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声像文件在信息记录上有着直观、形象,不受文化水平差异影响等特点,具有文字所不可替代的历史功能。但是,声像文件信息形式和读取方式的种种缺陷,使其现行(执行)功能的发挥受到影响,并通常越过现行阶段直接发挥历史功能;或者,作为阅知性文件,对机关单位的运作不造成十分明显的影响和制约。正是这一功能特点,导致了声像文件收集归档的困难。