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声像文件在信息记录上有着直观、形象，不受文化水平差异影响等特点，具有文字所不可替代的历史功能。但是，声像文件信息形式和读取方式的种种缺陷，使其现行（执行）功能的发挥受到影响，并通常越过现行阶段直接发挥历史功能；或者，作为阅知性文件，对机关单位的运作不造成十分明显的影响和制约。正是这一功能特点，导致了声像文件收集归档的困难。