在遇到问题和需要作出重大决策时将教训抛诸脑后而重蹈覆辙。
　　3 出版企业规范文档编辑与管理的方法
　　3.1 加强规范文档编辑与管理的意识。在出版企业活动中要求从领导到员工提高认识，从思想上充分认识到规范文档编辑与管理的重要性，规范档案管理不只是档案管理人员的事情，也需要各出版部门通力合作，及时更新、整理文档，实现信息共享，文档一体化，这有利于提高整个出版企业的工作效率。
　　3.2 制定完善的文档管理制度。规范文档编辑与管理的科学化要靠制度，这种制度保障不仅促进出版企业文档编辑的良性循环，而且对服务出版企业长远发展也有利。对于与出版相关的文件从制定到传阅，从编辑归档到利用都要制定细则，有章可循，分明相关权与责，确保文档真实和完整，具有长期可用的历史价值，确保文档工作的高效、合理。
　　3.3 重视档案管理人员的职业素质培养。档案管理人员的职业素质在规范档案管理工作中起着重要作用。提高档案管理人员的学历、定期对档案管理人员进行短期培训对于提升档案管理人员的职业素质和业务能力大有裨益。对出版企业档案管理来说，也是一种对本部门知识的管理和储藏，这对促进出版企业健康发展有着重大影响。